Verpflegungsmehraufwand Definition

Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man Mehrkosten die entstehen, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb seiner gewohnten Arbeitsstätte tätig ist.

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?

Wenn Arbeitnehmer weder von zuhause noch von ihrer gewohnten Arbeitsstätte aus tätig sind, fallen somit günstige Versorgungsmöglichkeiten weg. Sie können weder zuhause kochen noch die Angebote der betriebseigenen Kantine nutzen. Deshalb entstehen im Rahmen von Geschäftsreisen häufig Mehrkosten für Essen und Trinken. Diese können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden.

Verpflegungsmehraufwand in der Praxis

Da die Ermittlung des tatsächlichen Mehraufwands bei der Verpflegung zu aufwendig wäre, kommen hier ausschließlich Pauschalbeträge zum Einsatz. Deren Höhe hängt bei Dienstreisen im Inland von der Dauer der auswärtigen Tätigkeit ab. Bei Dienstreisen ins Ausland gibt es wiederum Tagessätze für die jeweiligen Länder. Diese werden regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen aktualisiert.

Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Mitarbeiter befinden sich häufig im Rahmen von Schulungen, Fortbildungen oder anderen Angelegenheiten außer Haus. Nicht für jedes dieser Beispiele lässt sich jedoch laut Arbeitsrecht eine Verpflegungsmehraufwand Pauschale geltend machen. Also wann bekommt man Verpflegungsmehraufwand?

Der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand lässt sich dann geltend machen, wenn ein Arbeitnehmer ohne Übernachtung mehr als acht Stunden außer Haus ist. Das heißt, er hält sich in dieser Zeit weder in seiner Wohnung noch an seiner Haupttätigungsstätte auf. Werden an einem Tag mehrere kleine Dienstreisen unternommen, dürfen diese zusammengezählt werden. Dauern sie zusammen mehr als acht Stunden, ist auch hier ein Mehraufwand für Verpflegung anzunehmen.

Ein weiterer Grund für Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand ist eine mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung. Neben den eigentlichen Reisekosten fallen hier natürlich auch Beträge für Essen und Trinken an. Bezüglich der Höhe der Verpflegungspauschale wird hier zwischen An- und Abreisetag und vollständig abwesenden Tagen unterschieden. Für den An- und Abreisetag gibt es keine Mindestzeiten für die Abwesenheit.

Wie wird Verpfleungsmehraufwand versteuert?

Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand, den sie ihren Mitarbeitern erstatten, als Betriebsausgabe geltend machen. Als diese vermindert er folglich den Gewinn des Unternehmens und damit das zu versteuernde Einkommen.

Arbeitnehmer können auf verschiedene Arten Steuererleichterungen durch den Mehraufwand bei der Verpflegung geltend machen. Bekommen sie die Pauschale vom Arbeitgeber erstattet, ist dieser Betrag bis zur Höhe der jeweiligen Pauschale steuerfrei.

Erfolgt keine Übernahme der Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber, können Arbeitnehmer den Mehraufwand als Werbungskosten geltend machen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen: Zahlt der Arbeitgeber für das Essen vor Ort, ist dieses zum Beispiel in der Übernachtung enthalten, muss die Verpflegungspauschale dementsprechend gemindert werden. Dabei gilt folgende Verteilung:

  • Frühstück: 20 %
  • Mittagessen: 40 %
  • Abendessen: 40 %

Wo trage ich den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuererklärung ein?

Unternehmen können Aufwendungen für Verpflegung, die sie ihren Arbeitnehmern erstatten, in der Anlage EÜR als Betriebsausgaben deklarieren. Genauer gesagt handelt es sich hierbei um einen Punkt, den Sie unter beschränkt abziehbare Betriebsausgaben erfassen sollten.

Arbeitnehmer machen ihren Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung bei den Werbungskosten unter Reisekosten geltend. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass vom Arbeitgeber organisierte Mahlzeiten den Anspruch auf Verpflegungspauschale mindern können.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.