Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung Definition

Kosten, die bei Geschäftsreisen und externen Terminen anfallen, werden in der Reisekostenabrechnung zusammengefasst und sind ein wichtiger Teil der Personalkostenplanung. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Unterbringungskosten, Nebenkosten der Reise und zusätzliche Ausgaben für Mahlzeiten. Im Zusammenhang mit der Dienstreiseabrechnung wird der Begriff Spesenabrechnung häufig synonym verwendet. Die Reisekostenabrechnung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ein wirksames Instrument zur genauen Erfassung der anfallenden Betriebskosten. Es ist daher wichtig, alle Reisekosten zu erfassen und in die Abrechnung zu integrieren. Dazu gehören sowohl diejenigen, die das Unternehmen direkt durch Tagesgelder und Pauschalen oder Belege bezahlt, als auch diejenigen, die dem Mitarbeiter oder Reisenden durch Vorschusszahlungen entstehen. Die derzeit gültigen Lohnsteuerrichtlinien sind in jedem Fall zu beachten, da sie regeln, welche Reisekosten ohne Lohnsteuer bezahlt werden können. Auf der Grundlage einer entsprechenden Dienstreiseabrechnung können die Mitarbeiter die angefallenen Reisekosten, die von ihrem Arbeitgeber nicht erstattet wurden, in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ausweisen.

Zu den Reisekosten gehören:

  • Fahrtkosten
  • Fahrtnebenkosten
  • Unfallkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand

Reisekostenabrechnung in der Praxis

Formale Anforderungen und Software

Da Unternehmen keine gesetzlichen oder formalen Anforderungen an die Abrechnung beachten müssen, können sie diese auch theoretisch von Hand oder in einer Excel-Vorlage entwickeln. Voraussetzung ist die Vollständigkeit, so dass alle Reisekosten des Unternehmens dokumentiert werden.

Reisekosten abrechnen

Der Arbeitgeber kann einen Pauschalbetrag von 20,00 Euro, steuerfrei, für Übernachtungen zu Hause ohne Einzelnachweis erstatten. Die in diesem Zusammenhang oft erwähnte Pauschale bezieht sich jedoch nur auf die Möglichkeit der steuerfreien Aufwandsentschädigung durch ihn. In den meisten Fällen wird sie von den Finanzbehörden nur in gleicher Weise anerkannt, außer bei Übernachtungen in einem Fahrzeug. Ferner ist zu beachten, dass die tatsächlich angefallenen Kosten nicht in einer Reise vermischt werden dürfen. Für den Abzug der Werbungskosten des reisenden Unternehmers sind daher nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Kilometerabrechnung

Die Abrechnung eines fahrzeugspezifischen Kilometertarifs erfordert die Erfassung der auf einer Dienstreise zurückgelegten Kilometer (z.B. im Fahrtenbuch oder in der Reiseabrechnung). Der fahrzeugspezifische Kilometersatz wird durch einen Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt und kann auch in den Folgejahren angewendet werden.

Erstattung Reiskosten und Verpflegung

Erstattungsfähige Nebenkosten sind sehr unterschiedliche Kosten, die mit der Reise zusammenhängen. Dies können z.B. Mautgebühren, Gebühren für professionelle Telefongespräche oder Umbuchungskosten sein. Daher wird der Verpflegungsmehraufwand auch in der Abrechnung berücksichtigt. Sie ist etwas komplex und gliedert sich grob in nationale und internationale Tagesgelder. Weil das Essen auf Geschäftsreisen teurer ist, haben Geschäftsreisende die Möglichkeit, bei Reisen innerhalb Deutschlands bis zu 24 Euro pro Tag zu erhalten. Bei einer Geschäftsreise ins Ausland sind die Pauschalen auch vom Zielland abhängig und in der Regel höher als bei Geschäftsreisen im Inland, wenn sich die Lebenshaltungskosten von denen in Deutschland unterscheiden.