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Lohnabrechnung in der Logistik
Jede Branche hat ihre Besonderheiten, so auch die Logistik. Die meisten denken bei dieser Branche an den allzu bekannten Paketboten, der das bestellte Paket vorbeibringt oder den LKW-Fahrer, der seine Routen abfährt. Wie sieht es aber eigentlich hinter den Kulissen aus? Durch den ständigen Austausch mit unseren Kunden haben wir gelernt, wie komplex sich die Prozesse in diesem Geschäftszweig gestalten. Was bei der Lohnabrechnung in der Logistik zu beachten ist und warum die Zeiterfassung Deiner Mitarbeiter dabei eine große Rolle spielt, erfährst Du in diesem Artikel.
Die Herausforderungen einer Branche
In Logistikunternehmen sind hohe Mitarbeiterzahlen und eine stark vorherrschende Mitarbeiterfluktuation häufig der Normalfall. Wirft man nun einen Blick auf die Lohnabrechnung am Monatsende wird schnell deutlich, dass die noch vielfach verbreitete Zettelwirtschaft in der Branche bei den Verantwortlichen zu Frust und einem enormen Zeitverlust bei einer exakten Berechnung der Vergütung führt, insbesondere sobald Zuschläge anfallen.
Der Status quo: So sieht die Ausgangslage aus
In den meisten Logistikunternehmen, egal ob Kurier, Transportunternehmen oder Paketdienste werden Lohnkräfte beschäftigt, die wiederum nach Stundenlohn bezahlt werden. Die Mitarbeiter sind zumeist auch nicht fest angestellt, sondern in vielen Fällen Subunternehmer. Darum wird hier entweder nach Stunden, also der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit, oder manchmal auch nach Touren bezahlt.
Warum eine effiziente Lohnabrechnung schon bei der Zeiterfassung startet
Um mit der Lohnabrechnung überhaupt starten zu können, müssen die vollständigen Arbeitszeiten der Mitarbeiter zum Monatsende vorliegen. Die Grundlage hierfür ist die Zeiterfassung, womit wir beim Anfang des zusätzlich entstehenden Aufwands bei der Lohnabrechnung angekommen sind.
Der Stundenzettel als ultimativer Zeitfresser
Eine Vielzahl an Firmen verwendet zur Erfassung der Arbeitszeit nach wie vor den klassischen Stundenzettel. Die händisch eingetragenen Arbeitszeiten werden dann wiederum in die dafür vorgesehene Excel-Tabelle übertragen. Jetzt kann man sich gut vorstellen, was am Monatsende bei 50 Mitarbeitern oder mehr passiert: Man bekommt einen Stapel von teils zerknitterten, teils unleserlichen Zetteln, die manuell in die Excel-Tabelle eingetragen werden müssen.
Manuelle Kontrolle der Arbeitszeit kostet Zeit
Abhängig vom Unternehmen werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter komplett oder stichprobenartig mit dem Einsatzplan abgeglichen, um sicherzustellen das die notierten Zeiten auch der Realität entsprechen. Obendrein besteht bei einer manuellen Kontrolle der Arbeitszeiten grundsätzlich ein höheres Potential für die jedem bekannten Flüchtigkeitsfehler.
Warum Du mit Excel auch keine Zeit sparst
Natürlich kann man sich die Arbeitszeit auch in Excel berechnen lassen. Das setzt aber dann wieder voraus, dass ich jeden einzelnen Einsatz erstmal eintragen muss, damit ich überhaupt etwas berechnen lassen kann. Obendrein werden bei dieser Berechnung keine Zuschläge berücksichtigt, sondern lediglich die Gesamtdauer der Arbeitszeit. Unterm Strich bedeutet das keine Erleichterung der Prozesse und kein Zeitersparnis.
Zeitersparnis durch digitale Zeiterfassung
Das Grundproblem der Branche ist die Zettelwirtschaft bei der Zeiterfassung. Im Gegensatz dazu gibt es mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten die Arbeitszeit der Mitarbeiter digital zu erfassen. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit der verantwortlichen Mitarbeiter eingespart, da zeitaufwändige Kontrollen der Arbeitszeiten oder Überträge in Excel-Tabellen komplett wegfallen.
Zeiterfassung in Echtzeit ohne Stift und Papier
Eine digitale Zeiterfassung kann mit digitalen Fahrtenbüchern oder existierender GPS-gestützter Logistiksoftware im Fahrzeug über unsere API gekoppelt werden, um sich automatisch bei Fahrtbeginn ein- und am Ende auszustempeln. Das ermöglicht wiederum eine Echtzeitkontrolle der „anwesenden“ Mitarbeiter.
Kein Mehraufwand bei Prüfung der Arbeitszeiten
Unleserliche Zettel und manuelle Stichproben der Arbeitszeit gehören damit der Vergangenheit an. Ein digitales Tool zur Zeiterfassung führt automatische Plausibilitätsprüfungen der Stempelzeiten durch und erleichtert den Aufwand der Nachkontrolle enorm. Obendrein ist eine Detail- oder Summenauswertung der Arbeitszeit auf Netto-, Touren- , Kunden- oder auch Mitarbeiterbasis möglich, was den Anforderungen der Logistikbranche entgegen kommt.
Zwischenfazit: Von Zeitaufwand zu Zeitersparnis
Durch eine digitalisierte Zeiterfassung werden Dir bereits mind. 50% der anfallenden Arbeit abgenommen. Mit der vorbereitenden Lohnabrechnung von Papershift gelingt es Dir danach noch mehr Zeit einzusparen. Wie genau Du das umsetzt, erfährst Du im darauffolgenden Teil des Artikels.
Das Mitarbeiterprofil: Dokumentation als zuverlässiger Erfolgsfaktor
Der Startpunkt für eine gelungene Lohnabrechnung mit Papershift – nach der Zeiterfassung – ist das Mitarbeiterprofil. Zur erfolgreichen Nutzung empfehlen wir Dir zu Beginn all Deine Mitarbeiter anzulegen und bei jedem Mitarbeiter auch direkt den Lohn zu hinterlegen. So vermeidest Du von Anfang an Fehlerquellen und bist in puncto Dokumentation auf Kurs.
Unser Tipp: Nutze den Mitarbeiter-Import, um noch mehr an Geschwindigkeit im Arbeitsalltag zu gewinnen.
Behalte Zuschläge und Pauschalen im Blick
Gerade in der Logistikbranche werden am Monatsende – zusätzlich zum Lohn – zahlreiche Zuschläge und Pauschalen verrechnet. Papershift analysiert automatisch jede einzelne Zeiterfassung und vermerkt zuschlagspflichtige Zeiträume ohne lange und komplizierte Excel-Formeln. Anstatt zahlreiche Stunden damit zu verbingen die einzelnen Einsatzzeiten durchzugehen, genügt ein einziger Dateidownload für alle Mitarbeiter. Aus mehreren Stunden werden somit wenige Minuten.
Die relevanten Zuschläge zur Lohnabrechnung kennen
Um diese Herausforderung zu bewältigen, werden zunächst alle für die Branche relevanten Lohnarten in Papershift angelegt. Dieser Schritt ist notwendig, um später automatisiert alle Zuschläge zu berechnen. Eine Auswahl von häufig verwendeten Zuschlägen in der Logistik haben wir hier für Dich zusammengefasst:
- Nachtarbeit
- Überstundenzuschlag
- Sonntagszuschlag
- Feiertagszuschlag
- Bonuszahlungen
Unser Tipp: In der Logistik sind viele Standorte die Regel. Damit man die Lohnarten für jeden einzelnen Standort im Papershift-Account nicht separat erstellen muss, empfehlen wir die Verwendung der Standortvorlagen-Funktion.
Wie Du mit der automatischen Abrechnung wertvolle Zeit sparst
In der Logistik erhalten die Mitarbeiter als Vergütung zumeist einen Lohn. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter am Monatsende genau die Stunden ausbezahlt bekommen, die sie auch tatsächlich geleistet haben. Oftmals werden diese Stunden minutengenau mit unserer Stempelapp getrackt. Bei der Lohnabrechnung ist diese Unterscheidung unbedingt zu beachten, da Lohnkräfte und Gehaltskräfte unterschiedlich behandelt werden.
Gut zu wissen: Für die Umsetzung im Papershift-Account bedeutet das, dass nur eine automatische Abrechnung eingestellt werden muss und diese Abrechnungsform daraufhin automatisch neuen Mitarbeitern zugewiesen wird. Auch damit sparst Du Dir gerade bei einer hohen Mitarbeiterfluktuation viel Arbeitsaufwand. Ein Klick und Du erhältst den passenden Export als Datei.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Wie Du fehlerhafte Abrechnungen am Monatsende vermeidest
Hast Du alle Funktionen zur Lohnabrechnung passend für Deinen Bedarf eingestellt, ist es wichtig zu gewährleisten, dass die Abrechnungen jeweils auch den tatsächlich gearbeiteten Stunden Deiner Mitarbeiter entsprechen. Konkret bedeutet das, dass du die bestehenden Zeiterfassungen Deiner Mitarbeiter vor dem Stichtag der Abrechnung prüfst, um fehlerhafte Lohnabrechnungen zu vermeiden.
Wie Du sicherstellst, dass bei der Lohnabrechnung alles glatt läuft
Das rote Warn-Dreieck im Reiter Abrechnungen gibt Dir in Notfällen einen klaren Hinweis, dass an einer Zeiterfassung, Schicht oder auch Abwesenheit nachträglich etwas geändert wurde. Sollte es mal notwendig sein eine Abrechnung für einen Mitarbeiter neu zu erstellen, ist das im Bearbeitungsmodus der jeweiligen Abrechnung daher problemlos möglich.
Der richtige Abrechnungsexport führt zur Zielgeraden
Die Lohnabrechnung bei Papershift erstellt „einen“ Datei-Export und ist kompatibel mit SAGE, Lodas, DATEV oder jedem anderen Lohnabrechnungsprogramm, dass einen individuellen CSV-Import ermöglicht. In den meisten Fällen wird DATEV in der Logistik als passendes Format zum Datenexport genutzt, da alle Zuschläge, gearbeitete Stunden sowie Krankheitstage auf einmal aufsummiert werden. Papershift bietet für Dich natürlich verschiedene Abrechnungsexporte an.
Sobald der Export vorliegt, können die Daten einfach an Deine Lohnbuchhaltung oder an den Steuerberater weitergeleitet werden. Diese kümmern sich danach um die letzten Arbeitsschritte: Das Ausbezahlen.
Wenn wir Dir bei der Abrechnung in Deinem Logistikunternehmen unter die Arme greifen sollen, steht Dir unser Team gerne begleitend zur Seite.
Überzeuge Dich selbst vom Mehrwert für Deinen Betrieb und nutze die 30-tägige Testphase inklusive eines Termin mit Customer Success zur optimalen Einstellung aller relevanten Funktionen des Abrechnungs Add-ons.
