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Zeiterfassung für Kleinbetriebe
Noch in diesem Jahr soll das Gesetz zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung in nationales Recht umgesetzt werden. Ob und warum eine professionelle Zeiterfassung für Kleinbetriebe wichtig und notwendig ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wann ist ein Unternehmen ein Kleinbetrieb?
Kleinbetriebe sind Unternehmen mit bis zu zehn Vollzeit-Beschäftigten. Die gesetzliche Grundlage hierfür schafft das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) mit § 23 Abs. 1. Ist das Unternehmen bereits vor 2004 gegründet worden, gilt es nur bei einer maximalen Angestelltenzahl von 5 Personen als Kleinbetrieb. Als Kleinstbetrieb wird ein Unternehmen bezeichnet, wenn es zusätzlich eine Jahres-Bilanzsumme von weniger als 2 Millionen Euro aufweist.
Warum eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe sinnvoll ist
Kleinbetriebe bestehen aus wenigen Mitarbeitern, die auf den ersten Blick wiederum einfach zu verwalten sind. Da lohnt sich die Anschaffung eines umfangreichen Zeiterfassungssystems nicht, da es nicht zu den Bedürfnissen eines kleinen Betriebs passt. Dennoch macht es Sinn, die Arbeitszeiten strukturiert zu erfassen, da stets genügend Mitarbeiter für das Tagesgeschäft da sein müssen: Beim Tausch von Arbeitszeiten, spontanem Überstundenabbau, Krankmeldungen und eingereichtem Erholungsurlaub kann man selbst in einem kleinen Betrieb den Überblick verlieren.
Die Nutzung einer „passenden“ Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe spart Zeit und schafft wiederum Zeit für das Kerngeschäft.
Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Laut dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts, das im September 2022 gefällt wurde, sind Arbeitgeber in Deutschland zur Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Diesem Urteil folgten zahlreiche Fragen aus der Arbeitswelt, die wir in unserem Beitrag Urteil zur Arbeitszeiterfassung: die wichtigsten Fragen und Antworten beantworten. Außerdem ist davon auszugehen, dass das BAG Urteil von 2022 noch vor dem EuGH Urteil vom Mai 2019 in nationales Recht umgesetzt wird.
Gemäß dem im Mai 2019 gefällten Urteil des Europäischen Gerichtshofs besteht in Deutschland eine allgemeine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter. Obwohl die Umsetzung der Verpflichtung noch aussteht, lohnt es sich für Arbeitgeber, sich schon jetzt mit dem Thema zu beschäftigen und ein Zeiterfassungssystem zu installieren. Nur auf diese Weise lässt sich ein reibungsloser Übergang garantieren, wenn der Ernstfall eintritt. Die gewählte Anwendung sollte vor allem folgende Daten aufnehmen:
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Pausenzeiten im Rahmen der Pausenregelungen
- Gesamte geleistete Arbeitsstunden pro Tag
- Ruhezeiten
Eine verbindliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht aktuell nur für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer, bei denen eine besondere Missbrauchsgefahr vorliegt. Das trifft beispielsweise auf Mitarbeiter des Bau- und Gaststättengewerbes zu.
Ab wann müssen Kleinbetriebe Zeiterfassungssysteme verwenden?
Da das deutsche Arbeitszeitgesetz bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht an das Urteil des Europäischen Gerichtshof angepasst wurde, müssen derzeit weder KMU noch größere Unternehmen ein Zeiterfassungssystem verwenden. Dieser Umstand kann sich jedoch noch in diesem Jahr ändern. Von dem Beschluss betroffen sind dann alle Unternehmen unabhängig ihrer Größe oder ihres Umsatzes.
Was versteht man unter einem Zeiterfassungssystem?
Bei einem Zeiterfassungssystem handelt es sich um eine Möglichkeit zur Erfassung der Arbeitszeiten zur Arbeitszeitdokumentation. Auf diese Weise lässt sich sowohl von den Mitarbeitern selbst als auch von HR und der Führungsebene genau überprüfen, ob ein Arbeitnehmer seine Sollstunden erfüllt hat und ob es Überstunden auszugleichen gibt. Die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes können mithilfe einer Zeiterfassung ebenfalls systematisch eingehalten werden. Indem alle Anwesenheiten und Abwesenheiten erfasst werden, wird zudem die Grundlage für die Durchführung der Entgeltabrechnung geschaffen. Die Zeiterfassung kann analog oder digital erfolgen.
Welche Aufgaben muss ein Zeiterfassungssystem erfüllen?
Nicht jedes Zeiterfassungssystem eignet sich gleichermaßen für jedes Unternehmen. Dennoch gibt es ein paar Kriterien, die jedes Tool zur Arbeitszeiterfassung so gut wie möglich erfüllen sollte, damit es sich optimal einsetzen lässt. Dazu gehören:
- Sicherheit: Die Daten dürfen für Dritte im Rahmen des Datenschutzes unzugänglich bleiben.
- Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen: Das System sollte sichern, dass die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Zu den Gesetzen zählen beispielsweise eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden am Tag oder die Einhaltung von Ruhezeiten von wenigstens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen.
- Aktualität und Transparenz: Änderungen in der Anwesenheitsplanung sollten in Echtzeit für alle einsehbar sein, um die Einhaltung von Deadlines und Projektzeiten nicht zu gefährden. Zudem sollten alle Daten der Arbeitszeiterfassung jederzeit und für jeden einbezogenen Mitarbeiter zugänglich sein.
- Einfache Bedienung: Die Nutzung sollte auch ohne lange Einarbeitungszeit problemlos möglich sein und keinerlei Schulung oder Ähnliches bedürfen.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Welche Zeiterfassungssysteme kommen für Kleinbetriebe infrage?
Bei der Wahl des richtigen Zeiterfassungssystems zur Arbeitszeiterfassung in Kleinbetrieben sollte darauf geachtet werden, dass die Funktionen auch den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens entsprechen.
Damit beim Thema Arbeitszeiterfassung Kleinbetriebe profitieren, eignen sich daher vor allem folgende Modelle:
Excel-Tabellen
In Excel-Tabellen können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten entweder elektronisch oder in ausgedruckter Form mithilfe eines Stifts eintragen. Gerade in kleineren Unternehmen werden einfache Stundenzettel noch häufig verwendet, da durch die wenigen Arbeitnehmer eine relativ gute Übersicht beim Thema Stundennachweis gewährleistet werden kann. Außerdem verursacht dieses analoge System nur geringe Kosten.
Leider entsteht durch manuelle Eingaben auch ein gewisses Fehlerrisiko sowie eine erhöhte Wahrscheinlichkeit auf Manipulation der Daten. Zudem ist eine aufwändige Archivierung der Tabellen und eine selbstständige Auswertung notwendig, was wiederum viel wertvolle Zeit kosten kann.
Stempeluhren
Bei Stempeluhren handelt es sich um beliebte Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe, da sie einem einfachen Prinzip folgen und wenig Raum für Fehler und Täuschung lassen. Die Mitarbeiter nutzen für die Zeiterfassung eine sogenannte Stempelkarte, mit der sie sich bei Arbeitsbeginn an einem Terminal ein- und bei Arbeitsende ausstempeln können. Alternativ gibt es auch moderne Varianten, die per Fingerabdruck oder Augenscan funktionieren und auf diese Weise die Identität des Mitarbeiters überprüfen können. Die aufgenommenen Arbeitszeiten werden anschließend übersichtlich dokumentiert und im Arbeitszeitkonto gespeichert. Leider eignen sich stationäre Stempeluhren eher nicht für Unternehmen, in denen Mitarbeiter ihrer Arbeit im Homeoffice nachgehen.
Elektronische Zeiterfassungssysteme
Immer mehr Kleinunternehmen setzen mittlerweile auf eine digitale Software zur Arbeitszeiterfassung. Diese moderne Art der Zeiterfassung bietet vielerlei Möglichkeiten, von denen Unternehmen in jeder Branche profitieren können. So lässt sich ein Tool ortsunabhängig nutzen, ist jederzeit abrufbar und ermöglicht eine automatische Dokumentation von Überstunden und Fehlzeiten. Eine Software überzeugt zudem nicht nur mit Effizienz und Transparenz, sondern lässt sich auch individuell auf die Bedürfnisse des Betriebs anpassen.
Die Verwendung ist je nach Bedarf sowohl per App auf dem Handy als auch auf dem PC möglich. Mit dem entsprechenden Programm lässt sich weiterhin eine Verknüpfung mit einer Urlaubs- und einer Dienstplansoftware realisieren. Da alle Daten in einer Cloud gespeichert werden, arbeitet ein elektronisches System mit maximaler Sicherheit und Zuverlässigkeit.
Welche Vorteile ergeben sich aus digitalen Lösungen bei der Zeiterfassung für Kleinbetriebe?
Für den ein oder anderen stellt sich vielleicht die Frage, ob sich eine Arbeitszeiterfassung für einen Kleinbetrieb mit bis zu zehn Mitarbeitern überhaupt lohnt. Tatsächlich ist es aber gerade für Unternehmen mit wenig Beschäftigten besonders sinnvoll, stets einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu haben. Denn wird in einem kleinen Team jemand krank, muss der Dienstplan umso schneller angepasst werden, damit die Arbeitsabläufe nicht aus dem Gleichgewicht geraten. Ein digitales Tool hilft dabei, die Echtzeit-Daten über alle Anwesenheiten und Abwesenheiten jederzeit aktuell und fehlerfrei zur Verfügung zu haben und so schnell auf plötzliche Änderungen des Dienstplans reagieren zu können.
Weiterhin sind die Ressourcen und die Mitarbeiterzahlen in einem oft stark Kleinbetrieb begrenzt. Das führt dazu, dass auch weniger Zeit für aufwändigen Papierkram und manuelle Auswertungen bleibt. Da ein elektronisches und transparentes Tool viele anfallende Aufgaben automatisch übernimmt, wird ein kleines Unternehmen durch die Verwendung einer digitalen Software zur Arbeitszeiterfassung merklich entlastet.
Ein großer Vorteil digitaler Stundenkonten ergibt sich ebenso aus dem integrierten Service, den moderne Programme mit sich bringen. Alle relevanten Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz sowie dem Arbeits- und dem Datenschutz werden bei der Verwendung eines professionellen Tools stets eingehalten, so dass bei der Dienstplanung nichts schief gehen kann. Regelmäßige Updates sowie Releases sorgen zudem für die Aktualität des Programms.
Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Ein Fazit
Da die Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen durch das EuGH-Urteil vom Mai 2019 verpflichtend wird, ist es für Arbeitgeber von Kleinbetrieben höchste Zeit, sich über die Umsetzung Gedanken zu machen. Glücklicherweise ergeben sich durch die Verwendung eines Zeiterfassungssystems viele Vorteile, die die Arbeitsabläufe optimieren und den Zeitaufwand für Personaler minimieren. Gerade in Kleinbetrieben, in denen nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen, lohnt sich ein Tool zur Zeiterfassung daher ungemein. Letzten Endes ist eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe daher nicht nur sinnvoll, sondern absolut notwendig – wie durch das Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung im September 2022 einmal mehr deutlich wurde.
