Verfasst von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr mit aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, auf der Website, dem Blog und auf Social Media.

In 4 Schritten das Praxismanagement digitalisieren

Der Quick-Guide zur digitalen Arztpraxis mit kostenloser Dienstplanvorlage

Die Digitalisierung hält auch in Arztpraxen Einzug: Ob in Form der digitalen Patientenakte, Online-Terminvergabe oder elektronischen Medikationsplänen.

Auf der anderen Seite basiert das Praxismanagement, wie z. B. Dienst- & Urlaubsplanung oder die Arbeitszeiterfassung, häufig noch auf Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft. Digitale Anwendungen können gerade in diesem Bereich den Arbeitsalltag von Ärzten und Ärztinnen deutlich erleichtern. Sie beschleunigen oder automatisieren Abläufe, machen Informationen von überall erreichbar und sparen somit Zeit und Geld.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Chancen der Digitalisierung nutzen und in nur 4 Schritten Ihr Praxismanagement digitalisieren können.

Online Dienstplanung und Raumplanung

Die Dienstplanung umfasst im Praxisbetrieb oft gleichzeitig auch Raum- und Aufgabenplanung. Noch komplexer wird es, wenn das Praxispersonal auf mehrere Standorte verteilt ist oder Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen umfasst (wie es z. B. in Gemeinschaftspraxen oder Ärztehäusern der Fall ist). Digitale Anwendungen zur Dienstplanung bringen den Nutzen, dass Informationen, bzw. Dienstpläne zentral zur Verfügung stehen und beliebig verknüpft, geteilt, verändert und vervielfältigt werden können.

Mit Papershift wird der Dienstplan ganz einfach per Klick erstellt. Im Anschluss werden Mitarbeiter eingeteilt und gleichzeitig Arbeitsbereiche, wie beispielsweise Behandlungszimmer, zugewiesen. Mithilfe von Tags können weitere Informationen, wie Räume oder spezifische Qualifikationen angegeben werden.

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Mit dem Aufgabenmodul von Papershift können Termine oder Aufgaben innerhalb von Schichten zugewiesen werden. Durch die digitale Speicherung sind diese Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar. So können sich Ärztinnen, Ärzte und das Praxisteam jederzeit über den aktuellen Stand der Dienstplanung informieren und Vorgesetzte flexibel auf Änderungen reagieren.

PHYSIOZENTRUM löst mit Papershift die Personal- und Raumplanung in 10 Praxis-Standorten, mit insgesamt mehr als 100 Mitarbeitern. Sie stellen so eine hohe Verfügbarkeit für Ihre Patienten sicher und schaffen es gleichzeitig ihre personellen und räumlichen Ressourcen effizient auszulasten.

Digitale Urlaubspläne

Die Urlaubsplanung ist häufig ein Streitthema. Wünsche und Meinungen prallen aufeinander, gleichzeitig muss der Arbeitgeber natürlich dafür sorgen, dass der Praxisbetrieb trotz Urlaubszeit fortgeführt werden kann.

Digitale Lösungen können dabei helfen, die Urlaubsplanung transparenter und fairer zu gestalten. Außerdem erleichtern sie die Kommunikation in der Arztpraxis.

Mit dem Papershift Urlaubsplaner können Mitarbeiter selbstständig Urlaubsanträge und Abwesenheiten beantragen. Der Vorgesetzte muss die Anträge lediglich per Mausklick bestätigen oder ablehnen. Papershift informiert dabei automatisch und in Echtzeit über mögliche Planungs-Konflikte (z. B. Überschneidungen).

Bei Abwesenheiten oder Ausfällen schlägt Papershift automatisch qualifizierte Mitarbeiter vor, die im betreffenden Zeitraum verfügbar sind. Planungskonflikte werden frühzeitig erkannt wodurch die Urlaubsplanung schnell und reibungslos abläuft (natürlich gelten diese Punkte auch für andere Abwesenheiten wie z. B. Krankheiten oder Fortbildungen).

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt zur digitalen Praxis. Sie steigert die Effizienz, da sie die gesamte Verarbeitung der Mitarbeiter-Daten beschleunigt und vereinfacht.

Papershift HR bietet ein digitales Mitarbeiter-Profil für jeden Angestellten sowie die Möglichkeit Dokumente zu integrieren und eigene Datenfelder anzulegen. So werden alle Mitarbeiterdaten zentral gespeichert. Um die Datensicherheit zu gewähren, kann festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Informationen hat.

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Digitalisierung von Stundenzetteln und Stundenkonten

Voraussetzung für effiziente Personaleinsatzplanung ist es, den Überblick über die Stundenkonten der Mitarbeiter zu bewahren. So wird sichergestellt, dass jederzeit genügend und passend qualifizierte Mitarbeiter verfügbar sind um die Behandlungsräume auszulasten und die Patienten-Wartezeiten gering zu halten. Digitale Anwendungen wie Papershift können hierbei unterstützen, indem sie jederzeit einen aktuellen Überblick der Stundenkonten der Mitarbeiter liefern.

Nachtrag: Am 14.05.2019 hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EUGH) entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten die Arbeitgeber zukünftig zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit verpflichten müssen (Pressemitteilung des EUGH lesen). Mit dieser Entscheidung kann die Dokumentation der Arbeitszeiten für EU-Arbeitgeber zur allgemeinen Verpflichtung werden.

Wie das im Praxis-Betrieb aussehen kann, zeigt unser Beispiel der Zahnarztpraxis „Zahnwelt Vier Linden“. Das Praxisteam konnte mit Papershift ein flexibles Arbeitszeitmodell umsetzen, das sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter, als auch denen der Patienten gerecht werden.

Papershift informiert in Echtzeit über die Stundenkonten der Mitarbeiter und warnt bei einer Überschreitung der Soll-Stunden.

Kostenlose Dienstplanvorlage für das Praxismanagement von Arztpraxen

Wir haben eine Reihe von Inhalten erstellt, um Ihnen den Schritt zur digitalen Praxis zu vereinfachen. Mit unserer kostenlosen Dienstplanvorlage für Arztpraxen können Sie beispielsweise direkt mit der Personal- und Ressourcenplanung in Papershift loslegen.

Sie haben noch Fragen oder wünschen eine unverbindliche Beratung dahingehend, wie Sie Papershift am besten in Ihrer Arztpraxis einsetzen können?

Gerne gehen wir in einem persönlichen Gespräch genauer auf Ihre Anforderungen ein. Rufen Sie uns an, unter +49 721 – 754 0 234 4 . Oder registrieren Sie sich direkt für die 14-tägige Testphase und lernen Sie Papershift kostenlos und unverbindlich kennen: