Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.

Lohnabrechnung leicht gemacht

Du nutzt bereits die Dienstplanung und Zeiterfassung bei Papershift und sparst dadurch im Arbeitsalltag wertvolle Zeit – wunderbar! Trotzdem qualmt Dir am Monatsende (noch) der Kopf, weil Du Dich mit der Lohnabrechnung Deiner Mitarbeiter herumschlagen musst. Das muss nicht sein! Wir zeigen Dir in unserem Best Practices Artikel, wie Du die Lohnabrechnung kinderleicht mit Papershift durchführen kannst.

Reduziere den Aufwand bei der Entgeltabrechnung

Mit Papershift Payroll kannst Du die gesammelten Daten zur Zeiterfassung Deiner Mitarbeiter nutzen, um eine vorbereitende Lohnbuchhaltung zu erstellen. Die Bruttoarbeitsentgelte und den Auszahlungsbetrag aller Mitarbeiter hast Du so stets im Blick.

 

Die erstellten Abrechnungen kannst Du danach im für Dich passenden Dateiformat wie z.B. DATEV (LODAS), SAGE oder auch einer PDF im lesbaren Format an Deinen Steuerberater senden. Das Beste daran ist, dass alle Zuschläge (z.B. Nacht- und Feiertagszuschlag) bereits ausgewiesen sind.

Praxis: Unser Beispiel-Betrieb
Wie genau das funktioniert, erklären wir Dir an einem Beispiel: Nehmen wir an Du arbeitest in einem Betrieb mit 25 Mitarbeitern. Das Team besteht im Detail aus 18 Festangestellten und 7 Aushilfen. In Deiner Branche ist es üblich außerhalb der regulären Arbeitszeiten tätig zu sein (z.B. Wochenend- und Feiertagsarbeit). Du bist dafür verantwortlich am Monatsende eine vorbereitende Lohnabrechnung zu erstellen, um sie danach an Euren Steuerberater zu senden. Los geht’s! 🚀

Automatische Abrechnung Deines Teams am Monatsende

Indem Du die Lohn- und Gehaltsinformationen bei jedem Deiner Mitarbeiter einmalig in Papershift hinterlegst, wird zum Stichtag die Abrechnung Deiner Personalkosten automatisiert vorbereitet. Einen umfassenden Überblick zur automatischen Abrechnung erhältst Du auch mit Hilfe des Live-Mitschnitts unseres Webinars „Abrechnung mit Papershift“.

Der kleine, aber feine Unterschied: Gehaltskraft und Lohnkraft
In unserem Beispiel-Betrieb haben wir es sowohl mit Lohnkräften als auch mit Gehaltskräften zu tun – konkret 7 Lohnkräfte und 18 Gehaltskräfte. Daher ist beim Hinterlegen der Lohn- und Gehaltsinformationen darauf zu achten, welche Mitarbeiter mit einem Lohn pro Arbeitsstunde und welche Mitarbeiter mit einem monatlich festen Gehalt abgerechnet werden. Hast Du das berücksichtigt, kannst Du schnell und einfach eine automatische Abrechnung für die insgesamt 25 Mitarbeiter generieren.

Ausnahmen bestätigen die Regel: Die manuelle Abrechnung
Nicht immer läuft alles nach Plan: Sollte es daher notwendig sein, gibt es auch die Möglichkeit eine manuelle Abrechnung zu erstellen. Ebenso hast Du mit Papershift die Möglichkeit die Abrechnung für einen Mitarbeiter neu zu erstellen, falls Zeiterfassungen oder Abwesenheiten nachträglich verändert wurden.

Lohnabrechnung mit Papershift: Darstellung der manuellen Abrechnung

Wie Du Zuschläge und Pauschalen immer im Blick behältst

Je nach Branche müssen am Ende des Monats viele unterschiedliche Lohnarten und Pauschalen verrechnet werden. Papershift erkennt automatisch welche Arbeitsstunden Deiner Mitarbeiter in der regulären Arbeitszeit verlaufen sind und welche Arbeitszeiten zuschlagspflichtig sind.

So kannst Du Zuschläge und Pauschalen in Papershift darstellen
Um Zuschläge und Pauschalen in Papershift abzubilden, werden Lohnarten verwendet. Welche Lohnarten für Dich relevant sind, hängt von Deinem individuellen Anwendungsfall ab. Im Fall unseres Beispiel-Betriebs müssen Wochenendzuschlag und Feiertagszuschlag berücksichtigt werden.

Detailarbeit: Wie Du bestimmte Lohnarten den richtigen Mitarbeitern zuordnest
Sind die benötigten Lohnarten erstellt, ordnet man diese den richtigen Mitarbeitern zu. Die Lohnart „Wochenendzuschlag“ greift in unserem Beispiel für 50% der „Vollzeit“-Mitarbeiter. Der Feiertagszuschlag ist für alle 450 € Kräfte vorgesehen. Bei der Zuordnung der Lohnarten muss darauf geachtet werden, dass die Lohnart „Wochenendzuschlag“ keiner Aushilfe zugeordnet wird. Gleichzeitig darf die Lohnart „Feiertagszuschlag“ keinem festangestellten Mitarbeiter zugeordnet werden.

Lohnabrechnung mit Papershift: Darstellung der Zuordnung von Lohnarten zu Mitarbeitern

Bestens ausgerüstet mit Vorlagen und passgenauen Lohnarten
Die gängigsten Lohnarten wie z.B. bezahlte Urlaubsstunden und Krankheitsstunden sowie Nachtzuschlag sind bereits als Vorlage in Papershift hinterlegt. Neben den voreingestellten Lohnarten gibt es auch die Möglichkeit, individuelle Lohnarten in Papershift anzulegen. So lässt sich alles auf die Anforderungen deines Betriebs anpassen.

Lohnabrechnung mit Papershift: Übersicht der Lohnarten

Die passende Datei für Steuerberater und Lohnbuchhaltung

Nachdem die Abrechnungen für alle 18 Vollzeit-Mitarbeiter und die 7 Aushilfen erstellt wurden, kannst Du alle Abrechnungen in einem für Dich passenden Dateiformat exportieren. Papershift bietet Dir verschiedene Abrechnungsexporte an. Die Daten können daraufhin einfach an Deine Lohnbuchhaltung oder, wie in unserem Beispiel-Betrieb, an den Steuerberater weitergeleitet werden, wo sie mit Steuern und Sozialabgaben etc. verrechnet werden.

Lohnabrechnung mit Papershift: Darstellung der Abrechnungsexporte

Lohnabrechnung: Die Funktionsweise im Papershift-Abo

Papershift-Funktionen sind gerne in Rudeln unterwegs: Bestimmte Lohnarten und Funktionen der Lohnabrechnung werden immer in Kombination mit Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten verwendet. Daher handelt es sich nicht um ein eigenständiges Produkt, sondern um eine Ergänzung – eben ein Add-on. 😉


Die Anwendungsfälle bei der Lohnabrechnung sind sehr individuell, darum gibt es auch nicht das eine richtige Rezept! Das Papershift-Team steht Dir hier begleitend zur Seite und geht gerne auf Deinen speziellen Anwendungsfall ein.

Überzeuge Dich selbst vom Mehrwert für Deinen Betrieb und nutze die 30-tägige Testphase des Abrechnungs Add-ons.

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