Verfasst von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr mit aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, auf der Website, dem Blog und auf Social Media.

Teamorientierte Personalplanung in der Gastronomie

So kann Ihr Gastronomiebetrieb von Mitarbeiterintegration in der Personalplanung profitieren

In kaum einer Branche steht der Mensch so sehr im Mittelpunkt wie in der Gastronomie. Und damit sind nicht nur die Kunden, bzw. die Gäste gemeint, sondern auch die Mitarbeiter. Die Gastro Branche ist seit jeher ein personalintensives Gewerbe, weshalb die Personalkosten eine zentrale Kennzahl für Unternehmen der Branche darstellen. Gleichzeitig sind Qualifikation und Motivation der Mitarbeiter entscheidend für die Qualität der Produkte, des Services und letztendlich für die Zufriedenheit der Gäste.

Deshalb spielt Personalplanung in der Gastronomie und Hotellerie eine entscheidende Rolle. Leider wird sie jedoch oft als leidiges Thema angesehen, mit dem sich niemand gerne befasst. Prozesse wie Dienstplanung und Abwesenheitsplanung sind traditionell zeitaufwändig, kompliziert und bergen Konfliktpotenzial. Zu dieser Grundproblematik kommen oftmals fehlendes Fachwissen, eingefahrene Strukturen sowie veraltete Systeme.

Teamorientierte Personalplanung in der Gastronomie bringt Effizienz

Die Lösung dieser Probleme ist naheliegend und weder kompliziert noch zeitaufwendig. Mitarbeiterintegration im Personalplanungsprozess spart Zeit, Kosten und steigert die Effizienz. Außerdem führt sie zu einem besseres Betriebsklima und nicht zuletzt auch zu glücklicheren Kunden.

Wir von Papershift sind Spezialisten im Bereich Personalplanung in der Gastronomie. Mit der Papershift Cloud haben wir Werkzeuge geschaffen, die unseren Kunden die alltäglichen Aufgaben der Personalplanung wesentlich vereinfachen oder sogar komplett abnehmen. Wir stellen Ihnen nun einige Möglichkeiten vor, mit denen Sie die Mitarbeiterintegration in der Personalplanung steigern können und erklären, welche Vorteile Sie damit erzielen.

Teamorientierte Dienstplanung in der Gastronomie

Die größte Herausforderung in der Dienstplanung: die Terminkalender und Tagesabläufe von unterschiedlichsten Menschen unter einen Hut zu bringen. Gleichzeitig müssen die Qualifikationen der Mitarbeiter berücksichtigt, Vorlieben beachtet und im Allgemeinen dafür gesorgt werden, dass der Geschäftsbetrieb aufrechterhalten bleibt.

Langfristig muss der Personalbedarf gedeckt werden und zwar im besten Fall so, dass ein effizientes Verhältnis von Umsatz und Personalkosten besteht und die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Hier bietet ein Online Dienstplan, wie Papershift Plan, einen entscheidenden Vorteil: Mitarbeiter können selbst Verfügbarkeiten einstellen oder sich auf konkrete Schichten bewerben. Der Vorgesetzte muss bei der Erstellung des Dienstplans nur noch die Bewerbungen und Verfügbarkeiten sichten, diese genehmigen oder ablehnen und die Mitarbeiter den Schichten zuweisen.

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Langfristig zuverlässig und kurzfristig flexibel Planen

Ihren perfekten Dienstplan können Sie natürlich auch als Vorlage für die Zukunft verwenden. Der Vorteil langfristiger Dienstplanung: Ihre Mitarbeiter können ihr Berufs- und Privatleben besser nach ihren persönlichen Bedürfnissen planen. Dabei muss natürlich gewährleistet sein, dass der Vorgesetzte flexibel auf einen geänderten Personalbedarf, z. B. durch krankheitsbedingte Ausfälle, reagieren kann. Mit Papershift Plan können Sie einfach freie Schichten per Mail an Ihre Mitarbeiter schicken und wer Zeit und Lust hat, kann sich bewerben.

Papershift überwacht fortlaufend die hinterlegten Stundenkonten der Mitarbeiter und aktualisiert sie auf Basis der geplanten Arbeitszeiten. Sie haben so jederzeit die Soll- und Ist-Stunden Ihrer Mitarbeiter im Blick und können Ihr Personal effizient einteilen, ohne die Gefahr, dass Mitarbeiter ihre Soll-Stunden überschreiten (und so bspw. unter die Mindestlohngrenze fallen) oder Küche und Service unterbesetzt sind.

Urlaubsplanung mit Mitarbeiterintegration

Wer hart arbeitet, soll seinen Urlaub auch ohne schlechtes Gewissen oder negative Gefühle genießen können. Für eine entspannte und konfliktfreie Urlaubsplanung ist es hilfreich, wenn Mitarbeiter ihren Urlaub langfristig planen. Mit Papershift Plan können Ihre Mitarbeiter Ihren Urlaub selbst eintragen. Als Vorgesetzter müssen Sie die Anträge nur noch genehmigen.

Damit trotzdem jederzeit gesichert ist, dass der Betrieb aufrechterhalten werden kann, können Sie im Gegenzug frühzeitig Urlaubs-Sperrzeiten veröffentlichen. So ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern Ihren Urlaub fair zu planen und gleichzeitig die individuellen Wünsche und Bedürfnisse zu berücksichtigen.

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Arbeitszeiterfassung mit Papershift Track

Was die Erfassung der Arbeitszeiten angeht, sind die Bedürfnisse der Vorgesetzten und der Angestellten relativ ähnlich: die Zeiterfassung soll einfach, präzise und zuverlässig sein. Papershift Track stellt verschiedene Möglichkeiten bereit, wie Mitarbeiter selbstständig, zuverlässig und genau ihre Arbeitszeiten stempeln und auch einsehen können.

Der Vorteil für die Mitarbeiter: sie besitzen mehr Selbstbestimmungsrecht und Kontrolle und fühlen sich gleichzeitig weniger überwacht. Der Vorteil für den Vorgesetzten: Er hat trotzdem den Überblick über die Zeiterfassung.

Er kann bspw. durch individuell definierte Stempelregeln oder die obligatorische Identifikation der Mitarbeiter bei jedem Stempelvorgang, z. B. per PIN oder Unterschrift, die Zeiterfassung regulieren.

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Außerdem ist die Papershift Stempeluhr-App für Smartphones und andere mobile Endgeräte mit iOS und Android die perfekte Lösung für die mobile Zeiterfassung außer Haus, z. B. für Lieferdienste oder Foodtrucks.

Mitarbeiter-Onboarding mit Papershift HR

Kommt ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen, fällt besonders viel Papierkram an. Oft genug müssen Vorgesetzte oder HR-Mitarbeiter wochenlang Dokumenten hinterherlaufen. Im Gegenzug muss der neue Mitarbeiter neben der neuen Umgebung, den neuen Aufgaben und neuen Kollegen auch noch an seine persönlichen Unterlagen denken.

Mit Papershift HR kann dieser Prozess für beide Parteien stressfreier gestaltet werden. Mit dem Papershift Mitarbeiter Checkin können neue Mitarbeiter den Personalbogen online selbst ausfüllen und ihre persönlichen Dokumente hochladen. So hat der Mitarbeiter jederzeit den Überblick über seine Daten und darüber ob alle relevanten Dokumente vorliegen. Auch hier muss der Vorgesetzte nur prüfen ob alle verlangten Informationen da sind. Dadurch, dass die Dokumente digital in der Papershift Cloud abgelegt werden, sind die Informationen jederzeit von jedem Ort über den online Zugang verfügbar. Außerdem fällt weniger Papierkram an. Unser kostenloser Mitarbeiter-Guide (PDF) unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, sich schnell im System zurecht zu finden.

Fazit

Mitarbeiterintegration in der Personalplanung bietet viele Chancen: mit wenig Aufwand kann die Transparenz im Betrieb erhöht und die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern verbessert werden. Außerdem sparen Sie Zeit und machen die die Personalplanung effizienter. Unsere Erfahrung zeigt, dass alle Beteiligten von diesem Schritt profitieren: Vorgesetzte, Mitarbeiter und natürlich auch die Kunden.

Sie sind neugierig darauf, was Papershift in Ihrem Unternehmen bewirken kann? Auf unserer Website finden Sie Informationen zu unseren Produkten und können alle Papershift Funktionen 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

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