Personaleinsatzplanung (PEP)

Personaleinsatzplanung (PEP) ist die Planung der Mitarbeiter im Unternehmen. Ziel hierbei ist es, dass für die einzelnen Positionen die richtige Anzahl an qualifizierten Mitarbeitern vorhanden ist.
Personaleinsatzplanung im Unternehmen

Personaleinsatzplanung, kurz PEP, ist die Planung und Zuordnung der Mitarbeiter einzelner Positionen im Unternehmen. Erfahren Sie in unserem Artikel mehr zur Definition des Begriffs und den Herausforderungen der Personaleinsatzplanung.

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Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?

Der Begriff Personaleinsatzplanung (kurz: PEP) umfasst alle erforderlichen Maßnahmen, die geeignet sind, Mitarbeitende in einem Unternehmen sinnvoll auf die vorhandenen Arbeitsbereiche zu verteilen. Dabei gilt es sowohl die jeweils verfügbaren Positionen zu berücksichtigen als auch ein Überschneiden von Arbeitszeiten zu vermeiden. Im Idealfall wird die Mitarbeiter so eingesetzt, dass jeder an der für ihn geeigneten Position tätig ist und es nach Möglichkeit nicht zu einer Unter- oder Überbesetzung kommt.

Zudem dient die Personaleinsatzplanung als Grundlage wichtiger Personalentscheidungen. Solche Entscheidungen können unter anderem sein:

  • Mitarbeiterentlassungen
  • Einstellung von Mitarbeitern
  • Versetzung von Mitarbeitern
  • Weiterbildung der Mitarbeiter

Abgrenzung zu Workforce Management

Die Begriffe Personaleinsatzplanung und Workforce Management werden häufig synonym verwendet. Jedoch müssen diese beiden Begriffe klar voneinander abgegrenzt werden. Die Personaleinsatzplanung ist ein Bestandteil von Workforce Management und damit einer von vielen Bausteinen im Konzept von Workforce Management.

Was ist das Ziel der Personaleinsatzplanung?

Dabei ist das Ziel der Personaleinsatzplanung, dass für die vorhandenen Positionen die richtige Anzahl dafür qualifizierter Mitarbeiter vorhanden ist. Kurz gesagt: Jeder Mitarbeiter soll zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein.

Beispiel: Besonderheit bei der Saisonarbeit

Für manche Branchen hat die Wendung „zur richtigen Zeit am richtigen Ort“ einen besondere Bedeutung. Je nach Branche sind bei den Personalkapazitäten saisonale Schwankungen (siehe auch Saisonarbeit) unbedingt zu berücksichtigen, um sowohl Personalengpässe als auch unnötige Personaleinsätze zu vermeiden.

Wie gestaltet man die Personaleinsatzplanung?

Das klassische Mittel bei der Gestaltung der Personaleinsatzplanung ist der Dienstplan beziehungsweise Schichtplan. Er sorgt für die nötige Übersichtlichkeit und minimiert dabei gleichzeitig den administrativen Aufwand bei der Bereitstellung und Verteilung des Personals. Die verfügbaren Mitarbeiter werden im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auf bestehende Arbeits- oder Schichtzeiten verteilt.

Personaleinsatzplanung für Mitarbeiter im Wandel

Während die Personaleinsatzplanung früher meist von Hand und in der Regel tabellarisch erstellt wurde, wird dies heute durch eine Software für die Personaleinsatzplanung erledigt. Sie lässt sich exakt an die Erfordernisse eines Unternehmens anpassen. Die Einsatzplanung ermöglicht dabei eine Gestaltung der Arbeitsfelder und Zeiten anhand zahlreicher Kriterien, darunter Qualifikationen, Wunscharbeitszeiten, Urlaubsplanungen und ähnliche Aspekte mehr. Die Einsatzbereiche sind dabei für die unterschiedlichsten Unternehmen geeignet, von der Gastronomie über den Einzelhandel und soziale Träger bis hin zur Industrie.

Die zeitliche Dimension bei der Planung von Mitarbeitern

Die Einsatzplanung erfolgt kurz, mittel- oder langfristig. Dabei ist die kurzfristige relativ leicht zu gestalten, während es sich bei der mitel- und langfristigen etwas schwieriger verhält. Hier sind zukünftige Änderungen der Rahmenbedingung unbekannt. Daher ist es besonders wichtig, dass Unternehmen gerade bei Änderungen im Personalbedarf flexibel reagieren und z.B. Leiharbeiter einsetzen.

Was gehört zur Personaleinsatzplanung?

Bei der Planung der Arbeit von Mitarbeitern werden drei verschiedene Varianten unterschieden:

  1. Die qualitative Einsatzplanung,
  2. Die quantitative Einsatzplanung,
  3. Die zeitliche Einsatzplanung.

Die qualitative Personaleinsatzplanung

Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung geht es darum zu erheben, welche Qualifikationen bei den Mitarbeitenden für konkrete Aufgabenbereiche erforderlich sind. Das können beispielsweise gezielte Studienabschlüsse sein oder auch Zusatzausbildungen, die für das jeweilige Tätigkeitsfeld Voraussetzung sind.

Mittels einer solchen qualitativen Einsatzplanung ist auch die Feststellung eines Weiterbildungsbedarfs möglich, der entsprechend in die Wege geleitet werden kann, um die fachlichen Anforderungen zu decken.

Die quantitative Personaleinsatzplanung

Die quantitative Einsatzplanung befasst sich mit dem Bedarf an Personal für die vorhandenen Aufgaben in einem Betrieb. Hier wird bestehendes Personal mit zukünftig benötigtem abgeglichen im Sinne einer Bestandsanalyse als Basis für die gesamte Planung. Mitarbeiterfluktuationen in Form von ausscheidendem und neu hinzukommendem Personal spielen hier eine entscheidende Rolle.

Die zeitliche Personaleinsatzplanung

Bei der zeitlichen Einsatzplanung wird berücksichtigt, dass der Personalbedarf in vielen Unternehmen nicht konstant gleich ist. Zahlreiche Betriebe haben erhebliche saisonale Unterschiede in Bezug auf ihre Personalplanung. Eine entsprechende zeitbasierte Personaleinsatzplanung erlaubt ein bedarfsgerechtes Reagieren auf die unterschiedlichen Zeiträume und den damit verbundenen wechselnden Personalbedarf.

Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?

Die für den Personaleinsatz verantwortliche Person stellt mit einer strategisch konzipierten Einsatzplanung sicher, dass das Unternehmen jederzeit über eine ausreichende Anzahl an Mitarbeitern verfügt. Dabei ist es erforderlich sowohl kurzfristig als auch mittel- und langfristig zu planen, um stets einen Überblick über den vorhandenen Bedarf und die damit verbundenen Ressourcen zu haben. Je genauer die Planung funktioniert, umso besser lassen sich kostspielige Zeiten des Leerlaufs und die häufig anfallenden Überstunden vermeiden.

Das sinnvolle Zuweisen von Arbeitstätigkeiten an genau passende und entsprechend qualifizierte Mitarbeiter zählt zu den wichtigsten Aufgaben der Personalplanung. Eine Optimierung der Einsatzmöglichkeiten sorgt auf lange Sicht für eine Einsparung der betrieblichen Kosten und trägt deutlich zur Produktivität eines Unternehmens bei. Durch die zeitnahe Besetzung offener Stellen, sowohl an der Basis als auch in Schlüsselpositionen, kann der laufende Betrieb am besten sichergestellt werden.

Die Dienstplanung und das sogenannte Arbeitszeitmanagement zählen zu den zentralen Aufgaben einer funktionierenden Personaleinsatzplanung. Sie ermöglichen eine Zuteilung von personellen Ressourcen anhand des tatsächlich bestehenden Bedarfs und sorgen auf diese Weise für eine nachhaltige Optimierung von Arbeitsabläufen.

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Was gibt es bei der Personaleinsatzplanung beachten?

Die Einsatzplanung basiert grundsätzlich auf einer realistischen Einschätzung der Personalsituation. Nicht selten gibt es in Unternehmen Mitarbeiter, die mehr Arbeit auf dem Tisch haben als sie bewältigen können. Im Gegenzug gibt es andere, die kaum ausgelastet sind und weniger zu tun haben als ihre Arbeitszeit erfordert. Hier ist es entscheidend Fehlplanungen zu erkennen, die langfristig durch ein sinnvolles Konzept einer Personaleinsatzplanung verbessert werden können.

Wichtig ist immer ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Gestaltung. Krankheits- und Urlaubsfälle müssen ebenso berücksichtigt werden wie unterschiedliche Phasen bei Geschäftsaufträgen und Projekten. Eine gut strukturierte Einsatzplanung ist in der Lage Mitarbeiter gezielt einzusetzen nach ihren Fähigkeiten und vor dem Hintergrund der tatsächlichen anfallenden Aufgaben. Hierbei helfen unter anderem flexible Arbeitszeitmodelle, die sich an die jeweiligen Schwankungen der Auftragslage anpassen.

Eine gute Einsatzplanung berücksichtigt immer auch die Wünsche, Interessen und Bedürfnisse der Angestellten. Um diese erfassen zu können, sind regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sinnvoll. Werden die Anliegen der Angestellten in die Personaleinsatzplanung integriert, so ist auch ein kurzfristiges Einspringen bei Engpässen und Ausfällen leichter umzusetzen. Bei allen Planungen sind jeweils die gesetzlichen Ruhezeiten und Pausenregelungen zu berücksichtigen. Am Ende ist Gleichung für eine gelungene Personaleinsatzplanung ganz einfach: Eine gute Einsatzplanung sorgt für eine gute Work Life Balance der Mitarbeiter. Diese führt wiederum zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.

Personaleinsatzplanung in Unternehmen

Gerade in der heutigen Zeit müssen sich Unternehmen, wie Call Center oder im Einzelhandel den Verbraucheransprüchen stellen. Am meisten betroffen davon ist der Einzelhandel. So muss er sich den Herausforderungen, wie längere Öffnungszeiten oder höhere Flexibilität, stellen. Hinzu müssen für eine kompetente Beratung genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Diese unterschiedlichen Anforderungen unter einen Hut zu bringen, kann für den Planungsverantwortlichen zur Herausforderung werden.

Umsetzung: 5 Tipps für eine optimale Personaleinsatzplanung

Für eine optimale PEP sollten folgende Aspekte beachtet werden:

  • Flexible Arbeitszeiten: Auch Zeit- und Teilzeitkräfte werden sinnvoll in das Arbeitszeitmodell integriert.
  • Voll- und Teilzeitkräfte gezielt einsetzen: Nur wenn auch bei großem Kundenandrang genügend Mitarbeiter zur Kundenbetreuung zur Verfügung steht, kann der Servicelevel hoch gehalten werden.
  • Richtige Softwarelösungen: Eine dem Handel angepasste Personaleinsatzplanung Software steuert den Personaleinsatz und integriert alle nötigen Aspekte, wie Zeiterfassung oder die vorgelagerte Bedarfsplanung, für eine optimal funktionierende Personalsteuerung.
  • Spezielle Anforderungen im Einzelhandel: Gemeint ist damit der stark schwankende Personalbedarf. So ist die Kundenfrequenz an den einzelnen Tagen nicht gleich. Auch zu saisonalen Ereignissen wie Weihnachten oder Ostern sind mehr Mitarbeiter nötig als üblicher Weise.
  • Richtige Analyse- und Planungssoftware: Die meisten Handelsunternehmen, nutzen noch das altbewährte Schichtmodell mit einer Personaleinsatzplanung Excel, da die Nutzung mit Excel kostenlos ist. Aber gerade die richtige Software, wie z.B. Papershift, SAP oder kostenlose Open Source-Software, kann viele Kosten einsparen. Es gibt für den Einzelhandel viele Möglichkeiten auch Online Freeware kostenlos herunterzuladen und somit die strategische qualitative sowie quantitative Personalplanung zu optimieren.

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Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.



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