Die Tafeln und AStA Universität Mannheim

 

Wie Papershift das Ehrenamt bei der Tafel effizienter macht: Ein Erfahrungsbericht

Zeit ist ein kostbares Gut – besonders im Ehrenamt. Die Organisation und Verwaltung von Schichten darf deshalb nicht zur Belastung werden. Wie sich die Tafel für Papershift als digitale Lösung entschieden hat, welche Vorteile sich daraus ergeben haben und warum sie es sofort weiterempfehlen würden, zeigt unser kurzes Interview mit Wanja. Er ist Vorstand des AStA der Universität Mannheim und unterstützt die Tafel vor Ort.

Der Weg zur Entscheidung: Von WhatsApp-Gruppen zu strukturierter Planung
Bevor sich die Tafel für Papershift entschied, standen sie vor der Herausforderung, Schichten effizient und übersichtlich zu planen – mit einem möglichst geringen Aufwand für alle Beteiligten. Erste Überlegungen drehten sich um einfache Tools wie digitale Kalender oder Chatgruppen. Doch diese Lösungen waren letztlich zu unstrukturiert für die Anforderungen des Teams.

„Papershift ist super intuitiv, man braucht keine extra App und es ist sehr übersichtlich. Das ist für unsere Ehrenamtlichen, die wenig Zeit haben, sich irgendwo hineinzufuchsen, perfekt.“

Die Entscheidung fiel daher auf Papershift – eine Lösung, die auf Anhieb überzeugte.

Schnelle Einführung, einfache Nutzung
Die Implementierung von Papershift verlief für das Team überraschend reibungslos. Auch ohne technische Vorkenntnisse fanden sich alle schnell zurecht. Lediglich im mobilen Browser gab es kleinere Herausforderungen, die aber keinen bleibenden Eindruck hinterließen.

„Papershift ist in in der Handhabung sehr einfach, nur bei dem Handybrowser wurde es manchmal ein wenig unübersichtlich dargestellt.“

Das Feedback aus dem Team war durchweg positiv – ein Zeichen dafür, dass digitale Lösungen im Ehrenamt funktionieren können, wenn sie intuitiv gestaltet sind.

Weniger Aufwand, mehr Eigenverantwortung
Die Hauptfunktion, die das Team nutzt, ist der Schichtplan. Jeder trägt sich selbst ein – das spart Koordinationsaufwand und fördert Eigenverantwortung.

„Das Management des Schichtplans braucht kaum Kapazitäten, da sich dann jeder selbst um seine Schichten kümmern kann.“

Obwohl nur ein Teil der Funktionen von Papershift genutzt wird, ist der Effekt spürbar: weniger Chaos, mehr Übersicht und deutlich weniger Aufwand in der Schichtplanung.

Fazit: Eine klare Empfehlung für alle, die effizienter arbeiten wollen.
„Übersichtlich, effizient, intuitiv“ – so beschreibt das Team Papershift in drei Worten. Eine einfache, digitale Lösung, die nicht nur die Organisation erleichtert, sondern auch das Miteinander fördert.

„Ein online Schichtplan schafft so viel mehr Flexibilität, es schafft Transparenz.“