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Para tomar las decisiones correctas hay que contar con datos fiables y precisos. El día a día impide, en ocasiones, tener una visión más general y amplia del funcionamiento de la empresa y esta fotografía de la entidad como un todo es la que pretende ofrecer un cuadro de mando.
El cuadro de mando integral permite acceder a los datos más importantes de la empresa de una forma clara y sencilla y, a partir de esta información y su análisis, tomar las mejores decisiones para el funcionamiento de la organización.
¿Qué es un cuadro de mando integral?
El cuadro de mando es una herramienta de gestión empresarial que recoge indicadores de las diferentes áreas de la empresa.
El cuadro de mando integral (CMI) fue desarrollado en 1992 por los economistas estadounidenses Robert Kaplan y David Norton y nació como una evolución de los cuadros de mando existentes hasta entonces, centrados únicamente en los datos financieros.
El cuadro de mando puede realizarse a través de un software específico, mediante Excel o con la ayuda de un software empresarial como Papershift que facilita mucho con los datos necesarios. De esta forma toda la información relativa al cumplimiento de los horarios, las ausencias y los turnos de trabajo se puede conseguir fácilmente e incorporarlos al cuadro de mando.
Ventajas del uso de cuadros de mando
Algunas de las ventajas ya las hemos mencionado, pero las más importantes son:
Ofrece información muy completa sobre la situación de la empresa
Los datos que proporciona un cuadro de mando proporcionan información sobre la empresa desde distintos ángulos y esta visión más completa permite que la toma de decisiones sea mucho más eficaz.
Ayuda a diseñar estrategias de futuro
El cuadro de mando integral CMI ofrece una imagen real y actual de la empresa. A partir de ella se pueden configurar las estrategias de futuro que deben servir para mejorar los resultados y avanzar en el rendimiento y en una organización más eficiente de la entidad.
Mejora el internal business
El cuadro de mando permite conocer mejor procesos internos que pueden pasar desapercibidos para los directivos o los responsables de la empresa y ayuda a afinar mejor la organización y el funcionamiento interno de la empresa.
También contribuye a obtener datos muy valiosos sobre la situación del personal y su grado de satisfacción en la empresa que pueden utilizarse para otras actividades de Recursos Humanos.
Puede actualizarse en cualquier momento y facilita la evaluación
El cuadro de mando aporta datos medibles y concretos sobre las distintas actividades que integran el sistema empresarial por lo que se pueden evaluar y comprobar su evolución a lo largo del tiempo. También permiten que la actualización sea más sencilla.
Mejora la coordinación entre cada sección y alinea los objetivos
El cuadro de mando permite conocer diferentes indicadores dentro de la compañía y, con esta información, se pueden armonizar los desajustes que se puedan encontrar tanto en los procesos como en los objetivos entre las distintas áreas de un negocio.
Es una herramienta que ayuda a que todas las áreas de una empresa remen en la misma dirección.
Proporciona nuevos enfoques
Los indicadores del cuadro de mando permiten obtener una visión diferente del negocio y aportar soluciones diferentes a los problemas que puedan surgir. Se trata de una mirada distinta y general que, en muchas ocasiones, abre nuevas posibilidades.
Las 4 perspectivas del cuadro de mando
El cuadro de mando se elabora teniendo en cuenta cuatro perspectivas.
Financiera
Esta perspectiva analiza los ingresos de la empresa y, sobre todo, su capacidad financiera para hacer frente a las deudas y ampliar el negocio. Entre sus objetivos está incrementar las ventas y mejorar, en general, el balance financiero.
Conocer la salud financiera de la empresa es fundamental para poder elaborar planes de futuro. Datos como las ventas, la liquidez o la deuda son básicos para la toma de decisiones que afectan al futuro del negocio.
A partir de esta perspectiva se añadieron el resto hasta crear el cuadro de mando integral o CMI para obtener una herramienta más completa y no centrada exclusivamente en las finanzas.
Atención al cliente
En esta perspectiva, los dos objetivos fundamentales son mejorar el conocimiento de la marca y ofrecer una mejor experiencia al cliente.
La relación con los clientes también debe ser medida. Para conseguirlo se utilizan indicadores como su nivel de satisfacción o la cuota de mercado que abarca la empresa. Aspectos como el índice de frecuencia de compra o la reducción de plazos de entrega deben ser tenidos también en cuenta bajo esta perspectiva.
También entraría aquí la medición de la calidad general del servicio o producto. En definitiva, esta perspectiva proporciona un retrato fiel del mercado de la empresa y, por tanto, la base para ampliarlo o abrir nuevos.
Los indicadores en esta perspectiva pueden variar mucho en función del tipo de cliente que busca la entidad.
Procesos internos
La optimización de los procesos internos de la compañía es fundamental para conseguir objetivos como la reducción de costes de producción de los artículos o añadir valor a la empresa. El número de total de procesos o los tiempos totales de ciclo de producción son algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta.
Aprendizaje y formación
Es una perspectiva muy centrada en los datos sobre personal y en cómo mejorar la capacitación de los empleados y optimizar su rendimiento. Nivel de formación, experiencia o capacidad de organización y liderazgo son algunos de los indicadores que deben estar presentes en esta perspectiva.
También entran aquí los datos sobre comunicación e información dentro de la propia organización de la compañía y los que reflejan la inversión en I+D+I o las tecnologías que utiliza la empresa para desarrollar su producción o prestar sus servicios.
En definitiva, esta perspectiva se centra en el alma de la empresa, en la producción y en las personas y los medios que la hacen posible. El objetivo es optimizarlos para obtener el máximo rendimiento.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Cómo crear un cuadro de mando y elegir los indicadores
Un cuadro de mando es una herramienta de gestión que se debe personalizar para cada empresa o negocio en función de los objetivos que se plantean y, sobre todo, los indicadores que se utilizan para medir la situación de la entidad.
El cuadro de mando en sí suele ir acompañado de los objetivos y pasos que se plantea la empresa para alcanzarlos.
En este caso, el proceso para crear un cuadro de mando, siempre siguiendo las cuatro perspectivas expuestas arriba, incluye los siguientes pasos:
- Definición de objetivos para cada perspectiva
- Elaborar un mapa estratégico con las medidas para alcanzarlos
- Selección de indicadores para cada perspectiva
- Creación del cuadro de mando integral
- Evaluación periódica y seguimiento de los resultados
En la definición de las acciones para alcanzar los objetivos fijados es muy importante determinar el público específico al que va dirigida cada una de ellas: proveedores, empleados, clientes o teniendo en cuenta aspectos como la localización geográfica o las preferencias.
Es conveniente confeccionar un cronograma con las medidas que se van a adoptar para que, de esta forma, tengan un periodo de tiempo concreto en su implementación.
Es importante elegir a una persona en cada área de la compañía para que se haga responsable de la recogida de los datos que formarán el contenido de los indicadores.
Elección de indicadores
Los indicadores de rendimiento o KPIs son los que determinan los parámetros que mide el cuadro de mando integral. Su elección es de vital importancia para que el cuadro de mando sea un documento válido que aporte información de calidad para el desarrollo de la empresa.
Hay que tener en cuenta que el cuadro de mando integral debe ser un documento vivo y de uso en la organización por lo que no hay que excederse en el número de indicadores o el uso de del cuadro de mando como un instrumento de apoyo a la toma de decisiones se verá resentido.
Cada perspectiva: financiera, atención al cliente, procesos internos y formación debe tener sus propios indicadores y es conveniente que, en ningún caso, superen los diez por perspectiva y siempre buscando una presentación muy visual y gráfica en la que los datos sean fáciles de localizar. Algunos de ellos ya los hemos enumerado arriba, pero en cada empresa, habrá que elegir los que mejor ayudan a conocer el estado real del negocio y sus posibilidades de futuro.
Cada KPI suele representarse con un valor numérico o gráfico que ayude a ver su alcance de forma rápida y directa.
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¿Para qué sirve el cuadro de mando?
El cuadro de mando está dirigido a los directivos o gerentes de las empresas para que sea su fuente principal de datos para la planificación estratégica.
Es importante que sea completo para que la visión general de la empresa sea la adecuada y con KPIs personalizadas para que se ajusten a las características de la compañía, pero no hay que olvidar que debe ser muy visual para que todos los indicadores puedan verse y compararse fácilmente.
La meta final es disponer de un documento ágil, pero con información de calidad, para conocer la situación real de la empresa y utilizarla para diseñar estrategias de futuro.
