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Cuando eres parte de una organización, muchas veces es posible que te toque salir de las oficinas , tomar tus maletas y dirigirte a otro sitio.
Estos desplazamientos por motivos laborales generan una serie de gastos como lo son en comida, transporte e incluso alojamiento.
Dichos gastos suelen ser asumidos por el empleador, debido a que estás cumpliendo tu labor, solo que no desde tu puesto de trabajo, y estos son incluidos dentro de lo que son los viáticos.
En este artículo explicaremos de forma sencilla qué son los viáticos, para qué se usan, cómo se calculan, entre otras cuestiones referentes a estos, así como su definición en el diccionario de la Real Academia Española.
¿Qué son los viáticos según la Real Academia Española?
Antes de definir qué es un viático, deberíamos hablar de su etimología.
Esta palabra viene del latín ¨viaticum¨, que a su vez viene del latín ¨vía¨, y se usaba para referirse a las provisiones que necesitaban las personas antes de emprender sus viajes
Según el diccionario de la Real Academia Española, el significado de la palabra viático es:
“Prevención, en especie o dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”
“Subvención en dinero que se abona a los diplomáticos para trasladarse al punto de su destino”
“Sacramento de la eucaristía, que se administra a los enfermos que están en peligro de muerte”
“Subvención en dinero por un trabajo específico”
Es decir, un viático, también llamado dieta laboral, es una cantidad de dinero adicional al salario que percibe un empleado para su sustento cuando tiene que desplazarse fuera de su centro de trabajo habitual por motivos laborales.
Es una remuneración extrasalarial que asume la organización para que el empleado pueda cubrir los gastos del viaje laboral que va a realizar, estos suelen ser transporte, alojamiento y comida.
Es un derecho laboral que está dentro del Estatuto General de los Trabajadores y cuyas condiciones específicas suelen estar dentro del convenio colectivo bajo el cual se rige cada compañía.
¿Cuándo se paga un viático?
Un viático es abonado por las compañías cuando alguno de sus empleados tenga que desempeñar su actividad profesional o alguna función de la misma, fuera de su centro de trabajo habitual.
Esto puede ser que la persona deba realizar un viaje para reunirse con un cliente cuyas oficinas se encuentren en otra provincia, ciudad e incluso país. O que el empleado, aunque esté dentro de la misma ciudad, no se encuentre trabajando en el lugar habitual.
Los viáticos pueden ser pagados de dos maneras:
Viáticos pagados de forma directa.
En este caso, el trabajador asume los gastos del viaje, como transporte, estadía y comida, y debe guardar todos los justificantes de pago para posteriormente llevarlos a la tesorería y que esta le reintegre el dinero gastado.
También puede suceder que se haga un cálculo estimado del dinero a gastar y se le entregue al trabajador. Al finalizar su labor se hace de nuevo el cálculo (apoyándose de los soportes de pago o facturas), para comprobar si el empleado debería hacer una devolución o si este tuvo que gastar dinero extra y debe pagarse la diferencia.
Viáticos pagados de forma indirecta.
En este caso, la compañía se encarga de gestionar todo lo que necesitara el empleado, las reservas de hotel, los vuelos o darles un importe diario en concepto de alimentación.
También puede suceder, y lo más correcto en caso de pagar los viáticos de forma indirecta, es que la compañía incluya el dinero correspondiente a estos en la nómina del mes siguiente como percepciones no salariales en la parte de devengos.
Tipos de viáticos
Estos se dividen en tres categorías:
Viáticos por concepto de desplazamiento o kilometraje:
Dentro de este grupo están incluidos todos los gastos que realice el empleado en torno a su traslado al sitio donde desempeñará su función.
Estos incluyen boletos de avión, tren o autobús, taxis, bonos de transporte público, e incluso en caso de que esté usando su vehículo propio, los gastos de combustible y mantenimiento, además de gastos de peaje y aparcamiento.
En caso de que el mantenimiento del vehículo del empleado sea demasiado costoso, la empresa podría considerar facilitarte un vehículo de la propia compañía y ser quienes se encarguen del mantenimiento del mismo.
El kilometraje suele pagarse entre 0,19 y 0,30 euros por kilómetro. Pero es importante aclarar que si éste sobrepasa los 0,19 euros por kilómetro, no estará exento del pago de impuestos por parte del empleado, como veremos más adelante.
Viáticos por concepto de alimentación
Estos gastos se producen cuando es necesario que el empleado coma fuera, sea en una reunión o debido a que tuvo que pernoctar. La compañía se hará cargo de todos estos gastos.
La cantidad establecida para estos viáticos será estipulada por el convenio colectivo de la empresa. Esta cantidad suele variar entre las medias dietas y las completas.En el caso de las medias dietas el importe suele ir entre los 8 y los 25 euros, y en el caso de las dietas completas suele ir entre los 33 y los 90 euros.
Viáticos por concepto de alojamiento
Estos se darán en el caso de que el empleado deba pernoctar fuera del municipio donde reside y trabaja habitualmente.
La compañía cubrirá los gastos de alojamiento del empleado según sea requerido y como sea establecido dentro del convenio.
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Qué dice la normativa con respecto a los viáticos. Declaración e impuestos.
Es importante destacar que los viáticos, al tratarse de cantidades de dinero suministradas por la empresa para compensar los gastos del empleado en un viaje laboral, el empleado no está obligado a incluirlos en su declaración del impuesto sobre la renta.
Pero, para que estas cantidades estén exentas de tributar, deben mantenerse dentro de los límites y cumplir con ciertas condiciones.
Dichas condiciones están recogidas dentro del artículo 9 del Reglamento del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Las reglas generales para esto son:
Viáticos para gastos de transporte y locomoción:
Se exceptúan de impuestos las cantidades destinadas al empleado por la empresa para compensar los gastos de transporte y locomoción, cuando este se desplace fuera de su centro de trabajo para realizar alguna labor, bajo las siguientes condiciones.
- Transporte público:
En caso de que el empleado utilice el transporte público como medio de transporte (sea cual sea) y el gasto sea justificado mediante una factura o algún documento equivalente.
- Vehículo privado:
Si la compañía paga la cantidad resultante de calcular 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que pueda justificar la distancia real del desplazamiento.
Los gastos de peaje y aparcamiento, siempre que estos sean justificados mediante factura o algún documento equivalente.
En este caso si se paga más de 0,19 por kilómetro cuadrado, el empleado deberá tributar por la cantidad que exceda este límite.
Viáticos para gastos de manutención y estancia:
Se exceptúan de impuesto las cantidades destinadas al empleado por la empresa para compensar los gastos normales dentro de esta categoría, cuando este se desplace fuera de su centro de trabajo y en otro municipio para realizar alguna labor, bajo las siguientes condiciones.
Se consideran viáticos para gastos normales dentro de esta categoría, exclusivamente las siguientes:
- Cuando hay pernocta fuera del municipio de trabajo habitual y distinto al de residencia del empleado:
- Gastos de estancia: los importes que se justifiquen.
- Gastos de manutención: dentro de territorio Español un importe máximo de 53,34 euros, y en territorio extranjero uno de hasta 91,35 euros diarios.
- Cuando no hay pernocta fuera del municipio de trabajo habitual y distinto al de residencia del empleado
- Gastos de manutención: dentro de territorio Español un importe máximo de 26,67 euros, y en territorio extranjero uno de hasta 48,08 euros diarios.
En el caso de que se exceda la cantidad límite, el empleado deberá tributar la caridad de dinero que sobrepase los límites establecidos
Es importante destacar que el pagador deberá acreditar el día, lugar de desplazamiento y la razón o motivo del mismo.
Además de que si se trata de un desplazamiento y permanecían superior a un periodo continuado de 9 meses, las asignaciones no estarán exentas de gravamen.
Reglas especiales
- Para gastos de manutención y estancia de los conductores de vehículos de transporte de mercancía por carretera no necesitarán justificación si el monto no exceda los 15 euros diarios dentro si la ruta es dentro del territorio español, en caso de que la ruta corresponda a un desplazamiento fuera del territorio español el máximo sería de 25 euros diarios.
- Para los empleados de compañías de vuelo, el máximo en estos gastos de manutención seria de 36,06 euros dentro de territorio español y 91,35 euros para cualquier otra parte del mundo.
- Los viáticos de los empleados contratados específicamente para prestar servicios a compañías con oficinas móviles o itinerantes quedan exentos de gravamen.
El término gravamen hace referencia a los impuesto que pesan sobre los bienes de una persona
Esto siempre que estos viáticos corresponden a un desplazamiento fuera del municipio de residencia habitual del trabajador.
Es importante destacar que todas las cantidades exceptuadas de gravamen según la normativa serán susceptibles a ser revisadas por el Ministerio de Economía y Hacienda.
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Que dice el Estatuto de los Trabajadores sobre los viáticos.
El Estatuto General de los Trabajadores es el texto legal que regula las relaciones laborales en España, este agrupa las normas fundamentales para salvaguardar los derechos laborales de los trabajadores.
En su artículo 40.6 engloba en qué circunstancias se puede determinar la movilidad geográfica del empleado y cómo deben ser compensados los gastos que esto genere.
Este reza lo siguiente:
“Razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial. La empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual; abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas”.
Además establece lo siguiente como obligación por parte de la empresa:
“el trabajador deberá ser informado del desplazamiento con una antelación suficiente a la fecha de su efectividad, que no podrá ser inferior a cinco días laborables en el caso de desplazamientos de duración superior a tres meses.
En este último supuesto, el trabajador tendrá derecho a un permiso de cuatro días laborables en su domicilio de origen por cada tres meses de desplazamiento, sin computar como tales los gastos de viaje,; cuyos gastos correrán a cargo del empresario”
Esta normativa es bajo la que se realizan los convenios laborales en las compañías y aunque deben apegarse a la misma, mucho queda dentro de la negociación del mismo, como lo son montos, la forma de pago, entre otras cuestiones.
Conclusion
- Un viatico supone una serie de bonificaciones económicas extrasalariales. Estas son de carácter irregular y compensatorio.
- Los viáticos contribuyen a mejorar la experiencia y ambiente laboral de los empleados en las compañías. Estos estan dentro de sus derechos laborales.
- Los viáticos pueden pagarse de forma directa (el empleado asume los gastos y la empresa asume el compromiso de compensarlos luego) o de forma indirecta (la empresa se encarga de gestionar todo para los viajes de sus empleados).
- De pagarse de forma indirecta, lo más recomendable es abonarlos en la nómina del mes siguiente bajo el concepto de percepciones no salariales.
- Es importante siempre que el viajero conserve las facturas o justificantes, tanto en caso de pago indirecto para la realización del reembolso como para evitar la declaración de renta
