Verfasst von Kevin Stoepel

Kevin ist seit März 2019 für Papershift als Content Manager tätig. Zu seinen Aufgaben zählen unter anderem das Erstellen von Content für den Helpdesk und das Verfassen von Blog-Beiträgen.

Nützliche Abwesenheitstypen bei der Personalplanung

Früher oder später sollte man sich bei der Personalplanung Gedanken um Abwesenheiten der Mitarbeiter machen. Nur wenn auch Abwesenheiten bekannt sind, kann man das eigene Personal realistisch und effektiv verplanen. In diesem Beitrag wollen wir einige der häufigsten Abwesenheitstypen genauer betrachten und Unterschiede zwischen ihnen herausstellen.

Abwesenheitsübersicht in Papershift

Unterscheidungsmerkmale von Abwesenheiten

Im Allgemeinen kann man Abwesenheiten nach folgenden Kriterien unterscheiden:

  • geplante oder ungeplante Abwesenheiten?
  • werden Fehlzeiten mit dem Urlaubskontingent verrechnet?
  • wie werden Abwesenheitsstunden verrechnet?

In Papershift können für die verschiedenen Abwesenheitstypen jeweils die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden:

Abwesenheiten von Personal verrechnen

Beispiele für Abwesenheitstypen

Gucken wir uns zunächst die bekanntesten Gründe einer Abwesenheit an:

Urlaub
Bei Urlaub handelt es sich um eine geplante Abwesenheit, die vertraglich geregelt ist. Vor allem unterscheidet sich der Urlaub von anderen Abwesenheiten dadurch, dass die Abwesenheitstage mit dem Urlaubskontingent des Mitarbeiters verrechnet werden. Hier kann man, je nach Wunsch auch noch weiter unterscheiden und spezielle Urlaube extra anlegen, etwa Sonderurlaub, Betriebsferien, Elternzeit, etc.
Hier werden die Abwesenheitsstunden meist mit den vertraglich festgelegten Soll-Stunden berechnet.

Krankheit
Eine Krankheit stellt im Unterschied zum Urlaub meist eine kurzfristige Abwesenheit dar. Abwesenheitstage werden nicht mit dem Urlaubskontingent des Mitarbeiters verrechnet. In §3 EntgFG ist geregelt, dass Arbeitnehmer im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen weiterhin ihren Lohn erhalten. Dementsprechend müssen auch die Ausfallzeiten verrechnet werden.

Neben diesen geläufigen Arten gibt es viele weitere Gründe, weshalb ein Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht.

Berufsschule
Azubis müssen regelmäßig die Berufsschule besuchen. Diese Abwesenheiten müssen bei der Planung von Auszubildenden berücksichtigt werden.

Kind krank
In §45 SGB ist festgelegt, wie viele Krankheitstage einem Elternteil pro Jahr zustehen.

Überstundenabbau
Beim Überstundenabbau muss vor allem darauf geachtet werden, dass die Abwesenheitsstunden auch tatsächlich als Minusstunden gerechnet werden, damit sich das Stundenkonto des Mitarbeiters reduziert.

Wunschfrei
Mit diesem Abwesenheitstyp kann der Mitarbeiter anzeigen, dass er zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht arbeiten möchte, wenn es der Personalschlüssel zulässt. Im Gegensatz zu Urlaub werden hier keine Urlaubstage verrechnet.

Weiterbildung
Von Weiterbildungen profitieren nicht nur Arbeitnehmer, auch für das Unternehmen kann eine neue Qualifikation des Mitarbeiters Vorteile haben. Mit einem eigenen passenden Abwesenheitstyps können beispielsweise auch Zuschüsse zu einer Weiterbildung direkt in Papershift realisiert werden.

Zusätzlich kann man über Abwesenheiten auch noch Zeiten festlegen, in denen der Mitarbeiter zwar arbeitet, aber nicht im Büro ist.
Innerhalb von Papershift gilt es aber zu bedenken, dass während einer Abwesenheit keine Arbeitszeit erfasst werden kann.

Home Office
Die Arbeit von Zuhause oder Unterwegs wird immer beliebter. Es ist jedoch wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wann welcher Kollege nicht im Büro anzutreffen ist.

Externe Termine
Termine bei Kunden und Partnern sind je nach Branche weit verbreitet. Mit einer eigenen Abwesenheit, können diese Termine einfach erfasst werden.