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La realidad de las empresas es más cambiante que nunca con situaciones nuevas e imprevistas que se suceden constantemente y que obligan a un cambio continuo de protocolos y sistemas de funcionamiento en el seno de las empresas.
Los cambios constantes y la Covid-19 han tenido consecuencias también en la organización laboral de los trabajadores que se ha adaptado a las nuevas exigencias y que ha permitido el nacimiento de nuevos modelos de trabajo caracterizados por una mayor flexibilidad.
Dentro de estas nuevas formas de organización en las que el teletrabajo o trabajo en remoto juega un papel protagonista, el smart working se ha convertido en uno de los sistemas con más éxito y que más se está implantando en todo el mundo.
¿Qué es el smart working?
El smart working es un nuevo modelo de trabajo en el que se intenta ir un paso más allá del trabajo a distancia al ofrecer una libertad aún mayor al trabajador. Este sistema de “trabajo inteligente”, traducción literal del término, busca conseguir el máximo rendimiento a través del uso de las nuevas tecnologías y la flexibilidad en los horarios.
El smart working ha cambiado el paradigma de organización de la jornada de trabajo y la atención ya no se centra solo en el cumplimiento de una jornada laboral como en el trabajo presencial o el teletrabajo, sino que lo importante es que se alcancen unos determinados objetivos, aunque se trabaje menos y en lugares distintos a la sede de la empresa.
En el smart working, la empresa no solo ofrece libertad al trabajador para realizar sus tareas desde su hogar o el lugar que prefiera sino que pone todos los recursos necesarios, sobre todo, tecnológicos, para que lo pueda hacer exactamente igual que si estuviese en su puesto de trabajo en la oficina.
Lo importante no es el tiempo que emplee en su jornada en la empresa, sino que alcance los objetivos que se han fijado. Si es en un tiempo inferior a la jornada prevista, mucho mejor.
Libertad y confianza
De esta forma, el smart working implica un alto grado de confianza en los empleados en muchos ámbitos. Tienen que poder acceder a todo tipo de archivos, programas y documentos de la empresa, han de poder llevar a cabo su trabajo desde cualquier lugar y deben desarrollar su jornada durante el número de horas que consideren oportuno dentro del acuerdo alcanzado con la empresa.
El escenario ideal es que el trabajador pueda llevar a cabo su actividad exactamente igual que si lo hiciese desde el centro de trabajo. La organización de las horas para hacerlo quedaría en sus manos.
Para poder organizar un modelo de smart working se hace imprescindible contar con un software de gestión de recursos humanos, control horario y cuadrantes de trabajo como el de Papershift para que los empleados puedan fichar a distancia y la empresa tenga constancia en todo momento de las horas que trabajan y pueda, además, organizar y automatizar aspectos como la gestión de vacaciones o las bajas con rapidez y eficiencia.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Características del modelo de trabajo smart working
Para poder hablar de un modelo de trabajo smart working, el sistema de trabajo ha de cumplir una serie de características que permitan que el trabajador pueda enfocar todos sus esfuerzos a la consecución de resultados.
Trabajo a distancia
El teletrabajo es el punto de partida del smart working. Este método de trabajo entiende que el lugar en el que se llevan a cabo las tareas es irrelevante por lo que permite combinar el trabajo a distancia desde casa con el trabajo presencial en la sede de la empresa o el trabajo desde un bar o desde un lugar que es importante tener en cuenta para el proyecto que se está realizando.
En cada momento se puede elegir uno u otro lugar para trabajar porque lo que importa en este modelo son los resultados y no el tiempo que se dedica a conseguirlos.
Uso intensivo de la tecnología
Desarrollar este nuevo modelo de trabajo implica contar con las últimas tecnologías para poder sacar el máximo partido al trabajo sin una ubicación determinada y con flexibilidad horaria. Hoy en día existe tecnología suficiente para poder trabajar desde cualquier lugar del mundo con todas las garantías y la máxima eficiencia.
La conexión a Internet es fundamental para poder transferir archivos y datos y actuar sobre otros ordenadores a través de la Red. La disponibilidad de los programas, el acceso con firma digital y la existencia de espacio suficiente en la nube son otros de los aspectos clave para poder aplicar un modelo de smart working.
Tampoco hay que olvidar que los empleados tendrán que contar con un equipo adecuado y adaptado a las nuevas tecnologías para poder llevar a cabo este modelo de trabajo. Los recursos existentes en la empresa tienen que estar en consonancia con los que disponga el trabajador para que no se produzcan desajustes que repercutan en el resultado final.
La digitalización de la empresa es fundamental para que todas las herramientas necesarias estén disponibles para los empleados y un software de gestión de tareas se hace también muy necesario para organizar el flujo de trabajo.
Flexibilidad horaria
La duración de la jornada laboral y las horas de inicio y finalización de la jornada pierden importancia en el smart working ya que lo relevante es alcanzar las metas fijadas y satisfacer las expectativas de los clientes.
El smart working es un sistema de trabajo muy abierto y el trabajador tiene una gran libertad para decidir cuándo y cómo lleva a cabo sus horas de trabajo. Esto no quiere decir que las empresas no mantengan un cierto control horario a través de un software que registre a distancia las horas de inicio y finalización de la jornada o aspectos como las bajas o las vacaciones.
Compromiso y comunicación
Las propias características del smart working como el teletrabajo o la flexibilidad horaria hacen necesario un fuerte compromiso del trabajador con la empresa y un ambiente de confianza entre ambos porque el control sobre las actividades y la labor de los empleados queda muy diluido con este sistema.
También es necesario que los equipos tecnológicos y la conexión a Internet aseguren una comunicación muy fluida para que los responsables de la empresa y los trabajadores puedan organizarse a distancia.
Ventajas del smart working
Un sistema de smart working bien implantado tiene beneficios tanto para las empresas como para los trabajadores.
Para las empresas
- Aumenta la motivación laboral, compromiso y productividad de los empleados que cuentan con mejores condiciones y más libertad
- Facilita la movilidad de los trabajadores y que pueden realizar sus tareas desde lugares en los que es importante su presencia in situ
- Reduce costes al disminuir el uso de recursos en la oficina, el posible alquiler, los costes de desplazamiento o las dietas.
- Disminuye el absentismo laboral
- Potencia la interacción de equipos de trabajo interdisciplinares
- Refuerza el employer branding y la capacidad para atraer y retener talento de la empresa
Para los trabajadores
- Consigue una mejor conciliación de la vida laboral y familiar al disponer los empleados de más tiempo para uso personal cuando lo necesitan y con el uso del teletrabajo. También disponen de más libertad para organizarse y optimizar el tiempo del que disponen. En definitiva, con el smart working, la empresa deposita una mayor confianza en los empleados y esto repercute en su nivel de satisfacción dentro de la organización.
- Ayuda a los trabajadores a adaptarse a los avances tecnológicos y a ampliar sus capacidades en este campo al tener que utilizarlos con frecuencia.
- La mejora de la productividad suele llevar aparejada una mejora también de la valoración del empleado.
Posibles desventajas del smart working
Mal aplicado, el smart working puede tener algunos inconvenientes:
Distracciones
Las distracciones son uno de los grandes peligros del trabajo a distancia y, por tanto, también del smart working. Si no hay una correcta organización y un espacio adecuado por parte de los trabajadores, es fácil caer en distracciones de todo tipo o lo que es peor, en el presentismo.
También puede producirse un cierto aislamiento si la comunicación con el resto de trabajadores de la empresa no tiene la eficiencia necesaria. Todos los miembros de los diferentes equipos han de poder comunicarse de manera fluida.
Adaptación al puesto de trabajo
No todos los puestos de trabajo son iguales y, en algunos casos o para determinadas empresas, el smart working no puede ser una opción, como sucede también con el teletrabajo.
Diluye los límites entre la vida personal y laboral
Puede ser el resultado de una mala organización de la jornada. Si no se delimitan bien las horas que se dedica a la vida laboral y personal acaban mezclándose y resintiéndose las dos partes. Es muy importante delimitar bien los espacios y los tiempos que se han dedicar a cada parte de la vida del trabajador para que no interfiera la una en la otra.
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Ley de trabajo a distancia
La ley de trabajo a distancia aprobada en 2020 se centra en la regulación del teletrabajo y, por tanto, afecta también al smart working. De hecho, esta normativa debe servir para afianzar e impulsar la tendencia a expandir el uso del teletrabajo y el smart working que se ha observado durante los últimos años.
La ley considera que un trabajador está teletrabajando cuando el 30% de la jornada total, contabilizada para un periodo de tres meses, la realiza a distancia y con el uso de medios tecnológicos.
La ley aclara dos aspectos fundamentales para la implantación del smart working: el derecho a la desconexión digital que tiene el empleado y la obligación que tienen las empresas de costear los elementos que sean necesarios para la implantación del teletrabajo y de los gastos asociados.
La normativa deja claro también que las empresas pueden instalar los medios que consideren necesarios para vigilar que el trabajador lleva a cabo sus tareas, pero siempre que no afecten a la dignidad del empleado.
La ley recuerda también que el trabajador que realiza su actividad desde casa o cualquier otro lugar tiene los mismos derechos y obligaciones que los profesionales que llevan a cabo su labor de forma presencial y que lo único que varía es la forma en la que se llevan a cabo las tareas previstas.
