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Registro salarial obligatorio: así es la nueva normativa
A partir del 14 de abril de 2021 ya es obligatorio llevar un registro salarial. El objetivo de esta medida es terminar con la brecha salarial entre hombres y mujeres y avanzar hacia la igualdad de remuneración entre personas de diferentes sexos.
El registro salarial obligatorio está regulado por el Real Decreto 902/2020 y el Estatuto de los Trabajadores. La Ley de Igualdad Distributiva, como también se conoce esta normativa, pretende verificar si se está produciendo discriminación entre hombres y mujeres dentro de una empresa y facilitar los instrumentos necesarios para solventarla.
El objetivo final de tener un registro es que para un trabajo de igual valor exista la misma retribución para hombres y mujeres. Solo si hay una causa justificada puede haber una diferencia.
La brecha salarial de género se situó en el 23% en España durante el año 2020, según los sindicatos. La tendencia ha sido a la baja durante los últimos años, pero la pandemia ha provocado un repunte del porcentaje. La nueva normativa pretende eliminar definitivamente esta diferencia salarial de género.
¿Qué es el registro salarial obligatorio?
El registro salarial es un documento que debe incluir el registro de los valores medios de los salarios de los trabajadores de cada puesto de trabajo en una empresa. El Estatuto de los Trabajadores establece que ha de incluir los valores medios salariales, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales. Todos estos datos deben aparecer desglosados por sexo y distribuidos en grupos y categorías profesionales o puestos de trabajo de igual valor.
El registro retributivo tiene que estar también integrado en el convenio colectivo.
¿Quién debe estar en el registro?
Todas las empresas, independientemente de su tamaño, tienen la obligación de tener este registro salarial de toda su plantilla que debe incluir también al personal directivo y altos cargos.
Para elaborarlo hay que consultar previamente a los representantes de los trabajadores con diez días de antelación. En su elaboración hay que tener en cuenta aspectos como la adecuación de los salarios y el trabajo realizado; tener en cuenta la totalidad de las condiciones de la plaza y objetividad a la hora de fijar las retribuciones.
¿Qué debe contener un registro retributivo?
A la hora de realizar el registro, deberá recoger los salarios del año anterior y solo de forma excepcional podrá tener en cuenta un periodo inferior si existe una modificación sustancial de los salarios.
No existe un modelo o plantilla único para hacer el registro salarial obligatorio. Cada empresa puede adaptar el documento a su propia forma de funcionar siempre que se cumpla el objetivo de reflejar los niveles salariales por género y sirva para avanzar hacia una mayor igualdad de trato.
En definitiva, según el real decreto ley, al realizar el registro, el documento del registro salarial tendrá que incluir los trabajadores de la plantilla desagregados por sexo, la media aritmética y la mediana de los salarios efectivos de los trabajadores y debe estar desglosado en salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales y distribuido en cada grupo profesional, categoría profesional, nivel, puesto de trabajo.
¿Cómo se determina un trabajo de igual valor a otro?
El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores considera que un trabajo es de igual valor que otro cuando “la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes”.
Distribución
Si todos estos supuestos no se dan, dos trabajos no pueden ser considerados de igual valor. Como es una definición muy abierta, está prevista la publicación de un sistema de valoración de puestos de trabajo que especifique mejor cómo se pueden agrupar trabajos de igual valor.
Este sistema será clave para realizar la agrupación de los trabajadores y establecer los valores medios en cuanto al salario. Mientras tanto, pueden estar distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puesto para establecer puestos de trabajo iguales. Se pueden tener en cuenta también aspectos como la antigüedad.
¿Qué hacer si hay una brecha salarial en la empresa?
Según establece el Real Decreto, cada empresa debe llevar un registro salarial actualizándolo con una periodicidad de un año natural.
Al hacer el registro retributivo se considerará que existe una brecha salarial entre géneros dentro de la empresa cuando hay una diferencia superior al 25% en el promedio de retribución. Para medir este porcentaje se puede tener en cuenta el total de la masa salarial de mujeres y hombres o la media y la mediana de los salarios de los dos géneros.
Medidas correctoras
La empresa tendrá que justificar la existencia de la diferencia en el registro salarial con argumentos que indiquen que no se produce una discriminación. En el caso de las empresas con más de 50 trabajadores, si existe brecha salarial, el Estatuto de los Trabajadores establece que ha de haber una comparativa extra para determinar si existe esa desigualdad.
Si finalmente se determina que existe una desigualdad de género, la empresa tendrá que poner en marcha las medidas que sean necesarias para erradicarla y lograr una igualdad efectiva.
Plan de igualdad
Las empresas con más de cien personas trabajadoras ahora, y con más de 50 trabajadores a partir de marzo de 2022 tendrán que realizar un plan de igualdad para evitar la existencia de discriminación. Este documento es mucho más ambicioso que un simple registro e incorpora otros documentos y medidas con el fin de promover la igualdad efectiva entre trabajadores de distintos sexos.
El Plan de Igualdad deberá incorporar el registro de salarios, pero también una auditoría retributiva que supone un estudio mucho más profundo y transversal de la estructura salarial de la empresa y su distribución desde el punto de vista de la igualdad. La auditoría retributiva deberá incluir aspectos como el sistema de promoción o un plan de actuación que se pueda implementar si se detectan desigualdades.
Valoración de puestos de trabajo
Las empresas que tienen que hacer un plan de igualdad tendrán que distribuir a los trabajadores en función del sistema de valoración de puestos de trabajo que está por llegar. Mientras tanto el Instituto de las Mujeres ofrece una herramienta para poder hacerlo, aunque se trata solamente de una propuesta y no del sistema definitivo.
Este plan completa y profundiza el registro y las medidas ya implementadas por el Ministerio de Igualdad para avanzar hacia una equiparación laboral de trabajadores de diferente género.
Sanciones por incumplimiento del registro salarial
Todas las empresas están obligadas a realizar el registro salarial, no importa su tamaño ni sus características. No hacerlo o incumplir alguno de los preceptos establecidos se considera una infracción grave y conlleva sanciones que oscilan entre los 626€ y los 6.250€, según lo que determine la Inspección.
Si la sanción persiste y no se toman medidas por parte de la empresa para poner en marcha el registro y facilitarlo a los trabajadores y a la inspección de trabajo, la sanción puede llegar hasta cerca de los 200.000€
También puede suponer sanciones adicionales como pérdida de subvenciones o ayudas por lo que es imprescindible prestar especial atención a su cumplimiento y elaboración anual.
¿Quién puede acceder al registro de salarios?
El registro debe estar a disposición de cualquier inspección laboral del Ministerio de Trabajo y Economía Social. También la representación legal de los trabajadores tiene acceso a este documento para conocer el sistema de clasificación aplicable y los datos generales sobre sueldos de la empresa.
La empresa debe entregar una copia del documento a los representantes de los trabajadores que, a su vez, pueden hacerlo llegar a cualquier trabajador que esté interesado. De esta forma, los trabajadores también están informados de si existe una igualdad de género efectiva y real en su propia empresa.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Protección de datos
Hay que tener muy presente que los datos individuales de sueldos son siempre privados y entran dentro de la Ley de Protección de Datos por lo que no se puede acceder a ellos. La empresa debe impedir que un trabajador conozca el sueldo exacto de otro porque el objetivo del registro salarial y las medidas que lo acompañan es la igualdad retributiva en base a un principio de igualdad, no facilitar datos privados.
¿Cuál es la mejor forma de hacer un registro salarial?
Realizar el registro salarial obligatorio es una tarea que puede ocupar muchas horas de trabajo, esfuerzos y dedicación y que resulta muy engorrosa si se intenta realizar con plantillas o a mano.
La mejor forma de agilizar y automatizar este proceso y conseguir el informe anual de forma rápida y sencilla es utilizar un software de control de horarios y cálculo de nómina de calidad como Papershift. De esta forma, el salario realmente percibido por cada trabajador y la naturaleza de la retribución quedan registrados de forma automática y es mucho más sencillo elaborar el registro retributivo y detectar cualquier discriminación de género o de cualquier otro tipo de que pueda producirse.
Permite, en definitiva, ahorrar mucho tiempo a Recursos Humanos y mucho dinero que se puede perder en forma de sanciones.
