Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.

Mitarbeiterintegration im Dienstplan

Den klassischen Ablauf bei der Dienstplanung könnte man ungefähr so beschreiben: Der Verantwortliche ermittelt auf Wochen- oder Monatsbasis seinen Bedarf an Schichten und Arbeitskräften. Die vorhandenen Mitarbeiter werden dann unter Berücksichtigung von Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub auf diese definierten Schichten aufgeteilt. Dieser statisch klingende Prozess kann aber auch flexibler sein. In diesem Artikel haben wir 10 Wege aufgelistet, wie Mitarbeiterintegration in der Dienstplanung funktionieren kann. Zudem erklären wir, wie dies in Papershift umsetzbar ist.

1. Verfügbarkeiten hinterlegen

Bevor der Dienstplan entsteht, macht es Sinn, dass Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten hinterlegen. Der große Vorteil: Die hinterlegten Zeiten kommen vom Mitarbeiter selbst und sind daher verbindlich. Damit können Belegungen, die im Nachhinein nicht zustande kommen, schon vorher vermieden werden. In Papershift kann jeder Mitarbeiter in seinem persönlichen Mitarbeiterprofil Verfügbarkeiten hinterlegen.

2. Belegungen vom Mitarbeiter bestätigen lassen

Soll nicht mit Verfügbarkeiten gearbeitet werden, gibt es eine ähnliche Möglichkeit, die Mitarbeiter bei der Dienstplanung zu integrieren. Anstatt vorher die Verfügbarkeiten zu überprüfen, kann der Mitarbeiter auch nach Erstellung des Plans seine geplanten Schichten bestätigen. Das hat einen speziellen Vorteil: Der Dienstplaner hat eine sichere Rückmeldung ob der Mitarbeiter diese Schicht wahrnimmt. Wenn Mitarbeiter Belegungen bestätigen sollen, muss dies in den Standorteinstellungen eingestellt werden. Der Mitarbeiter hat dann in der Kalenderansicht unter den zukünftigen Schichten die Möglichkeit, diese zu bestätigen.

Tipp: Das Feature eignet sich besonders gut, wenn bei kurzfristigen Abwesenheiten Schichten schnell belegt werden müssen.

3. Mitarbeiter bewerben sich auf Schichten

Ein weiterer Weg der Mitarbeiterintegration sind Bewerbungen auf Schichten. Das Ganze lässt sich anhand eines Beispiels erklären: Der Verantwortliche für die Dienstplanung legt den Bedarf an. Ein Mitarbeiter kann sich dann auf alle Schichten bewerben, für die er verfügbar ist. Dies ist ein weiterer Weg Verfügbarkeiten zu hinterlegen. Innerhalb von Papershift gibt es verschiedene Optionen zur Einstellung von Bewerbungen. Beispielsweise kann gewählt werden, ob sich Mitarbeiter auch auf volle Schichten bewerben können oder ob Mitarbeiter die Bewerbungen ihrer Kollegen sehen dürfen.

4. Schichten tauschen

Es ist mühsam, alles selbst zu managen. Mitarbeiter können auch selbstständig untereinander Schichten tauschen – dies fördert die Eigenständigkeit. Viel wichtiger ist jedoch die Flexibilität, die dies mit sich bringt. Hat bspw. ein Mitarbeiter einen Arzttermin, gibt er seine Schicht zum Tausch frei. Andere Mitarbeiter können sich dann auf diese Schicht bewerben. Damit steigt die Handlungsfähigkeit enorm, schnelle und kurzfristige Änderungen brauchen keine lange Vorlaufzeit.

5. Selbsteinteiler: Freiere Form der Mitarbeiterintegration

Eine besonders mitarbeiterfreundliche Art der Dienstplanung ermöglicht das Recht, sich selbst in Schichten einteilen zu dürfen. Wichtig dabei: Der Mitarbeiter kann sich mit diesem Recht nur in Schichten einteilen, die bereits in Papershift angelegt sind. Natürlich beruht dieses System des Selbsteinteilens auf Vertrauen. Der Vorteil dabei ist jedoch, dass sich der Dienstplan ohne weiteren Einsatz des Planers füllt.

6. Eigene Arbeitszeiten erstellen

Das Prinzip der Selbsteinteilung kann noch weiter ausgedehnt werden: Das Recht, eigene Arbeitszeiten zu erstellen, bietet dem Mitarbeiter die größte Freiheit bei der Planung von Schichten im System. Mitarbeiter können hier eigene Schichten erstellen, in denen sie arbeiten. Bei flexiblen Arbeitskräften, die eventuell keine festen Arbeitszeiten haben oder nur in bestimmten Fällen ausrücken, hilft diese Einstellung enorm. Wir warnen jedoch davor, dieses Recht leichtfertig zu vergeben. Die Mitarbeiter mit diesen Rechten sollten den Umgang mit Papershift beherrschen.

7. Rollensystem

Alle Organisationen, ob Unternehmen, Verein oder ähnliches, verfügen über Hierarchien. Diese Hierarchien lassen sich auch in Papershift mit dem Rollen- und Rechtesystem abbilden. Beispielsweise soll ein Filialleiter mehr Rechte haben, als seine Mitarbeiter, jedoch weniger als ein Regionalleiter. In Papershift lässt sich eine solche Hierarchie über die Rollen AdminOwner und Super-Admin realisieren.

8. Eigene Zeiterfassungen

Zeiterfassungen sind besonders für den Mitarbeiter sehr wichtig: Wie viel habe ich gearbeitet, wie sieht mein aktueller Stundensaldo aus. All das kann ein Mitarbeiter in den Auswertungen im eigenen Mitarbeiterprofil einsehen. Durch die vielen unterschiedlichen Arbeitszeitsysteme, müssen diese auch genau erfasst werden. Dazu können Mitarbeiter das Recht erhalten, ihre eigenen Zeiterfassungen zu erstellen. Auch die Zeiterfassungen über Stempeluhren können editiert werden.

9. Abwesenheiten erstellen

Viele kennen es: Krankmeldungen erfolgen oft telefonisch oder neuerdings auch über WhatsApp. Problematisch dabei: Vielleicht bekommen Personen diese Krankmeldungen nicht mit. Auch den eigenen Urlaub einzutragen und mit den anderen Kollegen abzustimmen kann zeitintensiv sein. In Papershift kann jeder Mitarbeiter seine Abwesenheit selbst erstellen. Diese muss nur noch vom Verantwortlichen abgesegnet werden. Damit ist alles transparent hinterlegt und spart viel Zeit.

10. Eigene Stammdaten per Mitarbeiter-Checkin hinterlegen

Bei der Anstellung eines neuen Mitarbeiters fällt viel Erfassungsaufwand an. Besonders bei der Erfassung von Stammdaten will man nicht hinterherlaufen müssen. Ein Mitarbeiter-Checkin vereinfacht diesen Prozess. Damit kann sich jeder den Anmeldeprozess bauen, den er für seinen Anwendungsfall braucht. Dazu müssen nur Datensätze mit individuellen Feldern angelegt werden. So hinterlegen Mitarbeiter in wenigen Minuten alle benötigten Daten, wenn sie sich in Papershift registrieren. Es entsteht eine digitale Personalakte.

Es gibt also doch einige Wege, welche die Mitarbeiterintegration bei der Dienstplanung stärken. Welche die Richtige ist, hängt von jedem individuellen Anwendungsfall ab.