Was ist ein Schichtplan?

Die Personaleinsatzplanung stellt den problemlosen Ablauf der unternehmerischen Prozesse sicher. Zu diesem Zweck kann sich der Einsatz eines Schichtplans lohnen. Darunter wird die Bereitstellung von Informationen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter verstanden. An einem gesammelten Ort wird eine Übersicht über die verschiedenen Schichten des Unternehmens erstellt. Es kann sich dabei um einen 2 Schichtplan, 3 Schichtplan oder einen Konti Schichtplan handeln. In den Plan werden Name, Qualifikationen und Sollarbeitszeiten der Mitarbeiter eingetragen. Weiterhin finden sich Angaben zum intendierten Zeitraum, Feiertage, Mehrstunden, genehmigte Modifizierungen, Abweichungen, Erstellungsdatum und Signatur des Erstellers und Vorgesetzten wieder. Durch dieses Hilfsmittel werden die Abläufe im Unternehmen strukturiert und verständlich dargestellt. Dementsprechend kann ein Schichtplan dazu beitragen, die Produktivität und Leistungsqualität der Mitarbeiter zu fördern und wirkt somit direkt auf das Erreichen von Unternehmenszielen ein. Nichtsdestotrotz sollte der Schichtplan auch die Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen und öffentlich-rechtliche Anordnungen einhalten. Nach der Erstellung des Schichtplans haben sowohl der Betriebsrat als auch der Arbeitnehmervertreter die Möglichkeit, von ihrem Mitbestimmungsrecht Gebrauch zu machen und ein Veto einzulegen.

Welche Funktionen sollte ein Schichtplaner abbilden?

Ein Schichtplan sollte Arbeitsprozesse erleichtern und als eine übersichtliche Ansicht der abzuleistenden Arbeitszeiten fungieren. Er muss im Sinne des Arbeitszeit-, Mutterschutz- und Jugendschutzgesetz handeln und sich an Tarifverträgen und Betriebsabmachungen orientieren. Aus diesem Grund sollten zulässige Arbeitszeiten pro Tag, einzuhaltende Pausen, Ruhezeiten und Sonn- und Feiertage klar geregelt sein. Ein guter Schichtplaner sollte automatisiert funktionieren und die Mitarbeiter in den Schichtplan eintragen. Wichtig ist, dass die Schichten eigenständig rolliert werden, um eine Gleichbehandlung der Arbeitnehmer sicherzustellen. Darüber hinaus müssen die Verfügbarkeiten und besonderen Bedingungen berücksichtigt werden. So kann es sein, dass Angestellte nur halbtags tätig sind oder spezielle Abmachungen gelten. Werden rechtliche Vorgaben nicht eingehalten, Sollarbeitszeiten über- oder unterschritten, muss das Programm den Ersteller automatisch darauf hinweisen. Weiterhin sollte ein Schichtplan in der Lage sein, nach Arbeitsbereichen zu untergliedern und flexibel Änderungen zulassen. Hilfreich ist zudem, wenn sich der Plan orts- und zeitunabhängig aufrufen lässt und Push-Benachrichtigungen bei Modifikationen verschickt. Durch diese Funktionen können Missverständnisse verhindert werden und die Mitarbeiter und Vorgesetzten sind stets up to date.

Wie erstellt man einen Schichtplan?

Der online Schichtplaner von Papershift ist schnell und einfach zu bedienen: Nach der abgeschlossenen Registrierung kann die Dienstplan-App in vollem Umfang genutzt werden. Zunächst wird dazu geraten, die verschiedenen Arbeitsbereiche des Betriebes zu definieren. Handelt es sich beispielsweise um ein Restaurant, kann die Küche, der Service, die Bar und der Putztrupp separat betrachtet werden. Für jede Abteilung lassen sich dann Schichten anlegen, die individuell definiert werden können. Da in Deutschland gesetzliche Rahmenbedingungen für die Arbeit gibt, müssen maximale Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen und Sonn- und Feiertage während der Erstellung berücksichtigt werden. Zudem sollte das Hauptaugenmerk auch auf den Datenschutz gelegt werden. Laut Gesetz dürfen personenbezogene Daten nämlich nicht veröffentlicht werden. Das heißt, dass der Schichtplan durch Zugriffs- und Sichtrechte geschützt werden sollte, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren. Die Angestellten jedoch können individuell entscheiden, mit wem sie Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage teilen möchten. Wurden all diese Schritte berücksichtigt, kann der Plan gefüllt werden und wiederkehrende Schichten eingerichtet werden.

Wann muss ein Schichtplan vorliegen?

Ein Schichtplan unterstützt die Personaleinsatzplanung und hilft bei der Organisation, Strukturierung und Präsentation von Diensten und Schichten der Mitarbeiter. Mithilfe des Tools können Arbeitseinsätze geplant und dargestellt werden. Führungskräfte, Vorgesetzte und Arbeitnehmer besitzen somit stets einen ausgezeichneten Überblick über die vorgeschriebenen Sollarbeitszeiten. Ein Schichtplan sollte vor allem in Betrieben und Branchen eingesetzt werden, die auf ein Schichtsystem setzen. Das betrifft vor allem Unternehmen und Institutionen, die rund um die Uhr tätig sind. Der Betrieb darf niemals stillstehen, weswegen stets Personal zur Verfügung stehen muss. Unternehmen, auf welche dies zutrifft, sind beispielsweise Krankenhäuser, Produktionsbetriebe, Hotels oder Pflegeeinrichtungen. Doch auch die Polizei und die Feuerwehr müssen ihre Dienste koordinieren und den Mitarbeitern verschiedene Schichten zuteilen. Der Einsatz eines Schichtplans garantiert, dass keine Lücken, Überschneidungen oder fehlerhaften Angaben auftreten und dass Angestellte stets über die abzuleistenden Arbeitszeiten informiert sind.

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Warum sich ein Schichtplaner für die Planung lohnt

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Papershift zeigt Ihnen die Konflikte im Schichtplan in Echtzeit an und warnt Sie, falls Mitarbeiter Ihre Sollstunden überschreiten, Qualifikationen fehlen oder Mitarbeiter abwesend sind.

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Schritt 1: Arbeitsbereiche im Schichtplan anlegen

Mit dem Papershift Schichtplaner gestalten Sie online Schichtpläne für alle Teams und Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Legen Sie zunächst Ihre bereits vorhandenen Arbeitsbereiche an. In der Gastronomie sind das z.B. die Bereiche Bar, Küche und Service.
Damit alles stets übersichtlich bleibt, gibt es nicht nur die Option, sich alle Arbeitsbereiche anzeigen zu lassen, sondern auch die Möglichkeit, innerhalb des Schichtplans in die Detailansicht eines Bereichs zu wechseln.

Schritt 2: Schichten im Schichtplaner erstellen

Nachdem die Arbeitsbereiche angelegt sind, können Sie alle erforderlichen Schichten in den Dienstplan eintragen und für jede Schicht die Anzahl an Mitarbeitern, die in der Schicht benötigt werden, angeben. Falls gewünscht, gibt es die Möglichkeit, Schichtwiederholungen zu hinterlegen.
Darüber hinaus können Notizen in jeder Schicht hinterlegt werden, um den Mitarbeitern zusätzliche Informationen zur Schicht zu geben.

Dienstplan: Personalplanung mit dem Online Dienstplan von Papershift

Schritt 3: Schichten mit Mitarbeitern belegen

Teilen Sie mit dem Schichtplaner online Ihre Mitarbeiter in die erstellten Schichten ein. Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitern auch die Möglichkeit geben, sich auf Schichten zu bewerben oder sich selbst einzuteilen, um die Mitarbeiterintegration zu fördern. Das spart zusätzlich Zeit bei der Planung. Dabei können auch Verfügbarkeiten und Abwesenheiten berücksichtigt werden.

Schritt 4: Plan veröffentlichen und an Mitarbeiter senden

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern den fertigen Schichtplan ganz einfach per Klick online zur Verfügung. So haben Ihre Mitarbeiter stets Zugriff auf den aktuellen Plan. Sie können den Schichtplan auch per E-Mail versenden. Alternativ besteht die Möglichkeit, den Schichtplan herunterzuladen und auszudrucken.

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Wir wissen: Jeder Betrieb hat eigene Anforderungen. Deshalb haben wir unseren Online Schichtplaner so flexibel gestaltet, dass er sich ganz einfach an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen anpassen lässt. Damit erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die perfekt zu Ihnen passt. Sprechen Sie mit unserem Team und wir nehmen die Anpassungen vor, die Sie benötigen.

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Häufig gestellte Fragen zum Schichtplaner online

Wie vereinfacht der Online Schichtplaner von Papershift meine tägliche Arbeit?

Unser Online Schichtplaner ermöglicht Ihnen das Erstellen von Schichtplänen per App oder per Browser. Damit können Sie den Personaleinsatz in Ihrem Unternehmen einfach und bequem organisieren.
Das bietet Ihnen verschiedene Vorteile:

– Schichtpläne und zum Erstellen benötigte Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung und können jederzeit abgerufen werden.

– Sie können Schichtpläne überall ortsunabhängig erstellen.

– Ihre Mitarbeiter können mit den Schichtplänen interagieren und sich zum Beispiel auf Schichten bewerben oder sich selbst in Schichten eintragen.

– Kein großer Installationsaufwand

– Die Nutzung ist intuitiv und ohne großen Einarbeitungsaufwand möglich. Features wie Drag & Drop sorgen für eine hervorragende Nutzererfahrung.

– All in One: Papershift integriert Schichtplanung mit Zeiterfassung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. Damit haben Sie alle Daten in einem System und sparen sich Mehrfacheingaben.

– Papershift bietet Sicherheit und Datenschutz gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) durch Einsatz moderner Dienstplan-Software

Wie kann ich Schichtpläne besonders übersichtlich gestalten?

Ein Schichtplan sollte nur die Daten enthalten, die für die Mitarbeiter relevant sind, und die Daten außerdem übersichtlich darstellen. Papershift bietet dafür die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitsbereiche anzulegen und die Schichten farblich zu trennen. So erkennt jeder Mitarbeiter, für welche Schicht er oder eingeteilt ist. Das hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden.

Sowohl Vorgesetzte als auch Arbeitnehmer haben mit Papershift immer einen Überblick über Soll- und Istzeiten.
Für die gewünschte Perspektive gibt es die Möglichkeit, sich alle Arbeitsbereiche anzeigen zu lassen oder innerhalb des Schichtplans in die Detailansicht eines Bereichs zu wechseln.

Wie kann ich die Online Schichtpläne mit Papershift erstellen und abrufen?

Sie können den Online Schichtplaner von Papershift in jedem aktuellen Browser nutzen. Es ist keine Installation spezieller Software nötig. Mitarbeiter können fertiggestellte Schichtpläne per App oder im Browser mit dem Smartphone, dem Tablet oder dem PC abrufen. Alle Kollegen haben von überall einen Zugriff auf die aktuellen Schichtzeiten und alle relevanten Informationen. Sie können den aktuellen Schichtplan auch ausdrucken oder per E-Mail an Ihre Mitarbeiter schicken.

Der Papershift Online Schichtplaner ist schnell und einfach zu bedienen: Nach der abgeschlossenen Registrierung kann die Dienstplan-App in vollem Umfang genutzt werden.

Welche Features machen die Nutzung unseres Online Schichtplaners so einfach?

Fehlerhafte Schichtpläne gehören der Vergangenheit an: Mit dem Online Schichtplaner von Papershift gibt es genau eine Version des jeweils aktuellen Dienstplans, die von jedem Mitarbeiter auf jedem Endgerät eingesehen werden kann – ganz egal, ob über die mobile App auf dem Smartphone, auf dem Tablet oder für stationäre Arbeitsplätze im Büro. Unsere Schichtplan App ist für alle Endgeräte mit Android und iOS geeignet.

Muss ich meine Daten mehrfach eingeben?

Durch die Integration von Schichtplaner, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement in eine Dienstplan-Software sind im Gegensatz zu manchen anderen Softwares mehrfache Eingaben nicht mehr nötig. Durch die Verfügbarkeit von Echtzeitdaten sind die erstellten Schichtpläne stets aktuell und entsprechen den bestehenden Verfügbarkeiten.

Kann ich mit Papershift auch wiederkehrende Schichten anlegen?

Das Papershift Schichtplaner-Programm bietet Serienelemente für Schichten und Belegungen, was den Planungsaufwand deutlich reduziert. Zudem stehen Ihnen mitarbeiterspezifische Verfügbarkeitszeiten für Schichtzeiten sowie eine automatische Nichtverfügbarkeit bei Urlaub und Abwesenheiten zur Verwendung bereit.

Eignet sich der Papershift Online Schichtplaner für mein Unternehmen?

Der Papershift Online Schichtplaner eignet sich insbesondere für für folgende Unternehmen:
– Kleine und mittelständische Unternehmen (kurz: KMU) unterschiedlicher Branchen

– Betriebe und Planer, die Zeit für die Schichtplanung und -belegung sparen und Mitarbeitern nicht mehr hinterher telefonieren möchten

– Unternehmen, bei denen häufig wechselndes Personal eine Herausforderung in der Planung darstellt

– Unternehmen, die Wert auf große Flexibilität, bestmögliche Nutzung ihrer Ressourcen und Effizienz legen

Kontaktieren Sie uns, und wir finden gemeinsam heraus, ob der Schichtplaner Online die richtige Lösung ist.

Deshalb lieben Kunden den Papershift Schichtplaner

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Lokalbäckerei BrotZeit

"Wichtig war, dass die Planung an sich viel schneller und effizienter verläuft, dass man nicht zu viel Zeit verbraucht, um alles einzeln einzutippen, irgendwelche Formeln einzugeben und so weiter."

Darja Scheller,
Lokalbäckerei BrotZeit, 20 Mitarbeiter

EDEKA Dirnberger

"Durch die Arbeit mit Papershift konnten wir unseren Aufwand bei der Dienstplanung senken und dabei bessere Ergebnisse produzieren. Die integrierte Lohnabrechnung ist besonders hilfreich, da die bei uns anfallenden Lohnarten automatisiert erfasst werden."

Raphael Dirnberger, Filialleiter, 50 Mitarbeiter

BURGER KING

"Papershift hilft uns die Dienstpläne effizienter zu gestalten, den Mitarbeitern besser den Überblick zu behalten, und es erleichtert uns die Verwaltung aller Mitarbeiter."

Alexander Feitsch, TQSR Holding und Development

Wir unterstützen Sie beim Start

Wir wissen, dass jeder Betrieb seine eigenen Anforderungen hat. Deshalb haben wir uns darauf spezialisiert, Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung anzubieten. Papershift ist nicht einfach eine Schichtplaner Software, sondern eine ganzheitliche Lösung für Ihre Personalplanung online inklusive Arbeitszeiterfassung.