Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung Definition

Ein interessantes Thema für Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung, vor allem wenn es um die Ermittlung von Basisdaten zur Entgeltabrechnung oder die Zurechnung geleisteter Arbeitszeiten zu Projekten geht. Hinzu kommt, daß Unternehmen nach dem Arbeitsrecht rechtliche Vorschriften bezüglich der Arbeitszeiten erfüllen müssen. Bevor jedoch eine Arbeitszeiterfassung eingeführt wird, sollten die Unternehmen sich folgende Fragen beantworten.
Warum sollten Unternehmen eine Arbeitszeiterfassung überhaupt einführen?
Hier einige Gründe, die dafür sprechen:

  1. Erleichterung der Arbeit in der Abteilung Zeitwirtschaft.
  2. Arbeitszeiten können besser den Tätigkeiten und Projekten zugerechnet werden.
  3. Kosteneinsparung
  4. Arbeitszeiten und Überstunden werden automatisch berechnet.
  5. Bessere Kontrollmöglichkeiten

Welche Vor- und Nachteile bringt die Arbeitszeiterfassung Mitarbeitern und Unternehmen?
Vorteile für die Mitarbeiter:

  • bessere Selbstkontrolle von Lohnabrechnungen
  • Transparenz der Zeitsalden und Fehlzeiten
  • Planungserleichterung wie z.B. die Urlaubsplanung

Vorteile für Unternehmen:

  • effizientere Gehaltsabrechnung
  • automatisiertes Verfahren
  • Arbeitsprozessoptimierung
  • minutengenaue Zeitabrechnung
  • effizientere Buchungsarchivierung und Nachvollziehbarkeit vergangener Daten
  • mehr Sicherheit, Transparenz und Übersicht
  • Mitarbeiter können effizienter eingesetzt werden.
  • bessere Personal-Einsatzplanung
  • Arbeitserleichterung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit

Nachteile für Unternehmen:

  • Verstöße gegen den Datenschutz bei nicht datenschutzkonformen Anwendungen.
  • Manipulation der Buchungen durch die Mitarbeiter möglich.
  • Keine Aussage über die Produktivität der Mitarbeiter, wenn die Zeiten nicht projektbezogen erfasst werden.

Arbeitszeiterfassung in der Praxis

Nach dem Gesetz ist es die Pflicht für Arbeitgeber, geleistete Mehrarbeit zu erfassen (§16 Abs. 2 ArbZG). Um diesem gerecht zu werden, führen immer mehr Unternehmen Zeiterfassungssysteme ein. Laut Betriebsvereinbarung hat jedoch der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung solcher Systeme.
Dabei wird zwischen folgenden Arten von Zeiterfassungssystemen unterschieden:

  1. elektronische Arbeitszeiterfassung: Dafür wird ein Hardwareterminal benutzt. Die Funktion kommt der damaligen Stechuhr gleich, ist jedoch moderner. Ein Programm hierfür kann die L-GAV Arbeitszeiterfassung sein.
  2. Fingerprint-Zeiterfassung / biometrische Zeiterfassung: Zur Identifikation der Mitarbeiter wird dessen Fingerabdruck gescannt und verwendet.
  3. Mobile Zeiterfassung: Dabei werden die Arbeitszeiten mittels portabler Geräte übermittelt und gespeichert. Dies kann über Handy, Smartphone, spezielle Hardware, PDAs oder Barcodescanner erfolgen. Diese Variante eignet sich hervorragend für Mitarbeiter, die wenig im Betrieb sind, z.B. Aussendienstmitarbeiter, Mitarbeiter auf dem Bau.
  4. Arbeitszeiterfassung online: Der Mitarbeiter loggt sich zu Arbeitsbeginn in die Software, wie z.B. Open Source, ein und zu den Pausenzeiten oder zum Arbeitsende wieder aus.
  5. Excel Vorlage: Viele kleinere Unternehmen nutzen zur Zeiterfassung noch die Excel Tabelle, legen dafür Vorlagen an und werten damit die Zeiten aus. Die Vorlagen hierfür können kostenlos als Freeware, z. B. auf dem Mac, oder auch als App heruntergeladen werden.