Transformación digital: todo lo que debes hacer para digitalizar tu empresa

La transformación digital se ha convertido en un mantra que se repite como uno de los caminos que deben emprender las empresas para garantizar su futuro y afrontarlo en las mejores condiciones.

Sin embargo, hay mucha confusión en torno a lo que supone la digitalización de una empresa y, en demasiadas ocasiones, el cambio profundo que exige la transformación digital se queda en la incorporación de nuevas herramientas y tecnologías que no desembocan en un cambio real de modelo.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es un proceso complejo que va mucho más allá de dotar a la empresa con los últimos avances tecnológicos. La digitalización supone la integración de las nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la empresa para mejorar su funcionamiento y su relación con los clientes, en definitiva, supone un cambio en el modelo de negocio, una forma diferente de enfocar la actividad.

La transformación digital, en su definición, es un proceso integral que afecta a todos los ámbitos de la empresa y que supone todo un reto porque implica un cambio en la forma de pensar y de desarrollar nuevos productos y servicios.

La digitalización tiene, por tanto, un elemento tecnológico, pero es solo una parte dentro de la reinterpretación que implica de todas las áreas de la empresa para que puedan aprovechar al máximo las posibilidades que ofrecen los avances.

Ventajas de la digitalización

Una transformación digital bien realizada tiene muchas ventajas para la compañía que verá como todos sus procesos ganan en eficiencia y se mejora considerablemente la relación con el cliente. Estos son algunos de los beneficios más importantes.

Mejora la orientación hacia los clientes

El uso de las redes sociales, la mejora de los procesos de entrega de un articulo, la comunicación constante… son muchas las tecnologías que mejoran claramente la interacción con el cliente y su experiencia de compra.

En la mayor parte de las ocasiones, la transformación digital lleva aparejada una nueva forma de relacionarse con los clientes y una mejora de la comunicación. El acceso en tiempo real, las estrategias omnicanal o una mayor personalización permiten mejorar mucho las experiencias de los clientes al usar los servicios de la organización.

La transformación digital permite avanzar en un modelo de negocio más orientado hacia el cliente final y repensar la empresa para que todo gire alrededor del verdadero protagonista: el cliente.

El proceso de digitalización fomenta la cultura de innovación en la empresa

Como ya hemos mencionado, la transformación digital no puede limitarse solo a incorporar las últimas tecnologías. Uno de los cambios más importantes que conlleva es repensar la empresa para que trabaje orientada hacia las tecnologías emergentes.

De esta forma, la organización está abierta a los nuevos avances y lista para incorporarlos y extraer nuevas ideas y formas de negocio. Los trabajadores asumen la importancia de renovarse constantemente y de estar listos para los cambios que puedan surgir en el mercado.

La innovación es una parte fundamental de la transformación digital y tecnologías como el Big Data ayudan a desarrollarla en función de las necesidades de los clientes.

Nuevas posibilidades de negocio

Es, sin duda, uno de los grandes atractivos para plantearse la transformación digital de la empresa. La digitalización abre nuevas posibilidades de negocio en dos sentidos:

• Ampliación del mercado potencial de la empresa a través de la incorporación de nuevos canales de venta y comercialización
• Apertura de nuevos nichos de mercado a través de un mejor conocimiento de los clientes potenciales de la empresa con el Big Data o las redes sociales.

De esta forma, la transformación digital es una inversión que genera nuevas fuentes de ingresos para las empresas.

Más productividad y rendimiento

La transformación digital suele aumentar la productividad de los trabajadores que tienen a su disposición nuevos canales de comunicación y herramientas que les permiten agilizar y mejorar procesos y obtener un rendimiento mucho mayor a sus horas de trabajo.

Como consecuencia de todo lo anterior, las organizaciones que llevan a cabo un proceso de transformación digital suelen experimentar también una reducción de costes.

Tecnologías que están liderando los procesos de transformación digital

La transformación digital debe entenderse como un todo interrelacionado en el que lo importante es la integración de unos elementos que dependen unos de otros para el éxito. Esto que es válido en los procesos internos de la empresa y la orientación al cliente lo es también en el caso de las tecnologías que lideran la digitalización.

Cada uno de estos avances tiene importancia por sí mismo, pero solo el uso conjunto de todos ellos garantiza los cambios en los modelos de negocio de las organizaciones y que el proceso de transformación digital sea un éxito en todas sus fases. Estas son algunas de las tecnologías más importantes.

Cloud computing

Muy relacionada con la movilidad y la necesidad de disfrutar de productos y servicios en cualquier lugar, la computación en la nube ofrece una agilidad mucho mayor a las empresas. Ahora se puede acceder a los recursos que necesite un trabajador en cualquier momento o lugar y, al mismo tiempo, ofrecerlos a los demás.

Un buen ejemplo es el software de Papershift, que ofrece su servicio a través de la nube y, de esta forma, cualquier trabajador puede registrar el inicio o finalización de su jornada laboral desde cualquier lugar, solicitar una baja o conocer cualquier cambio en sus turnos de forma inmediata. De esta forma, se ahorra tiempo y dinero y se gana en eficacia.

Es una herramienta básica que no puede faltar en la digitalización de la actividad de cualquier empresa.

Big Data y análisis de datos

Los datos son la auténtica clave en el proceso de transformación digital, el elemento diferenciador. Conseguirlos primero e interpretarlos bien después supone buena parte del éxito en el proceso de transformación digital y aquí juega un papel fundamental el Big Data.

El acceso a los datos que millones de usuarios dejan era hasta hace poco el gran objetivo para conseguir más clientes y adecuar la digitalización de la empresa, pero, con el tiempo, la experiencia ha ido transformando esta percepción hasta dejar claro que contar con esta información no es suficiente. Interpretar los datos adecuadamente para su aplicación en los cambios en la organización es tan importante como disponer de ellos y no siempre es sencillo.

Internet de las cosas

Cada vez son más los artículos y dispositivos conectados a Internet que hay que tener en cuenta en dos vertientes: por los datos que aportan a la organización sobre los hábitos y preferencias de los usuarios y por la necesidad de adecuar la actividad de las empresas a esta nueva realidad.

Internet y sus posibilidades no puede ser solo el smartphone y el portátil, en el mundo actual todo está interconectado.

Inteligencia artificial y machine learning

Es una de las tecnologías que está en desarrollo y con un horizonte de posibilidades todavía por descubrir. Lo que está claro es que la inteligencia artificial y el machine learning ya están demostrando su capacidad para reducir costes a través de la automatización de procesos y la adecuación de productos y servicios para los clientes y lo harán aún más en el futuro.

Aportan, además, datos muy precisos para la toma de decisiones en los diferentes departamentos de las empresas y permiten enfoques predictivos. Es una tecnología de la que hay que estar muy pendiente.

Social selling

Monetizar las redes sociales ha sido siempre el gran reto de las organizaciones y se ha avanzado mucho en este sentido. Aún así, sigue siendo un reto conseguir que la actividad en las redes sociales tenga repercusiones claras y reales en las cifras de negocio de las empresas.

El comercio electrónico tiene cada vez una presencia mayor y es más importante, pero utilizar las redes para potenciarlo y no solo como instrumento para crear marca, es un camino en el que todavía queda mucho por recorrer.

Metaverso

El nuevo mundo virtual ha sido el último en llegar y promete cambiar completamente la vida cotidiana.

Las empresas más punteras ya están adaptándose a este nuevo mundo y sus posibilidades. Estar abierto a la llegada del Metaverso y posicionarse rápidamente en su puesta en marcha será fundamental muy pronto.

Aunque el desarrollo de esta tecnología genera dudas cada cierto tiempo, el hecho de que empresas como Facebook, Nvdia, Alphabet o Microsoft hayan apostado por él parece indicar la solidez de una nueva tecnología que cambiará completamente el mundo empresarial y la relación con el cliente.

¿Qué hace falta para la transformación digital?

Las tecnologías que marcan hoy en día el camino hacia la transformación digital de las empresas están claras, pero son solo una herramienta para llevar adelante el cambio profundo de mentalidad y modelo de negocio que en las compañías que exige este proceso.

Para poder completarlo, además del uso de las tecnologías adecuadas, es necesario tener en cuenta algunos aspectos.

Formación

La formación de las personas que integran la empresa es la base para que la transformación digital pueda funcionar. Solo desde un aprendizaje completo y enfocado a extraer el máximo beneficio de las innovaciones y de los nuevos medios tecnológicos se puede conseguir que los diferentes proyectos que supone la digitalización puedan culminarse con éxito.

La formación debe estar dirigida tanto a los empleados como a los líderes de las diferentes áreas o de cualquier grupo.

Herramientas

Existen muchas herramientas y software que permiten incrementar considerablemente la productividad y ganar en eficacia. Si existe un software que automatiza la gestión de turnos y la planificación de recursos humanos ¿Por qué no utilizarlo?

Es necesario que los responsables de las empresas mantengan la mente abierta para incorporar todos aquellos instrumentos que ayuden a agilizar las operaciones y a mejorar el rendimiento de los negocios y la relación con los consumidores.

Big Data

Ya hemos comentado la importancia del análisis de datos para la empresa y mejorarlo debe ser una de las prioridades cuando se aborda la transformación digital. Es muy importante avanzar en este sentido, tanto en la recogida de datos como en la interpretación de los mismos para aprovechar las oportunidades que ofrecen para conocer mejor las necesidades y preferencias de los clientes.

Compromiso

El compromiso es imprescindible para la transformación digital. La implicación con los cambios y la nueva forma de entender la organización y su actividad ha de ser total empezando por los directivos y terminando por el último de los empleados.

Los responsables de las distintas áreas de las empresas han de ser los primeros en mostrarse abiertos a los cambios y dispuestos a apostar por la digitalización.

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Plan de transformación digital

La mejor forma de llevar a cabo la digitalización de una empresa es a través de un plan de transformación digital que establezca los pasos y las operaciones que se deben seguir para alcanzar unos objetivos determinados.

El plan debe seguir una serie de pasos.

• Situación de partidaEs necesario tener en cuenta tanto el equipamiento en herramientas y recursos tecnológicos como el nivel de conocimientos de los trabajadores y la predisposición a adoptar una nueva cultura de empresa más enfocada hacia las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías.
• RecursosEs necesario destinar unos recursos determinados para la transformación digital, desde software hasta la formación necesaria según el sector en el que se mueva la empresa y las herramientas escogidas.El plan debe recoger también la reorganización de la estructura de la entidad y las medidas que debe adoptar la empresa para avanzar en la digitalización.
• ObjetivosPor último, el plan debe concretar el lugar al que se quiere llegar, los objetivos que se pretenden conseguir. Debe tener, por tanto, plazos fijados con metas muy concretas.

No hay que olvidar que la transformación digital suele reflejarse en aumentos del rendimiento en la empresa y en una mejora de la productividad por lo que un proceso de transformación digital solo estará realmente bien hecho si se acaba notando en los números reales de la empresa.