Verfasst von Kevin Stoepel

Kevin ist seit März 2019 für Papershift als Content Manager tätig. Zu seinen Aufgaben zählen unter anderem das Erstellen von Content für den Helpdesk und das Verfassen von Blog-Beiträgen.

Diese Kennzahlen solltet Ihr im Blick behalten

In Dienstleistungsunternehmen, in der Gastronomie sowie im Einzelhandel ist der Personalaufwand oft der größte Kostenblock. Dabei beinhalten die Personalkosten alle Aufwendungen, die durch die Mitarbeiter entstehen. Steigen sie, kann das nicht sofort durch eine Preiserhöhung abgefangen werden. Die regelmäßige Ermittlung von Personalkennzahlen ist daher vor allem für personalintensive Unternehmen sehr wichtig.

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen werden im Management von Unternehmen für eine systematische Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens genutzt. Dabei bezieht sich das Controlling nicht nur auf die typischen Kennzahlen aus der Bilanz wie Liquidität oder Eigenkapitalquote. Für das laufende Wirtschaftsjahr werden die Informationen oft aus der monatlichen Gewinn- und Verlustrechnung gewonnen.

Jede Branche hat ihre eigenen Standards für die wichtigsten Kennzahlen, so lässt sich die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens mit seinen Wettbewerbern am besten vergleichen.
5 hilfreiche Personalkennzahlen haben wir für Euch im folgenden Artikel beschrieben:

Umsatz je Personalstunde (Einzelhandel, Gastronomie)

Der Umsatz je Personalstunde setzt die erzielten Umsatzerlöse (in €) zu den dafür aufgewendeten Personalstunden ins Verhältnis. Sie ist aussagekräftiger als die Kennzahl Umsatz je Mitarbeiter, weil unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (wie Teilzeit) unberücksichtigt bleiben. In Papershift kann diese Kennzahl mit Hilfe von so genannten kombinierten Metriken erstellt und anschließend als Bericht grafisch dargestellt werden. Dabei kann der Umsatz entweder händisch eingetragen werden oder über unsere API aus einer externen Anwendung heraus übernommen werden. Danach kann der Umsatz in Verhältnis mit den tatsächlich geleisteten Stunden der Mitarbeiter gesetzt werden.

Personalkosten

Unter den Personalkosten werden alle Aufwendungen für die Mitarbeiter zusammengefasst. Das sind die zu zahlenden Löhne oder Gehälter und eventuelle Zuschläge, sowie die Beiträge des Arbeitgebers zu den Sozialversicherungen, die Beträge für die Berufsgenossenschaft und weitere. Auch die Kosten für die (nicht produktiven) Angestellten der Verwaltung werden hier berücksichtigt.
Detaillierte Informationen zu dieser Größe finden Sie in unserem Lexikon.

Krankenquote

Der Krankenstand eines Unternehmens setzt die Zahl der erkrankten Mitarbeiter mit denen der gesamten Belegschaft ins Verhältnis. Dabei sagt diese Kennzahl nicht nur etwas über den Gesundheitszustand der Mitarbeit aus, eine hohe Krankenquote ist auch ein Indiz für eine große Arbeitsbelastung, für Unzufriedenheit oder mangelnde Motivation von Arbeitnehmern.
Wenn ihr Papershift auch für die Planung der Abwesenheiten im Unternehmen nutzt, könnt ihr einen Bericht erstellen, der auf alle Abwesenheiten vom Typ „Krankheit“ zugreift. Natürlich kann man auch jeden anderen Abwesenheitstyp für einen solchen Bericht verwenden.

Überstunden / Unterstunden (Gesamt)

Die Gesamtheit der Über- und Unterstunden im Unternehmen ist Messgrad für die passende Ausstattung des Unternehmens mit Mitarbeitern. Diese Kennzahl darf nur temporär, etwa saisonal bedingt, hoch sein. Um eine Auswertung dieser Kennzahl zu erhalten werden die Soll-Stunden der Mitarbeiter in relation zu den tatsächlich geleisteten Ist-Stunden gesetzt. Innerhalb der Berichte in Papershift können die erfassten Daten nach Mitarbeiter, Arbeitsbereich oder Standort gruppiert werden.

Netto-Personalbedarf

Als Bruttopersonalbedarf wird im Personalwesen die Anzahl aller Mitarbeiter gesehen, die das Unternehmen benötigt, um seine wirtschaftlichen Ziele umzusetzen. Ziehen die Personaler die bereits eingestellten Arbeitnehmer ab, erhalten sie den Nettopersonalbedarf. Das ist also eigentlich die Anzahl an Mitarbeitern, die neu eingestellt werden müssen.

Beispiel für Auswertung von Kennzahlen im Liniendiagram

Beispiel für die Darstellung einer Auswertung in Papershift. Mit unserem Berichte-Modul lassen sich interne und externe Metriken darstellen und auswerten.

Herausforderung Ermittlung der Personalkennzahlen

Bei der Ermittlung dieser wichtigen Kennzahlen müssen Rechnungswesen, Controlling und Personalwesen eng zusammenarbeiten. Heute ermöglichen intelligente Softwarelösungen eine effiziente und zeitnahe Auswertung aller Daten. Voraussetzung dafür ist eine permanente und gewissenhafte Pflege aller Personalstammdaten sowie eine exakte Arbeitszeiterfassung. So müssen zum Beispiel für die Ermittlung von Personalkennzahlen in Krankenhäusern sowohl die Mitarbeiterzahl und die Menge der geleisteten Arbeitsstunden als auch die Zahl der behandelten Patienten und die Abrechnungen mit den Krankenkassen immer zeitnah zur Verfügung stehen.

Was tun, wenn die Personalkennzahlen nicht stimmen?

Zeigt das Personalkennzahlen Controlling (Personalcontrolling) ein Ungleichgewicht im Unternehmen, muss schnellstens gehandelt werden. Dafür ist im sensiblen Personalbereich Fingerspitzengefühl gefragt. Erste Maßnahmen könnten eine Flexibilisierung von Arbeitszeiten sein oder die Neuausschreibung bzw. Kürzung von Stellen. Hier ist das Management verantwortlich – denn wenn der erzielte Umsatz mit den Kosten für die Mitarbeiter nicht mithalten kann, ist das gesamte Unternehmen gefährdet.