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Las empresas son realidades cambiantes que necesitan de un alto nivel de organización para poder alcanzar sus objetivos y generar beneficios. Una de las formas de organizar los distintos procesos que se llevan a cabo en una empresa y estructurarlos para que se desarrollen con la máxima efectividad es el flujo de trabajo o workflow en inglés.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es la secuencia de procesos que se han de seguir para culminar una determinada parte del proceso de producción de una empresa. El flujo de trabajo es, por tanto, un método que recoge los procedimientos y procesos necesarios para que cada área de la empresa funcione.
Un determinado flujo de trabajo puede ser, por tanto, parcial si se centra en un proceso concreto dentro de todo el sistema de producción de la empresa o global si hace referencia, desde el inicio a la finalización, a todo lo que hace falta para crear el producto de la empresa.
Establecer los flujos de trabajo es fundamental para optimizar el rendimiento de la empresa y la productividad de los trabajadores. Existen herramientas de software que permiten crear flujos de trabajo y agilizar mucho su funcionamiento.
El flujo de trabajo, en definitiva, permite establecer todos los recursos necesarios y los procesos que se deben seguir para alcanzar un determinado fin.
El flujo de trabajo se suele representar gráficamente a través de un diagrama simple que sigue los pasos y las tareas que se deben realizar para alcanzar el objetivo que se persigue.
Pasos para diseñar un workflow
Cualquier flujo de trabajo ha de seguir tres pasos básicos.
Definición de objetivos y recursos
Hay que definir los flujos de trabajo que necesita la empresa en función de su tamaño y complejidad y hacer una lista con los materiales y el personal necesarios para alcanzar la meta final en cada uno de ellos.
Diseño y creación
Es necesario establecer los procedimientos y los pasos que hay que seguir para llevar a cabo la transformación que conduzca al objetivo fijado. Hay diferentes tipos de workflow y hay que seleccionar el que mejor se adapte a las actividades requeridas y la tipología de la empresa.
Entrega del producto y evaluación
Hay que delimitar claramente el producto o servicio final que se va a entregar y cuáles son las características que debe tener. También cómo debe entregarse este resultado final.
Es importante llevar un seguimiento y que los flujos de trabajo sean sometidos a una evaluación periódica que permita determinar si están cumpliendo sus funciones y las tareas se llevan a cabo de acuerdo con las necesidades de los proyectos y siguiendo el orden establecido.
Tipos de flujos de trabajo
Fijos
Se encargan de procesos que nunca varían y permiten fijar de manera muy concreta los procesos que se deben seguir para alcanzar el resultado final.
Son especialmente útiles en fábricas que crean un determinado producto en cadena o de forma muy estructurada. Ayudan también mucho si el producto debe mantener la trazabilidad en todo momento.
De gestión de documentos
Cualquier empresa de un cierto tamaño recibe una gran cantidad de documentos por correo electrónico o a través de otros medios. Toda esta información debe ser canalizada de forma correcta y un flujo de trabajo permite establecer las pautas necesarias para hacerlo de la forma correcta.
En este caso, el flujo de trabajo establece hacia que departamento debe dirigirse cada documento, el orden que debe seguir, qué herramientas hay que utilizar y cómo debe realizarse todo el proceso. El flujo de trabajo se utiliza sobre todo para tratar correctamente cada factura.
Relacionados con Recursos humanos
Dentro de Recursos humanos se encuentran muchas áreas distintas como la selección de personal o la confección de las nóminas y en muchas de ellas se hace imprescindible contar con un flujo de trabajo que señale el orden, las tareas y los procesos que se deben seguir para realizar cada trabajo.
Flexibles
Las empresas pueden crear flujos de trabajo para pedidos o proyectos concretos. Son flujos personalizados en los que las tareas y procesos varían de uno a otro proyecto. Las empresas que trabajan por encargo o las que desarrollan servicios o proyectos con elevadas dosis de creatividad son las que utilizan este tipo de flujo de trabajo.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Ventajas de los flujos de trabajo
Mejora la asignación de tareas y responsabilidades
Los flujos de trabajo estructuran cada proceso para llegar a un determinado fin y clarifican cómo y en qué orden se debe hacer cada tarea. Aunque sea de una forma más general, el flujo de trabajo clarifica las tareas que deben realizar directivos y trabajadores y facilita la toma de decisiones.
Aumenta la productividad
La asignación de tareas evita duplicidades o procesos innecesarios y permite que los empleados puedan administrar mucho mejor su tiempo y se centren más en las funciones más importantes de cada proyecto.
Automatiza procesos y decisiones
Los flujos de trabajo permiten que los empleados sepan mejor qué tienen que hacer en cada momento y que se automaticen las tareas y decisiones con lo que se gana tiempo y productividad.
La automatización permite que determinados proyectos que se hacían de forma manual pasen a realizarse sin que tenga que intervenir ningún trabajador. En el caso de la gestión de documentos en la que la capacidad para automatizar una gran cantidad de procesos como el archivo o la clasificación es muy amplia.
Estandarización de resultados
Es, quizá, el objetivo fundamental de los flujos de trabajo y el gran valor que aporta a la empresa. El flujo de trabajo marca el proceso que se ha de seguir para llevar a cabo un trabajo y todos los empleados saben que deben seguir ese mismo sistema o método para sacar adelante los proyectos similares.
Estandarizar los procesos permite también crear una identidad de empresa muy definida con niveles de calidad constantes y resultados esperables para cualquier cliente.
Facilita la adaptación de nuevos empleados
La existencia de flujos de trabajo automatizados hace que la asimilación de nuevos empleados por parte de la empresa sea mucho más sencilla ya que los procesos quedan definidos con claridad y el nuevo trabajador tiene muchas menos opciones de encontrarse con imprevistos o situaciones en las que no sepa qué hacer.
Por ejemplo, en el caso de la gestión de documentos como una factura, si el flujos de trabajo establecen una serie de pasos automáticos como el archivo de la factura tan pronto como llegue o que sea enviado a un determinado responsable, el empleado podrá realizar sus tareas de una forma mucho más sencilla.
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Mejora la evaluación de la empresa
Disponer de flujos de trabajo permite acceder mejor a la información sobre el funcionamiento de la organización y el trabajo. De esta forma, se dispone de una herramienta más para evaluar el funcionamiento de la empresa y detectar posibles carencias.
