Personaleinsatzplanung (PEP)

Was ist Personaleinsatzplanung, und welche Ziele verfolgt sie? Was gehört zur PEP, und welche Vorteile bietet sie? Erfahren Sie mehr zu den Herausforderungen der Personaleinsatzplanung und einer gelungenen Umsetzung im Unternehmen. Jetzt informieren.
Personaleinsatzplanung im Unternehmen

Die Personaleinsatzplanung (PEP) als Bestandteil des Workforce Managements beschäftigt sich mit der wertvollsten Ressource eines Unternehmens – seinen Mitarbeitern. Damit die PEP bestmöglich dazu beitragen kann, die Abläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren, sollte sie einigen wesentlichen Grundsätzen folgen. Welche das sind, erläutert der folgende Beitrag.

Definition: Was ist Personaleinsatzplanung?

Eine der Aufgaben des Arbeitgebers ist es, seine Angestellten durch eine vorausschauende Personaleinsatzplanung (Schichtplan oder Dienstplanverwaltung) möglichst effizient einzusetzen und so Personalengpässen und Überkapazitäten vorzubeugen. Unter Personaleinsatzplanung versteht man demnach, dass die Mitarbeiter je nach Bedarf bestmöglich gemäß einer Kosten Nutzen Relation auf die vorhandenen Arbeitsplätze verplant werden.

Darüber hinaus dient die Personaleinsatzplanung auch als Grundlage für wichtige Personalentscheidungen. Das können beispielsweise Neueinstellungen und Entlassungen, Weiterbildungen und Versetzungen von Mitarbeitern sein.

Wie unterscheiden sich Workforce Management und Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung ist Teil des sogenannten Workforce Managements. Dieses bezeichnet Prozesse, die dazu dienen, das Unternehmen durch Optimierung der Ressource Arbeitskraft noch produktiver zu gestalten. Neben der PEP gehören deshalb beispielsweise auch Personalbedarfsprognosen, die Budgetverteilung oder das Recruiting zum Workforce Management.

Wie lässt sich die Personaleinsatzplanung im Bereich Personalplanung einordnen?

Die Personaleinsatzplanung ist der Personalplanung unterzuordnen. Diese wiederum gehört zum übergeordneten Personalmanagement.

Welche Arten der Personaleinsatzplanung gibt es?

Man unterscheidet zwischen drei grundlegenden Formen der PEP:

Quantitative Personaleinsatzplanung

Die quantitative PEP kontrolliert, ob der Personalbedarf je nach Arbeitsanfall mit den verfügbaren Mitarbeitern abgedeckt werden kann. Idealerweise sollte man den Bedarf frühzeitig ermitteln und den Einsatzplan über einen längeren Zeitraum anlegen. Nur so kann man flexibel auf Schwankungen reagieren und Engpässe auch kurzfristig ausgleichen.

Qualitative Personaleinsatzplanung

Die qualitative Personaleinsatzplanung stellt die Frage nach dem Qualifikationsprofil der Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Benötigt die Belegschaft – mit Blick auf das Anforderungsprofil zukünftiger Arbeitsplätze – betriebliche Weiterbildungen? Welche Personalentscheidungen sind zu treffen?

Zeitliche Komponente (Saisonalität)

Die zeitliche Komponente bezieht sich auf saisonale Schwankungen im Personalbedarf. So ist in der Planung im Rahmen der Saisonarbeit beispielsweise das verstärkte Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel rechtzeitig zu berücksichtigen.

Warum ist die Personaleinsatzplanung so wichtig?

Die Belegschaft bildet das wichtigste Kapital jedes Unternehmens. Eine funktionierende PEP ist unerlässlich, damit die Ressource Arbeitskraft optimal eingesetzt werden kann und zur Produktivität beiträgt.

Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?

In der Personaleinsatzplanung werden die vorhandenen Mitarbeiter den Arbeitsplätzen zugeordnet, die ihren Fähigkeiten am ehesten entsprechen. Es geht also darum, dass sich die Anforderungen der Position und die Qualifikation des Mitarbeiters bestmöglich decken.

Stimmen diese beide Grundkonstanten nicht überein, muss der auf der betreffenden Stelle eingesetzte Mitarbeiter zum Beispiel durch Weiterbildung den Anforderungen der Position gemäß qualifiziert werden. Eine andere Option ist es, dem Mitarbeiter eine neue Position zuzuordnen. Ein Mitarbeiter ist dann perfekt eingesetzt, wenn das Kosten-Nutzen-Verhältnis aus Unternehmensperspektive optimiert ist. Zur gleichen Zeit sind natürlich auch die Interessen und Potenziale des Mitarbeiters selbst zu berücksichtigen. Kurz gesagt: Der Mitarbeiter sollte sich zur richtigen Zeit am richtigen Ort befinden.

Welches Ziel verfolgt man mit der Personaleinsatzplanung?

Ermittlung des Personalbedarfs

Durch eine exakte Personalbedarfsplanung kann man das zu erwartende Arbeitsaufkommen ermitteln, welches die Grundlage für jede bedarfsorientierte Einsatzplanung darstellt. Die Analyse erfolgt auf Basis branchen- und unternehmensabhängiger Bedarfstreiber. Das können Umsatzdaten, Auftragslagen, Bongrößen, Kommissionsmengen, das Patienten- oder Anrufaufkommen sein.

Langfristige Personaleinsatzplanung

Anschließend erfolgt die Analyse der Personalstruktur. Sind genügend Arbeitnehmer für den ermittelten Personalbedarf vorhanden, oder bedarf es Einstellungen oder bestimmter Weiterbildungen?

In der darauffolgenden Kapazitätsplanung wandelt man das zu erwartende Arbeitsaufkommen in konkrete Arbeitsplätze beziehungsweise Schichten um. Anhand der erstellten Pläne wird dann auch in langfristiger Perspektive deutlich, ob Über- oder Unterdeckungen auftreten, und man kann entsprechend reagieren.

Planen von Personal auf Arbeitsplätze und Schichten

Im letzten Schritt geht es dann darum, die verfügbaren Mitarbeiter gezielt auf die zu besetzenden Schichten und Positionen zu planen. Dabei sind neben den Wünschen und Präferenzen der Belegschaft einige gesetzliche Vorgaben, Betriebsvereinbarungen, aber auch die jeweils geltenden Arbeitszeitmodelle zu beachten.

Wie profitieren Unternehmen von einer Personaleinsatzplanung?

Das höchste Ziel der Personaleinsatzplanung entspricht zugleich dem Profit, den Unternehmen aus ihr ziehen können: Die PEP dient dazu, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz einzusetzen. Darüber hinaus zahlt eine gut funktionierende PEP auf die Umsatz-, Service-, Kosten-, und Mitarbeiterorientierung von Unternehmen ein. Sowohl das Unternehmen und die Kunden als auch die Belegschaft ziehen also eine Reihe an Vorteilen aus einer erfolgreichen PEP.

Die Vorteile von PEP im Überblick:

  • einfachere, flexible Personalplanung mit den vorhandenen Personalressourcen
  • schnelle Reaktion auf Schwankungen in der Auslastung
  • höhere Planungsqualität
  • Bedarfs-, Service- und Kostenoptimierung
  • weniger unproduktive Arbeitszeiten, sondern ein hohes Maß an Arbeitsproduktivität
  • mehr Transparenz der Personalprozesse und Personalkosten
  • faire Planung
  • flexible Arbeitszeitgestaltung

Welche Vorteile bietet die digitale Personaleinsatzplanung?

Entscheidet man sich für die digitale Variante der Personaleinsatzplanung im Arbeitsalltag lassen sich zusätzlich die folgenden Vorteile ableiten:

  1. Erhöhte Effizient und Zeitersparnis bei der Personalplanung durch den Einsatz eines digitalen Tools
  2. Simple und strukturierte Kommunikation mithilfe eines Mediums
  3. Minimierung der Fehlerquote bei der Erstellung vom Einsatzplan
  4. Verbesserter Überblick durch eine Planung in Echtzeit
  5. Vereinfachte Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben, da diese im System hinterlegt sind
  6. Stärkung von Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung
  7. Einhaltung relevanter Datenschutzvorgaben
Informieren Sie sich zum Datenschutz bei der Personaleinsatzplanung
Ein Schichtplan, Dienstplan oder auch Einsatzplan beinhaltet zahlreiche personenbezogene Informationen, die im Rahmen der Personaleinsatzplanung richtig behandelt werden müssen. Planungsverantwortliche müssen das Thema Datenschutz bei der Dienstplanung daher immer im Blick behalten.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Personaleinsatzplanung?

Die aktuell größten Herausforderungen für die PEP sind neben der schnell fortschreitenden Digitalisierung der zunehmende demographische Wandel und der aus ihm resultierende Fachkräftemangel. So muss eine ganzheitliche Personaleinsatzplanung flexibel auf interne und externe Einflüsse reagieren können und zum Beispiel Eventualitäten wie die folgenden abbilden können:

  1. Nachfrage-Ups und -Downs
  2. Kürzere Produktlebenszyklen
  3. Lieferengpässe
  4. Saisonale Schwankungen
  5. Wettereinflüsse

Personaleinsatzplanung für Mitarbeiter im Wandel

Früher meist in Form handschriftlicher Tabellen durchgeführt, wird die Personaleinsatzplanung heute meist durch entsprechende Software erledigt. Die Programme lassen sich an die Besonderheiten jedes Unternehmens und jeder Branche anpassen. Nicht nur die Arbeitsfelder und Zeiten, sondern auch Kriterien wie Qualifikationen, Urlaubsplanungen und Wunscharbeitszeiten können problemlos integriert werden.

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Personaleinsatzplanung in Unternehmen

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den gestiegenen Verbraucheransprüchen – beispielsweise längeren Öffnungszeiten und einer kompetenten Beratung – gerecht zu werden. Für PEP-Planungsverantwortliche gilt es daher, eine Planung auf die Beine zu stellen, die zum einen hochgradig flexibel ist und sich zum anderen langfristig und vorausschauend orientiert.

Kurz erklärt: Was ist ein Personaleinsatzplan?
Der Personaleinsatzplan ist ein klassisches Mittel bei der Gestaltung der PEP. Er bringt die nötige Übersichtlichkeit und reduziert zudem den Verwaltungsaufwand bei der Bereitstellung des Personals. Üblicherweise wird er in Form einer Tabelle angelegt, die Zeiträumen bestimmte Mitarbeiter zuordnet.

Wer macht die Personaleinsatzplanung?

Je nach Unternehmensgröße sind die Verantwortlichkeiten für die PEP unterschiedlich verteilt. Häufig ist die Geschäftsleitung für die strategische Personaleinsatzplanung verantwortlich, während die Personalabteilung die operative Verantwortung übernimmt. Die Geschäftsleitung entscheidet also zum Beispiel, welche Abteilungen mehr Mitarbeiter brauchen. Die Personalabteilung dagegen ermittelt den Arbeitskräftebedarf und unterstützt die Abteilungen bei der konkreten Planung von Mitarbeitern.

Was macht ein Personaleinsatzplaner konkret?

Der Personaleinsatzplaner verteilt die in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehenden Mitarbeiter unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben auf die Arbeits- beziehungsweise Schichtzeiten (im Rahmen der Schichtarbeit).

Wie unterscheiden sich ein Personaleinsatzplan und eine Personaldisposition?
Bei der Personaldisposition handelt es sich um einen Bereich der Personalplanung, der dazu dient, einen kurzfristigen Ausgleich im Personalbedarf (Ist- und Soll-Bedarf) herzustellen. Diese Art der Planung wird vor allem dann relevant, wenn ein Unternehmen kurzfristig Aktivitäten – beispielsweise eine Messe oder eine Werbeveranstaltung – plant. Im Gegensatz zur herkömmlichen Personaleinsatzplanung werden also bei der Personaldisposition kurzfristige (tage- oder stundenweise) Personaleinsätze geplant, bei denen es darum geht, so viele Mitarbeiter wie nötig an einem bestimmten Einsatzort zusammenzubringen.

Wie funktioniert die Personaleinsatzplanung in der Praxis?

Eine bedarfsorientierte PEP kann nur funktionieren, wenn die Verantwortlichen sowohl den Personal- als auch den Flexibilitätsbedarf im Unternehmen kennen.

Analyse des Personalbedarfs

Mit einer Arbeitsanfall-Analyse lassen sich wiederkehrende Verläufe und Muster in den Arbeitsabläufen der Belegschaft identifizieren. Dafür werden fixe Größen wie Umsatz, Kundenkontakte und -frequenzen, Calls und ähnliches herangezogen. Durch das Gegenüberstellungen des festgestellten Arbeitsanfalls mit der Zahl der eingesetzten Mitarbeiter erhält man wertvolle Erkenntnisse zur Unter- oder Überdeckung.

Zieldefinition

Welche Ziele soll die Personaleinsatzplanung erreichen? Geht es um die Attraktivität als Arbeitgeber, oder steht die einwandfreie Bedarfsdeckung im Mittelpunkt? Nur indem man den Nutzen erkennt, kann man Lösungswege identifizieren.

Definition interner Prozesse

Dass verschiedene Unternehmensbereiche unterschiedliche Wege bei der Planung gehen, ist normal und kein Problem. PEP-Verantwortliche sollten diese Prozesse aber einwandfrei und sauber definieren. Abweichungen sind nur dann erlaubt, wenn es die interne Struktur eines Bereichs erfordert.

Involvieren von Stakeholdern

Da viele Details der PEP mitbestimmungspflichtig sind, sollte man möglichst viele Arbeitnehmer und die Mitarbeitervertretung bei der Planung mit ins Boot nehmen.

Wie kann man die Personaleinsatzplanung vereinfachen?

Die Arbeit mit einer Software für die PEP birgt zahlreiche Vorteile. PEP-Verantwortliche werden so unabhängig von Ort, Zeit und Gerät und können von überall aus auf wichtige Daten zugreifen. Lästige Excel-Tabellen entfallen.

Was ist eine Software zur Personaleinsatzplanung?
Eine Software für die PEP misst objektiv die Leistung der Mitarbeiter und vergleicht diese mit den festgelegten Standards. Sie erkennt Verbesserungsmöglichkeiten und zeigt Unzulänglichkeiten auf. Moderne Programme bieten ein ansprechendes Benutzer-Interface, mit dessen Hilfe sich schnell übersichtliche Dienstpläne erstellen lassen.

Was muss man bei der Personaleinsatzplanung beachten?

Die PEP sollte mit einem Höchstmaß an Flexibilität gestaltet werden. Neben Krankheits- und Urlaubsfällen müssen unterschiedliche Phasen in der Auftrags- und Projektlage berücksichtigt werden. Eine gute Einsatzplanung, die Mitarbeiter gezielt nach ihren Fähigkeiten und angesichts der tatsächlich anfallenden Aufgaben einsetzt, profitiert von flexiblen Arbeitszeitmodellen, die sich an Auftragsschwankungen anpassen.

Zudem nimmt eine gute Personaleinsatzplanung Rücksicht auf die Wünsche und Bedürfnisse der Angestellten. Diese können beispielsweise in regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen erfasst werden.

Welche Vorschriften gibt es bei der Personaleinsatzplanung?

Bei der PEP sind die gesetzlichen Ruhezeiten und Pausenregelungen zu berücksichtigen.

Welchen Einfluss hat der Betriebsrat bei der Personaleinsatzplanung?

Nach § 92 BetrVG muss der Betriebsrat beziehungsweise die Personalvertretung an der Personalplanung beteiligt werden.

Branchenbeispiele: Einsatzplanung und unterschiedliche Anforderungen

#1 Call Center und Dienstleistungssektor

Während dem Dienstleistungssektor vor allem schwankende Kundenfrequenzen und volatile Auftragslagen zu schaffen machen, sind es in Call- und Kunden-Centern hohe Anruf-Aufkommen. Ein punktgenauer, freundlicher Service sowie mitarbeiterfreundliche Arbeitszeiten können mit einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung realisiert werden.

#2 Einsatzplanung in der Logistik

Die Logistikbranche ist von unsicheren Märkten, einer älter werdenden Belegschaften und Nachwuchsmangel geprägt. Weitere Herausforderungen für die Personalplanung sind die gestiegenen Anforderungen, beispielsweise tagesaktuelle Lieferungen und das Aufrechterhalten einer hohen Servicequalität. Auch in der Logistik sollte die PEP daher möglichst flexibel sowie kosten-, service- und mitarbeiterorientiert gestaltet werden.

#3 Gesundheitswesen sowie Medizinische Versorgungszentren (MVZ)

Nicht erst seit der Corona-Pandemie stehen das Gesundheitswesen und die sozialen Dienste vor enormen Herausforderungen. Dazu zählen neben neuen gesetzlichen Regelungen und Tarifverträgen die problematischen Arbeitszeiten und der chronische Fachkräftemangel. Die Belastung der Mitarbeiter ist riesig, die Versorgungskapazitäten stoßen an ihre Grenzen.

In diesem Kontext spielt eine strategische PEP eine immer wichtigere Rolle. Damit neben der Work-Life-Balance der Belegschaften auch die Qualität der Behandlung steigt, braucht es eine flexible Schichtplanung, die sich am Behandlungsprozess orientiert. Langfristig können so auch attraktivere Arbeitsplätze entstehen.

#4 Automotive und Industrie

Der große Wettbewerbsdruck und schwankende Auftragslagen machen die Personalplanung in der Industrie und im Bereich Automotive zu einer schwierigen Aufgabe. In die Dienstplan-Erstellung fließen nicht nur die aktuelle Auftragslage, sondern auch Lohntarife, individuelle betriebliche Vereinbarungen und die Wünsche des Personals ein. Aus diesem Grund braucht es eine PEP, die ökonomische Lösungen liefert, also gleichzeitig Zeit und Geld spart.

#5 Einsatzplanung in der Produktion

Unsichere Auftragslagen, demographischer Wandel und Fachkräftemangel – das ist Alltag in der Produktion. Auch hier sollten die Organisation der Arbeitszeit und die Einsatzplanung dementsprechend flexibel, bedarfsoptimiert an das Unternehmen und seine Mitarbeiter angepasst, erfolgen.

#6 Einsatzplanung im Bereich Biotechnologie

Unternehmen aus der Biotechnologie-Branche benötigen für die Entwicklung neuer Lösungen und Produkte Fachwissen und entsprechend hochqualifiziertes Personal. Auch in dieser Branche ist auf die Regelungen in der Betriebsvereinbarung und die Rechte der Interessenvertretungen zu achten.

#7 Personaleinsatzplanung im Einzelhandel

Im Einzelhandel geht es vor allem darum, den Mitarbeiter dann auf der Verkaufsfläche zu haben, wenn der Kunde ihn tatsächlich braucht. Deshalb unterstützt eine gute PEP Unternehmen dabei, die Arbeitszeiten auf der Grundlage von Bedarfstreibern (Bestellzahlen, Umsatz, Bongrößen, Kundenfrequenzen) auszurichten. Allen voran sind Tageshochs und -tiefs zu berücksichtigen.

Umsetzung: 10 Tipps für eine optimale Personaleinsatzplanung

  1. Langfristige, vorausschauende Planung durchführen
  2. Abstecken von Zielen, die mit der PEP verfolgt werden
  3. Flexible Arbeitszeiten berücksichtigen
  4. Sinnvoller Einsatz von Voll- und Teilzeitkräften (zugunsten eines hohen Servicelevels)
  5. Schwankenden Personalbedarf einplanen (z.B. saisonale Ereignisse)
  6. Passende PEP-Software, die alle erforderlichen Aspekte (z.B. Zeiterfassung, vorgelagerte Bedarfsplanung) integriert
  7. Passende Analyse- und Planungssoftware verwenden, z.B. Papershift, SAP oder kostenlose Open Source-Software
  8. Einbeziehen der Arbeitnehmervertretung, z.B. bei der Weiterentwicklung der PEP
  9. Berücksichtigen der Interessen der Arbeitnehmer, z.B. Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit
  10. Regelmäßige Arbeitsanfall-Analysen und ableiten von Prognosen für die PEP

Personaleinsatzplanung im Überblick


Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?
Die PEP stellt sicher, dass die im Unternehmen vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten kurz-, mittel- und langfristig gedeckt sind.
Wie kann man die Personaleinsatzplanung gestalten?
Neben dem klassischen Dienst- oder Schichtplan gibt es weitere Möglichkeiten, die PEP anschaulich darzustellen und für alle transparent zu machen. Möglich sind zum Beispiel Poster, Kalender, eine Excel-Tabelle oder eine Software.
Warum ist die Personaleinsatzplanung für jede Branche relevant?
Branchenunabhängig stellt die Belegschaft die wichtigste Ressource jedes Unternehmens dar. Personal muss geplant werden, damit die Arbeitsabläufe optimal ineinandergreifen und die Mitarbeiter die anfallende Arbeit zufriedenstellend erledigen können.
Wie erleichtert eine Software die Personaleinsatzplanung von Mitarbeitern?
Eine PEP-Software ist ein wertvolles Hilfsmittel für die effiziente Planung und Auswertung der Ressourcen „Personal und Arbeitszeit“. Einsatzplaner können mithilfe der Software Personaleinsatzpläne per Drag & Drop erstellen und Aufgaben und Dokumente mit Hilfe zahlreicher Funktionen digital verteilen. Außerdem können sie mit den Mitarbeitern per App kommunizieren.


Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.