Primarschule Uster

 

Wie wachsende Strukturen die manuelle Einsatzplanung an ihre Grenzen brachten

Die Tagesstrukturen Uster haben in den letzten Jahren starkes Wachstum erlebt: mehr Standorte, mehr Kindergruppen und mehr Mitarbeitende. Damit stiegen die Anforderungen an Planung und Koordination deutlich. Die bisherige Organisation per Excel, E-Mail und Telefon stieß bei kurzfristigen Einsätzen, Vertretungen und wechselnden Verfügbarkeiten an Grenzen. Jede Planungsrunde kostete Zeit, begünstigte Fehler und verzögerte Entscheidungen. Gesucht war eine Lösung, die Diensteinteilungen einfach, transparent und verlässlich macht – ohne das Budget zu sprengen.

Der Schritt in die Digitalisierung
Bei der Suche nach einer Lösung stand von Anfang an ein Ziel im Vordergrund: Die Prozesse sollten einfacher werden, ohne das vorhandene Budget zu sprengen. Es ging nicht um die größte Funktionsvielfalt, sondern darum, die tägliche Arbeit verlässlich zu entlasten. In Papershift fanden sie genau das passende System.

„Papershift war die einzige digitale Lösung in unserem Budget, die den Prozess deutlich vereinfachen konnte – das war letztlich der entscheidende Punkt für unsere Wahl.“

Ein nahtloser Start
Die Einführung verlief überraschend reibungslos. Während neue Software oft eine gewisse Eingewöhnung erfordert, war Papershift vom ersten Tag an einsatzbereit. Die neue Struktur wurde schnell in den Alltag integriert. Dienstpläne ließen sich einfacher erstellen, das Team war sofort besser eingebunden und erste Verbesserungen zeigten sich unmittelbar.

„Papershift funktionierte vom ersten Tag an tadellos – ein seltener Glücksfall in unserer Erfahrung mit Softwarelösungen.“

Auch das Team war schnell überzeugt und alle Beteiligten konnten sofort eine spürbare Entlastung feststellen.

Heute ist Papershift fest im Arbeitsalltag verankert. Die Schichtplanung läuft digital und in Echtzeit. Jeder sieht sofort, welche Einsätze anstehen. Diese Transparenz vermeidet Missverständnisse, spart Zeit und erleichtert die Zusammenarbeit. Statt unterschiedlicher Versionen von Excel-Tabellen gibt es nun eine verlässliche Informationsquelle für alle.

„Besonders hilfreich ist, dass alle dieselben Informationen in Echtzeit sehen – ohne Verzögerungen.“

Ein Wendepunkt zur richtigen Zeit
Ein echter Härtetest war der Übergang ins neue Schuljahr. Personelle Veränderungen und organisatorische Umstellungen hätten früher für Stress gesorgt. Dieses Mal blieb alles übersichtlich. Die Planung verlief ruhig und flexibel, selbst kurzfristige Änderungen konnten unkompliziert umgesetzt werden.

„Dank Papershift konnten wir die Einsätze trotzdem reibungslos steuern – das war ohne digitale Unterstützung früher kaum möglich.“

Fazit: Eine Entscheidung, die sich täglich auszahlt
Papershift hat nicht nur geholfen, ein wachsendes Organisationsproblem zu lösen, sondern hat den Arbeitsalltag für alle Beteiligten spürbar verbessert.

„Zuverlässig, intuitiv, unkompliziert. Eine Entscheidung, die wir nie bereut haben“