„H1 Cafe und Blumen“: Dienstplanung digital statt WhatsApp-Chaos
Im „H1 Cafe und Blumen“ in Ettlingen gehören handgeschriebene Dienstpläne, Excel-Listen und lange WhatsApp-Abstimmungen der Vergangenheit an. Mit Papershift plant Inhaberin Sophia Dienste, Urlaube und Arbeitszeiten heute digital, transparent und deutlich entspannter.
Die Herausforderung
Dienstplanung klingt in kleinen Teams oft erstmal überschaubar. In der Praxis sieht es aber anders aus: Wenn Schichten per Hand oder in Excel geplant werden, kostet jede Änderung Zeit.
Für Sophia, Inhaberin von H1 Cafe und Blumen, wurde vor allem die Abstimmung im Alltag schnell aufwendig. Wenn jemand krank wurde oder kurzfristig ausfiel, musste neu geplant, telefoniert und geschrieben werden. Dazu kamen Urlaube, Verfügbarkeiten und die Frage, ob wirklich jeder Mitarbeiter den aktuellen Plan gesehen hat.
Gerade in einem Betrieb, in dem Cafe-Alltag und Blumenaufträge parallel laufen, ist Zeit besonders wertvoll. Die Dienstplanung sollte deshalb einfacher, transparenter und weniger fehleranfällig werden.
Die Lösung
Mit Papershift organisiert Sophia die Dienstplanung heute digital an einem zentralen Ort.
Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten und Abwesenheiten direkt eintragen. Dadurch sieht Sophia schon beim Planen, wer verfügbar ist und wer nicht. Urlaube werden automatisch berücksichtigt, sodass Mitarbeiter gar nicht erst versehentlich eingeplant werden.
Besonders praktisch im Alltag: Mitarbeiter können sich selbst auf offene Schichten bewerben. Sophia muss diese anschließend nur noch mit wenigen Klicks bestätigen
Auch die digitale Stempeluhr ist im Einsatz. So wird die gesetzlich verpflichtende Zeiterfassung einfach und transparent abgebildet.
Der Nutzen im Alltag
Heute kann jeder Mitarbeiter direkt in der App sehen, wann er arbeitet. Dienstpläne müssen nicht mehr ausgedruckt oder einzeln verschickt werden.
Für Sophia bedeutet das weniger WhatsApp-Nachrichten, weniger Telefonate und deutlich mehr Ruhe in der Organisation. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für das, worum es im H1 Cafe und Blumen eigentlich geht: Gäste, Aufträge und den Arbeitsalltag im Cafe.
Auch das Team kommt gut mit Papershift zurecht. Die Kommunikation ist transparenter geworden und alle wissen selbst, wann sie eingeplant sind.
Auch meine Mitarbeiter kommen sehr gut mit Papershift zurecht. Es hat nicht lange gedauert, bis es funktioniert hat.
Sophia PartsosInhaberin H1 Cafe und Blumen
So bleibt weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für das, was den Laden ausmacht: Cafe, Blumen und persönliche Begegnungen.
Als Gründer macht man sich viele Gedanken, mit welchem Programm und welchem Anbieter man zusammenarbeiten möchte. Ich kann wirklich empfehlen, Dienstplanung mit Papershift digital umzusetzen, weil es sehr unkompliziert ist. Besonders wichtig ist für mich auch der persönliche Kontakt. Es ist zwar digital, aber man hat trotzdem Menschen an der Seite, die einem bei Problemen helfen. Das ist im digitalen Zeitalter ultra wichtig.
Sophia PartsosInhaberin H1 Cafe und Blumen
Fazit: Für H1 Cafe und Blumen ist Papershift heute ein wichtiger Teil der täglichen Organisation. Die Dienstplanung ist einfacher, Urlaube und Verfügbarkeiten sind direkt sichtbar und das Team hat jederzeit Zugriff auf den aktuellen Plan.
Der Einstieg war unkompliziert und das Team hat Papershift schnell angenommen.
Besonders praktisch: Jeder Mitarbeiter kann direkt in der App sehen, wann gearbeitet wird und offene Schichten einfach selbst übernehmen
Es ist einfach sehr transparent und klar für alle. Deswegen würde ich das jetzt auch nicht mehr austauschen wollen.
Sophia PartsosInhaberin H1 Cafe und Blumen
Für Sophia war von Anfang an wichtig, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der nicht nur digital funktioniert, sondern auch persönlich erreichbar bleibt.
Genau das schätzt sie an Papershift besonders: einfache Prozesse kombiniert mit persönlichem Support.
So wurde aus einer aufwendigen Dienstplanung ein digitaler Ablauf, der dem gesamten Team den Arbeitsalltag erleichtert.
Sophia Partsos
Inhaberin H1 Cafe und Blumen
