Das Physiozentrum ist eine der modernsten und fortschrittlichsten Einrichtungen in der gesamten Schweiz. Seit dem Start entwickelt sich das Unternahmen immer schneller weiter. Mittlerweile gibt es 10 Standorte an 7 Städten in der gesamten Schweiz. Über 100 Mitarbeiter zählen zur Belegschaft. Diese Zahl ist auch aufgrund des eigenen Credos so hoch: Jeder Patient wird innerhalb von 2 Tagen das erste Mal behandelt.
Dieses Alleinstellungsmerkmal der Praxis führt natürlich zu einer hohen Nachfrage durch die Patienten. Dadurch ergab sich über die Zeit ein Kernproblem: Irgendwann gab es an einigen Standorten mehr Therapeuten als Behandlungsräume. Daraus ergab sich ein völlig neues Schichtsystem, welches die Möglichkeiten von Excel überstieg. Auch die bisherige Praxissoftware verfügte nicht über eine adäquate Lösung für die Raumplanung. Bei der Suche nach einem Tool für die Online-Dienstplanung wurde das Physiozentrum auf Papershift aufmerksam. Die Anforderungen:
- In einem Tool alle Standorte planen
- Das neue Schichtsystem abbilden
- Die Raumplanung realisieren
Umsetzung: Mehr Flexibilität und bessere Übersichtlichkeit
Das neue Schichtsystem sieht vor, dass 2 Mitarbeiter an einem Tag das Behandlungszimmer teilen müssen. Somit entsteht für alle Mitarbeiter einmal in der Woche ein 2 Schichtsystem, bei dem von 07:00 – 13:30 und 13:00 – 20:00 gearbeitet wird. Da die Mitarbeiter an diesem Tag keine 8 Stunden arbeiten, holen sie diese Zeit an den übrigen Tagen nach. Dabei ist es den Mitarbeitern freigestellt, ab wann sie ihre Termine beginnen. Jedoch muss dafür an 2 Tagen in der Woche spät gearbeitet werden. All diese Punkte bei der Dienstplanung zu beachten führt zu einem sehr komplexen Anwendungsfall.
Raumplanung als Arbeitsbereich
Papershift wurde auch nötig, weil die Raumsituation in den verschiedenen Zentren unübersichtlich wurde. Mit Papershift können wir die Räume nun als Arbeitsbereiche in den einzelnen Standorten anlegen. Das neue Schichtmodell, in dem sich Mitarbeiter 1x die Woche den Raum teilen müssen, lässt sich damit umsetzen.
Tags für Samstagsarbeit
Mitarbeiter werden aufgrund der vielen Patienten auch für Samstagsarbeit benötigt. Um nicht unnötig einen weiteren Arbeitsbereich hinzuzufügen, hinterlegt man in diesem Fall einfach ein Schlagwort (in unserem System „Tag“ genannt) in der Samstagsschicht. Bei der Auswertung kann dieser Tag herausgefiltert werden, sodass ersichtlich wird, wer den Samstagsdienst bereits geleistet hat. Damit kann auch die Fairness bei der Dienstplanung gewahrt werden. So bekommen Mitarbeiter, die Samstags gearbeitet haben, als Ausgleich eine Zulage von 100 Franken pro Einsatz.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Mitrabeiterintegration
Papershift fördert die Mitarbeiterintegration. Das heißt auch, dass Mitarbeiter viel stärker in die Planung involviert werden. Das Ziel dabei: Mitarbeiter organisieren beispielsweise den Schichttausch selbst. So können mit Papershift auch private Verpflichtungen wie das Familienleben besser unter einen Hut gebracht werden. Damit steigen Identifikation und Interesse am eigenen Betrieb.
Das Resultat der Implementierung von Papershift sind eine bessere Übersichtlichkeit, eine verbesserte Flexibilität und die Berücksichtigung von Mitarbeiterinteressen.
Papershift verbessert auf vielen Ebenen die Personalplanung. Wir können jetzt nicht nur die Planung der Räume besser hinterlegen, sondern fördern auch die Flexibilität unserer Mitarbeiter. Sie sind motivierter, da sie den Prozess der Dienstplanung nun aktiv mitgestalten. Außerdem möchte ich den wirklich tollen und persönlichen Support betonen.
Christoph LandoltMarketingverantwortlicher, Physiozentrum
