Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.

Papershift als Hygienekonzept

Die Entwicklungen der letzten Monate haben deutlich gezeigt: Im Kampf gegen Corona hat man es nicht mit einem Sprint, sondern mit einem Marathon zu tun. Durch die gestiegenen Fallzahlen der letzten Wochen ist es umso wichtiger, die richtigen Maßnahmen für den eigenen Betrieb in die Wege zu leiten. Wie Du trotz des Anbruchs der kalten Jahreszeiten die populäre AHA-Regel im Arbeitsalltag mit Papershift einhalten kannst und wie wir bei Papershift unser Produkt als Bestandteil unseres Hygiene-Konzepts verwenden, erfährst Du in diesem Artikel.

Neue Umstände fordern angepasste Prozesse

Seit März hat sich auch unser Arbeitsalltag verändert und wir haben bestehende Abläufe und Prozesse nochmal überdenken müssen und an die aktuelle Situation angepasst. Dabei haben wir unser Produkt neu für uns entdeckt, um für das gesamte Papershift-Team einen sicheren und produktiven Arbeitsalltag – sowohl im Büro als auch im Homeoffice – gewährleisten zu können.

Als digitales Unternehmen war für uns der Wechsel ins Homeoffice relativ problemlos. Wir haben aber auch gelernt, dass wir bestehende Prozesse – gerade in Bezug auf Kommunikation – nicht 1:1 übernehmen können.

Michael EmaschowGründer und Geschäftsführer, Papershift GmbH

„Abstand halten“ mit dem Dienstplan

Als Team mit mehr oder minder klassischen Büroarbeitszeiten verwenden wir den Dienstplan im Normalfall nicht. Mittlerweile hat sich das geändert. Um sicherzustellen, dass im Büro genügend Abstand eingehalten wird, setzen wir den Dienstplan ein. Wie genau wir das als Anwendungsfall mit Papershift abbilden, erklären wir Dir anhand der folgenden Beispiele.

Die Anmeldung via Dienstplan wird zur Pflicht

Möchte man an einem bestimmten Tag im Büro arbeiten, anstatt im Homeoffice, ist eine Anmeldung per Dienstplan erforderlich. So kannst Du gewährleisten, dass sich nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro befinden. Außerdem weißt Du jederzeit wer wann im Büro war, sollte es doch mal zu einem positiv getesteten Fall kommen. 🤒

Der transparente Anwesenheitsplan für Dein Team

Abhängig von der Größe der Büroräumlichkeiten kannst Du individuell für Deinen Betrieb festlegen, wie viele Mitarbeiter sich gleichzeitig im Büro befinden dürfen. Hierzu wird eine Serienschicht mit einer Mitarbeiterzahl erstellt. Die Mitarbeiterzahl entspricht dabei der maximal erlaubten Mitarbeiteranzahl. Möchte ein Mitarbeiter z.B. am Donnerstag vom Büro aus arbeiten, kann er sich mit Hilfe der Selbsteinteiler-Funktion für die Schicht eintragen.

Beispiel eines Dienstplans zum Abstand halten im Arbeitsalltag

Wie Du die Raumbelegung mit dem Dienstplan abbildest

Abhängig von der Raumanzahl in Deinem Büro kannst Du auch für jeden einzelnen Raum eine Serienschicht erstellen. Je nach Raumgröße entscheidest Du, wie viele Mitarbeiter sich darin aufhalten dürfen, um das Infektionsrisiko zu minimieren. Ist die Schicht bereits belegt, kann man an diesem Tag nicht ins Büro kommen. Außerdem gut zu wissen: wenn jemand krank wird und die Abwesenheit einträgt, wird der Mitarbeiter automatisch aus dem Plan ausgetragen.

Beispiel eines Dienstplans zum Abstand halten im Arbeitsalltag

Passgenaue Abbildung Deiner Bürostrukturen

Bei hohen Mitarbeiterzahlen und dementsprechend vielen Räumen ist es sinnvoll pro Raum einen Arbeitsbereich anzulegen, um jederzeit den Überblick zu behalten. Für jeden Bereich kann daraufhin eine Serienschicht oder abhängig von der operativen Planung auch nur eine normale Schicht angelegt werden. Das gleiche Prinzip kannst Du auch mit weiteren Firmenstandorten realisieren. Feststeht: Du kannst alles nach Deinen individuellen Anforderungen Deines Betriebs einstellen.

Wie man mit Papershift sicher stempeln kann

Normalerweise verwendet unser Team die Zeiterfassung via Tablet-Stempeluhr in unserem Karlsruher Office. Auch wenn wir die Tablet-Stempeluhr als Begrüßungskomitee zum Start in den Arbeitstag vermissen, ist diese Form der Zeiterfassung zurzeit nicht sicher. Daher nutzen wir seit März unsere Station-App. Alternativ können sich unsere Mitarbeiter mit älteren Smartphones über unsere Slack-Anbindung einstempeln.

Sicheres Stempeln mit der mobilen Station-App

Durch die Nutzung der mobilen Station-App können die Zeiten jederzeit erfasst werden: Egal ob im Büro oder im Homeoffice. Unabhängig davon auf welche Art und Weise die Arbeitszeit erfasst wird, alle Zeiten laufen im Papershift-Profil zusammen. Darüber erfolgt die Zeiterfassung dabei in jedem Fall „kontaktlos“ und mit aktuell passendem Abstand.

 

Solltest Du die mobile Papershift Station-App noch nicht nutzen, ist das der perfekte Zeitpunkt, um das zu ändern. Als Einzelperson kannst Du die App nämlich kostenlos und ohne einen bestehenden Papershift-Account nutzen. Zur Nutzung in Deinem Betrieb benötigst Du eine Anpassung in Deinem Papershift-Abo, damit die Daten auf allen Endgeräten synchronisiert werden.

Die Station App von Papershift für iOS im Apple App Store, für IPhone oder iPad  Die Plan App von Papershift für Android im Google Play Store, für dein Smartphone oder Tablet

 

Die Zeiterfassung via Slack-Integration

Einer unserer Entwickler hat Slack in einem Mini-Projekt einfach an Papershift angebunden. Jetzt können wir mit einfachen Chat-Befehlen die Zeiterfassung direkt über unser Messaging-Tool steuern. PRO-Tipp: Das funktioniert mit vielen der gängigsten Tools, wie z.B. auch Microsoft Teams. Falls das interessant für Dich ist, kannst Du uns gerne kontaktieren

Screenshot eines Slack Chats, mit einer Papershift Integration für Zeiterfassungen


Wenn Du Papershift auch gerne dazu nutzen möchtest, um den Arbeitsalltag Deines Teams sicherer zu gestalten, kannst Du Dich gerne bei unserem Team melden.

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