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Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung dient zur Entgeltabrechnung und Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten. Hierbei müssen bestimmte Rechte bezüglich der Arbeitszeit eingehalten werden. Jetzt informieren!
Arbeitszeiterfassung in Unternehmen

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Die Arbeitszeiterfassung dient der Überprüfung der geleisteten Arbeitszeit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Letztendlich können demnach beide Parteien kontrollieren, inwieweit die geleistete Arbeitszeit dem Soll entspricht. Das dient auch dem Arbeitsschutz der Mitarbeiter.

Das ist der letzte Stand zur Arbeitszeiterfassung
Die Bundesregierung plant, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz zu verankern. Vorgesehen ist eine tägliche elektronische Erfassung der Arbeitszeiterfassung. Ausnahmen soll es für kleine und tarifgebundene Unternehmen geben. Nach den Urteilen des EuGH und des Bundesarbeitsgerichts ist die Arbeitszeiterfassung bereits heute Pflicht.

Definition: Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff „Arbeitszeiterfassung“ werden sowohl die tägliche Erfassung der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitszeiten als auch deren Dokumentation und deren Speicherung zusammengefasst. Neben den Arbeitszeiten werden auch die Pausenzeiten erfasst. Durch die Arbeitszeiterfassung kann sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten sowie die vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden.

Für Unternehmen gewinnt die Arbeitszeiterfassung immer mehr an Bedeutung, vor allem, wenn es um die Ermittlung von Basisdaten zur Entgeltabrechnung oder die Zurechnung geleisteter Arbeitszeiten bei Projekten geht.

Hinzukommt, dass Betriebe nach dem Arbeitsrecht rechtliche Vorschriften bezüglich der Arbeitszeiten erfüllen müssen.

Die wichtigsten Fakten zur Arbeitszeiterfassung

  • Bereits heute gilt in Deutschland eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit wenigen Ausnahmen.
  • Erfasst werden müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit.
  • Nach aktuellem Stand wird im neuen Arbeitszeitgesetz eine elektronische Zeiterfassung vorgegeben sein. Ausnahmen sind möglich.
  • Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird es weiterhin für bestimmte Jobs und Tätigkeiten geben.
  • Trotz der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird Vertrauensarbeitszeit in vielen Fällen weiterhin möglich sein.
  • Ein Gesetz mit detaillierten Regelungen zur Arbeitszeiterfassung lässt weiter auf sich warten. Strittig sind vor allem Ausnahmereglungen und der mögliche Grad an Flexibilität.

Nachdem der EuGH bereits im Mai 2019 entschieden hatte, dass die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in der EU verpflichtend ist, folgte im September 2022 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts in Erfurt. Demnach müssen Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Dies gilt mit sofortiger Wirkung.

Derzeit ist ein Gesetzentwurf in Arbeit, der die Arbeitszeiterfassung in Deutschland neu regeln soll. Nach aktuellem Stand wird mit wenigen Ausnahmen eine elektronische Zeiterfassung vorgeschrieben.

Doch wie können Unternehmen die Arbeitszeit detailliert erfassen, und welche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung gibt es für Arbeitgeber? In diesem Artikel geht es um die Hintergründe der Arbeitszeiterfassung und wie diese sinnvoll und gezielt eingesetzt werden kann.

Updates zur Arbeitszeiterfassung

Wie können Unternehmen von der Einführung der Arbeitszeiterfassung profitieren?

Abgesehen von der rechtlichen Verpflichtung gibt es eine Reihe weiterer Gründe, die für die Einführung der Arbeitszeiterfassung in Unternehmen sprechen.

  1. Erleichterung der Arbeit in der Abteilung Zeitwirtschaft.
  2. Arbeitszeiten können besser den Tätigkeiten und Projekten zugerechnet werden.
  3. Kosteneinsparung
  4. Arbeitszeiten und Überstunden werden automatisch berechnet.
  5. Bessere Kontrollmöglichkeiten

Keineswegs sollten Arbeitnehmer durch die Arbeitszeiterfassung den Eindruck erlangen, sie würden streng kontrolliert werden. In erster Linie dient die Erfassung der Arbeitszeit der Sicherheit der Beschäftigten, sodass diese im Falle von Überstunden entsprechend für diese entlohnt werden.

Auch der Arbeitgeber kann durch die Erfassung der Arbeitszeit prüfen, ob der jeweilige Mitarbeiter sich an die Richtlinien im Arbeitsvertrag hält und die vereinbarte Zeit in Beschäftigung leistet.

Was ist mit einer systematischen Zeiterfassung gemeint?
Das EuGH hat nach der Klage einer Gewerkschaft das Urteil gefällt, dass die systematische Arbeitszeiterfassung in der EU Pflicht wird. Diese soll sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorschriften im Bezug auf die Arbeits- und Pausenzeiten eingehalten werden. Für Unternehmen ist ein Zeiterfassungssystem am besten, wenn es eine einheitliche Lösung dafür haben möchte.

Warum hat die Arbeitszeiterfassung so eine große Bedeutung?

Damit die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden können, ist es sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber sinnvoll, einen Überblick über die tatsächlich geleistete Arbeit zu wahren. Damit kann der Arbeitgeber besser seiner Fürsorgepflicht nachkommen, und er erhält auch einen Einblick dahingehend, ob sein Direktionsrecht vom Beschäftigten befolgt wird.

Somit sieht der Arbeitgeber, ob der Mitarbeiter die vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten einhält und Überstunden auf rechtlicher Ebene richtig abgearbeitet hat. Ist dies nicht der Fall, merkt der Arbeitgeber sofort, wann er im Sinne seiner Fürsorgepflicht handeln muss.

Außerdem können die Beschäftigten anhand der erfassten Arbeitszeiten überprüfen, ob ihr Lohn richtig abgerechnet wurde und die Überstunden, die sie geleistet haben, auch korrekt erfasst wurden.

Die rechtliche Lage: Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 ist klar, dass es eine umfassende und allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung der Unternehmen gibt. Der Gesetzgeber ist aktuell noch damit beschäftigt, dies in entsprechende Regelungen zu überführen. Doch schon jetzt müssen Unternehmen nicht nur Systeme zur Zeiterfassung anbieten, sondern auch dafür sorgen, dass diese auch genutzt werden. In vielen Branchen ist dies bereits Gang und Gäbe, beispielsweise in Form der altbekannten Stempeluhr. Unklar ist lediglich noch, ob auch leitende Angestellte bzw. Führungskräfte ihre Arbeitszeiten erfassen müssen.

Aktuell gibt es in Deutschland noch keine national einheitliche gesetzliche Regelung zur Zeiterfassung. Diese ist gerade in Arbeit.

Update September 2022: Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts
Das BAG Urteil verpflichtet Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung und wirft zahlreiche neue Fragen für Arbeitgeber auf.

Schon jetzt gibt das Arbeitszeitgesetz in Deutschland vor, dass sämtliche Überstunden zeitlich erfasst werden mussten, die über die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehen. Auch Sonntagsarbeit und Nachtarbeit waren schon vor dem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts zu erfassen. Doch diese Zeiten sind nicht so einfach von der restlichen vergüteten Arbeitszeit zu unterscheiden oder zu trennen.

Betrieben ist angeraten, zügig ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, auch wenn das Bundesarbeitsministerium aktuell noch an einem Gesetzesentwurf arbeitet.

Insbesondere größere Unternehmen ohne Tarifbindung werden sehr wahrscheinlich eine elektronische Zeiterfassung bereitstellen müssen. Ausnahmen soll es für kleinere Unternehmen bis 10 Mitarbeiter geben sowie dann, wenn die Tarifpartner sich auf eine andere Methode zur Zeiterfassung einigen.

Kurz erklärt: Das EuGH Urteil

Die aktuelle deutsche Regelung zur Arbeitszeiterfassung entspricht nicht dem europäischen Recht. Das soll in Zukunft geändert werden. Der Grund dafür ist zunächst einmal das EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom Mai 2019, in dem eine einheitliche Regelung erwirkt wurde, die besagt, dass spanische Unternehmen die generelle Pflicht zur Bereitstellung eines leicht zugänglichen, objektiven und verlässlichen Zeiterfassungssystems haben.

Damit sollen die Rechte der Beschäftigten geschützt werden, so dass eine mögliche Ausbeutung der Mitarbeiter unterbunden wird und die Mitarbeiter die Entgeltleistung erhalten, die ihnen zusteht.

Die Arbeitszeiterfassung erschwert jedoch nicht nur schwarzen Schafen unter den Arbeitgebern ihr Handeln, sondern ermöglicht auch eine gewisse Kontrolle der Arbeitnehmerseite. Halten sich die Mitarbeiter nicht an die vereinbarte Arbeitsdauer, kann dies mithilfe von Zeiterfassung innerhalb aller Arbeitszeitmodelle erkannt werden, was dem Arbeitszeitbetrug wird aktiv entgegengewirkt.

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung kurz erklärt

Im Verfahren vor dem Bundesarbeitsgericht, dessen Urteil am 13.09.2022 verkündet wurde, ging es vorrangig um die Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht bei der Einführung der Arbeitszeiterfassung im Unternehmen zusteht. In der Vorinstanz hatte das Landesarbeitsgericht Hamm entsprechend entschieden.

Das Bundesarbeitsgericht in Erfurt verwarf diese Entscheidung, stellte aber gleichzeitig fest, dass das deutsche Arbeitsschutzgesetz mit Auslegung der Maßgabe des Europäischen Gerichtshofs bereits heute eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung vorsieht. Somit basiert die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts auf dem sogenannten Stechuhr-Urteil des EuGH von 2019.

Aktueller Stand im Gesetzgebungsverfahren zur Neuregelung der Arbeitszeiterfassung

Derzeit arbeitet die Bundesregierung an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes. Vorgesehen ist, dass Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen, und das am Tag der erbrachten Arbeitsleistung. Ein Abweichen von dieser Regelung soll möglich sein. Spätestens aber am siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Arbeitstag muss die Arbeitszeit erfasst sein. Arbeitgeber können die Arbeitszeiterfassung auch an ihre Mitarbeiter delegieren. Sie müssen aber dafür Sorge tragen, dass die Arbeitszeiten tatsächlich erfasst werden.

Nach den Worten von Bundesarbeitsminister Heil soll Vertrauensarbeitszeit auch weiterhin möglich sein.

Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Das Arbeitsgericht in Emden hatte bereits 2020 entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung vollständig vom Beginn bis zum Ende erfasst werden muss.

Dies wurde nun indirekt durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts bestätigt. In seiner schriftlichen Begründung des Urteils stellt das Gericht fest, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter ab sofort aufzeichnen müssen. Es gibt keine Übergangsfrist.

Schon seit Anfang 2022 gibt es für bestimmte Branchen auch in Deutschland eine rechtliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Unter diese Branchen fielen unter anderem:

  • Gastronomie und Hotels
  • Baugewerbe
  • Speditions- und Logistikunternehmen
  • Gebäudereinigung
  • Wach- und Sicherheitsdienst
  • Prostitutionsgewerbe
  • Forstwirtschaft

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die Informationen dieses Artikels sind allgemein verfügbar, und eine Haftung über die Inhalte wird nicht gewährleistet. Bei rechtlichen Ersuchen wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Anwalt.

Fernab der Pflicht: Welchen Nutzen haben Arbeitgeber von der Einführung eines Systems zur Zeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung gibt einen guten Einblick dahingehend, wie viel Arbeit in der vereinbarten Zeit tatsächlich erledigt werden kann. Mit der Erfassung der Arbeitszeiten werden demnach auch wichtige Kennzahlen (KPIs) sichtbarer und messbarer.

Dokumentationspflicht der täglichen Arbeitszeit

In bestimmten Branchen und auch bei Minijobbern besteht schon länger eine Dokumentationspflicht zur täglichen Arbeitszeit.

Der Nachweis über die erfassten Arbeitszeiten muss bis zu zwei Jahre lang aufgehoben werden. Außerdem wird in diesem Zusammenhang oft auch synonym vom Stundennachweis gesprochen.

Wer muss die Arbeitszeit erfassen?

Vor allem geringfügig Beschäftigte, aber auch Arbeitnehmer in Vollzeit in sämtlichen Branchen müssen Ihre Arbeitszeiten erfassen. Das dient auch der Verhinderung von Schwarzarbeit und zum Schutz der Beschäftigten.

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts gilt diese Verpflichtung auch für die meisten anderen Arbeitnehmer. Zu ihnen zählen auch Beamte. Für diese gilt zwar nicht das Arbeitszeitgesetz, doch fallen auch Beamte unter das Arbeitsschutzgesetz sowie unter den Arbeitnehmerbegriff des Europarechts.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

Bestimmte Jobs und Branchen sind von den Regelungen zur Arbeitszeiterfassung ausgeschlossen. Dazu zählen zum Beispiel leitende Angestellte mit großem Entscheidungsspielraum wie zum Beispiel einer umfassenden Prokura, Geschäftsführer oder auch Chefärzte.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: die wichtigsten Fakten

  • Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt ab sofort. Es gibt keine Übergangsfrist. Arbeitgeber sollten mit der Arbeitszeiterfassung nicht warten, bis es ein neues Gesetz gibt.
  • Die Arbeitszeit muss in allen Branchen erfasst werden. Die bisherige Begrenzung auf bestimmte Branchen entfällt.
  • Es gibt noch keine Vorgaben zur Form der Arbeitszeiterfassung.  Mit der Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes wird aber wahrscheinlich eine elektronische Zeiterfassung verpflichtend werden.
  • Vertrauensarbeitszeit ist laut den Plänen der Bundesregierung weiterhin möglich. Das Aufschreiben der Arbeitszeiten steht der freien Zeiteinteilung durch die Arbeitnehmer nicht entgegen.

Welche Voraussetzungen gelten für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Für eine Arbeitszeiterfassung im Home Office ist die Verwendung von klassischen Stempeluhren aus nachvollziehbaren Gründen nicht praktikabel.

Dementsprechend ist eine einheitliche digitale Zeiterfassung die ideale Lösung zur Arbeitszeitdokumentation für Mitarbeiter im Home Office. So können sowohl Arbeitgeber und auch die Mitarbeiter einen Überblick darüber erlangen, wie viel Zeit für bestimmte Tätigkeiten gebraucht wird.

Welche Arbeitszeiten gelten im Homeoffice?

Vor allem im Homeoffice kann es passieren, dass die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen. Um dies zu verhindern, hilft die Arbeitszeiterfassung dabei, geregelte Arbeitszeiten einzubehalten.

Arbeitszeitgesetz: Die rechtliche Grundlage

Nach dem Arbeitszeitgesetz ist das Weisungsrecht des Arbeitgebers an die gesetzlichen Vorgaben gerichtet. So müssen Mitarbeiter im Schichtdienst bestimmte Ruhezeiten einlegen, bevor sie zur nächsten Schicht eingetragen werden dürfen. Außerdem müssen sie nach dem Gesetz mindestens 15 Sonntage im Jahr frei haben.

Gesetzlich sind auch die Ruhepausen geregelt, sodass ein Mitarbeiter nach 6 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause machen muss. Beträgt die Arbeitszeit mehr als neun Stunden, verlängert sich die Pause auf mindestens 45 Minuten.

Dank der Arbeitszeiterfassung ist es beiden Parteien möglich zu überprüfen, ob diese gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.

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Welche Pflichten haben Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Mitarbeitern und sollte daher mit Sorgfalt darauf achten, dass die Mitarbeiter nicht aufgrund ihrer Arbeitszeiten physisch und psychisch in Mitleidenschaft gezogen werden.

Dementsprechend muss er darauf achten, dass die Mitarbeiter sich mit ihrer Arbeitszeit an die gesetzlichen Vorschriften halten, genügend Pausen machen und die Lohn- und Entgeltzahlungen im Sinne der geleisteten Arbeit korrekt sind.

Wie muss eine Arbeitszeiterfassung aussehen?

Das Konzept der Arbeitszeiterfassung wirkt auf den ersten Blick recht simpel. Der Mitarbeiter startet die Zeiterfassung, wenn er mit der Arbeit beginnt und beendet sie, wenn er mit dieser aufhört.

Doch in der Praxis ist es nicht ganz so einfach. Schließlich muss der Mitarbeiter auch die Pausenzeiten erfassen, und es sollte Regelungen dazu geben, bei welchen Unterbrechungen die Arbeitszeit nicht weiterlaufen darf. Damit kommt die Frage auf, ob der Mitarbeiter seine Arbeit unterbricht, wenn er eine Zigarette rauchen geht oder wenn er sich einen Kaffee holt.

Tipp: Lesen Sie hierzu unseren Beitrag Wo beginnt die Arbeitszeit und wo endet Sie?

Bei diesen Aspekten sollte der Arbeitgeber klare Vorgaben machen, sodass alles entsprechend korrekt erfasst werden kann. Auch für Mitarbeiter im Home Office ist die Entscheidung wichtig, wann die Beschäftigten beispielsweise zum Beantworten von wenigen E-Mails die Uhr betätigen und dies als Arbeitszeit werten.

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Welche Modelle der Arbeitszeiterfassung gibt es?

Für die Arbeitszeiterfassung gibt es verschiedene Methoden, die in unterschiedlichen Branchen sinnvolle Anwendung finden. Im Folgenden werden folglich die gängigsten Modelle aufgegriffen und erläutert.

Vertrauensarbeitszeit mit Arbeitszeiterfassung: ein Widerspruch?

Bis zum EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung trat diese in vielen Unternehmen vor dem Hintergrund von New Work und der Globalisierung mehr und mehr in den Hintergrund, während sich das Modell der Vertrauensarbeitszeit durchsetzen konnte. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst einteilen können. Es geht nicht um die geleistete Arbeitszeit, sondern um die Arbeitsleistung. Konkret bedeutet das: Ein Arbeitnehmer kann die ihm übertragenen Aufgaben auch in weniger als den vertraglich vereinbarten Stunden erledigen. Es kann aber auch sein, dass er dazu mehr Stunden benötigt und die im Arbeitszeitgesetz festgelegten Höchstarbeitszeiten überschreitet.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll dafür sorgen, dass Arbeitgeber das Einhalten der gesetzlichen Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten kontrollieren. Damit das möglich ist, müssen also auch die Arbeitszeiten von Mitarbeitern in Vertrauensarbeitszeit erfasst werden. Nach dem aktuellen Stand des Gesetzentwurfs müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst und damit dem Arbeitgeber gemeldet werden. Somit ist für den Arbeitgeber zu erkennen, wann und wie lange gearbeitet wurde und damit auch, wenn ein Mitarbeiter seine Arbeit in nur vier anstatt in acht Stunden erledigt hat.

Hier wird es auf einen sensiblen Umgang der Unternehmen mit den erfassten Arbeitszeiten ankommen. Denkbar wäre beispielsweise ein System, welches nur im Fall des Überschreitens der Höchstarbeitszeiten bzw. bei Nicht-Einhaltung der vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten eine Warnung sendet, während die erfassten Arbeitszeiten ansonsten aber nicht kontrolliert werden.

Arbeitszeiten mit einem Stundenzettel erfassen

Die Arbeitszeiterfassung mittels eines Stundenzettels bedeutet oft, dass die Verantwortung für das Erfassen der Zeiten an den jeweiligen Mitarbeiter abgegeben wird. Somit ist es schwer zu kontrollieren, ob die erfasste Arbeitszeit auch der realen Arbeitszeit entspricht.

Ist ein Stundenzettel Pflicht?
Die Dokumentationspflicht der Arbeitszeit galt bereits bisher bei Minijobs und in Branchen, in denen häufig Schwarzarbeit geleistet wird, wie z. B. in der Gastronomie. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts gilt diese Pflicht nun allgemein. Es ist Arbeitgebern daher angeraten, auf das Führen von Stundenzetteln ihrer Mitarbeiter zu achten oder die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen, auch um bei möglichen versicherungsrechtlichen Angelegenheiten einen Nachweis erbringen zu können.

Mit dem reformierten Arbeitszeitgesetz wird der Stundenzettel als Instrument zur Arbeitszeiterfassung in vielen Unternehmen ausgedient haben, denn das Gesetz sieht, von einigen Ausnahmen abgesehen, eine elektronische Zeiterfassung vor. Dazu zählen allerdings zum Beispiel auch elektronische Stundenzettel wie zum Beispiel Vorlagen in Excel oder Word.

Stationäres Zeiterfassungsterminal

Für die elektronische Zeiterfassung wird ein Hardware Terminal benutzt. Die Funktion kommt der damaligen Stechuhr gleich, ist jedoch moderner.

Als Erweiterung dieser Methode gibt es auch die Fingerprint-Zeiterfassung oder die biometrische Zeiterfassung. Zur Identifikation der Mitarbeiter wird der Fingerabdruck gescannt und verwendet.

Einsatz einer mobilen Stempeluhr

Es gibt auch spezielle mobile Zeiterfassungssysteme. Damit werden die Arbeitszeiten mittels portabler Geräte übermittelt und gespeichert. Dies kann über spezielle Hardware, PDAs oder Barcodescanner erfolgen. Diese Variante eignet sich hervorragend für Mitarbeiter, die wenig im Betrieb sind, z.B. Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter auf dem Bau.

Zeiterfassung online via Smartphone oder Desktop

In diesem Modell werden die Arbeitszeiten über eine App auf dem Smartphone oder auf dem Desktop eingetragen, gespeichert und übermittelt. Durch digitale Zeiterfassungssysteme ist so eine vollautomatische Zeiterfassung von überall aus möglich, was sich besonders für den Außendienst oder für Mitarbeiter im Homeoffice eignet.

Nutzung der altbekannten Excel-Tabelle

Vor allem in kleinen Unternehmen wird zur Arbeitszeiterfassung gerne eine Excel Tabelle genutzt. Für große Unternehmen ist diese Methode eher unübersichtlich. Auch ist eine mögliche Manipulation der Arbeitszeiten seitens der Beschäftigten oder auch der Arbeitgeber mit diesem System nur schwer nachvollziehbar.

Gut zu wissen
Unternehmen sollten das Thema Arbeitszeitbetrug in jedem Fall auf ihrer Agenda haben, um einer Manipulation der Zeiterfassung frühzeitig entgegenwirken zu können.

Die Vorlagen für die Zeiterfassung mit einer Excel Tabelle können kostenlos als Freeware, z.B. auf dem Mac, oder auch als App heruntergeladen werden. Auch wir stellen Ihnen hier eine kostenlose Stundenzettel Excel Vorlage zur Verfügung.

Die richtige Form der Zeiterfassung finden: Tipps für Unternehmen

Je nach Branche und Art des Betriebes können unterschiedliche Modelle zur Arbeitszeiterfassung sinnvoll sein. Bei der Wahl spielen auch die interne Organisation und die persönliche Präferenz eine große Rolle.

  • Art des Betriebes: In manchen Unternehmensformen wie Büros und Behörden kann eine pauschale Arbeitszeit sinnvoll sein.
  • die innerbetriebliche Organisationsstruktur: Bei internationalen Franchiseunternehmen kann es vorkommen, dass die Methode zur Arbeitszeiterfassung einheitlich vorgegeben wird.
  • das Arbeitszeitmodell oder die persönliche Präferenz: Hier kommt es darauf an, welche Methode bevorzugt oder einheitlich vom Betriebsrat empfohlen wird.

Einführung der Arbeitszeiterfassung: Welche Herausforderungen gibt es für Arbeitgeber?

Die Anforderungen an die Leistung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung können je nach Betrieb unterschiedlich ausfallen. Verschiedene individuelle Faktoren müssen bei der Planung beachtet werden.

#1 Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen

Bei Schichtarbeit oder Gleitzeit gelten bestimmte gesetzliche oder innerbetriebliche Vereinbarungen, die bei der Erstellung eines Zeiterfassungssystems beachtet werden sollten. Das umfasst auch den Kundenservice, möglichen Rufdienst oder Job-Sharing.

#2 Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung

Zum allgemeinen Datenschutz für die Zeiterfassung gibt es noch keine konkrete Rechtslage. Jedoch gibt es Regelungen zum Schutz der personenbezogenen Daten, die beachtet werden müssen. Die Daten müssen vor Missbrauch und Weitergabe geschützt sein.

Wer darf die Daten der Arbeitszeiterfassung einsehen?

Außer dem Betriebsrat, den einzelnen Beschäftigten und dem Arbeitgeber hat niemand das Recht, die Daten aus der Arbeitszeiterfassung einzusehen, außer, die betroffene Person hat dies ausdrücklich gestattet.

#3 Mitarbeiterkommunikation zur Arbeitszeiterfassung

Damit keine Missverständnisse oder Fehler in der Kommunikation entstehen, ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass sich die Mitarbeiter untereinander über einen etwaigen Überstundenabbau oder mögliche Urlaubstage austauschen können.

Das ermöglicht eine Reduktion des Arbeitsaufwands und sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Ein einheitliches System mit einer möglichen Mitarbeiterkommunikation per App unterstützt dies.

Tipp der Redaktion
Informieren Sie sich in unserem Blogbeitrag über das Thema Mitarbeiterkommunikation und wie Sie damit in Ihrem Unternehmen strategisch kommunizieren können.

#4 Sicherstellung der technischen Infrastruktur

Bei der Nutzung einer digitalen oder analogen Lösung zur Arbeitszeiterfassung muss diese in die technische Infrastruktur integriert werden, sodass die Daten sicher übertragen und eingesetzt werden können. Hierfür gibt es spezielle Softwaresysteme, die die benötigten Funktionen miteinander vereint.

Arbeitszeiterfassung: Vorteile & Nachteile

Die Arbeitszeiterfassung hat sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Beschäftigten bestimmte Vorteile und Nachteile.

Welche Vorteile bringt eine Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber?

Abgesehen von der rechtlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bringt diese eine Reihe von Vorteilen für Arbeitgeber:

  • effizientere Gehaltsabrechnung
  • automatisiertes Verfahren
  • Arbeitsprozessoptimierung
  • minutengenaue Zeitabrechnung
  • effizientere Buchungsarchivierung und Nachvollziehbarkeit vergangener Daten
  • mehr Sicherheit, Transparenz und Übersicht
  • Mitarbeiter können effizienter eingesetzt werden
  • bessere Personaleinsatzplanung
  • Arbeitserleichterung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit

Welche Nachteile bringt eine Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber?

  • Mögliche Verstöße gegen den Datenschutz bei nicht datenschutzkonformen Anwendungen.
  • Manipulation der Buchungen durch die Mitarbeiter möglich.
  • Keine Aussage über die Produktivität der Mitarbeiter, wenn die Zeiten nicht projektbezogen erfasst werden.

Welche Vorteile und Nachteile hält eine Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer bereit?

Vorteile für die Mitarbeiter

  • bessere Selbstkontrolle von Lohnabrechnungen
  • Transparenz der Zeitsalden und Fehlzeiten
  • Einfachere Planung wie z.B. Urlaubsplanung
  • besserer Überblick über geleistete Überstunden
  • Arbeitsschutz: Ausbeutung durch zu viel geleistete Arbeit wird erschwert

Nachteile für die Mitarbeiter

  • Arbeitszeiten werden oftmals genauestens kontrolliert
  • Fehlzeiten müssen nachgeholt und eingetragen werden
  • Raucher- und Kaffeepausen sind möglicherweise nicht mehr so leicht machbar
  • Gefühl der Kontrolle durch den Arbeitgeber könnte entstehen

Weitere Fragen zum Thema Arbeitszeiterfassung

Wann hat der Betriebsrat bei der Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht?

Wird das Zeiterfassungssystem geändert, hat der Betriebsrat hierbei ein Mitbestimmungsrecht über die Methode sowie auch bei der Einführung und der Beurteilung der Pausenzeiten.

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts gibt es kein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung der Arbeitszeiterfassung im Unternehmen. Diese ist auch nicht erforderlich, weil ohnehin eine allgemeine rechtliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht.

Wohl aber besteht ein Initiativrecht des Betriebsrats, wenn es um die Frage der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung geht. Nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts München darf der Betriebsrat an der Form der Arbeitszeiterfassung mitwirken.

Wer ist verantwortlich für die Arbeitszeiterfassung?

Im Sinne des EuGH ist der Arbeitgeber verantwortlich für die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten. Er kann diese Pflicht jedoch an den Arbeitnehmer weitergeben, muss aber dennoch prüfen, dass die Arbeitszeiten erfasst werden und diese kontrollieren.

Wie kann ich als Arbeitnehmer meine Arbeitszeiten erfassen?

Gibt es innerhalb des Unternehmens noch keine etablierte oder einheitliche Lösung, so lohnt sich das Führen eines (digitalen) Stundenzettels, bei dem der Mitarbeiter genauestens aufführt, wie lange er für welche Arbeit gebraucht hat.

Wie kann man als Arbeitnehmer auf eine falsche Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber reagieren?

Falls auf der Gehaltsabrechnung eine falsche Anzahl an Arbeitsstunden vermerkt wurde, ist es dem Mitarbeiter anzuraten, den Dialog mit dem Arbeitgeber zu suchen. Zur Untermauerung der eigenen Argumentation ist es somit sinnvoll, einen Nachweis zur geleisteten Arbeitszeit zu erbringen.

Ist dies nicht von Erfolg gekrönt, so kann der Arbeitnehmer auch beim Bundesgerichtshof Klage einreichen. Die bisherigen Präzedenzfälle sorgen meist dafür, dass der Arbeitgeber die Pflicht zur konkreten Arbeitszeiterfassung bekommt.

Arbeitszeiterfassung in der Praxis

Nach dem Gesetz ist es die Pflicht für Arbeitgeber, geleistete Mehrarbeit zu erfassen (§16 Abs. 2 ArbZG). Um dieser Pflicht gerecht zu werden, führen immer mehr Unternehmen Zeiterfassungssysteme ein. Laut Betriebsvereinbarung hat jedoch der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung solcher Systeme.

Arbeitszeiterfassung im Überblick

Wann kommt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Informell gibt es die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits, vor allem in bestimmten Branchen. Es ist zu erwarten, dass die nationale Gesetzeslage in Deutschland und weiteren europäischen Ländern bereits in naher Zukunft an das EuGH Urteil angeglichen wird. Demnach sollten Arbeitgeber nicht in Versuchung geraten, in eine abwartende Haltung zu verfallen.
Welche Konsequenzen hat das EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung für die Vertrauensarbeitszeit?
Sobald das Bundesarbeitsministerium passend zum EuGH Urteil ein Gesetz verabschiedet hat, ist die bisherige Vertrauensarbeitszeit nicht mehr so einfach möglich. Interne Anpassungen oder Vereinbarungen sind dann entsprechend anzupassen. Deutsche Gerichte werden seit dem EuGH Urteil vermutlich eher zugunsten der Arbeitszeiterfassung entscheiden.
Welche Möglichkeiten gibt es zur systematischen Arbeitszeiterfassung?
Die Einführung eines einheitlich geltenden Zeiterfassungssystems ist eine Voraussetzung für eine systematische Arbeitszeiterfassung. Außerdem sollten interne Regelungen klar formuliert werden und die Erfassung der Arbeitszeiten sollte objektiv und übersichtlich gestaltet werden.
Warum lohnt sich eine digitale Lösung zur Erfassung der Arbeitszeiten?
Da die digitale Arbeitszeiterfassung meistens übersichtlicher und genauer ist, haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen besseren Überblick über den tatsächlichen Einsatz am Arbeitsplatz. Durch den digitalen Nachweis sind die Daten sofort verfügbar, und bei zu vielen Überstunden kann der Arbeitgeber sofort reagieren. Außerdem lassen sich die Arbeitszeiten digital schneller erfassen. Auch das Personal wird entlastet.
Welche App eignet sich zur Arbeitszeiterfassung?
Die Softwarelösung von Papershift ermöglicht eine automatische Arbeitszeiterfassung und eine gute Personaleinsatzplanung. Für kleine Unternehmen sind dagegen machmal auch Excel Vorlagen ausreichend.
Welche Arbeitszeiterfassung eignet sich wann am besten?
Befindet sich zumindest ein Teil der Arbeitnehmer im Home Office oder im Außendienst, lohnt sich die Investition in eine digitale Lösung über eine App oder eine Software zur Arbeitszeiterfassung. Kommt der Arbeitnehmer täglich zum Arbeitsplatz, so ist außerdem auch die klassische Stempeluhr eine passende Möglichkeit.
Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.