Ante la necesidad empresarial de mejorar como organización y de optimizar el desempeño de los empleados, es imprescindible una reforma organizacional. Para lograr a cabo esta rigurosa labor, es fundamental gestionar el personal recurriendo a un organizador de turnos de trabajo.

Un organizador de turnos de trabajo, es una herramienta que facilita la asignación de turnos laborales de acuerdo a las necesidades de la empresa. Estas necesidades pueden ser de carácter operativo o de producción y juegan un papel importante en el desempeño de esta.

Contar con un organizador de turnos permitirá la distribución de los empleados de una forma más equitativa, reflejándose en un mejor ambiente laboral. Además beneficiará la labor del personal de recursos humanos, automatizando y mejorando los procesos.

¿Cómo se utiliza un organizador de turnos?

En primera instancia se parte de un análisis de las prioridades de la empresa, de manera que lo que se quiera priorizar vaya de la mano con la jornada. A partir de este análisis se crean los cuadrantes horarios, tomando en cuenta lo que le convenga tanto al empleador como a los trabajadores.

Una vez creados los cuadrantes, se pondrá en marcha la utilización de un tipo de sistema de organización de turnos tales como los siguientes:

  • Sistemas manuales

Cómo su nombre lo indica los sistemas manuales son métodos que carecen de algún tipo de automatización. Anteriormente se utilizaban hojas de papel para organizar los turnos de trabajo, en ellas se consignaba los días laborales y a quien le correspondía cubrir ese turno.

Este tipo de sistema manual, se solía utilizar en pequeñas y hasta medianas empresas. Pero implica una dificultad operacional, debido a que no se puede automatizar y tiene poca adaptabilidad a los cambios.

  • Software y sistemas automáticos

Existen sistemas capaces de asignar los turnos de trabajo de forma automática y con mayor eficiencia de un sistema manual. Estas nuevas tecnologías son un aliado muy importante en materia de organización y un ahorro significativo para la compañía.

Papershift es un programa ideal para gestionar los turnos de los empleados, simplificando esta labor y reduciendo el tiempo de planificación. Además gracias a su adaptabilidad y versatilidad es posible realizar cambios y modificaciones en línea.

Asimismo la gestión de una gran cantidad de empleados y personalización de turnos por departamentos o por empleados, demuestra las capacidades de una app como Papershift. Ese valor agregado es el que hace de Papershift la herramienta perfecta para las empresas.

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¿Qué es el cuadrante horario?

Un cuadrante horario o cuadrante de trabajo hace referencia a la manera de planificar u organizar el horario de un trabajador o trabajadores. Dentro de los cuadrantes horarios se especifica la hora de inicio y la de finalización de la jornada de trabajo, adicional a los días laborales y los de descanso según el calendario laboral.

Los cuadrantes horarios se suelen utilizar a manera de esquema para garantizar la cobertura de las horas que necesita una empresa para funcionar.

La periodicidad de un cuadrante horario dependerá de lo que instaure la empresa por ello, pueden haber cuadrantes sin modificaciones durante un largo periodo, o al contrario con una periodicidad de cambio regular por ejemplo cada tres, cuatro o seis meses.

Organizador turnos de trabajo

4 Aspectos claves para elaborar un cuadrante horario

    1. Tomar en cuenta las preferencias de los trabajadores
    2. Cumplir a cabalidad con las horas de descanso del empleado entre jornada y jornada.
    3. La comunicación es otro aspecto fundamental para el funcionamiento de un cuadrante horario.
    4. Dar a conocer cualquier cambio o modificación con suficiente tiempo de antelación.

¿Qué son los turnos rotativos y para qué sirven?

Los turnos de trabajo rotativos son jornadas laborales que tienen la particularidad de rotar. Este tipo de rotación es establecida por la empresa en acuerdo con los empleados. Así cómo se trabaje una semana en la mañana puede que la próxima semana se rote de jornada.

Este tipo de turno cumplen una funcionalidad para permitir que las organizaciones funcionen las 24 horas, o en muchos casos también aplican a incrementar la productividad de producción.

Características de los turnos rotativos

  • Turnos disponibles

Establecer los diferentes turnos para poner a disposición entre los empleados, departamentos y divisiones de la empresa.

  • Patrones

Los patrones de turnos rotativos son esquemas o guías para designar la rotación de los turnos. Cada patrón está diseñado esencialmente a merced de las necesidades operativas y productivas de las empresas. Los tipos de patrones más utilizados son:

Patrón 6×2: la denominación 6×2 indica que el empleado trabajará 6 días y descansará 2.

Patrón 5×2: Designado usualmente a personas que trabajan de Lunes a viernes y descansan el fin de semana.

Patrón 4×3: Este patrón lo suelen utilizar empresas que funcionan todo el día debido a que se trabaja 4 días con jornadas muy extensas para poder descansar 3 días.

¿Cuáles son las ventajas de usar un organizador de turnos?

  • Al implementar un organizador de turnos se promueve la productividad y el aumento del rendimiento de los empleados.
  • Otra de las ventajas de un organizador de turnos de trabajo, es la reducción del absentismo y mejora del ambiente laboral.
  • Participación de los empleados para escoger el turno que más se adapte a su situación particular, de modo tal que permita el libre ejercicio tanto de su vida laboral y personal.
  • La fácil recopilación de datos del empleado tales como: la disponibilidad de los empleados, novedades respecto a la jornada laboral, ausencias, personal de vacaciones y más información relevante y destacada que sirve a la empresa para mejorar día a día en su desempeño.

¿Cuáles son las desventajas de un organizador de turnos de trabajo?

  • Principalmente un organizador de turnos brinda más beneficios que desventajas, sin embargo, si al momento de escoger el sistema se elige uno que no sea el adecuado, la empresa puede llegar a sufrir muchas complicaciones.
  • Es por ello que los aplicativos para crear cuadrantes de trabajo y asignar turnos son la mejor opciones para cualquier empresa, sirviendo como apoyo al departamento de recursos humanos, beneficiando proceso de la empresa y por ende beneficiando al empleado.

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