Verfasst von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr mit aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, auf der Website, dem Blog und auf Social Media.

Personaleinsatzplanung für Apotheken in 4 Schritten

Der Quick Guide inklusive gratis Dienstplanvorlage

Eines steht fest: wer eine Apotheke führt, muss ein Multi-Talent sein. Von der Herstellung von Rezepturen, über die Kunden- und Patientenberatung und den Verkauf von Medikamenten ist der oder die Apotheker/-in in alle Bereiche des Betriebs involviert. Auch im kaufmännischen Bereich und dem Personalmanagement müssen sich Apotheker auskennen. Zu dieser großen Verantwortung kommen strenge gesetzliche Vorgaben hinzu, die das Team der Apotheke einhalten muss.

Um dies zu schaffen, ist Team-Arbeit und effiziente Organisation gefragt. Nicht nur bei der Warenwirtschaft oder in der Rezeptur, sondern auch bei der Dienstplanung und Aufgabenverteilung – kurz der Personaleinsatzplanung.

Software Tools von Papershift sorgen für mehr Effizienz, Flexibilität und Transparenz bei der Dienstplanung in Apotheken, da sie das ganze Team in den Prozess involvieren.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie digitale Personaleinsatzplanung für Apotheken in nur vier Schritten umsetzen können:

1. Online Dienstplanung

Schnelle und zuverlässige Dienstplanung, ganz automatisch

Die Personaleinsatzplanung in Apotheken wird durch die Verordnung über den Betrieb von Apotheken (Apothekenbetriebsordnung – ApBetrO) § 3 Apothekenpersonal streng geregelt.

Online Dienstplanung mit Papershift Plan macht die Einhaltung dieser Vorgaben spielend einfach. Gleichzeitig ermöglicht sie es, mehr auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter Rücksicht zu nehmen:

  1. Sie definieren Arbeitsbereiche und Schichten und legen Mitarbeiter an mit ihren täglichen, bzw. wöchentlichen Soll-Stunden, ihren Verfügbarkeiten und fachlichen Qualifikationen.
  2. Papershift teilt Ihre PTA, PKA und anderen Mitarbeiter automatisch den passenden Arbeitsbereichen zu. Dabei berücksichtigt Papershift die Qualifikation und Stundenkonten ( inkl. Soll- und Ist-Arbeitszeiten sowie Urlaubs- und Fehltage) Ihres Teams.
  3. Ihre Mitarbeiter können im Gegenzug über die Angabe von Verfügbarkeiten, Schicht Bewerbungen oder Schichttausch-Anfragen, am Planungsprozess teilhaben. So können Sie ihre Arbeitszeiten an ihre Bedürfnisse anpassen.

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Alle Aufgaben und Informationen zentral im Dienstplan

Mit dem Aufgabenmodul von Papershift können Termine oder Aufgaben, z. B. zu Bestellungen oder Rezepturen, innerhalb von Schichten zugewiesen werden.

Dienstplan App für Mitarbeiter

Mit der Dienstplan App für Mitarbeiter können Ihre Angestellten ihren Dienstplan bequem auf ihrem Smartphone einsehen und verwalten.
Durch die Speicherung in der Papershift Cloud sind diese Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar. So können sich Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Stand der Dienstplanung informieren und Vorgesetzte flexibel auf Änderungen reagieren.

Kostenlos erhältlich für iOS und Android

2. Online Abwesenheitsverwaltung

Digitale Urlaubspläne, wenig Bürokratie, dafür kurze Entscheidungswege

Urlaubsplanung ist häufig ein Streitthema in Apotheken. Wünsche und Meinungen prallen aufeinander, gleichzeitig muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Betrieb der Apotheke trotz Urlaubszeit gesetzeskonform fortgeführt werden kann.

Digitale Lösungen wie Papershift können helfen, die Urlaubsplanung transparenter und fairer zu gestalten und erleichtern außerdem die Kommunikation.

Mit dem Papershift Urlaubsplaner können Mitarbeiter selbstständig Urlaubsanträge und Abwesenheiten beantragen. Der Vorgesetzte muss die Anträge lediglich per Klick bestätigen oder ablehnen. Papershift informiert dabei automatisch über mögliche Planungs-Konflikte (z. B. Überschneidungen).

Flexibilität bei Abwesenheiten und kurzfristigen Ausfällen

Bei Abwesenheiten oder Ausfällen schlägt Papershift automatisch passend qualifizierte Mitarbeiter vor, die im betreffenden Zeitraum verfügbar sind. Als Personaler reagieren Sie so flexibel auf kurzfristige Änderungen, und benachrichtigen Ihre Mitarbeiter direkt über das System.

Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge (für Urlaub, Krankheit o.ä.) erstellen, die dann nur noch vom Personalverantwortlichen geprüft und ggf. bestätigt werden müssen.

3. Digitale Arbeitszeiterfassung

Für effiziente Dienstplanung ist es notwendig, den Überblick über die Stundenkonten der Mitarbeiter zu bewahren. Nur so ist sicher, dass jederzeit genügend und passend qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Gleichermaßen gibt es auch hier geltende (und zukünftige) gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen.

Bereits seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns besteht in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Mit dem EUGH-Urteil vom 14.05.2019, kann die Dokumentation der Arbeitszeiten nun EU-weit zur Verpflichtung werden.

Papershift bietet verschiedene Möglichkeiten um Arbeitszeiten einfach, transparente und genau zu erfassen: automatisch per Dienstplan, manuell per Browser, via stationärer Tablet-Stempeluhr oder Smartphone App.

Außerdem informiert Sie Papershift in Echtzeit darüber, welche Mitarbeiter aktuell wie viele Stunden gearbeitet haben und warnt bei einer Überschreitung der Soll-Stunden.

4. Auswertung und Überwachung der Personalkennzahlen

Die fortlaufende Überwachung von Personalkennzahlen ist unerlässlich für die systematische Beurteilung der wirtschaftlichen Lage eines Betriebs. Weiterhin bildet sie die Grundlage für die langfristige Planung des Personalbedarfs einer Apotheke.

Papershift fasst die Daten aus der digitalen Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung in übersichtlichen und leicht verständlichen Berichten zusammen.
Die Erkenntnisse dieser Auswertung können dazu genutzt werden um den Personaleinsatz zu optimieren und gleichzeitig die Fairness zu gewähren, z. B. damit Ihre Mitarbeiter gleichmäßig in Nachtdienste und Notdienste eingeteilt werden.

Gratis: Kostenlose Dienstplanvorlage zur digitalen Personaleinsatzplanung für Apotheken

Um Ihnen den Schritt in die Digitalisierung zu erleichtern, haben wir eine Reihe kostenloser Inhalte erstellt. Mit unserer kostenlosen Dienstplanvorlage für Apotheken können Sie z. B. direkt mit der Personal- und Ressourcenplanung in Papershift loslegen.

Noch Fragen?

Sie haben noch Fragen oder wünschen eine unverbindliche Beratung dahingehend, wie Sie Ihren persönlichen Anwendungsfall am besten in Papershift umsetzen können?

Gerne gehen wir in einem persönlichen Gespräch genauer auf Ihre Anforderungen ein. Rufen Sie uns an, unter +49 721 – 754 0 234 4.

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