Verfasst von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr mit aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, auf der Website, dem Blog und auf Social Media.

Personalplanung in der Produktion: So kommen Sie entspannt durch den Sommer

Sommer, Sonne – Schichtplan-Stress! In vielen Produktionsbetrieben ist das momentan Realität. Während andere in den Süden fliegen, sehen sich Personalplaner regelmäßig vor die Herausforderung gestellt, die Abwesenheiten der Stammbelegschaft, kurzfristige Aufträge der Kunden und Bedarfsspitzen in der Produktion unter einen Hut zu bringen.

Wir haben einige Tipps gesammelt, wie Sie die Situation entschärfen oder die Problematik sogar von vornherein vermeiden können:

Langfristig zuverlässig und sicher planen

Eine vorausschauende langfristige Planung kann personelle Engpässe und damit verbundene Schwierigkeiten in der Produktion bereits im Voraus verhindern. Dafür müssen die verschiedenen Prozesse der Produktionsplanung, Personaleinsatzplanung und Urlaubsplanung sinnvoll kombiniert werden, damit einerseits die für die Auftragslage benötigte Produktionskapazität sichergestellt werden kann, andererseits die Mitarbeiter auch ihren wohlverdienten Sommerurlaub nehmen können.

Der entscheidende Punkt ist hierbei, dass die notwendigen Informationen frühzeitig zur Verfügung stehen, sodass effizient und zuverlässig geplant werden kann. Das bedeutet z. B., dass geregelt sein sollte, bis wann Mitarbeiter Ihren Urlaub eingetragen haben müssen. Gleichzeitig muss festgelegt werden, wie und wo diese Informationen kommuniziert, erfasst und festgehalten werden, sodass sie bei Bedarf jederzeit von den Planungsverantwortlichen eingesehen werden können.

Digitale Tools wie der Papershift Online Urlaubsplaner vereinfachen und beschleunigen den Prozess der Urlaubsplanung im Unternehmen enorm. Sie stellen nicht nur eine zentrale Datenbank dar, in der alle geplanten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter transparent erfasst, dokumentiert und eingesehen werden können, sie ermöglichen es den Mitarbeitern außerdem, über ihren eigenen Online Zugang, selbst ihre Urlaubswünsche einzutragen. Diese müssen vom Planungsverantwortlichen nur noch geprüft und ggf. genehmigt werden (was wesentlich zeitsparender ist, als jedem Mitarbeiter einzeln hinterherzulaufen).
Steht ein besonders wichtiger Auftrag an, können für bestimmte Zeiträume Urlaubssperren verhängt, oder zumindest Einschränkungen eingerichtet werden.

Papershift erlaubt auch rückwirkend eine einfache Auswertung der Daten. Diese Analyse kann wertvolle Einsichten für die zukünftige Planung liefern. So können z. B. bereits im Voraus Bedarfslücken erkannt und geprüft werden, ob diese durch den Einsatz von Mitarbeitern aus anderen Abteilungen oder auch durch kurzfristige Minijobber/Ferienjobber gedeckt werden können.

Unser Tipp: Falls Sie sich dafür entscheiden, Bedarfslücken mit kurzfristig beschäftigten Ferienjobbern zu füllen, ist es sinnvoll, deren Arbeitszeiten über einen automatischen Tageszähler zu tracken, um zu verhindern, dass die Mitarbeiter die 70-Tage-Grenze überschreiten. Wir haben darüber bereits in einem anderen Artikel berichtet und erklärt, wie Sie einen solchen Tageszähler leicht in Papershift einrichten können.

Mittelfristig zeitsparend planen

Industrie 4.0 bedeutet nicht nur autonome Maschinen oder Vernetzung der Wertschöpfungskette in der industriellen Fertigung. Auch in der Personalplanung profitieren Personal- und Planungsverantwortliche mittelfristig, bei der regulären Schichtplanung, von den Möglichkeiten zur Automatisierung, welche digitale Tools bieten.

Automatisierung bedeutet in erster Linie Zeitersparnis. Der Papershift Online Schichtplan erlaubt es nicht nur wiederkehrende Schichten und sogar wiederkehrende Belegungen mit wenigen Klicks einzurichten, es können auch beliebige Schichtsysteme und Schichtmodelle angelegt werden, egal ob 2- oder 3-Schichtsystem, teil- oder vollkontinuierlicher Schichtplan.

Klingt interessant? Patrick aus dem Papershift Team gibt im folgenden Video Einblick darüber, wie wir einen typischen Produktionsstandort in Papershift abbilden:

Mit dieser Software Unterstützung haben Planer den Kopf frei für die wichtigen Dinge: bei unerwarteten Änderungen kurzfristig die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Kurzfristig flexibel reagieren bei Ausfällen oder Bedarfsspitzen

Wenn es kurzfristig zur Unterdeckung des Personalbedarfs kommt, sei es durch Krankheit von Mitarbeitern oder unerwarteten Bedarfsspitzen, ist schnelles und kluges Handeln gefragt.

Tools zur digitalen Personalplanung bieten hierbei den Vorteil, dass Sie einen schnellen Überblick der Situation ermöglichen, wodurch wiederum schneller eine Lösung gefunden werden kann.

Der Personalplaner sieht auf einen Blick:

  • Wo fehlt Personal?
  • Welche Qualifikationen werden benötigt?
  • Welche Mitarbeiter stehen ggf. als Ersatz zur Verfügung, bzw. wie sehen die Stundenkonten der Mitarbeiter aus?

Gerade wenn die Lage bereits durch die Urlaubszeit angespannt ist und ein Mitarbeiter zum zweiten Mal in vier Wochen eine Wochenendschicht für einen ausgefallenen Kollegen übernehmen soll, kann es sehr hilfreich sein, wenn der Personaler den betreffenden Mitarbeiter mit ins Boot holt und ihm anhand des Schichtplans erklären kann, wo und warum Not am Mann ist. Auch in diesem Fall steigert die Integration der Mitarbeiter in die Personalplanungprozesse die Akzeptanz und vereinfacht die Lösungsfindung.

Alternativ kann der Planer die Belegschaft per Schichttausch- oder Schichtbewerbungs-Funktion selbst entscheiden lassen, wer die betreffende Schicht übernehmen möchte. Der Papershift Online Schichtplan verfügt über eben diese Funktionen und erlaubt es weiterhin, die gesamte benötigte Kommunikation über das Online Portal abzuwickeln.

Um Fairness bei der Schichteinteilung zu gewähren, können Personalverantwortliche mit Hilfe von Papershift außerdem filtern, wer in der Vergangenheit besonders oft eingesprungen ist oder welche Kollegen besonders häufig Sonder-, Wochenend- oder Nachtschichten schieben. Solcher Einsatz für das Unternehmen kann, und sollte dann auch besonders belohnt werden.

Durch den Mitarbeiter-Zugang oder die Dienstplan-App kann sich die Belegschaft jederzeit über den aktuellen Schichtplan informieren, sodass es selbst bei kurzfristigen Änderungen keine bösen Überraschungen bei Schichtbeginn gibt und auch keiner aus dem Bett geklingelt werden muss.

Fazit: Planungs-Stress muss nicht sein

Wer sich geeignete Tool zunutze macht, spart sich viel Aufwand bei Personalplanung, Urlaubsplanung und Organisation und schafft es gleichzeitig, die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen um so deren Motivation und Akzeptanz zu steigern.

Der Schlüssel zu entspannter Personaleinsatzplanung ist jedoch stets: Kommunikation und Transparenz. Sorgen Sie dafür, dass die relevanten Informationen möglichst frühzeitig den betreffenden Personen im Unternehmen zur Verfügung stehen und auch Sie können die Sommerzeit genießen.

Mehr Infos zum Papershift Online Dienstplan und Urlaubsplan, sowie unseren Tools zur Arbeitszeiterfassung finden Sie auf unserer Website.

Titelbild: unsplash-logoPop & Zebra