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¿Qué método de gestión de nominas es ideal para tu empresa?
Calcular las nóminas es una de las tareas más importantes que tiene que realizar el departamento de Recursos Humanos. Hacer las nóminas rápido y bien es una de las claves para el buen funcionamiento de la empresa y para agilizar el trabajo de Recursos Humanos.
La gestión de nóminas es un trabajo complejo que suele ofrecer muchos obstáculos y problemas cuando se lleva a la práctica. Puede llegar a quitar mucho tiempo si no se utilizan las herramientas adecuadas para automatizarlo y agilizarlo.
Un primer paso imprescindible es elegir el método de gestión de nóminas. Es vital acertar con el adecuado para que los encargados de esta tarea la puedan realizar con rapidez y eficacia y, sobre todo, sin ningún error que pueda afectar al trabajador.
Métodos de gestión de nóminas
Mediante hojas de cálculo
Todavía hay pequeñas y medianas empresas que siguen usando el método manual a través de hojas de cálculo para elaborar las nóminas de cada trabajador.
Es un auténtico peligro porque el error humano está muy presente en todo el proceso de creación de la nómina y un fallo en un número puede echar al traste toda la nómina. Cotizaciones a la Seguridad Social, impuestos, horas extra, retenciones, horarios, antigüedad… son muchas las variables que hay que tener en cuenta para hacer una nómina y su cálculo puede resultar muy complicado cuando hay varios empleados con características distintas.
Pero lo peor de este sistema es que supone, además, un importante esfuerzo y una gran inversión de tiempo por parte de los responsables de gestión de nóminas que tienen la responsabilidad de hacerlas. Hay que recoger los datos sobre horarios y tiempo trabajado, días libres, etc. insertarlos y gestionarlos para la redacción de la nómina de cada trabajador.
También supone un riesgo porque la incorporación de las novedades normativas depende de que los empleados que gestionan las nóminas las conozcan, no se llevan a cabo de manera automática.
La seguridad de la información sobre los salarios y los datos de los empleados también es menor con este método de gestión de nóminas que con el resto.
A su favor, el método manual tiene su reducido coste económico y el control sobre todos los aspectos de la nómina que se puede conseguir siempre que el número de empleados sea muy reducido.
Externalizando la gestión
Es una opción muy cómoda, pero con un coste económico importante. En este caso, la gestión de nóminas queda en manos de un despacho o una empresa externa dedicada exclusivamente a ella.
A su favor tiene que supone un gran ahorro de tiempo y asegura una alta calidad en la elaboración de las nóminas y, en su contra, el elevado precio por un servicio que se puede conseguir con un mayor ahorro y la cesión de datos de los empleados y la empresa a otra entidad.
Al final, la gestión de cualquier aspecto relacionado con las nóminas queda en manos de una entidad ajena a tu empresa con lo que pierdes velocidad para disponer de información y documentos y dejas información sensible de tu empresa en otras manos.
Programa con licencia
Con esta opción podrás instalar un software en determinados ordenadores de tu empresa, con licencia y en los términos indicados, y realizar a través del programa instalado las nóminas de los empleados.
La principal desventaja de este sistema es que los responsables de las nóminas solo pueden acceder al programa desde los ordenadores de la empresa y en el horario laboral con lo que se pierde flexibilidad y acceso a la información. Además, cada actualización suele llevar aparejado un coste adicional por lo que el coste inicial del software se incrementará con el tiempo.
A su favor tiene que ahorra tiempo con respecto a los métodos anteriores, facilita un mejor control del proceso de elaboración de las nóminas y los datos de los empleados no salen de la empresa.
Software en la nube
Ha sido el último en llegar y suma versatilidad, eficacia y un coste ajustado en la gestión de las nóminas. Con este método tu empresa tendrá acceso al software para la confección de nóminas, espacio para su almacenamiento y cualquier servicio que pueda necesitar para mejorar la gestión de nóminas y sus procesos sin necesidad de instalar ningún programa ni restar espacio a los sistemas informáticos de tu empresa.
Este tipo de software, también conocido somo Software as Service (SaS), es un sistema muy adaptable en el que solo pagarás los servicios que utilices por lo que ajustas muy bien el coste con los resultados. La actualización es, además, constante y las nuevas mejoras o las actualizaciones legales ya estarán en marcha cuando te conectes al software a través del navegador de Internet.
El software de gestión de nóminas en la nube permite acceder al software desde cualquier lugar y en cualquier momento, dentro o fuera del horario laboral. Facilita, además, obtener documentos y copias en cualquier momento sin tener que estar en la sede de la empresa o en el horario de trabajo.
Además de la creación de nóminas, las empresas que suministran estos servicios como Papershift suelen ofrecer también software para el control horario o de gestión de las vacaciones con lo que se pueden integrar todos los servicios. Los datos y archivos se pueden, además, compartir con otros departamentos para crear sinergias y mejorar el funcionamiento general de la empresa.
Hay que tener en cuenta que las contraseñas deben ser mantenidas en secreto para evitar el acceso a los datos de las nóminas a personas ajenas a la empresa.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
¿Cómo elegir el software de gestión de nómina en la nube adecuado?
Merece la pena detenerse en las características que tiene que tener el software de gestión de nóminas y seguros sociales en la nube para elegir el más adecuado.
Automatización
El software para confeccionar la nómina es una solución que permite automatizar aspectos como el porcentaje de retención del IRPF, la base de cotización a la Seguridad Social o los complementos salariales.
Un uso mucho más fácil
Para calcular sin ayuda de un software las nóminas de los empleados necesitarás amplios conocimientos sobre normativa laboral, pero con un software en la nube todo es mucho más sencillo.
Un programa rápido y fácil de manejar es una solución que permite disponer de las nóminas en muy poco tiempo y optimizar el tiempo de Recursos Humanos. Es fundamental que cuente con una interfaz sencilla e intuitiva que no necesite de ninguna formación especial para poder utilizarla y exprimirla al máximo.
Interconexión con el resto del sistema informático
Es importante que el software de gestión de nóminas se integre perfectamente con el resto de sistemas informáticos de tu empresa.
Es especialmente relevante que se puedan importar los archivos a programas de contabilidad como DATEV, SBS y otros para agilizar mucho más el registro de las nóminas y su impacto en las cuentas de la empresa.
Soporte adecuado
Si surge cualquier problema hay que solucionarlo rápido. Para tu empresa necesitas respuestas rápidas y eficaces y un buen soporte es la mejor solución para solventar cualquier eventualidad que pueda producirse.
Todas estas características y la capacidad de ofrecer un servicio global que suma a la gestión de nóminas servicios como la planificación y el control horario o la gestión de vacaciones hacen de Papershift una elección perfecta para hacer mucho más sencilla, rápida y eficaz la confección de las nóminas de tu empresa.
