Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung Definition

Unter einer Reisekostenabrechnung wird die Auflistung aller Kosten verstanden, die während einer Geschäftsreise entstanden sind. Die Reise muss betrieblich veranlasst sein, dann können die Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand, die Ausgaben für die Übernachtungen sowie die Reisenebenkosten abgerechnet werden.

Die Reisekostenabrechnung in der Praxis

Seit dem Jahr 2014 gelten neue gesetzliche Regelungen für die Abrechnung der Reisekosten. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Reisekosten im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien steuerfrei erstatten. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es allerdings nicht. Übernimmt das Unternehmen keine Ausgaben seiner Angestellten, so können diese die Kosten als Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen. In vielen Unternehmen gibt es eine eigene Reisekostenrichtlinie. Sie regelt die Höhe der einzelnen erstattungsfähigen Ausgaben und das Prozedere der Abrechnung. Arbeitnehmer müssen dann zur Abrechnung der Reisekosten ein Formular einreichen. Die Erstattung erfolgt in der Regel über die Lohnabrechnung. Bei Selbständigen gehört der Aufwand für unternehmerisch veranlasste Reisen zu den Betriebsausgaben. Er mindert so den Gewinn des Betriebes.

Als Nachweis der entstandenen Kosten dienen die einzelnen Belege, das Fahrtenbuch oder eigene Aufzeichnungen des Reisenden. Erstattet werden:

  • die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten, wenn Bus-, Bahn- oder Flugtickets vorliegen
  • eine Pauschale für die Fahrtstrecke (Hin- und Rückfahrt, 0,30 Euro je Kilometer für PKW)
  • Fahrtnebenkosten wie Parkgebühren oder Maut
  • die Kosten für eine Übernachtung im Hotel oder in einer Pension
  • ersatzweise eine Pauschale in Höhe von 20 Euro für jede Übernachtung in Deutschland, im Ausland gilt die jeweilige Landespauschale
  • der Mehraufwand für die auswärtige Verpflegung, erstattet werden die aktuellen Pauschalen

Mit der Reform 2014 wurden die Verpflegungspauschalen neu geregelt. Die persönlichen Daten jedes einzelnen Mitarbeiters lassen sich in einem Dienstplan gut erfassen, besonders wenn viele Außendienstmitarbeiter beschäftigt werden. Ist ein Reisender mehrere Tage unterwegs, so erhält er für jeden vollen Tag 24 Euro als Mehraufwand für seine Verpflegung. Für den Anreise- und den Abreisetag sind es dagegen 12 Euro. Bei eintägigen Geschäftsreisen darf die Pauschale in Höhe von 12 Euro nur noch erstattet werden, wenn der Reisende länger als acht Stunden abwesend ist. Berücksichtigt werden müssen aber Mahlzeiten, die der Arbeitgeber bereits übernommen hat. So muss für das in der Hotelrechnung ausgewiesene Frühstück die Verpflegungspauschale um 20 Prozent (aktuell also um 4,80 Euro), für das Mittagessen oder das Abendbrot jeweils um 40 Prozent (zur Zeit um 9,60 Euro) gekürzt werden.

Die Abrechnung der Reisekosten gehört zu den beliebten Kritikpunkten bei einer Betriebsprüfung des Finanzamtes, ihre korrekte Dokumentation daher wichtig.