Landesgartenschau Oberhessen 2027 gGmbH

Bei der Landesgartenschau (LGS) Fulda 2023 stand das Team vor einer großen Aufgabe: die Planung und Koordination von Gästeführungen und Ehrenamtseinsätzen. Bisher lief alles über klassische Excel-Listen und Telefonketten. Beatrix, damals im Ticketing-Bereich tätig, sprang vertretungsweise bei der Gästeführer- und Ehrenamtsplanung ein. Sie erinnert sich noch gut daran, wie aufwendig alles war:

Wir hatten jemanden abgestellt, der gerade in Bezug bei den Führungen wirklich den Hörer zur Hand genommen hat und die Excel-Liste neben sich liegen hatte und durchtelefoniert hat.

BeatrixSponsoring & Kooperation, Landesgartenschau Oberhessen 2027 gGmbH

Lösung

Die Entscheidung fiel auf Papershift, weil die Software eine zentrale Planung und Vergabe von Führungen und Ehrenamts-Schichten ermöglichte. Beatrix beschreibt, dass Führungen und Termine direkt im System eingestellt und vergeben werden können. Auf diese Weise waren alle Einsätze transparent erfasst und die Organisation wurde deutlich vereinfacht.

Die Entscheidung für Papershift

Ausschlaggebend für die Wahl von Papershift war vor allem die Zeitersparnis und die klare Struktur: Beatrix erklärt, dass das Team „kein zusätzliches Personal mehr brauchte und alles im System dokumentiert war. Außerdem konnte man schnell Ersatz buchen, wenn jemand abgesprungen ist.“

Erste Schritte & Einführung

Als Urlaubsvertretung stieg Beatrix ohne Einarbeitung direkt ein. Innerhalb kürzester Zeit konnte sie sich in das System einarbeiten: „Ich hatte keine Einarbeitung […] und habe innerhalb von zehn Minuten, die meine Kollegin mir das [gezeigt hat, alles verstanden].”

Diese Erfahrung zeigte ihr, wie leicht verständlich und praxisnah Papershift ist, auch für jemanden, der das System vertretungsweise nutzt.

Praktischer Nutzen im Alltag

Besonders hilfreich war die Software bei kurzfristigen Änderungen: Beatrix konnte sofort sehen, wer verfügbar war, ohne mühsam in Ordnern oder Excel-Listen nachschauen zu müssen. Sie erinnert sich:

Gerade kurzfristige Einsätze haben sich damit deutlich vereinfacht.

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Blick nach vorn – LGS 2027

Heute ist Beatrix bei der Landesgartenschau Oberhessen 2027 gGmbH im Bereich Sponsoring und Kooperationen tätig. Die kommenden Aufgaben werden komplexer: Erstmals arbeiten elf Kommunen zusammen, die Organisation verteilt sich auf zwei Geländeteile über 25 Kilometer, und die Zahl der beteiligten Gästeführer und Ehrenamtlichen steigt erheblich. Für Beatrix ist klar, dass ein Tool wie Papershift gerade in dieser erweiterten Struktur unverzichtbar ist:

Wenn wir das auf Papierform oder in Excel machen würden, wäre es viel zu unübersichtlich. Mithilfe des Programms lässt sich alles viel besser zuordnen und einsortieren. Auch für die Person, die den Überblick behält, ist das eine enorme Erleichterung.

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Fazit & Empfehlung

Beatrix empfiehlt Papershift aktiv weiter. Sie findet, dass Papershift gerade für die Planung von Führungen “ein super Tool […] für die Zukunft [ist].“

Es ist einfach zu bedienen. Es erleichtert den Arbeitsalltag. Es ist auch leicht verständlich.