Urlaubsvertretung planen: So gelingt die Organisation

Die Personalplanung obliegt dem Arbeitgeber und somit auch die Planung für die jeweilige Urlaubsvertretung. Demnach müssen sich die Arbeitnehmer nicht damit beschäftigen, wer ihre Aufgaben übernehmen wird.
Urlaubsvertretung planen

Urlaubsvertretung organisieren

Geht ein Arbeitnehmer in den Urlaub, kann das bei seinen Kollegen Mehrarbeit und Chaos verursachen. Im schlimmsten Fall führt eine ersatzlose Abwesenheit eines Mitarbeiters sogar zu gestörten Arbeitsabläufen und unvollendeten Projekten. Aus diesem Grund bietet es sich häufig an, eine qualifizierte Urlaubsvertretung zu organisieren. Diese übernimmt die wichtigsten Aufgaben für den sich im Urlaub befindenden Arbeitnehmer und sorgt so für eine reibungslose Überbrückung.

Wie Urlaubsvertretungen optimal geplant werden und worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei besonders achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wer sorgt für die Urlaubsvertretung?

Da die Personalplanung allein dem Arbeitgeber obliegt, fällt auch die Urlaubsplanung und -vertretung in dessen Aufgabenbereich. Die Arbeitnehmer hingegen müssen sich laut Bundesurlaubsgesetz nicht mit der Frage beschäftigen, wer im Zeitraum ihrer Abwesenheit ihre Aufgaben übernimmt. Stattdessen befugt das Direktionsrecht des Arbeitgebers diesen, für adäquaten Ersatz zu sorgen und die Bedingungen für die Umsetzung zu schaffen.

Warum sollten Mitarbeiter ihre Vertretung in der Urlaubszeit immer mitorganisieren?

Ein Arbeitnehmer ist für seine Urlaubsvertretung nicht selbst verantwortlich. Da er den aktuellen Projektstand und seine Funktion jedoch am allerbesten kennt, eignet er sich auch am ehesten für die Organisation seines Stellvertreters. Zudem werden ihm alle im Büro ihren Dank aussprechen, wenn seine Abwesenheit mit einer rechtzeitigen Anmeldung und einer guter Planung einhergeht. Schließlich kann eine schlechte oder fehlende Organisation schnell zu Mehrarbeit durch die Kollegen und zu chaotischen Verhältnissen im Job führen.

Gut zu wissen: In der Praxis sind Vorgesetzte meist nicht in die Planung der Urlaubsvertretung involviert, da er lediglich die Rahmenbedingungen für den Ablauf bestimmt. Die genauere Umsetzung hängt jedoch von der jeweiligen Branche ab.

Urlaubsvertretung organisieren

Wer ist für eine Urlaubsvertretung geeignet?

Für eine Urlaubsvertretung eignen sich grundsätzlich sowohl alle Mitarbeiter des Unternehmens selbst als auch externe Arbeitnehmer, die beispielsweise über eine Firma für Zeitarbeit vermittelt werden können. Damit ein Arbeitnehmer als Urlaubsvertretung für jemanden einspringt, sollte er im besten Fall bereits mit den Aufgaben des Kollegen vertraut sein und eine ähnliche Qualifikation besitzen. Weniger anspruchsvolle Aufgaben können aber beispielsweise auch von einem Sekretariatsservice oder einer Aushilfe übernommen werden.

Welche Aufgaben muss eine Urlaubsvertretung übernehmen?

Welche Aufgaben auf eine Urlaubsvertretung zukommen, ist nicht pauschal festgelegt und folgt immer aus der individuellen Absprache zwischen ihm und der Person, die er vertritt. Grundlegend geht es darum, die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters zu übernehmen. In welchem Umfang das in der Praxis passiert, hängt von der jeweiligen Situation und der gegebenen Qualifikation bzw. Soft Skills des Vertreters ab.

In welcher Höhe wird eine Urlaubsvertretung vergütet?

Es gibt keine im Arbeitsrecht verankerten Regelungen, die die Höhe der Vergütung einer Vertretung bestimmen. Die Bezahlung steht somit zur freien Vereinbarung zwischen dem Vertreter und dem Arbeitgeber. Es gilt jedoch, dass dem vertretenden Arbeitnehmer genau die Vergütung zusteht, die der Tätigkeit entspricht. Kommt es im Rahmen der Vertretung zu Mehrarbeit (bzgl. der Arbeitszeit oder der Wertigkeit der Tätigkeit), kann der Arbeitnehmer nach § 612 Abs. 1 BGB eine höhere Vergütung verlangen.

Welche Optionen gibt es für die Urlaubsvertretung?

Eine Arbeitskraft, die einen Kollegen während der Urlaubszeit oder einer Krankheit vertritt, kann dessen Aufgaben nie so qualifiziert übernehmen, wie der abwesende Mitarbeiter es selbst könnte. Um dennoch einen bestmöglichen Vertreter einzusetzen, eignen sich mehrere Arten von Kollegen als mögliche Optionen.

Interne Mitarbeiter: Vertretung durch Kollegen

Einen internen Mitarbeiter als Vertreter einzusetzen, ist in den meisten Fällen die sinnvollste Option. Ein firmeneigener Kollege ist bereits mit den Abläufen und Strukturen des Unternehmens vertraut und benötigt daher vergleichsweise wenig Einarbeitung und Hilfe. Gerade dann, wenn ein Arbeitnehmer nur für ein paar Tage oder Wochen seine Koffer packt, stellt es oftmals ein Herausforderung dar, einer externen Person ausreichend mit dem aktuellen Projekt vertraut zu machen. Ein Arbeitskollege aus demselben Büro kann jedoch im Vorfeld vom Team und dem Arbeitnehmer selbst auf die Vertretung vorbereitet werden, sodass die Einstiegshürden minimal ausfallen. Zudem verfügt ein direkter Kollege meist über eine vergleichbare fachliche Qualifikation und eignet sich somit ideal für die vorübergehende Übernahme der wichtigsten Aufgaben.

Externe Mitarbeiter als Urlaubsvertretung

Kann keiner der Kollegen die Vertretung übernehmen, kommt unter Umständen auch ein externer Mitarbeiter dafür infrage. Da entsprechendes Hintergrundwissen und Qualifikationen hier oft fehlen, lässt sich ein externer Mitarbeiter nur für Routine-Arbeiten und leichte Aufgaben einsetzen. Der Betrieb kann sich zum Beispiel an eine Zeitarbeitsfirma oder eine Personalvermittlung wenden, um einen befristeten externen Kollegen zu organisieren. Eine eigenständige Anwerbung eines Vertreters ist mit der Vorbereitung eines Bewerbungsprozesses verbunden und kann eine Menge Zeit und Arbeit kosten.

Einstellung von Werkstudenten, Minijobbern oder Aushilfen

Sind vor allem kleinere Aufgaben zu übernehmen oder handelt es sich um Arbeiten ohne großen Anspruch und benötigtem Vorwissen, können auch Studenten, Aushilfen oder Minijobber als Vertretung ausreichend sein. Zudem lohnt sich je nach Situation auch die Vertretung durch einen Auszubildenden, da dieser gewisse Arbeitsabläufe bereits kennt.

Die Einstellung von Teilzeitkräften und nicht voll ausgebildeten Mitarbeitern hat den Vorteil, dass beim Unternehmen weniger Kosten verursacht werden

Buchung eines Telefonservice bzw. Sekretariatsservice

Können aus finanziellen Gründen keine Mitarbeiter als Vertretung eingestellt werden, gibt es die Möglichkeit, einen Telefon- oder Sekretariatsservice einzurichten. Besonders geeignet ist diese Option dann, wenn die zu übernehmenden Aufgaben hauptsächlich darin bestehen, ans Telefon zu gehen und infolgedessen Informationen weiterzugeben. Der Service kann an vielen Stellen extern gebucht werden und dient bei Bedarf auch als ganzjährige Entlastung und Unterstützung für ein Unternehmen.

Keine Urlaubsvertretung

Eine Urlaubsvertretung kann dem reibungslosen Fortgang der Unternehmensabläufe zuträglich sein und Stress und Mehrarbeit unter den Kollegen vermeiden. In manchen Branchen und Situationen ist eine Vertretung aber auch nicht sinnvoll. So kann für einen renommierten Arzt beispielsweise kaum ein Kollege gefunden werden, der gleichermaßen spezialisiert ist und seine Patienten ohne Weiteres übernehmen kann. Manchmal lohnt es sich daher eher, Termine und Projekte für die Dauer des Urlaubs zu verschieben.

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Arbeitsrecht und Urlaubsvertretung

Welche Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz müssen berücksichtigt werden?

Möchte der Arbeitgeber einen internen Mitarbeiter als Urlaubsvertretung einsetzen, muss er dabei unter anderem die Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz beachten. Sie sollen den eingesetzten Arbeitnehmer vor einer zu hohen Überbelastung schützen. Zu den festgelegten Regeln gehören vor allem diese:

  • es gilt eine maximale tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden (maximal 10 Stunden inkl. Überstunden)
  • bei Arbeitstagen mit 8 Stunden darf nur 6 Tage die Woche gearbeitet werden
  • pro Woche dürfen maximal 12 Überstunden gemacht werden
  • alle Überstunden müssen innerhalb von 24 Wochen wieder abgebaut werden
  • 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben
  • Bei mehr als 6 Stunden Arbeit am Tag müssen 30-Minuten-Pausen eingelegt werden
  • Bei mehr als 9 Stunden Arbeit am Tag müssen 45-Minuten-Pausen eingelegt werden
  • Die Pausen dürfen in mehrere 15-Minuten-Pausen unterteilt werden (Stichwort: Pausenregelungen)

Sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, eine Urlaubsvertretung zu übernehmen?

Das Direktionsrecht des Arbeitgebers gibt ihm die Planungshoheit über den Personaleinsatz. Arbeitnehmer müssen dem Weisungsrecht folgen und ihre Kollegen infolgedessen bei Anordnung auch vertreten. Allerdings ist es Mitarbeitern erlaubt, Mehrarbeit abzulehnen. Die Umbesetzung eines Arbeitnehmers auf einen geringer bezahlten Job ist ebenfalls nicht gestattet, auch wenn sie nur vorübergehend ist.

Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?

Eine Urlaubsvertretung muss für den Vertreter stets zumutbar sein. Konkret bedeutet das, dass der Arbeitnehmer durch die Vertretung nicht über das übliche Maß hinaus eingesetzt werden darf. Es gelten dieselben Gesetze und Betriebsvereinbarungen zum Schutz des Arbeitnehmers, wie bei jedem anderem Arbeitsverhältnis auch.

Wie kann man die Urlaubsvertretung schrittweise organisieren?

Eine längere Abwesenheit ist im Interesse der Firma und der Kollegen gut vorzubereiten und zu planen. In der praktischen Umsetzung sind dabei folgende Schritte einzuhalten.

Schritt 1: Vermeidung von Projekten mit Deadlines in der Urlaubszeit

Gerade während der Ferien sollten wichtige Projektabschlüsse und Deadlines wann immer möglich vermieden werden. Auf diese Weise kann es gelingen, dass die Vertretung ihren Herausforderungen auch gewachsen ist und keine nicht nachzukommende Verantwortung an sie abgegeben wird.

Schritt 2: Verwendung eines firmenübergreifenden Urlaubskalenders

Verfügt das Unternehmen über einen für alle einsehbaren Urlaubsplaner, sind Abwesenheiten im Vorfeld besser planbar.

Schritt 3: Bestimmen eines verantwortlichen Vertreters

Im besten Fall hat jeder Mitarbeiter einen festen Vertreter, der bei Urlaub oder Krankheit immer für ihn einspringt. Damit der entsprechende Ansprechpartner für alle relevanten Mitarbeiter öffentlich erkennbar ist, ist eine diesbezügliche Notiz im Urlaubsplaner von Vorteil.

Schritt 4: Inkenntnissetzen des Vertreters

Trotz festgelegter Urlaubsvertretung sollte der Vertreter sowie die weiteren Kollegen vor Beginn des Urlaubs noch einmal explizit von der Abwesenheit in Kenntnis gesetzt werden. Dies kann beispielsweise über eine entsprechende E-Mail oder einen Hinweis auf dem Schreibtisch erfolgen.

Schritt 5: Organisation der Übergabe

Vor dem Start des Urlaubs sollte eine persönliche Übergabe zwischen dem Arbeitnehmer und seinem Stellvertreter erfolgen. Sie dient dazu, offene Fragen zu klären und alle wichtigen Aufgaben und Projekte explizit an den Kollegen zu weiterzugeben. Ein verbindlicher Termin für die Übergabe ist für einen reibungslosen Ablauf der Urlaubsvertretung elementar.

Übergabe bei der Urlaubsvertretung

Wie kann man die Übergabe bei der Urlaubsvertretung gestalten?

Unabhängig der allgemeinen Handhabung der Urlaubsvertretung im Unternehmen gibt es einige Hinweise, die die konkrete Übergabe an die Vertretung vereinfachen. Zwischen Vertretung und Urlauber sollte idealerweise immer ein Treffen vereinbart werden, welches im Vorfeld des Urlaubs terminiert ist. Hierbei sollten insbesondere folgende Fragen geklärt werden:

  1. Welche Projekte laufen derzeit?
  2. Welche Deadlines müssen von der Vertretung eingehalten werden?
  3. Was gibt es im Details noch zu tun, um die Deadlines einzuhalten und die Projekte abzuschließen?
  4. Wie ist die Dringlichkeit der offenen Projekte sortiert?
  5. Welche Kunden, Partner und sonstige Ansprechpartner sind für die Projekte relevant?
  6. An wen kann sich im Falle von weiteren Fragen und Problemen gewendet werden?
  7. Welche Dokumente müssen der Vertretung zur Verfügung gestellt werden und wo kann er diese finden?
  8. Gibt es noch E-Mail-Adressen, Links, Zugänge etc., die die Vertretung benötigt?
  9. Welche Tipps und Hinweise können dem Vertreter noch behilflich sein?

Um den Übergang in den Urlaub für alle zukünftigen Situationen zu erleichtern, kann es helfen, diese Checkliste an Fragen in einer Tabelle zu dokumentieren. Kommt es zu einer Urlaubsvertretung, lässt sie sich dann leicht ausdrucken, bei Bedarf ausfüllen und dem Kollegen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise wird nichts Relevantes vergessen und der Kollege hat stets alle erforderlichen Informationen parat.

Wie sieht eine Abwesenheitsnachricht aus?

Ist ein Kollege für eine längere Zeit nicht an seinem Schreibtisch, sollte er seinen Mitarbeitern und Kunden eine entsprechende Notiz über seine Abwesenheit hinterlassen. Sie wird bei jeder eintreffenden E-Mail automatisch an den Adressaten zurückgesendet. Die Abwesenheitsnotiz ist für eine bessere Planbarkeit bereits am letzten Tag vor dem Urlaub im genutzen E-Mail Programm zu aktivieren.

Die Nachricht sollte den genauen Zeitraum der Abwesenheit und alle relevanten Infos, die mit dem Urlaub im Zusammenhang stehen, umfassen. Also zum Beispiel, ob eine Vertretung eingesetzt wird und wohin die E-Mails weitergeleitet werden. Alle relevanten Partner, Kunden und Kollegen sollten durch die Abwesenheitsnotiz darüber in Kenntnis gesetzt werden, wer ihr vorübergehender Ansprechpartner für den Zeitraum der Abwesenheit ist. Eine Übersetzung vom Inhalt der E-Mail (insbesondere in Englisch) ist bei einer international agierenden Firma ebenfalls sinnvoll.

Wie planen Arbeitgeber die Urlaubsvertretung?

Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Vorgesetzte verbringen irgendwann ihren Urlaub und benötigen für diese Zeit eine adäquate Vertretung. Hier ist es die Regel, dass der Arbeitgeber seinen Stellvertreter selbst bestimmt und dabei jemanden auswählt, dem er fachlich und persönlich vertraut. Oftmals fällt es in den Aufgabenbereich einer Person, die einen Chef vertritt, wichtige Entscheidungen für ihn zu treffen. Ein Arbeitgeber sollte seinem Vertreter also genau mitteilen, was er wann tun soll und was nicht. Aufgrund der hohen Verantwortung eines Vorgesetzten sollte dieser idealerweise auch in seinem Urlaub erreichbar sein, um bei aufkommenden Fragen und Problemen präsent zu sein.

Unsere Checkliste für die Urlaubsvertretung

Bevor der wohlverdiente Urlaub beginnen kann, gibt es eine Vielzahl an Vorkehrungen zu treffen. Woran Sie auf jeden Fall denken sollten, können Sie in folgender Checkliste nachlesen:

  • Wissen alle Kollegen über Ihre Abwesenheit Bescheid?
  • Ist genau geklärt, welcher Mitarbeiter während Ihrer Abwesenheit für Sie einspringt?
  • Wurden Telefon, Fax und E-Mail auf einen Mitarbeiter umgestellt?
  • Hat Ihr Vertreter Zugang zu allen relevanten Dokumenten, Räumlichkeiten und Tools?
  • Weiß Ihr Vertreter genau, was während Ihrer Abwesenheit zu tun ist?
  • Hat Ihre Vertretung alle erforderlichen Informationen, die er für die Übernahme Ihrer Aufgaben braucht?
  • Hat Ihr Vertreter notwendige Vollmachten von Ihnen erhalten?
  • Ist die Abwesenheitsnotiz aktiv?
  • Gibt es einsehbare Notfallpläne für jedes Worst-Case-Szenario?

Checkliste für die Uraubsvertretung

Warum eine Urlaubsvertretung wichtig ist

Jeder Mitarbeiter sollte seinen Urlaub nur für seine Erholung nutzen und während dieser Zeit nicht mit Arbeitsaufgaben gestört werden. Um dies zu gewährleisten, ist eine gut organisierte Urlaubsvertretung erforderlich. Übernimmt ein Kollege die Aufgaben des Abwesenden und ist mit allen Informationen zu den aktuellen Projekten vertraut, steht sowohl dem verdienten Erholungsurlaub des Mitarbeiters als auch den ungestörten Unternehmensabläufe nichts mehr im Wege.



Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.