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La nómina electrónica se ha generalizado con rapidez y se ha convertido en la forma más frecuente de elaborar y entregar este documento a los trabajadores. Su uso tiene muchas ventajas y permite al departamento de Recursos Humanos ahorrar tiempo y dinero y al empleado ganar accesibilidad a este documento.
La nómina electrónica se ha convertido en un primer paso hacia la digitalización más profunda de las empresas y ha permitido implantar más rápidamente las nuevas tecnologías en las empresas en las que se está utilizando.
Hoy en día, la nómina electrónica es la más común en la mayoría de las empresas.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es la nómina de cualquier trabajador, pero elaborada y entregada a través de un documento digital.
Según está definición, la diferencia fundamental está, por tanto, en el formato de la nómina. Pasa de entregarse impresa en un papel a que el documento llegue al trabajador en un archivo digital.
Una vez la nómina electrónica es recibida o es accesible para el trabajador, puede decidir si quiere imprimirla o prefiere no hacerlo si no es necesario. De hecho, las nóminas solo suelen necesitarse impresas para algún trámite o gestión puntual.
El formato del archivo digital con el que se entrega la nómina electrónica suele ser un PDF, aunque puede hacerse en muchos otros.
La validez legal de la nómina electrónica es exactamente la misma que la de las nóminas en papel. No hay que pensar en la nómina electrónica como una copia de la nómina, es la nómina original en sí misma, pero con otro formato.
Por lo tanto, la nómina electrónica debe contener exactamente los mismos conceptos y apartados que la nómina en papel como el pago que se debe realizar al trabajador, el salario base, el periodo de liquidación, las cotizaciones a la Seguridad Social, las retenciones del Impuesto sobre la Renta y muchos otros conceptos.
La elaboración de la nómina es la misma ya sea una nómina en papel o una nómina electrónica.
Entrega de las nóminas electrónicas
El cambio de formato obliga también a cambios en la forma de entregar la nómina a los trabajadores. Si lo habitual hace unos años era entregarla en mano, hoy en día se está extendiendo la creación de un portal del trabajador por parte de las empresas en el que puede consultar o descargar su nómina en el momento en el que lo desee.
Este portal de los empleados es un espacio en Internet en el que los trabajadores pueden consultar aspectos relativos a su relación laboral con la empresa. Tiene muchas ventajas como la posibilidad de consultar los horarios y las vacaciones o recibir las circulares y notificaciones que pueda emitir la empresa, además de las nóminas.
A este portal se suele acceder con un nombre de usuario y una contraseña, pero cada vez son más las empresas que optan por utilizar algún instrumento de firma digital para el acceso.
También se está generalizando al almacenamiento de las nóminas en la nube y que, desde allí, pueda descargarlas el trabajador cuando las necesite.
En las empresas en las que no existen estas opciones, la forma más común de entregar la nómina es enviarla a través de un correo electrónico. También existen apps que permiten consultar y descargar la nómina y agilizar de esta forma la entrega y gestión de estos documentos.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Ventajas de la nómina electrónica sobre el documento en papel
Hay muchas ventajas que hacen aconsejable el uso de la nómina electrónica.
Rapidez
Elaborar una nómina electrónica es mucho más rápido que hacerlo en papel, sobre todo si se usa un software específico para la generación de nóminas o la empresa cuenta con un software de gestión de rrhh como Papershift que permite exportar los datos de horas trabajadas y vacaciones laborales en documentos con formatos que pueden leer los programas de nóminas.
De esta forma, el engorroso trabajo de confeccionar las nóminas se automatiza en gran medida y se puede realizar la generación de nóminas electrónicas en mucho menos tiempo y con menos esfuerzo. También se reduce considerablemente la posibilidad de cometer errores.
En muchos casos, el software se actualiza con las novedades legales con lo que contribuye también a reducir el trabajo de Recursos Humanos.
Reduce costes
El ahorro llega a través de la disminución de gastos en materiales como papel, tinta o electricidad y en la reducción del tiempo que tiene que dedicarle Recursos Humanos a la generación de las nóminas.
En ocasiones, los programas o sistemas de nóminas en la nube integran también otros artículos informáticos para, por ejemplo, la gestión de impuestos.
La nómina electrónica también supone un importante ahorro de espacio para el almacenamiento de estos documentos ya que puede hacerse incluso en la nube.
Implementar la nómina electrónica supone un importante ahorro para la empresa y no hay que olvidar que la validez legal de la nómina electrónica es la misma que la de la nómina en papel.
Facilita la accesibilidad
Disponer de una nómina electrónica permite a los empleados poder consultar los documentos en cualquier momento o lugar. De esta forma, si la nómina es necesaria para cualquier gestión puede descargarse en cualquier momento en un móvil o en un portátil con conexión a Internet.
Al estar guardada de forma digital se reduce mucho más la posibilidad de pérdida o deterioro y los datos se guardan con más seguridad. También es mucho más sencilla su integración con otros procesos que se llevan a cabo en la empresa y hace mucho más sencilla la búsqueda de cualquier nómina o dato de cualquier sujeto que haya trabajado en la empresa.
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Es más sostenible
Como ya hemos mencionado, reduce el consumo de papel y energía y es, por lo tanto, más sostenible y respetuosa con el medio ambiente. Puede ser un primer paso para avanzar en la digitalización total de la empresa.
En general, el uso de la nómina electrónica tiene muchas ventajas tanto para los empresarios como para los trabajadores y apenas tiene inconvenientes a excepción del esfuerzo que puede suponer para algunos trabajadores el uso de las nuevas tecnologías.
