Lohnbüro Definition
Das Lohnbüro ist eines der wichtigsten Bestandteile eines jeden Unternehmens. Unabhängig von der Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer und der Größe des Unternehmens verfügt nahezu jeder Betrieb über ein eigenes Lohnbüro. Dabei handelt es sich um eine Abteilung des Unternehmens, die vorrangig für die Erfassung der Arbeitsleistung aller Mitarbeiter verantwortlich ist. Auf diese Weise kann der Lohn sowie das Gehalt der einzelnen Mitarbeiter berechnet werden. Dadurch ist das der zentrale Ort der Gehaltsabrechnung.
Grundsätzlich werden über die Lohnabrechnung hinaus zahlreiche weitere Aufgaben von einem Lohnbüro übernommen. In der Regel stehen diese in engem Zusammenhang zu der Berechnung sowie Auszahlung des Lohns oder Gehalts. Unter anderem ist diese Abteilung für die Erfassung eines neuen Mitarbeiters im System des Unternehmens verantwortlich. In Deutschland müssen hierfür einige wichtige Daten des neuen Mitarbeiters erhoben werden. Zu den relevanten Daten gehören neben dem Familienstand und der Steuerklasse ebenfalls die Anzahl der vorhandenen Kinder und die Höhe der Kinderfreibeträge. Letztlich muss ebenfalls zwingend die Zugehörigkeit zu einer Krankenkasse vom Unternehmen erhoben werden.
Zusätzlich zu den Daten, die gesetzlich verpflichtend erhoben werden müssen, erfasst das Lohnbüro ebenfalls zahlreiche Daten, die betriebliche Relevanz aufweisen. Darunter zählen unter anderem die Personalnummer, die Kostenstelle und die Einstufung in die Lohn- oder Gehaltsstufen des Betriebs. Weiterhin ist ebenfalls der gültige Tarifvertrag zu erfassen, sofern für die Arbeitnehmergruppe des Angestellten ein Tarifvertrag verhandelt wurde. Letztlich werden ebenfalls einige zusätzliche Daten vom Lohnbüro erhoben. Hierzu zählen unter anderem:
- der erste Arbeitstag
- die Abführungen von Lohnbestandteilen an Bausparverträge
- die Abführungen von Lohnbestandteilen an eine betriebliche oder private Altersvorsorge
- die Abführungen von Lohnbestandteilen an Gläubiger im Rahmen einer Pfändung.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Lohnbüro in der Praxis
In der Praxis ist das Lohnbüro für die gesamte Lohnbuchhaltung verantwortlich. Nachdem ein Arbeitnehmer sämtliche erforderlichen Daten im Lohnbüro hinterlegt hat, kann eine vollständige Lohnabrechnung erfolgen. Dabei ist eine der zentralen Aufgaben des Lohnbüros die Überprüfung der Vollständigkeit aller hinterlegten Unterlagen. Erst wenn sämtliche Unterlagen hinterlegt wurden, kann von dort aus eine Meldung bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers machen.
Nach einem erfolgreichen Arbeitsmonat wird der Arbeitslohn oder das auszuzahlende Gehalt vom Lohnbüro berechnet. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter des Lohnbüros stets über die aktuellen gesetzlichen Regelungen und Vorschriften bezüglich der Lohnbuchhaltung informiert sein. In der Praxis wird innerhalb des Lohnbüros meist mit einer Software gearbeitet, die speziell auf die jeweilige Branche angepasst wurde. Auf diese Weise können sämtliche Zuschläge und Abgaben innerhalb kürzester Zeit korrekt berechnet werden.