Mehr Eigenverantwortung, weniger Excel – wie ein Ehrenamtsteam seine Schichtplanung neu organisiert hat
Für die monatliche Einsatzplanung arbeitete das ehrenamtliche Beratungsteam bislang mit einer Kombination aus Excel-Tabellen und händischen Urlaubstabellen. Die monatliche Besetzung wurde manuell erstellt, anschließend als PDF aufbereitet und verteilt. Das funktionierte – war aber auf Dauer weder effizient noch übersichtlich. Gerade bei wechselnden Verfügbarkeiten, Urlaubszeiten oder kurzfristigen Änderungen stieß das System schnell an seine Grenzen.
So entstand der Wunsch nach einer flexibleren, digitalen Lösung, die sowohl für die Koordination als auch für das Team alltagstauglich ist.
Die Entscheidung: Intuitiv, zuverlässig & fair kalkuliert
Nach dem Test von vier verschiedenen Tools fiel die Wahl schließlich auf Papershift. Ausschlaggebend war die einfache Bedienung – sowohl für die Ehrenamtlichen als auch für die Organisator:innen im Hintergrund.
„Die Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung, sowohl für Admins als auch das Team.“
Hinzu kam ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis, das insbesondere für gemeinnützige Organisationen ein wichtiger Faktor ist. Auch die kontinuierliche Weiterführung der Planung ohne monatliches Neuanlegen wurde als echtes Plus empfunden. Dass bei Rückfragen ein hilfsbereiter Support zur Seite steht, rundete das Gesamtpaket ab.
Der Einstieg: Schnell akzeptiert, sofort nutzbar
Die Einführung von Papershift verlief unkompliziert und überraschend schnell – auch weil das Team die Umstellung offen und konstruktiv aufgenommen hat.
„Wir fanden es erstaunlich einfach. Wurde auch von den Ehrenamtlichen gut aufgenommen.“
Gerade bei digitalen Neuerungen im Ehrenamtskontext ist es entscheidend, dass alle Beteiligten sich gut zurechtfinden – das war hier von Anfang an der Fall.
Das Feedback zum neuen Tool war durchweg positiv – nicht nur, weil sich Prozesse vereinfachten, sondern weil auch neue Möglichkeiten zur Mitgestaltung entstanden.
Im Alltag: Mehr Überblick – und neue Dynamik im Team
Heute nutzt das Team die Software für die tägliche Einsatzplanung. Besonders hilfreich ist der direkte Blick in die Verfügbarkeiten: Ein Klick auf eine Schicht genügt, um zu sehen, wer gerade Zeit hat oder im Urlaub ist. Auch kleine Notizen, wie etwa verspätete Ankunftszeiten, lassen sich ganz einfach hinterlegen.
„Mehr Aktivität und Selbstinitiative der Beratenden.“
Papershift hat nicht nur für mehr Übersicht gesorgt, sondern auch die Rolle der Ehrenamtlichen gestärkt: Die Mitglieder tragen sich eigenständig in Schichten ein und bringen sich aktiv in die Planung ein. Dadurch entsteht eine neue Dynamik – Verantwortung wird geteilt, der Überblick bleibt dennoch erhalten. Die Admins begleiten diese Entwicklung unterstützend, müssen aber nicht mehr alles allein im Blick behalten.
Fazit: Einfach, schön, funktional
Der größte Mehrwert liegt für das Team in der Kombination aus Klarheit, Eigenständigkeit und digitaler Entlastung. Die eingesparte Zeit, die reibungslosere Abstimmung und das gestärkte Verantwortungsbewusstsein der Ehrenamtlichen sprechen für sich.
„Einblick in die Verfügbarkeit (wenn man in eine Schicht klickt, sieht man, wer verfügbar ist bzw. nicht in Urlaub ist). Und dass die Beratenden sich eigenständig aus- und eintragen können.“
Papershift hat nicht nur die Planung vereinfacht – sondern den Teamalltag auf eine neue, moderne Basis gestellt.
Koordinator Opfer-Telefon
