Rechtssichere Dienstplanung & Zeiterfassung für die Gastronomie
In der Gastronomie muss Personalplanung flexibel sein. Mit Papershift planen Sie Bar, Küche & Service inklusive Nacht- und Splittschichten in einem System. Offene Schichten sind schnell neu besetzt, Zuschläge werden automatisch berechnet und Sie sind für die Vorgaben ab 2027 vorbereitet.
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Dienstplan, Zeiterfassung und Lohn im Gastgewerbe: wenn Einzellösungen an ihre Grenzen stoßen
Ob Excel-Tabellen, WhatsApp-Gruppen oder mehrere Einzellösungen: Wenn Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung getrennt laufen, kostet jede Änderung Zeit. Spätestens am Monatsende müssen alle Daten mühsam zusammengeführt werden.
Gerade im Gastgewerbe wird das schnell zum Engpass. Nacht- und Splittschichten, viele Aushilfen und Minijobber, kurzfristige Ausfälle und Saisonspitzen machen die Planung komplex. Gleichzeitig gehen Schichtwechsel in WhatsApp-Gruppen schnell unter und manuelle Nachweise erhöhen den Verwaltungsaufwand.
Dienstplanung, Zeiterfassung und Zuschläge – mit Papershift in einem System
Papershift bringt Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Zuschläge an einem Ort zusammen – speziell für die Anforderungen von Gastronomie und Hotellerie. Alle Daten fließen kombiniert direkt in die Lohnabrechnung.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Ein System statt drei getrennte Tools – ein Login, ein Datenstand
- Nacht- und Splittschichten korrekt abgebildet, statt manueller Sonderfall
- Zuschläge automatisch berechnet und in die Lohnabrechnung übergeben
- Offene Schichten in Minuten statt Stunden neu besetzt
Die wichtigsten Funktionen für Ihre Personalplanung im Gastgewerbe
Zeit flexibel erfassen
Mitarbeiter stempeln per App, Terminal oder Browser. Arbeitszeiten und Zuschläge werden zentral erfasst und per DATEV Export an die Lohnabrechnung übergeben.
Komplexe Schichten abbilden
Nacht, Splitt und Tagwechselschichten werden sauber abgebildet. Arbeitszeiten ordnet Papershift automatisch dem richtigen Tag zu, ohne manuelle Sonderfälle.
Offene Schichten schnell besetzen
Bei kurzfristigen Ausfällen geben Sie offene Schichten direkt frei. Passende Mitarbeiter sehen sie in der App und können sofort zusagen.
Zuschläge automatisch abrechnen
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge werden automatisch berechnet. Dadurch wird manuelle Nacharbeit am Monatsende reduziert.
Mindestbesetzung sicherstellen
Definieren Sie die benötigte Besetzung für Küche, Service oder Bar. Unter und Überbesetzungen erkennen Sie direkt bei der Planung.
Standorte zentral planen
Planen Sie mehrere Betriebe in einem Account, setzen Sie Mitarbeiter standortübergreifend ein und verwalten Sie Arbeitszeiten zentral an einem Ort.
Rechtssichere Zeiterfassung für die Gastronomie – und bereit für 2027
Das Gastgewerbe ist Fokusbranche der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (§2a SchwarzArbG) mit häufigen, unangekündigten Prüfungen. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen Sie dabei sofort dokumentieren können (§17 MiLoG).
Mit Papershift führen Sie diese Nachweise lückenlos und digital – prüfsicher bei der nächsten FKS-Kontrolle.
Countdown 2027 – was auf die Gastronomie zukommt
Digitale Entgeltunterlagen (§8 BVV)
Ab 01.01.2027 müssen Arbeitszeitnachweise, Zuschlagskonten und Verträge elektronisch und revisionssicher geführt werden – die Papier-Befreiung endet zum 31.12.2026.
Elektronische Zeiterfassung
Die tägliche elektronische Arbeitszeiterfassung (ArbZG) ist als Gesetz geplant (vorauss. 2027, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße). Von Hand lassen sich Nacht- und Splittschichten kaum noch sauber erfassen.
Steigender Mindestlohn
13,90 €/Std. seit 2026, 14,60 €/Std. ab 2027 – höherer Kosten- und Dokumentationsdruck, gerade bei Minijobbern und Aushilfen.
Mit Papershift erfassen Sie Arbeitszeiten und Zuschläge schon heute digital, maschinell auswertbar und geordnet – und sind auf jede Prüfung vorbereitet.
Warum Papershift für Gastronomie & Hotellerie wählen
- Branchenexpertise Gastronomie & Hotellerie: Als Partner des BDT (Bundesverband deutscher Diskotheken und Tanzbetriebe) kennen wir die Anforderungen von Nacht-, Event- und Gastgewerbe aus erster Hand.
- Sofort testen statt warten: 14 Tage kostenlos, ohne verpflichtenden Demo-Termin.
- DATEV-nativ: Stunden und Zuschläge fließen direkt in die Lohnabrechnung – keine manuelle Übertragung.
- Faire, transparente Preise: planbar auch für inhabergeführte Betriebe und wachsende Ketten.
- Deutschsprachiger Support: schnelle, freundliche Hilfe von einem Team, das das Gastgewerbe kennt.
- DSGVO-konform und skalierbar: EU-Hosting und eine Plattform, die vom Einzelrestaurant bis zur Systemgastronomie mitwächst.
So läuft Personalplanung mit Papershift im gastronomischen Alltag
Schritt 1: Schichtplan erstellen
Sie hinterlegen die Mindestbesetzung für Küche, Service, Bar oder Housekeeping und erstellen den Schichtplan inklusive Nacht- und Splittschichten in Minuten.
Schritt 2: Offene Schicht sofort neu besetzen
Bei einer Krankmeldung geben Sie die Schicht frei. Passende Mitarbeitende sehen sie direkt in der App und können zusagen.
Schritt 3: Zeit erfassen & abrechnen
Ihre Mitarbeitenden stempeln am Terminal, per App oder im Browser. Zuschläge werden automatisch berechnet und per DATEV-Export an die Lohnabrechnung übergeben.
Für jeden Betrieb im Gastgewerbe
- Restaurantketten & Systemgastronomie: mehrere Standorte zentral planen, Springer koordinieren, Stunden aller Filialen automatisch nach DATEV.
- Hotellerie mit Restaurant & Bankett: Rezeption, Küche, Service und Housekeeping über alle Bereiche und Schichten hinweg fair besetzen.
- DATEV-nativ: Stunden und Zuschläge fließen direkt in die Lohnabrechnung – keine manuelle Übertragung.
- Inhabergeführte Restaurants: den Wochenplan in Minuten statt Stunden erstellen und Schichttausch über die App abwickeln.
- Bar-, Event- & Nachtgastronomie: Nacht-, Wochenend- und Feiertagsschichten mit korrekter Zuschlagsabrechnung. Als Partner des BDT sind wir eng mit der Branche verbunden.
Tausende Gastro- und Hotelbetriebe planen mit Papershift
So beschreiben uns unsere Kunden auf OMR Reviews.
Früher hing der Plan einfach ausgedruckt in der Küche und wenn man nicht da war, hatte man Pech. Jetzt sehe ich jederzeit, wann ich arbeite, wer sonst eingeteilt ist und ob Urlaube genehmigt sind. Gerade bei uns im Gastro Alltag ist es gut, schnell auf sowas zugreifen zu können. Man spart sich einfach Zeit und Abstimmungsaufwand.
Lara, Kellnerin im Café Bar MalefizPapershift ist recht einfach bedienbar und reicht für unsere Anforderungen aus. Der Dienstplan ist übersichtlich und bei der Zeiterfassung werden gesetzliche Pausen automatisch berücksichtigt. Auch die Abwesenheiten (z. B. Urlaubskontigenten) funktionieren recht gut. Der Support antwortet meist sehr schnell.
Frank, Storemanager bei der Cheesehead GmbH
Noch mehr Ordnung: die digitale Personalakte von Papershift
Für die vollständig revisionssichere Ablage aller Entgeltunterlagen, Verträge und Qualifikationsnachweise ergänzt die digitale Personalakte von Papershift die Dienst- und Zeitplanung – ideal, wenn Sie auch Ihre HR-Dokumentation fit für 2027 machen wollen.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Dienstplan & Zeiterfassung für die Gastronomie
Ist Papershift rechtssicher für die Zeiterfassung in der Gastronomie?
Ja. Papershift erfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit digital und maschinell auswertbar – so, wie es das Mindestlohngesetz (§17 MiLoG) und das Arbeitszeitgesetz vorschreiben. So haben Sie bei FKS-/Zollprüfungen lückenlose, digitale Nachweise statt Papier, Excel oder getrennten Tools.
Bildet Papershift Nacht- und Splittschichten korrekt ab?
Ja. Schichten über Mitternacht, geteilte Dienste und die 24-Stunden-Betrachtung sind Standard. Arbeitszeiten werden dem richtigen Tag zugeordnet – ohne manuelle Sonderfälle.
Werden Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge automatisch berechnet?
Mit dem Zuschläge-Add-on berechnet Papershift Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge automatisch und übergibt sie an die Lohnabrechnung – eine saubere Grundlage für steuerfreie Zuschläge nach §3b EStG.
Kann ich mehrere Standorte oder Filialen planen?
Ja. Sie verwalten mehrere Betriebe in einem Account, koordinieren Springer standortübergreifend und exportieren die Stunden aller Standorte gebündelt nach DATEV.
Eignet sich Papershift auch für Saisonkräfte in der Gastronomie?
Ja. Saisonkräfte und Aushilfen legen Sie schnell an und planen sie in bestehende Schichtpläne ein. Arbeitszeiten und Zuschläge werden auch bei kurzfristigen Einsätzen automatisch korrekt erfasst.
Was ändert sich 2027 für die Gastronomie?
Ab 01.01.2027 müssen entgeltrelevante Unterlagen digital und revisionssicher geführt werden (§8 BVV); zusätzlich ist eine elektronische Arbeitszeiterfassung gesetzlich geplant. Papershift deckt die digitale Erfassung von Arbeitszeit und Zuschlägen ab; für die vollständige Ablage aller Entgeltunterlagen und Verträge ergänzt die digitale Personalakte von Papershift die Lösung.
Kann ich Papershift kostenlos testen?
Ja. Sie testen Papershift 14 Tage kostenlos und unverbindlich – ohne verpflichtenden Demo-Termin und ohne Kreditkarte.
Gibt es eine App für Mitarbeitende?
Ja. Mitarbeitende sehen ihren Dienstplan mobil, tauschen Schichten, übernehmen offene Schichten und stellen Urlaubsanträge direkt in der App.
Für welche Betriebsgrößen eignet sich Papershift?
Vom inhabergeführten Restaurant über Hotels bis zur Systemgastronomie mit mehreren Standorten. Besonders effizient wird es bei schwankendem Personalbedarf, vielen Aushilfen und mehreren Bereichen oder Filialen.
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- Julian
Customer Success
- Sandro
Customer Support