Definition Abwesenheitsplan

Der Abwesenheitsplan (siehe auch Urlaubsplan) dient der Planung von Abwesenheiten (z.B. in Form von Dienstreisen, aber auch durch Krankheit) innerhalb eines Unternehmens. Für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens ist es unerlässlich, dass das Management jederzeit weiß, wer als Arbeitskraft zur Verfügung steht und wer nicht. Der Abwesenheitsplanung muss deshalb Informationen darüber enthalten welche Personen abwesend sind, was der Grund der Abwesenheit ist und über welchen Zeitraum die Abwesenheit dauert.

Urlaube und Feiertage lassen sich in der Regel längerfristig einplanen; für kurzfristige Abwesenheiten sollte jedoch stets ein Puffer eingeplant werden. Änderungen in der Abwesenheit müssen vom Abwesenheitsplan möglichst in Echtzeit abgebildet werden: Ein interaktiver Plan, zugeschnitten auf die firmenspezifischen Bedürfnisse, ist dafür ideal.

Der Abwesenheitsplan in der Praxis: Aufbau und Elemente

Selbst wenn aktiv oft mit Monats- oder Wochenansichten gearbeitet wird, muss der Plan für das komplette Kalender- und das Geschäftsjahr alle Daten abbilden können. Nur so zeigen sich Probleme in der Personalausstattung oder der Besetzung einzelner Abteilungen oder Funktionen.
Alle Mitarbeiter der Firma sollten sowohl nach Abteilung als auch alphabetisch ausgegeben werden können (dies ist nicht nur bei größeren Firmen sinnvoll); gerade die Vertretungsfrage lässt sich durch verschiedene Sortierungs- und Ausgabefunktionen leichter beantworten. Wesentlich ist auch, beispielsweise durch farbige Kodierung, den Abwesenheitsgrund abzubilden.

Gründe für Abwesenheiten können beispielsweise folgende sein:

  • Dienstreisen
  • Fortbildung
  • Konferenz- und Messeteilnahmen
  • Krankheit
  • Überstundenabbau
  • Urlaub

Ebenfalls hilfreich ist ein Abwesenheitsplan, der Rückmeldungen liefert, wenn eine kritische Anzahl von Abwesenheiten zu einem bestimmten Termin überschritten wird oder wenn Mitarbeiter, die einander vertreten, gleichzeitig nicht anwesend sein werden, was Arbeitsabläufe der Firma erheblich stören könnte. Gerade für die Geschäftsführung und zeichnungsberechtigte Angestellte ist diese Funktion sinnvoll.

Bei größeren Unternehmen muss im Abwesenheitsplan auf den ersten Blick erkennbar sein, welche der anwesenden Mitarbeiter qualifiziert und zeitlich in der Lage wären, einen ausgefallenen Kollegen zu vertreten. Meldet sich ein Mitarbeiter krank, muss diese Abwesenheit umgehend in die Abwesenheitsplanung eingefügt und allen betroffenen Personen und Abteilungen mit Hinweis auf die Statusänderung zur Verfügung gestellt werden. Damit es keine Doppel- oder Falscheinträge gibt, sollte die Pflege dieses Plans bei einem Verantwortlichen liegen, der dem Management in diesem Bereich direkt zuarbeitet – sei es jemand aus dem Chefsekretariat, der Personal Assistant des Geschäftsführers oder eine Fachkraft aus der Personalabteilung.

Online Abwesenheitsplanung

Eine gute Alternative zum klassischen Abwesenheitsplan stellt ein Online Abwesenheitsplan dar, wie z.B. der Urlaubsplaner von Papershift. Dank der Möglichkeit zur Mitarbeiterintegration, können Mitarbeiter hier selbst Abwesenheiten anlegen, welche von den Vorgesetzten nur noch geprüft und ggf. freigegeben werden müssen. Das erleichtert die Planung, spart Zeit und gibt den Mitarbeiten mehr Freiheit bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten.

Gleichzeitig aktualisiert Papershift fortlaufend das Urlaubskonto der Mitarbeiter. Vorgesetzte haben auch die Möglichkeit sog. „Urlaubssperren“ einzustellen, sodass auch in geschäftigen Zeiten dafür gesorgt ist, dass genügend Personal da ist um den Betrieb aufrecht zu halten.

Mehr zur die Abwesenheitsplanung in Papershift erklärt euch Michael im folgenden Video: