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Control horario en pequeñas empresas: ¿por qué es importante y qué sistemas son adecuados?
¿Cuándo se considera una empresa una pequeña empresa?
En España, el concepto de pequeña empresa se define en función del número de trabajadores y su volumen de negocio. En concreto, se considera pequeña empresa a aquella que tiene menos de 50 trabajadores y cuyo volumen de negocio anual no supera los 10 millones de euros. Por otro lado, se considera microempresa a aquella que tiene menos de 10 trabajadores y cuyo volumen de negocio anual no supera los 2 millones de euros.
Es importante señalar que estas cifras son orientativas y pueden variar dependiendo del sector de actividad en el que se encuentre la empresa. Además, existen ayudas y subvenciones específicas para las pequeñas y microempresas, con el objetivo de fomentar su crecimiento y desarrollo en el mercado.
¿Por qué es útil un sistema de control de tiempo para pequeñas empresas?
Las pequeñas empresas consisten en pocos empleados, que a primera vista son fáciles de administrar. Entonces, no vale la pena invertir en un sistema de control de tiempo exhaustivo que no se adapte a las necesidades de una pequeña empresa. Sin embargo, tiene sentido registrar estructuradamente las horas de trabajo, ya que siempre debe haber suficientes empleados para las operaciones diarias: al intercambiar horarios de trabajo, reducir horas extraordinarias espontáneamente, informar de bajas por enfermedad y presentar solicitudes de vacaciones, incluso en una pequeña empresa, se puede perder la visión general.
El uso de un sistema de control de tiempo “adecuado” para pequeñas empresas ahorra tiempo y crea tiempo para el negocio principal.
¿Existe una obligación legal de controlar el tiempo de trabajo?
Según la sentencia del Tribunal Federal de Trabajo de septiembre de 2022, los empleadores en Alemania están obligados a registrar el tiempo de trabajo de sus empleados. Este fallo generó numerosas preguntas del mundo laboral, que respondimos en nuestro artículo Sentencia sobre el control del tiempo de trabajo: las preguntas y respuestas más importantes. Además, se espera que la sentencia del Tribunal Federal de Trabajo de 2022 se implemente en la ley nacional antes de la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de mayo de 2019.
Según la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de mayo de 2019, existe una obligación general en Alemania de registrar las horas de trabajo de todos los empleados. Aunque aún no se ha implementado la obligación, los empleadores deben considerar instalar un sistema de control de tiempo. Solo de esta manera se puede garantizar una transición sin problemas cuando ocurra una emergencia. La aplicación elegida debe registrar principalmente los siguientes datos:
- Hora de inicio del trabajo
- Hora de finalización del trabajo
- Pausas según las regulaciones de descanso
- Horas de trabajo totales por día
- Tiempo de descanso (Intervalos entre turnos)
¿Cuándo deben las pequeñas empresas usar sistemas de control de tiempo?
Dado que la Ley de tiempo de trabajo alemana aún no se ha adaptado a la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, actualmente no se requiere que las PYME ni las grandes empresas utilicen un sistema de control de tiempo. Sin embargo, esto puede cambiar este año. Todas las empresas estarán afectadas por la decisión, independientemente de su tamaño o facturación.
La sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea no es relevante para saber si un empleado trabaja en el lugar de trabajo o en su hogar. En ambos casos, sus horas de trabajo deben registrarse con precisión. En general, una variante digital de control de tiempo es adecuada para el control de tiempo en el hogar.
¿Qué es un sistema de control de tiempo?
Un sistema de control de tiempo es una forma de registrar las horas de trabajo para la documentación de tiempo de trabajo. De esta manera, tanto los empleados como los recursos humanos y los gerentes pueden verificar exactamente si un empleado ha cumplido con sus horas de trabajo planificadas y si hay horas extraordinarias para compensar. Las disposiciones de la Ley de tiempo de trabajo también se pueden cumplir sistemáticamente con un sistema de control de tiempo. Al registrar todas las presencias y ausencias, se crea la base para llevar a cabo la nómina. El control de tiempo puede ser analógico o digital.
¿Qué tareas debe cumplir un sistema de control de tiempo?
No todos los sistemas de control de tiempo son igualmente adecuados para todas las empresas. Sin embargo, hay algunos criterios que cada herramienta de control de tiempo debe cumplir lo mejor posible para que se pueda utilizar de manera óptima. Estos incluyen:
- Seguridad: Los datos no deben ser accesibles para terceros en el contexto de la protección de datos.
- Cumplimiento de las regulaciones legales: El sistema debe garantizar que se cumplan las regulaciones de la Ley de tiempo de trabajo. Las leyes incluyen, por ejemplo, un tiempo máximo de trabajo de ocho horas al día o el cumplimiento de tiempos de descanso de al menos once horas entre dos días de trabajo.
- Actualidad y transparencia: Los cambios en la planificación de la presencia deben ser visibles en tiempo real para que no se pongan en peligro el cumplimiento de los plazos y los tiempos del proyecto. Además, todos los datos del control de tiempo deben ser accesibles en cualquier momento y para cualquier empleado involucrado.
- Fácil de usar: El uso debe ser fácilmente posible sin largos períodos de capacitación y no debe requerir capacitación ni similares.
- Crea pautas de registro
- Mantén la documentación
- Evalúa y exporta los datos
¿Qué sistemas de control de tiempo son adecuados para pequeñas empresas?
Al elegir el sistema de control de tiempo adecuado para el control de tiempo en pequeñas empresas, se debe tener en cuenta que las funciones también correspondan a los requisitos de la empresa respectiva.
Por lo tanto, los siguientes modelos son especialmente adecuados para el control de tiempo en pequeñas empresas:
Hojas de Excel
En las hojas de Excel, los empleados pueden ingresar sus horas de trabajo electrónicamente o en forma impresa con un lápiz. Especialmente en pequeñas empresas, todavía se utilizan los simples registros de tiempo, ya que se puede garantizar una buena visión general del registro de tiempo debido a los pocos empleados. Además, este sistema analógico solo causa costos bajos.
Utilice nuestra plantilla de registro de tiempo o nuestra plantilla de cuenta de tiempo de trabajo y pruebe esta forma de control de tiempo en su pequeña empresa.
Desafortunadamente, la entrada manual también conlleva un riesgo de error y una mayor probabilidad de manipulación de los datos. Además, se requiere un archivo de las hojas y una evaluación independiente, lo que puede llevar mucho tiempo.
Relojes de fichar
En los relojes de fichar se trata de populares sistemas de control de tiempo para pequeñas empresas, ya que siguen un principio simple y dejan poco margen para errores y engaños. Los empleados utilizan una tarjeta de fichar para el control de tiempo con la que pueden marcar la entrada y salida en un terminal. Alternativamente, también existen variantes modernas que funcionan con huellas dactilares o escaneos de ojos y de esta manera pueden verificar la identidad del empleado. Los tiempos de trabajo registrados se documentan de manera clara y se guardan en la cuenta de tiempo de trabajo. Desafortunadamente, los relojes de fichar estacionarios no son adecuados para empresas en las que los empleados realizan su trabajo en el hogar.
Sistemas electrónicos de control de tiempo
Cada vez más pequeñas empresas utilizan ahora un software digital para el control del tiempo. Esta forma moderna de control de tiempo ofrece muchas posibilidades que las empresas de cualquier sector pueden aprovechar. Por lo tanto, se puede utilizar una herramienta de forma independiente del lugar, está disponible en cualquier momento y permite la documentación automática de horas extraordinarias y ausencias. Además, un software no solo convence por su eficiencia y transparencia, sino que también puede adaptarse individualmente a las necesidades de la empresa.
El uso es posible según sea necesario, tanto a través de la aplicación en el teléfono móvil como en la PC. Con el programa correspondiente, también es posible vincularlo con un software de planificación de vacaciones y un software de gestión de horarios. Como todos los datos se almacenan en una nube, un sistema electrónico funciona con la máxima seguridad y confiabilidad.
Utilice la calculadora gratuita de tiempo de trabajo en línea de Papershift y calcule su tiempo de trabajo de manera rápida y sencilla: Calculadora de tiempo de trabajo.
¿Cuáles son las ventajas de las soluciones digitales para el control de tiempo en pequeñas empresas?
Para algunos, surge la pregunta de si el control de tiempo para una pequeña empresa con hasta diez empleados vale la pena. De hecho, es especialmente útil para empresas con pocos empleados tener una visión general exacta de las horas de trabajo de todos los empleados. Si alguien se enferma en un equipo pequeño, el horario de trabajo debe adaptarse lo más rápido posible para que los procesos de trabajo no se salgan de control. Una herramienta digital ayuda a tener los datos en tiempo real sobre todas las presencias y ausencias disponibles en todo momento y sin errores y, por lo tanto, a poder reaccionar rápidamente a los cambios repentinos en el horario de trabajo.
Además, los recursos y el número de empleados en una pequeña empresa a menudo están limitados. Esto significa que también hay menos tiempo para el papeleo y la evaluación manual. Dado que una herramienta electrónica y transparente asume automáticamente muchas tareas que surgen, una pequeña empresa se ve aliviada significativamente por el uso de un software digital para el control de tiempo.
Otra gran ventaja de los registros de tiempo digitales también se deriva del servicio integrado que los programas modernos ofrecen. Todas las regulaciones relevantes de la Ley de tiempo de trabajo, así como la protección laboral.
Papershift es una solución completa y eficiente para el control horario que ayuda a las pequeñas y medianas empresas a cumplir con la nueva ley de control de tiempo de trabajo obligatorio. Ofrece características personalizables, herramientas de seguimiento y análisis de tiempo, y la integración con otros sistemas de software de gestión empresarial. Papershift permite a las pequeñas empresas ahorrar tiempo y recursos, lo que les permite centrarse en su negocio principal y su crecimiento en el mercado.
