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La nómina es un documento oficial que constata las percepciones salariales y no salariales del trabajador de una empresa. Este documento funge como comprobante de pago y en él, se detallan los conceptos que corresponden a devengos, deducciones, retención y aportes a la seguridad social.
Los empleadores están en la obligación de emitir las nóminas de su personal sin distinción de su constitución como empresa o autónomo. Cabe destacar que la información consignada en las nóminas, deberá cumplir con las especificaciones y directrices del estatuto de los trabajadores.
Por otra parte, ante las necesidades operativas y el crecimiento exponencial de las empresas se torna una ardua labor el gestionar las nóminas. Por esto es preciso contar con Papershift, un software ideal para facilitar la tarea del departamento de recursos humanos de gestionar las nóminas.
¿Cómo se calcula la nomina de un trabajador?
Antes de realizar el cálculo de la nomina, es necesario tener en cuenta ciertos aspectos imprescindibles para su correcta liquidación. A continuación, se especificarán en detalle estos puntos clave:
Tipo de contrato
El tipo de relación contractual del empleado es muy importante, puesto que se tomará en cuenta para cotizar su seguridad social y el porcentaje de retención IRPF (Impuesto sobre la renta de las personas físicas)
Estado Civil
Es necesario tener conocimiento de la situación personal del empleado, si está casado y cuántos hijos tiene para poder realizar el calculo exacto de la retención de IRPF.
Convenios Colectivos
Los convenios colectivos vigentes deben ser considerados para la liquidación de nómina, ya que dentro de estos se establecen beneficios o complementos salariales para el trabajador.
Pagas Extraordinarias
Identificar si las pagas extraordinarias serán prorrateadas para evitar errores en la liquidación mes a mes. En caso de ser prorrateadas, esto quiere decir que serán distribuidas proporcionalmente durante los pagos del año.
Categoría profesional
Este ítem hace referencia a la actividad en especifico que desempeña el trabajador. Es categorizada y clasificada e influye en el porcentaje destinado a las bases de cotización.
Bajas
Las bajas deben ser tenidas en cuenta respecto al periodo liquidado de nomina y también dependerá del tipo de baja que se presente tales cómo: incapacidad temporal por enfermedad, maternidad, paternidad, etc.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
¿Qué tiene que tener una nomina trabajador?
Una vez clara la información con respecto al calculo de los valores de la nomina se procederá a expedir el documento como tal. Este documento deberá seguir una estructura oficial y podrá ser entregado de manera física o digital.
Encabezado
En el encabezado del documentó irá consignado la información que identifica a la empresa como al empleado respectivamente.
- Información de la Empresa: Deberá estar consignado el nombre legal de registro adicional a esto el código de identificación fiscal (CIF) y el código de cuenta de cotización a la seguridad social.
- Información del Trabajador: Nombre y apellidos, DNI, Nº de afiliación a la seguridad social, Categoría o grupo profesional, tipo de contrato, grupo de cotización y antigüedad en la empresa.
- Liquidación: Se especificará el periodo de liquidación de la nomina, especificado en fecha de inicio, finalización y número de días laborados.
Devengos
En este apartado se plasmarán los valores de las percepciones salariales y las percepciones no salariales que conformarán el sueldo del trabajador.
- Percepciones Salariales: Remuneración que se le da por las labores realizadas tanto en cuantía monetaria como en especie. Dentro de este apartado incluye el salario base, complementos salariales y horas extraordinarias.
- Salario Base: Como su nombre lo indica es el sueldo base sin retenciones ni deducciones, este es acordado mediante contrato laboral o convenio colectivo.
- Salario Neto: Se tipifica como el ingreso neto en el que ya se han aplicado las respectivas deducciones. Este valor exacto será el que recibirá el empleado a su cuenta como salario.
- Complementos salariales: Lo que respecta a los complementos salariales, son ingresos adicionales que están tipificado en el estatuto de los trabajadores. Cada empresa tiene sus complementos y cada empleado puede recibir diferentes complementos en favor de su función.
- Horas extraordinarias: La remuneración de las horas extras acordadas según lo pactado mediante convenio colectivo entre el empresario y el trabajador.
- Salario en especie: Consiste en los pagos no monetarios que recibe el empleado a través de bienes o servicios dispuestos por la empresa y que al momento de la liquidación tienen carácter cuantificable.
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Deducciones
Respecto al salario base se realizarán las deducciones pertinentes a los aportes a la seguridad social, retenciones y más descuentos los cuales se describirán con mayor detalle a continuación:
- Cotizaciones a la seguridad social: Los aportes a la seguridad social son obligatorios y serán realizados un porcentaje por la empresa y otro por el trabajador.
- El valor de estas siempre será determinado en relación a las bases de cotización de cada trabajador.
- las cotizaciones a la seguridad social se dividirán en porcentajes correspondientes a contingencias comunes, desempleo, formación profesional, horas extraordinarias y horas extraordinarias de fuerza mayor.
- Retención de IRPF: Son los descuentos que le realizará la empresa al empleado y cuyo destino será Hacienda por concepto de retención de renta.
- Anticipos: La normativa española avala y permite que el trabajador pueda solicitar a la empresa un anticipo de su salario. No obstante, se deberá realizarse bajo el concepto del trabajo ya realizado.
- Si se ha otorgado al empleado un anticipo es en el campo de deducciones donde aparecerá el debido descuento.
- Descuento del salario en especie: Deducción por concepto de los bienes o servicios otorgados al trabajador como complemento a su salario.
- Líquido a percibir: En este apartado estará el valor exacto que recibirá el trabajador como pago después de las deducciones.
Pie de Nómina
Para finalizar en la parte inferior del documento irán los datos de la base de cotización y recaudación conjunta por contingencias comunes, contingencias profesionales, desempleo y la base relacionada al IRPF.
Conclusión
Como se ha indicado anteriormente las nóminas son una herramienta esencial para que los trabajadores comprueben y se instruyan más sobre los elementos de su salario. Asimismo, para el empleador es una prueba fehaciente del cumplimiento de sus obligaciones fiscales como empresa.
