Der digitale Schichtplaner

Die Personaleinsatzplanung stellt den problemlosen Ablauf der unternehmerischen Prozesse sicher. Zu diesem Zweck kann sich der Einsatz eines Schichtplans lohnen. Darunter wird die Bereitstellung von Informationen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter verstanden. An einem gesammelten Ort wird eine Übersicht über die verschiedenen Schichten des Unternehmens erstellt.

Es kann sich dabei um einen 2 Schichtplan, 3 Schichtplan oder einen Konti Schichtplan handeln. In den Plan werden Name, Qualifikationen und Sollarbeitszeiten der Mitarbeiter eingetragen. Weiterhin finden sich Angaben zum intendierten Zeitraum, Feiertage, Mehrstunden, genehmigte Modifizierungen, Abweichungen, Erstellungsdatum und Signatur des Erstellers und Vorgesetzten wieder. Durch dieses Hilfsmittel werden die Abläufe im Unternehmen strukturiert und verständlich dargestellt. Dementsprechend kann ein Schichtplan dazu beitragen, die Produktivität und Leistungsqualität der Mitarbeiter zu fördern und wirkt somit direkt auf das Erreichen von Unternehmenszielen ein.

Nichtsdestotrotz sollte der Schichtplan auch die Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen und öffentlich-rechtliche Anordnungen einhalten. Nach der Erstellung des Schichtplans haben sowohl der Betriebsrat als auch der Arbeitnehmervertreter die Möglichkeit, von ihrem Mitbestimmungsrecht Gebrauch zu machen und ein Veto einzulegen.

Ein Schichtplan sollte Arbeitsprozesse erleichtern und als eine übersichtliche Ansicht der abzuleistenden Arbeitszeiten fungieren. Er muss im Sinne des Arbeitszeit-, Mutterschutz- und Jugendschutzgesetz handeln und sich an Tarifverträgen und Betriebsabmachungen orientieren. Aus diesem Grund sollten zulässige Arbeitszeiten pro Tag, einzuhaltende Pausen, Ruhezeiten und Sonn- und Feiertage klar geregelt sein. Ein guter Schichtplaner sollte automatisiert funktionieren und die Mitarbeiter in den Schichtplan eintragen. Wichtig ist, dass die Schichten eigenständig rolliert werden, um eine Gleichbehandlung der Arbeitnehmer sicherzustellen.

Darüber hinaus müssen die Verfügbarkeiten und besonderen Bedingungen berücksichtigt werden. So kann es sein, dass Angestellte nur halbtags tätig sind oder spezielle Abmachungen gelten. Werden rechtliche Vorgaben nicht eingehalten, Sollarbeitszeiten über- oder unterschritten, muss das Programm den Ersteller automatisch darauf hinweisen. Weiterhin sollte ein Schichtplan in der Lage sein, nach Arbeitsbereichen zu untergliedern und flexibel Änderungen zulassen.

Hilfreich ist zudem, wenn sich der Plan orts- und zeitunabhängig aufrufen lässt und Push-Benachrichtigungen bei Modifikationen verschickt. Durch diese Funktionen können Missverständnisse verhindert werden und die Mitarbeiter und Vorgesetzten sind stets up to date.

Der online Schichtplaner von Papershift ist schnell und einfach zu bedienen: Nach der abgeschlossenen Registrierung kann die Dienstplan-App in vollem Umfang genutzt werden. Zunächst wird dazu geraten, die verschiedenen Arbeitsbereiche des Betriebes zu definieren. Handelt es sich beispielsweise um ein Restaurant, kann die Küche, der Service, die Bar und der Putztrupp separat betrachtet werden. Für jede Abteilung lassen sich dann Schichten anlegen, die individuell definiert werden können. Da es in Deutschland gesetzliche Rahmenbedingungen für die Arbeit gibt, müssen maximale Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen und Sonn- und Feiertage während der Erstellung berücksichtigt werden.

Zudem sollte das Hauptaugenmerk auch auf den Datenschutz gelegt werden. Laut Gesetz dürfen personenbezogene Daten nämlich nicht veröffentlicht werden. Das heißt, dass der Schichtplan durch Zugriffs- und Sichtrechte geschützt werden sollte, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren. Die Angestellten jedoch können individuell entscheiden, mit wem sie Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage teilen möchten. Wurden all diese Schritte berücksichtigt, kann der Plan gefüllt werden und wiederkehrende Schichten eingerichtet werden.

Ein Schichtplan unterstützt die Personaleinsatzplanung und hilft bei der Organisation, Strukturierung und Präsentation von Diensten und Schichten der Mitarbeiter. Mithilfe des Tools können Arbeitseinsätze geplant und dargestellt werden. Führungskräfte, Vorgesetzte und Arbeitnehmer besitzen somit stets einen ausgezeichneten Überblick über die vorgeschriebenen Sollarbeitszeiten. Ein Schichtplan sollte vor allem in Betrieben und Branchen eingesetzt werden, die auf ein Schichtsystem setzen. Das betrifft vor allem Unternehmen und Institutionen, die rund um die Uhr tätig sind. Der Betrieb darf niemals stillstehen, weswegen stets Personal zur Verfügung stehen muss. Unternehmen, auf welche dies zutrifft, sind beispielsweise Krankenhäuser, Produktionsbetriebe, Hotels oder Pflegeeinrichtungen. Doch auch die Polizei und die Feuerwehr müssen ihre Dienste koordinieren und den Mitarbeitern verschiedene Schichten zuteilen. Der Einsatz eines Schichtplans garantiert, dass keine Lücken, Überschneidungen oder fehlerhaften Angaben auftreten und dass Angestellte stets über die abzuleistenden Arbeitszeiten informiert sind.