Verfasst von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr mit aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, auf der Website, dem Blog und auf Social Media.

4 häufige Fehler bei der Dienstplanung (und wie Du sie zukünftig verhinderst)

Jetzt mal ehrlich: Dienstplanung macht fast niemand so wirklich gerne (ja, wir sind da realistisch). Deshalb gibt es auch wenige Menschen, die richtig gut darin sind.
Zum Glück haben wir von Papershift ein Herz für Dienstplanung und geben Dir heute einige Tipps, wo es bei Deiner Dienstplanung haken könnte und wie Du sie zukünftig besser und einfacher machen kannst.

Deine Planung ist zu kurzfristig

Unangenehme Dinge schiebt man gerne vor sich her, so auch die Dienstplanung. Außerdem existiert der hartnäckige Mythos: Wer die Dienstplanung so lang wie möglich herauszögert, kann möglichst viele Risiken abfangen. Das ist natürlich Unfug, denn unerwartete Ereignisse können zu jedem Zeitpunkt auftreten.

Das Problem: Als Ergebnis dieses Hinauszögerns gerät Dein Team unter Zeitdruck, denn es muss Arbeitsaufgaben und Privatleben genauso kurzfristig um den Dienstplan herum arrangieren. Konflikte entstehen, Unmut kommt auf, was wiederum Dich als Planer, unter Druck setzt.

Die Lösung dafür ist es, Routine bei der Planung zu entwickeln. Sprich, lege einen Tag und eine Uhrzeit fest, zu der Du den Dienstplan regelmäßig veröffentlichen wirst. So kannst Du Dir im Voraus die nötige Zeit für die Planung nehmen und Deine Mitarbeiter können sich besser darauf einstellen.

Für Dich bedeutet das aber auch, dass Du akzeptieren musst, dass es DEN perfekten Plan nicht gibt. Es besteht immer die Möglichkeit, dass man aufgrund unerwarteter kurzfristiger Änderungen umplanen muss. Was uns direkt zum nächsten Punkt führt.

Deine Planung ist zu statisch

Damit meinen wir, dass Du Deinen Plan nach fixen Mustern erstellst, anstatt ihn am tatsächlichen Bedarf und den realen Bedingungen in Deinem Unternehmen auszurichten. Diese Form der Planung ist zwar auf den ersten Blick einfacher, jedoch extrem ineffizient, da sie weder an den Anforderungen des Unternehmens noch an der Lebensrealität der Mitarbeiter orientiert ist.
Glücklicherweise gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Deine Dienstplanung flexibler zu gestalten.

Flexibilität in der strategischen Planung

Die Grundlage für flexible Dienstplanung ist ein geeignetes Arbeitszeitmodell, das es Planern und Mitarbeitern ermöglicht, Ihre Zeit bedarfsorientiert einzusetzen. So kann personeller Leerlauf vermieden und auch Zeit- und Teilzeitkräfte sinnvoll und gezielt eingesetzt werden.
Natürlich müssen Betriebe ihren betrieblichen Bedarf dafür sehr gut kennen. Ein systematisches Monitoring und eine Auswertung der Geschäftsprozesse und Kennzahlen sind daher Pflicht (mehr zum diesem Thema findest Du hier).

Wir empfehlen die Einführung eines Arbeitszeitkontos, da so Puffer für stressige Zeiten aufgebaut werden können. Wenn Du Dich für die weiteren Vorteile von Arbeitszeitkonten interessierst, lies Dir am besten unseren Artikel zu diesem Thema durch.

Flexibilität in der kurzfristigen Planung

Um kurzfristig flexibel planen zu können, muss eine entsprechende Infrastruktur geschaffen werden, einerseits für die Planung selbst, andererseits für die notwendige Kommunikation.

Es muss die Möglichkeit bestehen, Mitarbeitern kurzfristig Bescheid zu geben, wenn eine Maschine streikt und die Fertigungslinie lahmlegt. Im Gegenzug müssen Mitarbeiter einfach und schnell Verfügbarkeiten angeben oder sich auch direkt auf freie Schichten bewerben können.

Du kommunizierst zu spät, zu wenig und die falschen Dinge über die Dienstplanung

Die zentrale Rolle der Personaleinsatzplanung ist, Informationen von Entscheidern, Mitarbeitern und manchmal auch Kunden einzuholen und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen, wer, wann, wo, was machen soll. Dabei fällt es vielen Planern schwer, den entsprechenden Personen die richtigen Informationen zukommen zu lassen.

Das kann wiederum dazu führen, dass Bedarfslücken zu spät erkannt werden, weil das Reporting an die Vorgesetzten versäumt wurde, Kunden zu spät über wichtige Vorkommnisse oder Änderungen informiert werden und Mitarbeiter blockieren, weil sie das Gefühl haben, etwas sei über ihren Kopf hinweg entschieden worden.

Die Lösung: kommuniziere offen und transparent! Hol die Mitarbeiter mit ins Boot und erkläre, weshalb mehr Kräfte als geplant benötigt werden oder warum jemand zu einer bestimmten Schicht eingeteilt wird. Wenn Dein Team versteht, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden, werden sie mehr Verständnis dafür haben.

Daher empfehlen wir: Integriere Deine Mitarbeiter in die Dienstplanung und spreche Dich regelmäßig mit den Planungs-Verantwortlichen ab, um Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden.

Digitale Lösungen bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Damit kannst Du nicht nur Informationen über die Dienstplanung in Echtzeit einholen und übermitteln, Du kannst auch detailliert festlegen, wer wann welche Informationen einsehen kann.

So kannst Du Deinen Dienstplan bspw. vor der Veröffentlichung einfach mit Deinen Planer-Kollegen oder Deinen Vorgesetzten teilen und ihn vom Betriebsrat absegnen lassen.
Automatisierte Systembenachrichtigungen sorgen außerdem dafür, dass Du über neu eingetragene Abwesenheiten und Verfügbarkeiten in Echtzeit benachrichtigt wirst und so schnell handeln kannst.

Weiterhin bieten Tools wie Papershift Plan die Möglichkeit, dass Mitarbeiter über ihren persönlichen Online-Zugang Verfügbarkeiten angeben, Schichtbewerbungen abgeben, Urlaubsanträge stellen und Abwesenheiten eintragen. Die Verantwortlichen müssen diese lediglich genehmigen bzw. ablehnen und werden sofort über etwaige Konflikte in der Planung benachrichtigt.

Dir fehlt der Überblick

Die Personalplanung verläuft in jeder Abteilung nach anderen Regeln und mit anderen Methoden und Hilfsmitteln. Während im einen Werk regelmäßig Mitarbeiter nach Hause geschickt werden, weil die Auftragslage schlecht ist, schuften die Mitarbeiter im anderen Geschäftsbereich Überstunden. Kommt Dir das bekannt vor? Um zu erkennen, dass das unwirtschaftlich ist, dafür benötigt man kein BWL-Studium.

Die Lösung: Eine Vereinheitlichung der Prozesse und Systeme ist die notwendige Voraussetzung um Vergleichbarkeit und Vorhersehbarkeit zu schaffen, das gilt auch in der Personaleinsatzplanung.

Es geht dabei aber nicht nur darum, Überblick über die kurzfristige Planung zu gewinnen, auch Langzeit-Auswertungen liefern Erkenntnisse für Prognosen, mit denen effizienter geplant und organisiert werden kann.
Proaktive langfristige Planung und Risikobeurteilung, helfen Dir dabei, frühzeitig Über- oder Unterbesetzung zu erkennen. So kannst Du schon frühzeitig mit dem Management in Kontakt treten und lässt Planungsstress gar nicht erst aufkommen.

Auch für diese Aufgabe solltest Du Dir gezielt Zeit einräumen. Schau dir die geplanten Abwesenheiten im kommenden Quartal an und mache eine Bestandsaufnahme der Mitarbeiter, die dir zur Verfügung stehen. Diese vergleichst Du mit der Auftragsplanung, um zu prüfen, wie viel Personal Du benötigen wirst. Bei dieser Schätzung können auch Auswertungen vergangener Zeiten, z. B. aus der gleichen Woche des Vorjahres, hilfreich sein. Gab es in der Vergangenheit eine erkennbare Tendenz? Oder gibt es bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten, die Du im Voraus einplanen kannst?

Auch hier unterstützten Dich digitale Tools wie Papershift Insights: Du kannst einzelne Arbeitsbereiche, Schichten und Mitarbeitergruppen auswerten und sogar externe Metriken, wie z. B. die Durchsatzzahl oder Krankheitsquote hinzuziehen.
So stellst Du sicher, dass Du alle Einfluss-nehmenden Faktoren kennst und dadurch Probleme frühzeitig identifizieren kannst.

Fazit

Einen soliden Personalplanungsprozess schüttelt man nicht mal eben so aus dem Ärmel. Aber wenn Du die hier aufgeführten Ratschläge beherzigst, wirst Du langfristig zuverlässiger, effizienter – kurz gesagt besser – planen. Außerdem sparst Du Dir und Deinem Team Zeit- und Nerven.

Du möchtest noch mehr Tipps oder eine persönliche Beratung zu Deinem individuellen Anwendungsfall? Gerne beraten wir Dich kostenlos und unverbindlich, wie Du Deine Personaleinsatzplanung mit Papershift Tools digitalisieren und optimieren kannst.

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Matthew Brodeur