Die Gastronomie ist eine Branche, in der sich saisonale Schwankungen besonders stark bemerkbar machen. Während die Außengastronomie im Sommer boomt, sorgt im Winter vor allem das Weihnachtsgeschäft für volle Häuser. Firmenfeiern, Familienessen und Weihnachtsmärkte führen dazu, dass die Nachfrage sprunghaft ansteigt. Ohne Aushilfen, Minijobber und Saisonkräfte könnten Restaurants diesen Andrang kaum bewältigen.
Doch der Einsatz von zusätzlichem Personal bringt auch Schwierigkeiten mit sich. Spontane Ausfälle, unterschiedliche Erfahrungsniveaus und die schnelle Einarbeitung neuer Kräfte belasten Teams und Führungskräfte. Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen immer mehr Betriebe auf digitale Lösungen wie Schichtplanung, Zeiterfassung und Onboarding-Tools.
Herausforderungen
Das Arbeiten mit Saisonkräften ist für Restaurants unverzichtbar, aber nicht ohne Tücken.
1. Unvorhersehbare Nachfrage
Die Gästezahlen schwanken oft stärker, als es sich planen lässt. Während an einem Montagabend kaum Betrieb herrscht, kann am Dienstag ein Großevent für ausgebuchte Tische sorgen. Diese Schwankungen machen es nahezu unmöglich, Dienstpläne rein manuell zu erstellen.
2. Kurzfristige Ausfälle
In der Gastronomie sind Krankmeldungen oder spontane Absagen keine Seltenheit. Wer hier keinen Plan B hat, riskiert Engpässe im Service und Stress im Team.
3. Hoher Einarbeitungsaufwand
Saisonkräfte müssen sofort einsatzbereit sein. Doch oft fehlt die Zeit, neue Mitarbeitende in Kassenabläufe, Hygieneregeln oder interne Prozesse einzuarbeiten.
4. Kommunikationsprobleme
Schichtänderungen, Zusatzbuchungen oder Umbesetzungen müssen schnell kommuniziert werden. Wenn Informationen Mitarbeitende zu spät erreichen, drohen Verspätungen und Doppelbesetzungen.
5. Rechtliche Anforderungen
Gesetze zu Arbeitszeiten, Pausen oder Jugendschutz gelten auch in Hochzeiten. Verstöße führen nicht nur zu Bußgeldern, sondern schädigen auch das Vertrauen von Mitarbeitenden.
Beispiel: Weihnachtsgeschäft im Restaurant
Ein Restaurant plant im Dezember mehrere Firmen-Weihnachtsfeiern. An manchen Tagen werden bis zu 200 Gäste gleichzeitig bewirtet. Der Personalbedarf steigt kurzfristig von 10 auf 18 Mitarbeitende pro Schicht.
Ohne digitale Unterstützung greifen viele Restaurants noch auf Excel-Tabellen zurück und rufen Mitarbeitende telefonisch an. Das führt schnell zu Chaos, Überlastung und unzufriedenen Gästen.
Mit einer digitalen Schichtplanung können Betriebe binnen Minuten zusätzliche Kräfte einplanen. Verfügbarkeiten werden automatisch berücksichtigt, Dienstpläne aktualisiert und per App an alle gesendet.
Digitales Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende vorab Schulungen zu Menüabläufen oder Hygiene erhalten.
Während des Einsatzes dokumentiert die digitale Zeiterfassung automatisch Arbeitszeiten und Überstunden – ein entscheidender Punkt, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.
Das Ergebnis: Trotz Spitzenbelastung läuft der Service reibungslos, das Team bleibt entlastet und die Gäste genießen einen unvergesslichen Abend.
Digitale Lösungen
Die Integration digitaler Tools bringt Restaurants viele Vorteile:
Digitale Schichtplanung
Dienstpläne lassen sich per Klick erstellen. Das System berücksichtigt automatisch Verfügbarkeiten, Pausen und Mitarbeiterpräferenzen. Änderungen werden sofort sichtbar und ersparen unzählige Telefonate.
Mobile App für Mitarbeitende
Saisonkräfte haben über ihr Smartphone jederzeit Zugriff auf ihre Schichten. Sie können Abwesenheiten melden oder Schichttausch anfragen – einfach, schnell und ohne Rückfragen beim Management.
Digitales Onboarding
Über E-Learning-Module, Handbücher oder Videos können neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag wichtige Abläufe kennenlernen. Das reduziert Einarbeitungszeit und sorgt für Sicherheit im Betrieb.
Digitale Zeiterfassung
Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden werden lückenlos dokumentiert. Das schafft Transparenz, entlastet die Verwaltung und verhindert rechtliche Probleme.
Zentrale Personalakte
Verträge, Qualifikationen und Dokumente sind digital an einem Ort gespeichert und jederzeit abrufbar – auch bei kurzfristigen Kontrollen.
Best Practices
Damit digitale Lösungen ihre volle Wirkung entfalten, lohnt sich die Umsetzung folgender Maßnahmen:
- Frühzeitige Planung: Schichtpläne so früh wie möglich veröffentlichen, um Sicherheit zu schaffen.
- Transparente Kommunikation: Änderungen sofort digital mitteilen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Feedback-Runden: Nach der Hochsaison Rückmeldungen einholen und Verbesserungen ableiten.
- Self-Service fördern: Mitarbeitende aktiv einbeziehen, indem sie Schichtwünsche oder Tauschvorschläge digital einreichen können.
- Compliance sichern: Arbeitszeitgesetze digital überwachen und automatisch berücksichtigen.
Fazit
Restaurants stehen im Weihnachtsgeschäft unter enormem Druck. Der Einsatz von Saisonkräften ist unverzichtbar, bringt jedoch auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Mit digitaler Schichtplanung, Zeiterfassung und Onboarding lassen sich diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen.
Wer auf digitale Tools setzt, profitiert von mehr Effizienz, Flexibilität und Rechtssicherheit. Vor allem aber sorgt er dafür, dass Gäste auch in stressigen Hochzeiten die Qualität und den Service erleben, für die das Restaurant steht.
