Die Zeiterfassung ist in mehreren Branchen rechtlich vorgeschrieben und Teil des Geschäftsalltags. Um die Dokumentationspflicht ordnungsgemäß zu erfüllen, nutzen viele Unternehmen einen Stundenzettel bzw. Stundennachweis. Dieser Beitrag bietet einen Überblick über Aspekte, die bei der Wahl dieser Methode zur Erfassung von Arbeitszeiten hohe Relevanz haben.

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Stundenzettel

Definition: Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel stellt eine Möglichkeit dar, Arbeitszeiten zu erfassen. Dabei ist es die Aufgabe von Arbeitnehmern, den Arbeitsbeginn und das Ende gewissenhaft zu dokumentieren. Auf diese Weise können sich Unternehmen ein genaueres Bild vom Arbeitstag ihrer Mitarbeiter machen. Als verbindliches Dokument zur Zeiterfassung kann ein Stundenzettel in schriftlicher oder digitaler Form zum Einsatz kommen.

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Inhalt: Was muss auf einem Stundenzettel stehen?

Ein Stundenzettel erfüllt seine rechtliche Rolle nur, wenn er bestimmte Informationen zur Arbeitsleistung liefert. Hierzu gehören:

  1. Genaues Datum
  2. Ort der beruflichen Tätigkeit
  3. Name eines Arbeitnehmers
  4. Arbeitsbeginn und Ende
  5. Zahl der geleisteten Arbeitsstunden

Darüber hinaus empfiehlt es sich, hier Pausenzeiten sowie Abwesenheitszeiten wegen Krankheit, Urlaub und Weiterbildung zu vermerken. Je nach individueller Situation eines Mitarbeiters können die geleisteten Arbeitsstunden auf unterschiedliche Projekte aufgeteilt werden.

Gleichzeitig ist es ratsam, dass sich ein Arbeitnehmer auf seinem Stundenzettel unterschreibt. Dies ist zwar keine Pflicht, kann aber im Zweifelsfall als Nachweis der erbrachten Arbeitsleistung dienen. Außerdem sollte jeder Stundenzettel zu Beweiszwecken im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zum Arbeitsschutz aufbewahrt werden.

Verwaltung und Kontrolle vom Stundenzettel

Arbeitgeber verwalten die Stundenzettel ihrer Arbeitnehmer. Darüber hinaus sind erstere nicht nur für eine korrekte Führung von Stundenzetteln, sondern auch für deren Aufbewahrung verantwortlich. Das Gesetz sagt, dass Stundenzettel zwei Jahre, gerechnet ab dem Tag der Aufzeichnungen, sicher aufzubewahren sind.

Gut zu wissen: Die Kontrolle der Dokumentation übernimmt in Deutschland der Zoll. Seine Aufgabe besteht darin, zu überprüfen, ob Arbeitgeber keine Personen schwarz beschäftigen und das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns einhalten. In den Fällen der vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzung der Dokumentationspflicht drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 30.000 Euro.

Wie füllt man einen Stundenzettel richtig aus?

Das Gesetz enthält keine verbindlichen Vorgaben hinsichtlich der Dokumentation von Arbeitszeiten. Daraus folgt, dass Arbeitgeber selbst darüber entscheiden können, welches System zur Zeiterfassung sie unternehmensweit verwenden.

Wer füllt den Stundenzettel aus?

Grundsätzlich trägt ein Arbeitgeber die Verantwortung für eine ordnungsgemäße und korrekte Zeiterfassung. Allerdings ist es möglich, dass er diese Aufgabe an seine Mitarbeiter delegiert. Tut er dies, muss er gewährleisten, dass Stundenzettel tatsächlich richtig geführt werden.

Bis wann muss der Stundenzettel ausgefüllt sein?

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach Ende vom jeweiligen Arbeitstag sorgfältig dokumentieren.

Wann muss man einen Stundenzettel schreiben?

Jedes Unternehmen, das geringfügig Beschäftigte laut § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigt, muss die Zeiterfassung führen und folglich so seine Dokumentationspflicht erfüllen.

Führen geringfügig Beschäftigte ausschließlich mobile Tätigkeiten durch, ist es möglich, dass sie selbst über ihre Arbeitszeiten entscheiden. Folglich ist es gestattet, dass sie nur die Gesamtdauer der täglich geleisteten Arbeitszeit aufzeichnen, ohne die genauen Uhrzeiten zu vermerken.

Welche Branchen schreiben eine Arbeitszeitdokumentation vor?

Zur Erfassung von Arbeitszeiten sind ebenfalls Arbeitgeber verpflichtet, die ihre Mitarbeiter in den folgenden Wirtschaftsbereichen beschäftigen:

  • Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
  • Baugewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Forstwirtschaft
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Prostitutionsgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Speditions- und Transportgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die rechtliche Grundlage bildet § 2a SchwarzArbG.

Ist Stundenzettel schreiben Arbeitszeit?

Die Antwort lautet Ja. Findet die Erfassung von Arbeitszeiten auf Anweisung eines Arbeitgebers statt, darf ein Mitarbeiter seinen Stundenzettel während der Arbeit ausfüllen. Dies bedeutet folglich, dass diese Tätigkeit als Arbeitszeit zählt.

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Vorteile und Nachteile von Stundenzetteln

Die Zeiterfassung mittels eines Stundenzettels bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Dies ist vor allem damit zu begründen, dass Arbeitgeber wegen des Umfangs deren Tätigkeit und der Anzahl von Mitarbeitern verschiedene Bedürfnisse haben. Des Weiteren blicken sie oft mit unterschiedlichen Sichtweisen auf digitale Lösungen.

Welche Vorteile bietet ein Stundenzettel?

Manche kleine Betriebe, die wenige Mitarbeiter beschäftigen, setzen einen klassischen Stundenzettel in Papierform ein. Die wichtigsten Gründe dafür sind:

  • einfache Bedienung
  • keine Notwendigkeit der Unterweisung
  • jederzeitige Verfügbarkeit
  • keine Ausgaben für elektronische oder webbasierte Lösungen
  • sicheres Gefühl
  • unkomplizierte Archivierung und Lagerung

Welche Nachteile bringt ein Stundenzettel mit sich?

Ein Stundenzettel in Papierform hat einige Nachteile gegenüber anderen Zeiterfassungsmethoden. Erwähnenswert sind diesbezüglich vor allem:

  • hoher Zeitaufwand
  • fehlende Effizienz bei der Handhabung
  • große Fehleranfälligkeit
  • erschwerte Integration in die bestehende IT-Infrastruktur
  • Verlustgefahr
  • oft späte Datenbereitstellung

Stundenzettel Vorlage von Papershift

Neben vielen anderen Produkten stellt Papershift Arbeitgebern eine kostenlose Vorlagen zur Verfügung, so auch eine Stundenzettel Vorlage. Der Gedanke dahinter ist, die Zeiterfassung in einem Unternehmen durch solcherlei Vorlagen effizienter und flexibler als bisher zu gestalten.

Download: Kostenlose Stundenzettel Vorlage

Mit der Vorlage ist es unter anderem möglich, die Arbeitszeit in einer Tabelle zu erfassen und diese als PDF-Datei herunterzuladen. Sie lässt sich außerdem auch als Ausdruck sichern und exportieren. Die Vorlage erlaubt es, Pausenzeiten einzutragen, sodass sie fehlerfrei in die Auswertung mit einfließen. Die eingetragenen Soll-Stunden präsentieren sich darüber hinaus übersichtlich als farblich gekennzeichnete Liste.

Die Vorlagen können somit als Lösung für den Übergang zur digitalen Papershift Zeiterfassung dienen.

Neben einem klassischen Stundenzettel können Betriebe außerdem zu Alternativen greifen. Dabei erfreuen sich elektronische und webbasierte Erfassungsmedien wachsender Beliebtheit, weil sie unter anderem Folgendes bieten können:

  • Erfassungskomfort
  • sofortige Übermittlung von Arbeitszeiten
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • hohe Flexibilität
  • wesentlich geringere Fehleranfälligkeit
  • hoher Automatisierungsgrad

Zu digitalen Erfassungsmedien gehören beispielsweise Stempeluhren, Zeiterfassungsterminals und Softwareanwendungen.

Arbeitszeiten erfassen: Möglichkeiten im Überblick

Wie bereits erwähnt, haben Arbeitgeber verschiedene Optionen, Arbeitszeiten zu erfassen:

  • Manche Betriebe wählen eine klassische Lösung, indem sie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter handschriftlich auf Papier erfassen.
  • Andere wiederum nutzen zu diesem Zweck eine Tabelle in Excel oder PDF, die sie später zusätzlich ausdrucken lassen.
  • Immer mehr Betriebe tendieren dazu, eine Online Zeiterfassung einzusetzen, um das volle Potenzial der unternehmensweiten Digitalisierung auszuschöpfen.

Wann eine digitale Arbeitszeiterfassung sinnvoll ist

Der Umstieg auf ein digitales Zeiterfassungssystem lohnt sich besonders dann, wenn ein Arbeitgeber die Dokumentationspflicht hat und viele Mitarbeiter beschäftigt. In einer solchen Situation erweist sich das wöchentliche Ausfüllen des Stundenzettels und deren manuelle Kontrolle als zeitaufwendig und fehleranfällig. Jede Personalverwaltung kann die dazu verwendete Zeit viel besser nutzen, um einen positiven Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Zu Hilfe kommt die Cloud Software von Papershift, die viel Flexibilität bei der Zeiterfassung bietet. Mit Hilfe zahlreicher Funktionen im Bereich der Arbeitszeitdokumentaion überzeugt das Tool darüber hinaus durch Effizienz und Zeitersparnis. Somit können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten aus dem Dienstplan übernehmen und diese bei Bedarf nachträglich korrigieren. Des Weiteren lassen sich die Arbeitszeiten per App oder am Browser schnell und einfach stempeln.

Dank der digitalen Papershift Zeiterfassung können sich Arbeitgeber auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren, ihre gesetzliche Dokumentationspflicht ohne Mühe und Verzögerung erfüllen sowie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einfach und digital verwalten.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.