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Para muchos, una pesadilla. Para otros, la oportunidad de demostrar que la empresa cumple con sus obligaciones y derechos reflejados en la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y el Ministerio de Trabajo. La inspección de trabajo es un procedimiento de control habitual donde cualquier empresa es susceptible de recibir una visita.
Aunque algunos creen que solo se produce cuando la empresa recibe una denuncia ante la Administración general del Estado o la Seguridad Social, la inspección de trabajo es un procedimiento rutinario que incluso se puede dar sin preaviso y de forma aleatoria. Salvo algunas excepciones, cualquier persona jurídica, física, privada o pública podría ser objeto de inspección.
Hoy veremos qué es, para qué sirve y todos los documentos que se deben tener al corriente en caso de recibir la visita de los inspectores. También repasaremos cuál es su objetivo y qué obligaciones tiene la empresa de cara a tan inesperada visita, conociendo los derechos y posibles consecuencias en el caso de obtener una resolución desfavorable.
¿Qué es la inspección de trabajo?
Conocida también por sus siglas, la ITSS es una institución cuya misión se centra en garantizar y controlar el cumplimiento de la normativa laboral vigente y depurar responsabilidades en el caso de cometerse infracciones, proponiendo multas económicas e incluso el cese de actividad y fin de servicio de la empresa si fuera preciso.
Según a la Ley 23/2015 de 21 de julio, todo lo referente a materia laboral, como la prevención de riesgos laborales, protección social, empleo, formación profesional, igualdad, oportunidades laborales, economía social y Seguridad Social entre otros, es responsabilidad de la ITSS. Además, también desarrolla funciones como asistencia técnica, mediación, arbitraje y asesoramiento.
Aunque más adelante lo repasaremos al detalle, una inspección de trabajo es la forma de controlar y vigilar que los derechos y obligaciones de las empresas y trabajadores se cumplen. La figura que lleva a cabo esta tarea está representada por los inspectores de trabajo, expertos en analizar y detectar cualquier fraude o incumplimiento de las normas.
Funciones y objetivos en una inspección de trabajo
El objetivo de una inspección de trabajo pasa por conocer el estado de las empresas en materia de responsabilidades administrativas. Es decir, los inspectores de trabajo deben vigilar y controlar que, tanto empresa como empleados cumplen con sus obligaciones. También asesoran en materia de Seguridad Social y laboral para garantizar que se cumple la Ley.
En una inspección de trabajo son muchos los puntos que se pueden abordar, no siendo siempre los mismos para todas las empresas. Dependerá de la orden del inspector y el procedimiento que aplique según la entidad y sus características, aunque sí hay una serie de claves comunes que debes conocer y tener en cuenta.
Cada Comunidad Autónoma define aspectos en el sistema y procedimiento de la ITSS. Cuando se trata de provincias de gran tamaño, la labor de la Inspección provincial se divide en dos jefaturas diferentes: Seguridad Social y prevención de riesgos laborales. En las zonas más pequeñas, los inspectores resolverán los casos de forma conjunta desde la misma sede.
De ahí que muchos la nombren como Inspección de trabajo y Seguridad Social. Según la ubicación geográfica de las empresas, habrá uno o varios departamentos de inspección con diferentes funciones, encargados de garantizar el cumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de trabajo.
Lo que debes saber ante una inspección de trabajo
Antes de adentrarnos en materia, debes saber que no puedes negarte ante una inspección de trabajo. Con antelación o sin ella, es obligatorio garantizar el acceso a los inspectores a las instalaciones. Ten en cuenta que su figura es una representación de la autoridad y, en caso de impedir su entrada, podrán reclamar la intervención de la policía.
Si el sitio de trabajo es el mismo que el domicilio, sí será necesaria una autorización judicial en caso de no obtener nuestro consentimiento mediante documento firmado. Da igual que residas en Barcelona, Madrid o alejado de las grandes ciudades. No se podrá llevar a cabo la inspección de trabajo si no lo dictamina un juez.
Tanto el funcionario encargado como los técnicos expertos que le acompañen, deberán tener el mismo trato y derechos. Por norma general, los inspectores de trabajo suelen acreditarse para solicitar el acceso a cualquier parte de las instalaciones y contar con la colaboración del empresario.
Sin embargo, en muchas ocasiones podrían iniciar la inspección de forma anónima, lo que les permite detectar cualquier infracción o irregularidad en el entorno de trabajo y sus condiciones sin darle tiempo al empresario para tratar de ocultar y manipular pruebas, cualquier documento, escenario o situación comprometida.
Además, también tienen autoridad para solicitar la colaboración de los empleados y pedir que les acompañen en la visita, examinar el lugar de trabajo, requerir documentación, identificar a los trabajadores o tomar muestras. Siendo sancionable cualquier comportamiento que impida u obstaculice llevar a cabo estas tareas.
¿Qué documentación se puede solicitar en una inspección de trabajo?
Después de realizar una inspección y tramitar las diligencias oportunas, el inspector puede solicitar un requerimiento por el que la empresa debe aportar y presentar algunos de los documentos que verás a continuación:
- Administrativo: Desde los justificantes de pago de los trabajadores autónomos hasta recibos de los salarios, pasando por justificantes de pago a la Seguridad Social, libro de contabilidad, Impuesto de sociedades, declaración de constitución de la Sociedad o declaración de retenciones de IRPF, entre otros.
- RRHH: Calendario laboral, horarios de los empleados, registros de entrada y salida, altas y bajas laborales, horas extraordinarias o contratos de trabajo presentados en la oficina de empleo.
- Prevención de Riesgos laborales: Exista o no el departamento de calidad en la empresa, ésta precisa de un plan de prevención de riesgos laborales. El inspector puede solicitarlo, así como comprobar las medidas adoptadas, conocer las bajas por enfermedad profesional o comprobar los materiales de seguridad que previenen accidentes.
Existen muchos otros documentos que se pueden solicitar durante la inspección de trabajo. Es más, para que el propio inspector pueda desarrollar su labor, analizar y abrir las diligencias que considere oportunas, podrá solicitar identificarse a las personas del centro de trabajo, tomarles declaración, acceder a los ordenadores e imponer medidas cautelares si considera riesgo de destrucción de pruebas.
Aunque es cierto que el funcionario puede exigir la identificación de cada persona que se encuentre en la zona de trabajo, no puede obligarnos a presentarle el DNI. Tendrá que confiar o buscar otros medios para comprobar la veracidad en el nombre de Yolanda Díaz o cualquier otro que aportemos. No poseen la autoridad suficiente como para obligar a los empleados a hacerlo.
El objetivo de conocer quién se encuentra en la zona de trabajo es el de evitar fraude con la contratación ilegal, con empleados que no se encuentren dados de alta en la Seguridad Social o estén realizando un servicio que no les corresponde. Normalmente, durante la inspección de trabajo los trabajadores aportan datos de identificación y empleo sin problema.
Información y recursos para prevenir sanciones
Muchas empresas cuentan con deficiencias, tanto a nivel estructural en sus instalaciones como en el cumplimiento de los contratos y derechos de sus trabajadores. También se detectan muchos problemas en la administración y la gestión de los recursos, haciendo caso omiso de la necesidad de subsanarlos cuanto antes.
Cuando llega por sorpresa la inspección de trabajo, muchos empresarios lamentan no haber tomado medidas antes. Aunque muchas deficiencias se notifican y recomiendan reparar con un plazo de tiempo razonable, otras incurren directamente en una sanción económica.
Una de las recomendaciones más interesantes para tener en cuenta pasa por los departamentos de Recursos Humanos y el de Administración, aunque el resto de áreas son también fundamentales, es aquí donde se concentra la mayoría de configuraciones principales sobre el funcionamiento y gestión de la empresa. Hablamos de:
- Gestión de personal. Gestión de altas nuevas, bajas, formación laboral, horarios, planificación, calidad e incluso riesgos laborales.
- Contabilidad. Contratación, presupuestos, facturación, inversiones, activos, pagos a proveedores, ingresos y nóminas.
De ahí la importancia de contar con recursos que permitan optimizar los procesos de la empresa. Papershift es un claro ejemplo de eficiencia, donde ahora es posible controlar aspectos como el absentismo, las bajas, horarios de los empleados, fichas técnicas o incluso gestión de nóminas. Todo reunido en un producto, organizado y estructurado para agilizar cualquier inspección de trabajo.
Siempre preparados y actualizados en la normativa
Es importante recordar que el desconocimiento de la normativa no exime de culpa en caso de ser detectada una infracción y recibir su correspondiente sanción. Lo mejor que podemos hacer en estos casos es adelantarnos ante cualquier posible inspección de trabajo y tratar siempre de mantenernos al día con la Seguridad Social.
La vista de los expertos de trabajo no tiene por qué venir motivada por un denunciante anónimo, aunque sí es cierto que la Seguridad Social cuenta con un buzón de contacto para tramitar la denuncia de forma anónima. Sin embargo, en la mayoría de los casos será el propio Ministerio de trabajo y seguridad social, por medio de su sede provincial, los que inicien la inspección de trabajo de forma rutinaria.
Si se respetan las condiciones estipuladas en los convenios de los trabajadores, el riesgo a sufrir denuncias anónimas se reduce, por lo que es crucial mantener siempre unas condiciones óptimas en ámbitos relacionados con el trabajo y seguridad social. La ITSS valorará positivamente que los contratos de empleo, desde los puestos más sencillos hasta el de la vicepresidenta, estén debidamente actualizados y en regla.
Plazos para recibir las propuestas de sanciones
Tras haber recibido la visita del inspector de trabajo y, habiendo detectado anomalías, deficiencias o cualquier otro aspecto a subsanar, se procederá a levantar el acta de infracción. En un plazo no superior a los diez días desde que se redactó, recibirás un correo certificado con la notificación pertinente.
Es importante recordar que la fecha de acta no tiene por qué ser la misma en la que el inspector realizó la inspección. Hay un plazo de 9 meses desde su visita para que éste pueda gestionarla y proceder a crear las actas de sanción que considere. Eso sí, nada más recibir el correo certificado, tendrás 15 días hábiles para presentar alegaciones, ya sea de forma presencial o mediante correo electrónico.
El acta de infracción es una propuesta de sanción a la Autoridad pertinente, es decir, además de tener todo el derecho a presentar las alegaciones que consideres oportunas, debes saber que este acta es una propuesta por parte del inspector. Será la Autoridad la que determine si se ha cometido o no la infracción.
Esto quiere decir que para confirmar un estado deficiente o infracción cometida, habrá que presentar documento que lo verifique. Si durante la inspección de trabajo ya se tomó imagen o prueba, habrá que llevar a cabo un ejercicio de subsanación inmediato e informar de ello para tratar de eliminar o reducir la infracción.
Pasos a seguir tras recibir la notificación
Es muy recomendable revisar todos los detalles que se incluyen en la notificación, ya que una errata del inspector en su redacción podría anular todo el procedimiento sancionador. Si han pasado más de 10 días hábiles desde el levantamiento del acta hasta recibirla, puedes solicitar la anulación total. Por lo tanto:
- Comprueba la veracidad y legalidad de las fechas.
- Revisa el texto para conocer cuáles fueron las conclusiones del inspector que le motivaron a levantar el acta con las sanciones.
- Prepara un escrito con alegaciones y aporta pruebas que demuestren que no se ha cometido infracción alguna.
En el caso de no haber aceptado la notificación o resultar ilocalizable, el procedimiento seguirá su curso habitual y facilitará la tarea a la Autoridad, ya que en la mayoría de los casos confirmará la propuesta de sanción del inspector de trabajo. No obstante, se volverá a enviar una notificación con la resolución final y habrá un plazo de un mes para presentar recurso.
A fin de evitar cualquier fraude y garantizar el cumplimiento de las acciones propuestas para llevar a cabo, es probable que se repita incluso una nueva inspección de trabajo si así lo determina la Administración general del estado.
¿Qué se considera como obstrucción a la labor del inspector?
Un mal carácter no tiene por qué ser motivo de sanción, sin embargo, determinados comportamientos y acciones que impidan un correcto desarrollo de la inspección y el trabajo del propio técnico sí serán motivo de sanción. Para que te hagas una idea, estas son algunas de las más frecuentes:
- Infracciones leves. Retrasos en la presentación de información, comparecencias y comunicaciones requeridas tras la visita. En el caso de que se soliciten los datos en el mismo momento de la inspección, se suele ofrecer una mayor flexibilidad para poder reunir la información solicitada. No presentar el libro de visitas también será motivo de sanción.
- Infracciones graves. Comportamientos agresivos y amenazantes, que impidan el acceso del inspector, subinspector o cualquier trabajador acompañante. La negativa a identificarse y la coacción son también motivos de sanción muy graves.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones con los funcionarios será sancionable. En este sentido, comenzar con mal pie la inspección de trabajo no hará otra cosa que poner en alerta al funcionario, dándole a entender que este comportamiento podría esconder nuevas y mayores irregularidades en la empresa.
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¿Y si no estamos de acuerdo con el resultado de la inspección de trabajo?
El funcionario y técnicos que llevan a cabo la inspección de trabajo son personas humanas, trabajadores que pueden cometer también errores. Sin embargo, hablamos de un tipo de trabajador hecho al sistema, formado precisamente para emplear técnicas de vigilancia y control para detectar cualquier fraude o infracción.
Si hay algún punto en el que la empresa considera que no es correcta la información que presenta el técnico en su aviso, tanto la Seguridad Social como el propio Ministerio de trabajo cuentan con mecanismos para alegar y presentar todos los datos e información que consideremos oportunos a fin de resolver la incidencia.
Lo que no se recomienda hacer bajo ningún concepto es tratar de interceder durante el servicio y acto de la propia inspección de trabajo, ya que estas acciones podrían considerarse como obstaculización intencionada. Concepto que ya sabemos que está considerado como sancionable.
La inspección se centra en trabajo y Seguridad Social
Para que una empresa supere con éxito una inspección de trabajo y Seguridad Social debe garantizar los derechos de sus trabajadores, cuidar sus departamentos y asegurar el cumplimiento de las normas de la Administración General del Estado como las de sus propios estatutos.
A diario, el Ministerio de Trabajo recibe infinidad de denuncias en las que se reclama vigilancia sobre determinadas empresas. Bien sea a través de un denunciante anónimo o por procedimiento rutinario, es vital cumplir con las normativas vigentes.
Para superar una inspección de trabajo en el ámbito de la Seguridad Social y permitir que la labor de investigación del inspector no se vea alterada, habrá que revisar y respetar todos los aspectos en materia de salarios, contrataciones, derechos y convenios ya establecidos con los trabajadores y sus sindicatos.
Recibir una propuesta de sanción puede parecer un fracaso para la empresa y los departamentos afectados. Sin embargo, se trata de una forma de prevención por la que la empresa podrá ahorrar a largo plazo, pudiendo subsanar el problema y mejorar tanto su imagen como competencia. Solo en España y durante 2017 se propusieron más de 270 millones de euros en 85.000 sanciones.
¿Qué hay de la prevención de riesgos laborales?
Ahora ya sabes por qué la inspección de trabajo y seguridad social pueden incluir también la prevención de riesgos laborales. Para una empresa que cuida a sus trabajadores y proporciona todas las medidas de seguridad y protección ante accidentes, no habrá de qué preocuparse ante la visita de los inspectores.
Independientemente del tipo de servicio, funciones o sector en el que se encuentra la empresa, el incumplimiento de las medidas de seguridad podría conllevar la creación de actas de sanción, una resolución que podría generar multas económicas que podrían comprometer las arcas de la compañía.
Todos los trabajos que se llevan a cabo en la empresa cuentan con unas condiciones determinadas en materia de seguridad según la actividad que lleven a cabo. El cumplimiento de las normas de seguridad según la normativa actual del gobierno permitirá evitar razones para sufrir nuevas sanciones.
