Entgeltbescheinigung Definition
Eine Entgeltbescheinigung ist eine spezielle Entgeltabrechnung, die zu Zwecken der Sozialversicherung ausgestellt wird. Hauptsächlich bezweckt diese Aufstellung eine Benachrichtigung der Sozialversicherungen über die erfolgten Zahlungen. Auf diese Weise kann die Höhe der zu leistenden Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Die Notwendigkeit dieser Bescheinigung ist im Paragraph 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung festgehalten. Den Inhalt sowie die anzuwendenden Verfahren sind jedoch seit dem 1. Juli 2013 in der Entgeltbescheinigungsverordnung zu finden. Diese regelt, dass eine ordnungsgemäß erstellte Entgeltbescheinigung folgende Angaben zwingend enthalten muss:
- Name des Arbeitgebers
- Anschrift des Arbeitgebers
- Name des Arbeitnehmers
- Anschrift des Arbeitnehmers
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
- Datum des Beginns der Beschäftigung
- Datum der Beendigung der Beschäftigung (falls vorhanden)
- Abrechnungszeitraum
- Anzahl der enthaltenen Steuer- sowie Sozialversicherungstage
- Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers
- Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
- Steueridentifikationsnummer sowie Steuerfreibetrag.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Entgeltbescheinigung in der Praxis
In Deutschland ist jeder Gewerbetreibende dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine nachvollziehbare Abrechnung in Textform zu übersenden, die konkrete Aussagen über die Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes treffen. Die Verpflichtung des Arbeitgebers entfällt hierbei lediglich, wenn sich die in der Entgeltbescheinigung aufgeführten Angeben im Vergleich zu den Angaben in der letzten regulären Abrechnung nicht geändert haben. Sämtliche Entgelte auf der Entgeltbescheinigung sind dabei stets in Euro anzugeben. Dies gilt insbesondere für das Arbeitsentgelt, den Auszahlungsbetrag und die gesetzlichen Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
Neben den bereits aufgeführten Pflichtinhalten müssen weitere optionale Angaben gemacht werden. Hierzu zählen unter anderem, ob der Angestellte aufgrund von Kinderlosigkeit einen Beitragszuschlag leisten muss oder ob es sich bei dem Beschäftigungsverhältnis um eine Beschäftigung in der Gleitzone handelt. Gegebenenfalls muss ebenfalls angegeben werden, ob es sich bei der Beschäftigung des Arbeitnehmers um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.
Die Entgeltbescheinigung muss dabei einige Angaben aus der Lohnabrechnung enthalten. Unter anderem ist die Bezeichnung sowie der Betrag sämtlicher Tätigkeiten anzugeben, die für die Berechnung der Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung eine Rolle spielen. Der Saldo dieser Bezüge muss dabei sowohl als steuerpflichtiger Arbeitslohn, Sozialversicherungsbruttoentgelt als auch als Gesamtbruttoentgelt aufgelistet werden.
In der Praxis hat sich vor allem unter Großunternehmen die Vorgehensweise etabliert, dass sich die Arbeitnehmer ihre Entgeltbescheinigungen über ein ESS-System (Employee Self Service) anzeigen sowie ausdrucken lassen können. Dieses Angebot wird in der Regel zur Mitarbeiterbindung als Teil eines umfassenden betrieblichen Gesundheitsmanagements eingesetzt.