Vom FASS ist seit Mitte der 1990er-Jahre auf den Verkauf von Weinen, Ölen, Essigen und Spirituosen spezialisiert. Durch ein Franchisemodell gibt es mittlerweile 280 Filialen weltweit. Eine dieser Filialen befindet sich in Köln Lindenthal und wird von Matthias Eder geführt. Dabei können sich Kunden nicht nur sämtliche Produkte sofort „vom FASS“ abfüllen, sondern können auch bei vor Ort Events die Produktvielfalt erleben.
Bei der Dienstplanung setzt Matthias auf Papershift. Über seinen spannenden Anwendungsfall erzählt er uns alles im Interview.
Hallo Matthias, erzähl uns doch was das Besondere an „VOM FASS“ ist?
Matthias: Unsere Auswahl an hochwertigen und prämierten Essigen aus eigener Herstellung, feinste Öle, edle Spirituosen, hervorragende Weine sowie ein ansprechendes Feinkostsortiment lassen das Herz eines jeden Genießers höher schlagen. Die Produkte sind entweder aus unserer eigenen Manufaktur am Bodensee oder von kleinen Familienunternehmen mit einem sehr starken regionalen Bezug. Wir verzichten gänzlich auf industriell hergestellte Produkte. Der Kunde hat bei uns die Möglichkeit alles zu probieren und dann in der gewünschten Menge mitzunehmen. Gerne auch in mitgebrachten Flaschen.
Wie sieht die Gestaltung des Dienstplans in Deiner Filiale aus? Worauf achtest du besonders? Gibt es bestimmte Kennzahlen?
M: Der Dienstplan orientiert sich am Tagesumsatz und geplanten Events. Mit der Einführung von Papershift haben wir ein festes Schichtsystem etabliert, welches von Januar bis Oktober beibehalten wird. Danach wird er angepasst, um die saisonalen Spitzen abzudecken.
Auf welche Weise hast Du vor der Einführung von Papershift Deinen Dienstplan bei „vom FASS“ angefertigt?
M: Vor Papershift hatten wir ein komplexes Excel-Template, auf das Alle Zugriff hatten. Das war nicht schlecht, mit Papershift können wir uns nun aber Arbeitsschritte sparen und so viel effizienter planen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welchen Mehrwert brachte der Wechsel zu Papershift? Klappte die Integration problemlos?
M: Aus der Implementierung von Papershift ergeben sich für uns viele Vorteile. Primär sparen wir viel Zeit. Zum Beispiel entstehen Dienstpläne viel schneller, da alle Daten bereits eingepflegt sind. Auch bei der Arbeitszeiterfassung sparen wir Zeit, während wir mit dem System Fehler minimieren, indem wir nun keine separaten Listen mit Zeiten führen müssen. Zudem ist die Übersichtlichkeit im Tool sehr gut.
In meinen Augen könnte nur die Darstellung des Dienstplans für den Export zum Ausdrucken verbessert werden. Nützlich finde ich es auch, dass es eine Google Kalender Integration gibt. Kein Mitarbeiter vergisst mehr seine Schichten, da er die Schichten auf dem Smartphone direkt von Papershift in seinen Kalender übertragen kann. Auch die gesamte Kommunikation erledigen wir im Tool, endlich muss ich keine E-Mail Liste mehr führen.
Bei meinen Mitarbeitern reichte eine 30-minütige Schulung, damit der Prozess lief. Führt man die Personalakte eines Mitarbeiters in Papershift, hat man ein bisschen Tipparbeit. Dafür verfüge ich aber über eine digitale Akte, bei der ich nicht ständig nach Zetteln suchen muss. Für den Dienstplan nehme ich mir 1 Tag im Monat, dann ist er geplant.
Wie weit im Voraus plant ihr die Mitarbeiter im Dienstplan ein? Gibt es die Möglichkeit über Papershift Schichten zu tauschen oder können sich Mitarbeiter selbst einteilen?
M: Wir planen ca. 4-6 Wochen im Voraus. Einen Schichttausch gibt es, den wir größtenteils über Papershift und die Funktion im Tool zu realisieren. In einzelnen Fällen war es manchmal nicht sofort sichtbar, dass ein Mitarbeiter tauschen will, trotzdem konnten diese Schichten getauscht werden. Wir arbeiten jedoch ohne Selbsteinteiler.
In Eurem Profil haben wir den „Tag“ „Whiskytasting“ gefunden. Erzähl uns doch wie es dazu kommt und welchen Zweck dieser „Tag“ erfüllt.
M: „Whiskytasting“ ist ein Event nach den regulären Öffnungszeiten und dient der besseren Beschreibung der Schicht. Die Mitarbeiter wissen dadurch, was auf sie zukommt. Das sind Aufgaben wie Essen vorbereiten, Aufbau, Abbau oder Ähnliches.
Abschließend die Frage: Welche Features gefallen Dir bei Papershift am besten?
M: Am besten gefällt mir die Verwaltung der Arbeitszeiten. Hier ist kaum mehr Arbeit des Planers erforderlich und das lästige Kontrollieren und Archivieren der Stundenzettel fällt weg. So halten wir problemlos alle Arbeitszeitgesetze ein. Eine weitere große Arbeitserleichterung ist, dass man alle vertraglichen und sonstigen Wünsche der Mitarbeiter, was Arbeitszeiten, Urlaub, etc. angeht, einmal festlegt und sich dann nicht mehr kümmern muss, ob die Berechnung von Urlaub, Überstunden und Co. passt. Sehr hilfreich.
