Wer frischen Wind in eine althergebrachte Branche bringen will, muss die Dinge anders machen. Dass das nicht unbedingt einen Bruch mit der Tradition bedeuten muss, zeigt die Lokalbäckerei BrotZeit seit 2011. Das junge Unternehmen steht für traditionelles Backhandwerk, modern gedacht.
Ihr Konzept: Bio-Backspezialitäten aus regionalen Zutaten, hochwertiges Brot, Süßgebäck und französische Tartes. Aber vor allem: so viel Handarbeit wie möglich und so wenig Maschinen wie möglich. Papershift hilft ihnen dabei ihre Zeit und ihr Personal so einzuteilen, dass sie genug Zeit für die wesentlichen Dinge haben: Ihre Backwaren, ihr Handwerk und ihre Kunden.

Zeit für Veränderung und Mut zum Umdenken

Tradition bedeutet in der Lokalbäckerei BrotZeit vor allem Nachhaltigkeit. Diese ist entlang der gesamten Wertschöpfungskette erkennbar. Neben regionalen Bio-Zutaten, selbst entwickelten Rezepten und hauseigenem Sauerteig, zeigt sich der Fokus auf Nachhaltigkeit in dem Einsatz ausschließlich elektrisch-betriebener Lieferwagen, der Nutzung von Ökostrom aus Wasserkraft und der Verwendung von umweltfreundlichen, bzw. wiederverwendbaren Verpackungsmaterialien.

Die Bio-Backwaren der Lokalbäckerei BrotZeit werden aus regionalen Zutaten in Handarbeit hergestellt

Dem Unternehmen ist dabei wichtig, dass alle Mitarbeiter diese Philosophie mittragen und ein offener Austausch zwischen den Arbeitsbereichen und unter den Mitarbeitern stattfindet. Deshalb arbeiten die Mitarbeiter nicht abgeschottet in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich: durch die Anbindung der Backstube an den Verkaufsraum, können die Bäcker direkt an den positiven Rückmeldungen der Kunden teilhaben. Im Gegenzug steht das Verkaufsteam im engen Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen in der Backstube. So wissen sie immer über Produkte und Zutaten Bescheid und können den Kunden detailliert Auskunft geben.

Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und mit den Kunden ist wichtiger Teil der Unternehmensphilosophie der BrotZeit

Die Mitarbeiter sind außerdem nicht fest an einen Arbeitsbereich oder Standort gebunden. Sie werden standortübergreifend in allen Bereichen eingesetzt und werden entsprechend eingelernt, um an allen Vorgängen im Unternehmen teilhaben zu können.
Neben dem Engagement der Mitarbeiter ist noch eine weitere Zutat entscheidend für den Erfolg des Unternehmens: Zeit. Sie ist ausschlaggebend für die Qualität der Produkte, z. B. in Form der ungewöhnlich langen Teigführung, durch welche die BrotZeit-Brote besonders geschmackvoll, saftig und bekömmlich werden.

Die Herausforderung: die Kräfte sinnvoll bündeln

Um diesen Anspruch an Qualität und Liebe zum Detail gerecht zu werden, muss das BrotZeit-Team sorgfältig mit seiner Zeitplanung umgehen. Dem waren jedoch durch die bisherige Form der Zeiterfassung und -planung Grenzen gesetzt. Arbeitszeiten wurden ausschließlich handschriftlich per Stundenzettel erfasst. Diese Stundenzettel wurden anschließend einzeln in eine Excel-Tabelle eingetippt. Die Zeiterfassung war dadurch sehr ungenau und der Prozess selbst zeitaufwändig.

Dabei ist eine präzise Zeiterfassung sehr wichtig, da die BrotZeit-Mitarbeiter ausschließlich auf Stundenbasis eingestellt sind und die damit verbundenen gesetzlichen Vorgaben, wie z.B. den Mindestlohn oder Pausenzeiten, einhalten müssen.
Durch die Eröffnung neuer Standorte wurde die Dienstplanung außerdem zunehmend aufwändiger. Zahlreiche Arbeitsbereiche und Schichten machten den Planungsprozess unübersichtlich und kompliziert.

Die BrotZeit-Mitarbeiter sind an allen drei Standorten im Einsatz. Für die Dienstplanung bedeutet das einen hohen Planungsaufwand

Da weder Mitarbeiter noch Vorgesetzte mit der Situation zufrieden waren, kam das BrotZeit-Team zu dem Schluss, dass die Excel-Tabellen ausgedient hatten, und machte sich auf die Suche nach einem einfachen und modernen Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystem.

Wichtig war, dass die Planung an sich viel schneller und effizienter verläuft, dass man nicht zu viel Zeit verbraucht, um alles einzeln einzutippen, irgendwelche Formeln einzugeben und so weiter.

Darja SchellerLokalbäckerei BrotZeit

Die Lösung: teamorientierte Zeiterfassung und Dienstplanung mit Papershift

Die Lösung fand BrotZeit mit der Papershift Cloud, mit Hilfe derer sie die Personalplanungsprozesse jetzt einfach und effizient online abwickeln können.
Mit dem Papershift Zeiterfassungsmodul stehen BrotZeit verschiedene Möglichkeiten zur Erfassung von Arbeitszeiten zur Verfügung: automatisch über den Dienstplan, online über die Web App, stationär über die Tablet-Stempeluhr oder mobil auf dem Smartphone mit der Stempeluhr-App. Eins haben alle Methoden gemeinsam: die erfassten Arbeitszeiten werden in Echtzeit mit der Papershift Cloud synchronisiert und dort automatisch gespeichert.

Die Lokalbäckerei BrotZeit hat sich dafür entschieden, die Zeiterfassung per stationärem Zeiterfassungsterminal umzusetzen. Dabei hat sie besonders die einfache Einrichtung und Bedienbarkeit der Papershift Stempeluhr-App überzeugt:

Die Einrichtung der Stempeluhr war eigentlich ziemlich einfach, weil die App ganz einfach aufgebaut ist und eigentlich selbsterklärend ist.

Darja SchellerLokalbäckerei BrotZeit

Auch im Alltag konnte die App bisher auf ganzer Linie überzeugen und macht die Erfassung, Kontrolle und Dokumentation der Arbeitszeiten für alle Beteiligten schneller, zuverlässiger und bequemer.

Die Mitarbeiter kommen in der Früh, stempeln sich ein, stempeln die Pause, und stempeln sich aus. Ich hab einfach die Möglichkeit von überall, egal wo ich bin, egal mit welchem Gerät darauf zuzugreifen – und wenn jemand vergessen hat sich auszustempeln oder sonstiges passiert – gleich nachzuschauen und einzugreifen. Es spart mir sehr, sehr viel Zeit.

Darja SchellerLokalbäckerei BrotZeit

Obwohl der Fokus bei der Suche nach einer Software-Lösung vor allem auf der Zeiterfassung lag, setzt die BrotZeit mittlerweile auch bei der Dienstplanung auf die Papershift Cloud.

Mit dem Online Dienstplaner von Papershift organisiert BrotZeit die komplette Dienstplanung an den mittlerweile drei Standorten. Dabei war die größte Herausforderung, die ehemals unübersichtliche Dienstplanung zu strukturieren und den Standort- und Arbeitsbereich-übergreifenden Einsatz der Mitarbeiter zu organisieren. Mit Papershift konnte BrotZeit nun ein festes Schichtsystem mit kontinuierlichem Rhythmus umsetzen und spart so Zeit bei der Dienstplanung.

Früher hatten wir im Verkauf viel mehr Arbeitsbereiche, das konnten wir jetzt effizienter gestalten. Und mittlerweile verläuft die Personalplanung fast automatisiert.

Darja SchellerLokalbäckerei BrotZeit

Auch die Einhaltung gesetzlicher Regelungen ist jetzt kein Problem mehr: Dank der von BrotZeit individuell definierten Stempelregeln informiert Papershift sobald ein Mitarbeiter seine Soll-Stunden überschreitet. Pausenzeiten werden entsprechend der gesetzten Regeln automatisch von der Arbeitszeit abgezogen.

Durch die Unterstützung von Papershift können sich die BrotZeit Mitarbeiter mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und haben mehr Zeit sich um ihre Kunden zu kümmern

Neben der Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit war es nicht zuletzt auch die Flexibilität des modularen Software-Angebots, welches BrotZeit von Papershift überzeugen konnte. Dadurch, dass Papershift branchen- und plattformunabhängig ist und die Stempeluhr App sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten verwendet werden kann, konnte BrotZeit das System genau auf ihre Bedürfnisse anpassen.

Du musst dir keine teure Hardware anschaffen, das kann jeder von überall machen, du nutzt es und du bezahlst es. Und wenn du’s nicht mehr nutzt, musst du’s auch nicht mehr bezahlen.

Darja SchellerLokalbäckerei BrotZeit

Das Ergebnis: Zufriedene Mitarbeiter und mehr Zeit für das Wesentliche

Mittlerweile ist die Arbeit mit Papershift aus dem Alltag in der Lokalbäckerei BrotZeit nicht mehr wegzudenken. Gab es zu Beginn gerade bei den älteren Mitarbeitern noch Hemmungen bezüglich des neuen Systems und der neuen Technik, so sind diese längst abgebaut.

Die Erfassung der Arbeitszeiten geht bei BrotZeit mit der Papershift Stempeluhr-App jetzt einfach per Click

An allen drei Standorten der BrotZeit hängen iPads als stationäre Zeiterfassungsterminals. Alle Mitarbeiter haben sich mittlerweile an den Umgang mit Papershift gewöhnt und schätzen den Mehrwert in Form von Zeit und Flexibilität den das System liefert.

Seit Papershift kann ich meine Dienstplanung auch am See machen, zu jeder Zeit, an jedem Ort.

Darja SchellerLokalbäckerei BrotZeit

Die Zukunft: da geht noch was!

Dass das Konzept der Lokalbäckerei BrotZeit aufgeht, hat sich bereits gezeigt. In den Jahren seit ihrer Gründung wurden zwei weitere Filialen eröffnet und zahlreiche neue Leckereien erdacht und entwickelt. Doch natürlich ist hier noch nicht Schluss und es stecken sicherlich noch viele kreative und geschmackvolle Ideen in den Köpfen des BrotZeit-Teams.

So wie das Unternehmen wächst, werden auch die Herausforderungen in der Personalplanung wachsen. Wir von Papershift freuen uns darauf, auch zukünftig an dieser Entwicklung teilzunehmen und das Team der Lokalbäckerei BrotZeit auf ihrem Weg zu begleiten und zu unterstützen.