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Zeiterfassung für Kleinbetriebe: sinnvoll oder überflüssig?

Ein digitales Zeiterfassungssystem ermöglicht es Kleinunternehmen, ihre Kosten zu reduzieren und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Autor: Sandy Lanuschny
Aktualisiert am: Mai 15, 2024
4 Minuten

Inhalt

Zeiterfassung für Kleinbetriebe

Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen müssen möglichst einfach zu bedienen, flexibel und sollten nicht zu teuer sein. Ein digitales Zeiterfassungssystem ermöglicht es Kleinunternehmen, ihre Kosten zu reduzieren und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

In Zeiten steigender Kosten und immer mehr Bürokratie ist es für kleine Unternehmen wichtig, die Abläufe im Betrieb möglichst effizient zu halten und damit Aufwand und Betriebskosten so gering wie möglich zu halten, um sich um die Kernaufgaben kümmern zu können. Ein großes Einsparpotential in Kleinbetrieben bietet sich im Bereich der Arbeitszeiterfassung. Unternehmen, die anstelle von Zettel und Stift, analogen Stempeluhren oder Excel-Tabellen auf eine moderne, integrierte elektronische Zeiterfassungslösung setzen, profitieren durch verschiedene Vorteile dieser Systeme:

Sie entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
Sie sorgen für Datensicherheit.
Sie bieten eine erhebliche Zeitersparnis bei der Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation der Mitarbeiterdaten.
Sie können alle relevanten Mitarbeiterdaten wie Arbeitszeiten, Überstunden, Projektzeiten, Urlaube, Abwesenheiten und Dienstpläne in einem System kombinieren.
Sie steigern ihre Attraktivität als moderner Arbeitgeber.

Im Vergleich zur Zeiterfassung auf Stundenzetteln oder in Excel-Sheets lassen sich Fehler bei der elektronischen Zeiterfassung weitgehend ausschließen. Die Notwendigkeit zur manuellen und mehrfachen Prüfung der Daten entfällt.

Anforderungen an Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen

Ein modernes Zeiterfassungssystem für kleine Unternehmen muss die Arbeit so weit wie möglich vereinfachen. Das Nachrechnen der Zeiten per Taschenrechner oder das händische Ausfüllen von Excel-Tabellen darf nicht länger wertvolle Arbeitszeit beanspruchen.

Zu den wichtigsten Funktionen und Features eines modernen Zeiterfassungssystems gehören:

Verschiedene Methoden zur Zeiterfassung: über Zeiterfassungsterminals, per App und per Browser
Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem: verlässlich, objektiv und zugänglich
Kombination von Arbeitszeiterfassung sowie Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement
Absolute Datensicherheit und Vertraulichkeit
Pflege von Stundenkonten
Verschiedene Möglichkeiten zur Authentifizierung – zum Beispiel per Fingerabdruck und RFID-Karte
Einfache und selbständige Nutzung durch die Mitarbeiter möglich
Eingabemöglichkeiten auch für Mitarbeiter, die sich nicht im Büro oder den Gebäuden des Unternehmens befinden
Flexibel an die Erfordernisse des Unternehmens anpassbar
Integrierte Verwendung der Mitarbeiterdaten für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Dienstplanung und Abwesenheitsmanagement
Geringe Anschaffungs- und Betriebskosten

Ein Zeiterfassungssystem sollte die folgende Daten erfassen und speichern:

Beginn der Arbeitszeit
Ende der Arbeitszeit
Pausen im Rahmen der Pausenregelungen
Gesamte geleistete Arbeitsstunden pro Tag
Ruhezeiten

Zeiterfassung mit Papershift ist perfekt auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten

Das Zeiterfassungssystem von Papershift ist auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen optimiert und bietet neben der Arbeitszeiterfassung zusätzlich Funktionen für die Dienstplanung und das Abwesenheitsmanagement. Weitere Features und Funktionen:

Urlaubsplaner: Verwaltung von Urlaubsanträgen
Pflege von Arbeitszeitkonten
Einfaches Erstellen von Berichten und Auswertungen in verschiedenen Formaten
Zeiterfassung per Stempeluhr-App, per Browser, Zeiterfassungsterminal oder über den Dienstplan
Projektzeiterfassung
Daten müssen nur einmal eingegeben werden und stehen in allen Teilen des Systems zur Verfügung.
Kann auch Daten für Lohnabrechnung und Buchhaltung liefern
Geeignet für stationäre und mobile Mitarbeiter, auch für Homeoffice und Remote Work
Für zusätzliche Mitarbeiter problemlos erweiterbar
Umfassender Kundensupport

Gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe

Laut dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das im September 2022 gefällt wurde, sind Arbeitgeber in Deutschland zur Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Diesem Urteil folgten zahlreiche Fragen aus der Arbeitswelt, die wir in unserem Beitrag Urteil zur Arbeitszeiterfassung: die wichtigsten Fragen und Antworten beantworten. Derzeit bereitet die Bundesregierung eine entsprechende Anpassung des Arbeitszeitgesetzes vor.

Eine verbindliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht aktuell also nicht nur für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer, bei denen eine besondere Missbrauchsgefahr vorliegt, sondern, abgesehen von wenigen Ausnahmen, für alle Beschäftigten.

Ab wann müssen Kleinbetriebe Zeiterfassungssysteme verwenden?

Auch wenn das deutsche Arbeitszeitgesetz bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts angepasst wurde, müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter bereits heute erfassen. Das gilt auch für KMU und Kleinbetriebe.

Der aktuelle Gesetzentwurf sieht für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern aber eine Wahlfreiheit vor. Sie müssen nicht, wie es für andere Unternehmen ohne Tarifbindung vorgesehen ist, eine elektronische Zeiterfassung nutzen, sondern können zum Beispiel auch Stundenzettel aus Papier verwenden. Außerdem sind je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Übergangsfristen vorgesehen.

Je nachdem, welche Anpassungen im Lauf des Gesetzgebungsprozesses noch vorgenommen werden, kann es hier zu erweiterten Ausnahmeregelungen kommen.

Muss die Arbeitszeit auch im Home-Office erfasst werden?

Für den Beschluss des Europäischen Gerichtshofs ist es unerheblich, ob ein Mitarbeiter vor Ort arbeitet oder ob er sich im Home-Office befindet. In beiden Fällen müssen seine Arbeitszeiten genau dokumentiert werden. Zur Arbeitszeiterfassung im Home-Office eignet sich in der Regel eine digitale Variante der Zeiterfassung, da diese von jedem Ort aus bedient werden kann.

Wann ist ein Unternehmen ein Kleinbetrieb?

Kleinbetriebe sind Unternehmen mit bis zu zehn Vollzeit-Beschäftigten. Die gesetzliche Grundlage hierfür schafft das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) mit § 23 Abs. 1. Ist das Unternehmen bereits vor 2004 gegründet worden, gilt es nur bei einer maximalen Angestelltenzahl von 5 Personen als Kleinbetrieb. Als Kleinstbetrieb wird ein Unternehmen bezeichnet, wenn es zusätzlich eine Jahres-Bilanzsumme von weniger als 2 Millionen Euro aufweist.

Was bedeutet KMU?

Die Abkürzung KMU steht für „Kleine und mittlere Unternehmen“. Es handelt sich hierbei um eine Sammelbezeichnung, zu der auch Kleinbetriebe gezählt werden. Ein Betrieb darf nicht mehr als 249 Mitarbeiter beschäftigen, um laut der EU-Empfehlung 2003/361 ein KMU zu sein. Ebenfalls darf ein Umsatz von 50 Millionen Euro und eine Bilanzsumme von 43 Millionen Euro pro Jahr nicht überschritten werden.