Kleinunternehmerregelung: Das gilt es zu beachten

Die Kleinunternehmerregelung soll Unternehmen mit geringen Umsätzen das komplizierte Umsatzsteuerrecht ersparen. Jetzt zu allen Regelungen informieren unseren kostenlosen Online Rechner nutzen!
Kleinunternehmerregelung: Online Rechner

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Kleinunternehmerregelung im Fokus

Die Frage, wann man als Kleinunternehmer gilt, beschäftigt viele Gründer und Selbstständige. Was ein Kleinunternehmer ist, wann man unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fällt und was man zur Besteuerung wissen muss, erläutert der folgende Beitrag.

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Kurz erklärt: Was ist ein Kleinunternehmer?

Für Unternehmen mit geringen Umsätzen birgt die Kleinunternehmerregelung bürokratische und steuerliche Erleichterungen. Sie ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt und für Unternehmen gedacht, die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten.

Als Kleinunternehmer können sich Personen einstufen lassen, deren Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr bis zu 22.000 Euro betrug und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird. Die Kleinunternehmerregelung betrifft hauptsächlich die Umsatzsteuer. So müssen Kleinunternehmer auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen – wodurch auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuererklärung entfällt.

Kleingewerbe und Kleinunternehmen: Synonym oder Unterschied?
Kleingewerbe und -unternehmen sind keine Synonyme. Hier einen Unterschied zu ziehen, ist vor allem hinsichtlich Steuern und Buchhaltung wichtig.

So gelten als Kleingewerbetreibende ausschließlich natürliche Personen und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR). Es gibt eine strenge Unterscheidung zu allen anderen Kaufleuten, die dem Handelsgesetzbuch und seinen Vorgaben in puncto Handelsrecht, Unternehmensrecht und Buchführung unterliegen. Kleingewerbe gelten dementsprechend nicht als kaufmännische Geschäftsbetriebe. Das heißt auch, dass sie zwar dem Steuerrecht und dem BGB unterstehen, aber nicht der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht.

Selbstständige mit Kleingewerbe sind also von einigen Pflichten befreit. Beispielsweise müssen sie für die Steuererklärung lediglich eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) einreichen. Kleinunternehmer dagegen betrifft nur die besondere Umsatzsteuerregelung.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung laut § 19 UStG?

Laut Umsatzsteuergesetz dürfen Selbstständige, deren Umsatz im laufenden Jahr weniger als 22.000 Euro und im Folgejahr (voraussichtlich) nicht mehr als 50.000 Euro beträgt, die Kleinunternehmerregelung anwenden. Das bedeutet, sie müssen keine Umsatzsteuer abführen und ihre Rechnungen weisen stets Netto-Beträge aus. Damit einher geht, dass Kleinunternehmer keine Rückerstattung der Umsatzsteuer für Einkäufe bekommen.

Wer ist Kleinunternehmer nach 19 USTG?
Der Status als Kleinunternehmer ist keine besondere Rechtsform, was bedeutet, dass sowohl natürliche Personen (Unternehmer, Freiberufler) als auch Personengesellschaften (GbR, OHG oder KG) und juristische Personen (UG, GmbH oder AG) Kleinunternehmer sein können.

Da es in § 19 UStG keine spezielle Kleinunternehmer-Definition gibt, sind sie umsatzsteuerrechtlich als Unternehmer nach § 2 UStG zu verstehen. Wie andere Unternehmer üben Kleinunternehmer in Deutschland eine Tätigkeit selbstständig aus. Diese Tätigkeit muss beruflicher oder gewerblicher Natur sein, also eine auf Dauer angelegte Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen sein.

Achtung: In die Berechnung der relevanten Umsatzgrenzen fließen alle gewerblichen und beruflichen Tätigkeiten eines Unternehmers ein. Das heißt, eine einzelne natürliche oder juristische Person kann nicht mehrere Kleinunternehmen gleichzeitig führen.

Warum gibt es eine Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung zielt darauf ab, Unternehmen mit geringen Umsätzen das komplizierte Umsatzsteuerrecht zu ersparen. Denn: Wenn das Finanzamt einen Selbstständigen oder Freiberufler als Kleinunternehmer anerkennt, muss dieser in seinen Rechnungen keine Umsatz- beziehungsweise Mehrwertsteuer mehr ausweisen. Das heißt aber auch, dass er keine „Vorsteuer“ – also die Umsatzsteuer, die man bei eigenen Einkäufen bezahlt – erstattet bekommen kann.

Wann ist die Kleinunternehmer-Regelung sinnvoll?

Nicht für alle Gründer und Selbstständigen ist der Status als Kleinunternehmer sinnvoll. So eignet sich die Regelung für Vollerwerbsgründer selbst dann nicht, wenn der Umsatz im ersten oder zweiten Jahr voraussichtlich unter 22.000 Euro bleibt. Schließlich ist bei einem erfolgreichen Unternehmen ein baldiger Übergang zur Regelbesteuerung zu erwarten, weshalb der anfängliche Preisvorteil ohnehin nicht an die Kunden weitergegeben werden sollte. Gleichzeitig geht der Vorsteuerabzug für anfängliche Investitionen verloren.

Meist ist die Kleinunternehmerregelung auch für nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige (B2B) nicht empfehlenswert. Der Grund: Sie profitieren nicht von Preisvorteilen, verzichten bei Investitionen aber auf den Vorsteuerabzug.

Durchaus sinnvoll ist die Kleinunternehmerregelung oftmals für nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige im Privatkunden-Geschäft. Gerade Unternehmen, die ohne große Investitionen auskommen und Jahresumsätze von weniger als 22.000 Euro zu erwarten haben, profitieren von einem geringeren Verwaltungsaufwand und dem Wegfallen der Umsatzsteuer.

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Ob Ihr Unternehmen unter die Kleinunternehmerregelung fallen könnte, finden Sie einfach und schnell mit den folgenden Online Rechnern heraus. Unter dem Rechner finden Sie jeweils eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bedienung.

Sie haben sich dieses Jahr selbstständig gemacht?

  1. Geben Sie den geschätzten Umsatz für das laufende Jahr ein.
  2. In die nächste Zeile tragen Sie den Monat der Gründung ein.
  3. Abschließend klicken Sie auf „Bin ich Kleinunternehmer?“ und erhalten blitzschnell eine Antwort.

Sie haben sich im vergangenen Jahr selbstständig gemacht?

  1. Geben Sie den geschätzten Umsatz für das Vorjahr ein.
  2. In die nächste Zeile tragen Sie den erwarteten Umsatz für das laufende Jahr ein.
  3. Abschließend klicken Sie auf „Bin ich Kleinunternehmer?“ und erhalten blitzschnell eine Antwort.

Wer darf die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?

Damit das Finanzamt den Antrag zur Einstufung als Kleinunternehmer bestätigt, dürfen die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze folgende Grenzen nicht überschreiten:

  • im Vorjahr 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro)UND
  • im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro

Wichtig: Beide Bedingungen müssen erfüllt sein müssen. Außerdem handelt es sich bei den genannten Grenzen um den Umsatz, nicht um den Gewinn.

Was ist bei der Kleinunternehmerregelung zu beachten?

Selbstständige mit geringen Umsätzen können von den bürokratischen Entlastungen der Kleinunternehmerregelung profitieren. Trotzdem gibt es einige Besonderheiten und Sonderregelungen, die Kleinunternehmer beachten müssen.

Welche Umsätze fallen unter die Kleinunternehmerregelung?

Beim Ermitteln des Umsatzes geht es immer um den Gesamtumsatz nach§ 10 Abs. 1 und 3 UStG. Schritt für Schritt ermittelt man die Umsätze wie folgt:

  1. Zunächst muss man die gesamten Jahreseinnahmen erfassen.
  2. Von den erzielten Einnahmen zieht man die umsatzsteuerfreien Umsätze (nach § 4 Nr. 8i, Nr. 9b und Nr. 11-18 UStG) ab.
  3. Von den Einnahmen sind außerdem die Umsatzbeträge aus bestimmten steuerfreien Hilfsgeschäften (nach § 4 Nr. 8a-h, Nr. 9a und Nr. 10 UStG) abzuziehen.
  4. Abschließend subtrahiert man die Verkaufsumsätze und Umsätze, die aus dem Anlagevermögen stammen.

Das Ergebnis dieser Berechnung ist der Gesamtumsatz nach UStG. Liegt der Gesamtumsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro, gilt in diesem Zeitraum die Kleinunternehmerregelung.

Keine Umsatzsteuer heißt keine Umsatzsteuervoranmeldung

Wer keine Umsatzsteuer zahlt, muss auch keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt machen. Doch Achtung: Nicht immer ist der Verzicht auf die Umsatzsteuervoranmeldung sinnvoll. Schließlich verzichtet man dadurch auch auf die Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts.

Besonderheit für Existenzgründer

Existenzgründer müssen hinsichtlich der Kleinunternehmerregelung eine Besonderheit beachten. So muss bei Gründung des Unternehmens der geschätzte Umsatz für das erste Jahr auf 12 Monate hochgerechnet werden.

Hierzu ein Beispiel: Gründerin Lisa gründet ihr Unternehmen im April und geht von Umsätzen in Höhe von 18.000 Euro zwischen April und Dezember aus. Im Gründerfragebogen des Finanzamts beantragt sie den Status als Kleinunternehmerregelung. Das Resultat: Das Finanzamt lehnt die Anmeldung als Kleinunternehmerin ab. Der Grund hierfür ist, dass der für 12 Monate gerechnete Umsatz 24.000 Euro beträgt. Berechnet wird dies so: 18.000 Euro : 9 Monate x 12 Monate. Damit liegt Lisa über der Höchstgrenze von 22.000 Euro.

Ein Kleinunternehmen anmelden

Wer innerhalb der genannten Umsatzgrenzen liegt und die Kleinunternehmerregelung nutzen will, muss dies dem Finanzamt mitteilen. Je nachdem, ob Sie sich im laufenden Betrieb oder in der Gründungsphase befinden, erfolgt die Anmeldung unterschiedlich:

  • Gründungsphase: Geben Sie im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ oder der Gewerbeanmeldung an, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen.
  • Laufender Betrieb: Wenden Sie sich in einem formlosen Schreiben an ihr zuständiges Finanzamt. Dieses prüft dann, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen und die Regelung nutzen dürfen.

Wann endet die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung greift dann nicht mehr, wenn sich der Kleinunternehmer freiwillig für die Regelsteuerung entscheidet oder er die Umsatzobergrenze für Kleinunternehmer nach § 19 UStG überschreitet.

Sobald ein Kleinunternehmer die Schwellenwerte von 22.000 Euro für das vergangene und 50.000 Euro für das laufende Geschäftsjahr überschreitet, fällt er aus der Kleinunternehmerregelung. Zwei Szenarien sind denkbar:

  • Überschreitung der Umsatzgrenze im Folgejahr: Im vergangenen Jahr wurde ein Umsatz von 16.000 Euro erzielt, im Folgejahr sind es 55.000 Euro. Im Folgejahr fällt der Unternehmer automatisch in die Regelbesteuerung.
  • Überschreitung der Umsatzgrenze im laufenden Jahr: Der Kleinunternehmer überschreitet die Umsatzgrenze im laufenden Jahr unerwartet und verdient zum Beispiel 25.000 Euro. In diesem Fall entfällt im Folgejahr die Einstufung als Kleinunternehmen automatisch.
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Kleinunternehmer und Rechnungslegung

Zwar müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer zahlen, die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes gelten aber auch für sie. Abgesehen von der Umsatzsteuerpflicht müssen Kleinunternehmer – wie sonstige Unternehmer auch – alle Pflichtbestandteile von Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG berücksichtigen.

Ohne Umsatzsteuer: Was muss bei Kleinunternehmern auf der Rechnung stehen?

Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, müssen sie auf ihren ausgehenden Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Diese Befreiung muss für ihre Kunden in Form eines Hinweises klar ersichtlich sein. Eine beispielhafte Formulierung ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Pro und Contra: Kleinunternehmerregelung auf dem Prüfstand

Was spricht für die Kleinunternehmer Regelung?

Größtenteils sind Kleinunternehmer von den Verwaltungsaufgaben rund um die Umsatzsteuer-Regelbesteuerung befreit. Das heißt, sie müssen weder den zu ihrer Dienstleistung passenden Umsatzsteuersatz (0%, 7% oder 19 %) herausfinden noch ihren Kunden den zutreffenden Steuersatz und den Umsatzsteuerbetrag in Rechnung stellen. Damit sind sie natürlich auch davon befreit, den Vorsteueranteil aus allen Eingangsrechnungen und Einkaufs-Quittungen zu ermitteln, die Umsatzsteuervoranmeldung über die errechnete „Zahllast“ – also die Umsatzsteuereinnahmen minus der gezahlten Vorsteuern – ans Finanzamt zu schicken und diese unaufgefordert zu begleichen. Zu Beginn des Folgejahres müssen sie außerdem keine Jahres-Umsatzsteuererklärung abgeben.

Die Kleinunternehmerregelung ist also mit einigen Vorteilen verbunden, die gerade für Unternehmensgründer sowie nebenberuflich Selbstständige und Gewerbetreibende reizvoll sein kann. Dabei handelt es sich vor allem um folgende:

  • Umsatzsteuersätze spielen keine Rolle
  • Es besteht keine Notwendigkeit für die Unterscheidung zwischen Netto-Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer
  • Keine Berechnung des Vorsteueranteils und der Zahllast
  • Keine Umsatzsteuervoranmeldungen und Überweisung von Zahllasten

Zwar sind Kleinunternehmen weiterhin verpflichtet, eine jährliche Umsatzsteuererklärung einzureichen. Dabei genügt es in der Regel jedoch, die steuerpflichtigen Umsätze der letzten beiden Jahre anzugeben.

Was spricht gegen die Kleinunternehmerregelung?

Die mit der Kleinunternehmerregelung verbundenen Nachteile lassen sich in drei Blöcken zusammenfassen:

  • Perspektive: Entwickelt sich das Unternehmen positiv, müssen Kleinunternehmer irgendwann zur Regelbesteuerung übergehen. Unternehmer, die den Preisvorteil zuvor an ihre Kunden weitergereicht haben, müssen nun die Preise erhöhen. Akzeptieren die Kunden die Preiserhöhungen nicht, kann es zum Gewinneinbruch kommen.
  • Image: Gerade im Geschäft mit Firmenkunden erweist sich die Kleinunternehmerregelung unter Umständen als Nachteil. So hinterlassen fehlende Umsatzsteuerangaben auf ausgehenden Rechnungen bei manchen Unternehmen den Eindruck, es nicht mit einem Profi zu tun zu haben.
  • Erhöhte Betriebsausgaben: Die fehlende Vorsteuerabzugsberechtigung erhöht die Kosten und wirkt sich damit negativ auf die Liquidität aus. Vor allem in der Gründungs- und Startphase kleiner Unternehmen, in der häufig hohe Investitionen getätigt werden, kann sich dies bemerkbar machen.

Die häufigsten Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Was für Kosten habe ich als Kleinunternehmer?

Abgesehen von der Umsatzsteuer, zahlen Kleinunternehmer alle üblichen Steuern. Dazu gehören die Einkommenssteuer bzw. Kapitalertragssteuer, die Gewerbesteuer (Freibetrag bis 24.500 Euro) und die Lohnsteuer.

Wie melde ich mich als Kleinunternehmer an?

In der Regel teilen Unternehmer dem Finanzamt über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ mit, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen oder nicht. Diesen erhalten sie entweder auf Aufforderung oder unaufgefordert zugeschickt. Außerdem kann man das Dokument auf dem Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung einsehen und herunterladen. Die für die Kleinunternehmerregelung relevanten Stellen befinden sich auf Seite 6 des Fragebogens.

Wie beantragt man die Kleinunternehmerregelung?

Wer sich in der Gründungsphase befindet, gibt entweder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder bei der Gewerbeanmeldung an, dass er die Kleinunternehmerregelung nutzen will. Laufende Betriebe, deren Umsätze sich unter der gesetzlich festgelegten Grenze bewegen und die sich für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entscheiden, müssen sich in einem formlosen Schreiben an das zuständige Finanzamt wenden. In dem Schreiben machen sie deutlich, dass sie nach § 19 UStG als Kleinunternehmer gelten und eine entsprechende steuerliche Behandlung wünschen. Daraufhin überprüft das Finanzamt, ob die Voraussetzungen erfüllt sind und die Ausnahmeregelung greift.

Wann ist ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung möglich?

Ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ist prinzipiell jederzeit möglich – sofern die erforderlichen gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind. Zu beachten ist jedoch: Haben Sie im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ einmal auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet, sind Sie für fünf Kalenderjahre an diese Entscheidung gebunden. So will das Finanzamt verhindern, dass Selbstständige im Gründungsjahr hohe Vorsteuererstattungen in Anspruch nehmen und im Folgejahr zur Kleinunternehmerregelung wechseln.

Wann muss ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer zahlen?

Als Kleinunternehmer stellen Sie Ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und zahlen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt.

Was muss ich als Kleinunternehmer an Steuern zahlen?

Kleinunternehmer bezahlen dieselben Steuern wie alle anderen Selbstständigen und Unternehmer. Nicht erhoben wird lediglich die Umsatzsteuer.

Wann bin ich kein Kleinunternehmer mehr?

Selbst wenn Sie im Jahr der Gründung unerwartet mehr als 22.000 Euro steuerpflichtigen Umsatz machen, bleibt der Status als Kleinunternehmen im ersten Jahr erhalten. Im Folgejahre unterliegen Sie dann automatisch der Regelbesteuerung. Ein Kleinunternehmen, das im zweiten Jahr die Grenze von 22.000 Euro überschreitet, unterliegt ab dem dritten Jahr der Regelbesteuerung.

Das bedeutet: Wer im vorangegangenen Jahr mehr als 22.000 Euro umgesetzt hat oder im Folgejahr mehr als 50.000 Euro Umsatz macht, unterliegt automatisch der Regelbesteuerung. Das unerwartete Überschreiten der Umsatzgrenzen ist abgesehen davon mit keinerlei negativen Konsequenzen verbunden.

Kann man als Freiberufler Kleinunternehmer sein?

Freiberufler zählen zu den Selbstständigen und können daher durchaus Kleinunternehmer sein.

Kleinunternehmerregelung auf einen Blick


Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können Unternehmer oder Selbstständige, deren steuerpflichtiger Umsatz im vorigen Geschäftsjahr bei höchstens 22.000 Euro lag und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich bei höchstens 50.000 liegen wird.
Wie lange gilt die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung gilt so lange, bis der Unternehmer sich für die Regelbesteuerung entscheidet oder bis die Umsatzsteuergrenzen von 22.000 Euro im vorigen Jahr und 50.000 Euro im Folgejahr überschritten werden.
Sind Kleinunternehmer umsatzsteuerpflichtig?
Nein, Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
Müssen Kleinunternehmer Steuern zahlen?
Wie alle anderen Unternehmer auch zahlen Kleinunternehmer die meisten Arten von Steuern. Die einzige Ausnahme ist die Umsatzsteuer. Zu den wichtigsten Steuerarten für Unternehmer und Selbstständige zählen – neben der Umsatzsteuer- die Gewerbesteuer und die private Einkommensteuer.
Wie stellt man als Kleinunternehmer eine Rechnung?
Kleinunternehmer müssen in ausgehenden Rechnungen abgesehen von der Umsatzsteuer alle Pflichtbestandteile einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG aufführen. Die Befreiung von der Umsatzsteuer ist durch einen entsprechenden Hinweis auf § 19 UStG deutlich zu machen.


Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.