Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung Definition

Weitestgehend lässt sich die Definition Personaleinsatz so zusammenfassen: Personaleinsatzplanung, kurz PEP, ist die Planung und Zuordnung der Mitarbeiter einzelner Positionen im Unternehmen. Dabei ist das Ziel der PEP, dass für die vorhandenen Positionen die richtige Anzahl dafür qualifizierter Mitarbeiter vorhanden ist. Zudem dient die Personaleinsatzplanung als Grundlage wichtiger Personalentscheidung.
Solche Entscheidungen können unter anderem sein:

  • Mitarbeiterentlassung
  • Einstellung von Mitarbeitern
  • Versetzung von Mitarbeitern
  • Weiterbildung der Mitarbeiter

Dabei gibt es drei Formen der PEP:

  1. Qualitative Personaleinsatzplanung:
    Hier wird der Weiterbildungsbedarf ermittelt und die Fähigkeiten eines Mitarbeiters mit zukünftigen Anforderungen des Stelleninhaber verglichen.
  2. Quantitative Personaleinsatzplanung:
    In diesem Bereich wird unter Berücksichtigung eventueller Zu- und Abgänge der Personalbedarf mit dem zu erwartenden Personalbestand verglichen.
  3. Zeitliche Personaleinsatzplanung:
    Es werden zeitlich Aspekte berücksichtigt, da der Personalbedarf aufgrund möglicher saisonbedingter Spitzen, nicht immer konstant bleibt.

Die Einsatzplanung erfolgt kurz-, mittel- oder langfristig. Dabei ist die kurzfristige relativ leicht zu gestalten, während es sich bei der mitel- und langfristigen etwas schwieriger verhält. Hier sind zukünftige Änderungen der Rahmenbedingung unbekannt. Daher ist es besonders wichtig, dass Unternehmen gerade bei Änderungen im Personalbedarf flexibel reagieren und z.B. Leiharbeiter einsetzen.

Personaleinsatzplanung in der Praxis

Gerade in der heutigen Zeit müssen sich Unternehmen, wie Call Center oder im Einzelhandel den Verbraucheransprüchen stellen. Am meisten betroffen davon ist der Einzelhandel. So muss er sich den Herausforderungen, wie längere Öffnungszeiten oder höhere Flexibilität, stellen. Hinzu müssen für eine kompetente Beratung genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Für eine optimale PEP sollten folgende Aspekte beachtet werden:

  • Flexible Arbeitszeiten: Auch Zeit- und Teilzeitkräfte werden sinnvoll in das Arbeitszeitmodell integriert.
  • Voll- und Teilzeitkräfte gezielt einsetzen: Nur wenn auch bei großem Kundenandrang genügend Personal zur Kundenbetreuung zur Verfügung steht, kann der Servicelevel hoch gehalten werden.
  • Richtige Softwarelösungen: Eine dem Handel angepasste Software steuert den Personaleinsatz und integriert alle nötigen Aspekte, wie Zeiterfassung oder die vorgelagerte Bedarfsplanung, für eine optimal funktionierende Personalsteuerung.
  • Spezielle Anforderungen im Einzelhandel: Gemeint ist damit der stark schwankende Personalbedarf. So ist die Kundenfrequenz an den einzelnen Tagen nicht gleich. Auch zu saisonalen Ereignissen wie Weihnachten oder Ostern ist mehr Personal nötig als üblicher Weise.
  • Richtige Analyse- und Planungssoftware: Die meisten Handelsunternehmen, nutzen noch das altbewährte Schichtmodell mit einer Personaleinsatzplanung Excel,da die Nutzung mit Excel kostenlos ist. Aber gerade die richtige Software, wie z.B. Papershift, Sap oder kostenlose Open Source-Software, kann viele Kosten einsparen. Es gibt für den Einzelhandel viele Möglichkeiten auch Online Freeware kostenlos herunterzuladen und somit die strategische qualitative sowie quantitative Personalplanung zu optimieren.