Die optimale Anzahl der Mitarbeiter und Qualifikationen in einer Firma ist Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg. Aus diesem Grund legen Arbeitgeber einen hohen Wert auf die gezielte Personalbedarfsermittlung, die kurz- und langfristig angelegt ist.

Dieser Beitrag geht auf die Personalbedarfsplanung näher ein und nennt wichtige Aspekte, die im Rahmen dieser Maßnahme zu beachten sind.

Personalbedarfsplanung in Unternehmen

Definition: Was ist die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ist ein integraler Teil von Personalplanung und Personalwirtschaft. Sie umfasst alle Mittel, die in der HR-Abteilung verwendet werden, um den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf zu ermitteln.

Die Bedarfsplanung ist die Grundlage für eine kurz-, mittel- und langfristige Personalsuche. Dabei unterscheidet man zwischen der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung, auf die später noch genauer eingegangen wird.

Das Ziel der Personalbedarfsplanung besteht darin, zu gewährleisten, dass einem Unternehmen eine ausreichende Anzahl von Arbeitnehmern mit den richtigen Qualifikationen und Kompetenzen jederzeit zur Verfügung steht.

Was ist der Unterschied zwischen quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung befasst sich mit einer Anzahl der benötigten Arbeitskräfte, dank welcher zuvor festgelegte Unternehmensziele erreicht werden können. Im Rahmen der quantitativen Ermittlung muss sich ein Unternehmen dafür entscheiden, wie viele Mitarbeiter mit welchen Arbeitszeitmodellen es benötigt, um jede Abteilung optimal zu besetzen.

Demgegenüber dient die qualitative Personalbedarfsplanung zur Ermittlung von Qualifikationen und Kompetenzen, die Arbeitnehmer unbedingt mitbringen müssen, um ihre Arbeitsaufgaben zufriedenstellend zu erledigen. Damit werden nicht nur persönliche und fachliche Voraussetzungen für neu zu besetzende Stellen festgelegt, sondern auch Weiterbildungsprogramme für bestehendes Personal realisiert.

Warum ist die Personalbedarfsplanung wichtig?

Die heutigen Unternehmen sind in einem ständigen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wandel begriffen. Zudem erfolgt die wachsende Automatisierung von Produktionsprozessen, welche sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit und Marktposition eines Unternehmens überträgt. All dies führt dazu, dass Unternehmen ihren aktuellen und zukünftigen Personalbestand ernst nehmen müssen.

Die Personalplanung hilft dabei, die Konkurrenzfähigkeit in der eigenen Branche zu behalten sowie Zukunftsperspektiven ins Auge zu fassen. Als Element einer umfassenden Unternehmensplanung erlaubt ein optimaler Personalbestand strategische Ziele zu erreichen. Damit verbunden sind auch Umsatzziele, die nur dann planmäßig realisiert werden können, wenn der Personalbedarf stimmt.

Darüber hinaus ermöglicht eine sorgfältige Personalplanung, die Arbeitsproduktivität anzukurbeln und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Dies liegt vor allem daran, dass weder Unterforderung noch Überforderung am Arbeitsplatz zu den gewünschten Ergebnissen führt. Deshalb bildet die Personalplanung ein solides Fundament für den bedarfs- und mitarbeiterorientierten Personaleinsatz.

Nicht zuletzt kann die Ermittlung von Personalbedarf positiv zur Senkung der Personalkosten sowie zur Steigerung der Kosteneffizienz beitragen. Wichtig dabei ist allerdings, dass Unternehmen Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigen und überlegt am rasanten Wandel des Arbeitsmarktes herangehen. Die kontinuierliche Personalentwicklung und viel Flexibilität lauten das Zauberwort.

Welche Aufgaben hat die Personalbedarfsplanung?

Die Ermittlung von Personalbedarf in einem Unternehmen kann in den folgenden fünf Schritten erfolgen:

Schritt 1: Definition von Unternehmenszielen

Wie jedes andere Vorhaben beginnt auch die Personalbedarfsplanung mit der Festlegung von strategischen Zielen eines Unternehmens. Nur so ist es möglich, die Planung ganz auf ein Unternehmen abzustimmen. Die folgenden Fragen können dabei helfen, Personalbedarfe zu ermitteln:

  • Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
  • Wo ist der Einsatz des Personals erforderlich?
  • Welche Anforderungen müssen an Arbeitnehmer gestellt werden?
  • Über welchen Zeitraum sind Arbeitskräfte einzusetzen?
  • Wie sollten Abwesenheiten wegen Urlaub und Krankheit geplant werden?
  • Mit welchen Personalkosten muss man rechnen?

Schritt 2: Festlegung des Planungshorizonts

Nachdem strategische Unternehmensziele klar definiert wurden, ist es wichtig, den Planungshorizont festzulegen. Hier lohnt es sich, in die Planung sowohl einen kurzfristigen als auch einen langfristigen Planungshorizont einzuschließen. Während der erste präzisen Einblick in den Personalbedarf gibt, ist der zweite im Rahmen großer Umstrukturierungen von Nutzen.

Schritt 3: Berechnung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs

Die Personalbedarfsermittung sollte sich auf den quantitativen und qualitativen Personalbedarf beziehen. Beide Methoden werden später ausführlich erläutert.

Schritt 4: Umsetzung der geplanten Maßnahmen

Je nach der individuellen Situation eines Unternehmens können Personalbedarfe durch eine Reihe von Maßnahmen optimiert werden. Dazu gehören vor allem die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, die gesetzte Anforderungen erfüllen, und die Weiterbildung des bestehenden Personals. Manchmal müssen Unternehmen zum Outsourcing und darauffolgend zur Kündigung von Arbeitnehmern greifen.

Schritt 5: Evaluation von Maßnahmen

Es kann passieren, dass die umgesetzten Maßnahmen der Personalplanung nicht zu den gewünschten Resultaten führen. Aus diesem Grund ist es unentbehrlich, in einem regelmäßigen Zeitabstand die Maßnahmen auf Effektivität zu überprüfen. Findet ein Arbeitgeber heraus, dass bestimmte Maßnahmen nicht funktionieren, sollten sie an neue Gegebenheiten flexibel angepasst werden.

Personalbedarfsplanung und moderne Arbeitswelt

Die Planung von Personalbedarf ist keine einfache Aufgabe. Viele Arbeitgeber stehen vor großen Herausforderungen und überlegen, wie sie mit der Planung des Personalbedarfs in den veränderten Gegebenheiten beginnen sollten.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung erweist sich besonders dann als schwierig, wenn eine agile Organisationsstruktur fehlt. Diese erlaubt einem Arbeitgeber, auf Arbeitsmarkt- und Personalveränderungen schnell und flexibel zu reagieren. Daraus folgt, dass starre Hierarchien eine zeitgemäße Personalplanung verhindern und sich negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken können.

Welche Aspekte gibt es bei der Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen?

  • Altersstruktur: Sie zeigt an, wie viele Mitarbeiter in naher Zukunft ihren Arbeitgeber altersbedingt verlassen werden und welche Altersgruppen unterrepräsentiert sind.
  • Planungshorizont: Hier ist, wie bereits oben ausgeführt, zwischen einem kurzfristigen (bis zu einem Jahr), mittelfristigen (bis zu drei Jahren) und langfristigen Planungshorizont zu unterscheiden.
  • Unternehmensziele: Sie bilden die Grundlage für personalpolitische Grundsätze und Entscheidungen, die sich auf die gegenseitigen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern beziehen.
  • Qualifikationen: Sie sollten den Unternehmenszielen entsprechen, sodass alle Aufgaben erfüllt werden. Dabei ist zu beachten, dass Schlüsselqualifikationen nicht an einer Person hängen.
  • Brutto Personalbedarf: Dessen Ermittlung kann mittels verschiedener Verfahren durchgeführt werden. Erwähnenswert sind diesbezüglich Schätzverfahren, Expertenbefragungen und Kennzahlenanalysen.
  • Zu- und Abgänge: Anhand dieser Daten können sich Arbeitgeber ein genaueres Bild von Personalbestand und -veränderungen in einem festgelegten Zeitraum verschaffen und entsprechende Schritte einleiten.
  • Netto Personalbedarf: Er ist Grundlage für Vorkehrungen in wichtigen Personalbelangen.
  • Maßnahmen: Sie können stark variieren, denn die Situation des Personalbedarfs kann verschieden sein. Maßnahmen umfassen beispielsweise Neueinstellungen, Entlassungen und Umschulungen.

Wie kann man die Personalbedarfsplanung vereinfachen?

Die fortschreitende Digitalisierung liefert Lösungen, die Personalbedarfsermittlung revolutionieren und neu gestalten. Als gutes Beispiel dient eine Software zur Zeiterfassung, dank welcher sich der Personalbedarf gut aufdecken lässt.

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Die qualitative Personalbedarfsplanung

Die qualitative Personalbedarfsplanung ist mit Qualifikationen und Kompetenzen verbunden, die Mitarbeiter unbedingt besitzen müssen. Fehlen sie in einer Firma, kann sie sich schwer im Wettbewerb behaupten.

Die wichtigsten Schritte

  • Definition von gewünschten Arbeitsleistungen
  • Festlegung der zu erfüllenden Anforderungen
  • Bestimmung der notwendigen Qualifikationen

Weitere Überlegungen

  • Wie viele Mitarbeiter sollten bestimmte Schlüsselqualifikationen besitzen?
  • Welche Maßnahmen zur Personalentwicklung wären von großem Nutzen?
  • Welche Qualifikationen bestehen bereits und welche noch sind erwünscht?
  • Werden interne und externe Fachexperten für Spezialaufgaben benötigt?
  • Welche Aufgaben lohnt es sich, an externe Dienstleister zu outsourcen?
  • Welche Qualifikationen verlieren an Bedeutung oder werden nicht benötigt?

Die quantitative Personalbedarfsplanung

Die quantitative Personalbedarfsplanung dient dazu, herauszufinden, wie viele Mitarbeiter kurz- und langfristig benötigt werden, um Unternehmensziele zu erreichen. Dabei unterscheidet man zwischen Brutto- und Nettopersonalbedarf.

Grundsätzlich bestehen die folgenden Arten von Personalbedarf:

  • Einsatzbedarf: Anzahl der benötigten Arbeitskräfte mit definierten Qualifikationen
  • Reservebedarf: Anzahl neuer Mitarbeiter, die benötigt werden, wenn bestehende Mitarbeiter zum Beispiel wegen Krankheit ausfallen
  • Zusatzbedarf: Anzahl der Arbeitnehmer, die nur in einem bestimmten Zeitraum (zum Beispiel in einer Saison) benötigt werden
  • Ersatzbedarf: Anzahl der Arbeitnehmer, die als Ersatz für ausgeschiedene Mitarbeiter dienen
  • Neubedarf: Anzahl der benötigten Arbeitskräfte mit dem Ziel, den Soll-Bedarf zu erhalten

Die wichtigen Formeln lauten:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf + Zusatzbedarf

Nettopersonalbedarf =Bruttopersonalbedarf – Ist-Personalbestand

Ist-Personalbestand = aktueller Bestand + Neuzugänge – Abgänge

Mögliche Maßnahmen für Unternehmen

Maßnahmen bei zu wenigen Mitarbeitern:

  • Förderung neuer Einstellungen
  • Fokus auf wichtige Aufgaben und Teamarbeit
  • Automatisierung von Prozessen und Ressourceneffizienz
  • Einführung von Leiharbeit und Teilzeitarbeit
  • interne Versetzungen

Maßnahmen bei zu vielen Mitarbeitern:

  • frühzeitige Pensionierung
  • neue Aufgabenverteilung in Teams und Abteilungen
  • Entlassungen
  • interne Versetzungen
  • Einführung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen
  • Sabbaticals

Personalbedarfsermittlung: Methoden im Überblick

  1. Schätzverfahren: Es besteht darin, dass der Vorgesetzte oder Abteilungsleiter den Personalbedarf anhand bisheriger Erfahrungen schätzt.
  2. Kennzahlenmethode: Für die Berechnung des Bedarfs wird der Umsatz oder Gewinn und die Anzahl der benötigten Mitarbeiter herangezogen.
  3. Stellenplanmethode: Der Vorgesetzte berücksichtigt den bisherigen Bedarf an Mitarbeitern und festgelegte Kennzahlen bei seiner Schätzung.
  4. Personalbemessungsmethode: Hier steht die benötigte Arbeitszeit des Personals bei gleichzeitiger Berücksichtigung von Reservebedarf im Mittelpunkt.
  5. Laufzettelmethode: Die Summe der im Rahmen von Projekten erbrachten Arbeitszeit dient als Grundlage für die Ermittlung des Bedarfs an Mitarbeitern.
  6. Monetäre Methode: Wie der Name schon sagt, spielt der finanzielle Faktor (Personalbudget) bei der Personalbedarfsermittung eine zentrale Rolle.

Personalbedarf berechnen: Wie funktioniert die Personalbedarfsplanung?

Rechenbeispiel 1: Firma Mustermann

Einsatzbedarf: 700 Mitarbeiter

+Reservebedarf: 80 Mitarbeiter

+ Zusatzbedarf: 0 Mitarbeiter

= Bruttopersonalbedarf: 780 Mitarbeiter

– Ist-Personalbestand: 630 Mitarbeiter (aktueller Bestand: 600 + 45 Neuzugänge – 15 Abgänge)

= Nettopersonalbedarf: 150 Mitarbeiter

 

Rechenbeispiel 2: Firma Musterfrau

Einsatzbedarf: 1500 Mitarbeiter

+ Reservebedarf: 140 Mitarbeiter

+ Zusatzbedarf: 0 Mitarbeiter

= Bruttopersonalbedarf: 1640 Mitarbeiter

– Ist-Personalbestand: 1200 Mitarbeiter (aktueller Bestand: 1000 + 260 Neuzugänge – 60 Abgänge)

= Nettopersonalbedarf: 440 Mitarbeiter

 

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.