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Was muss man tun, um eine A1-Bescheinigung bei Dienstreisen zu erhalten? Welches sind die ausstellenden Sozialversicherungsträger und ist das Mitführen einer A1-Bescheinigung als Beschäftigter im Ausland wirklich so wichtig? Der Artikel klärt alle wichtigen Fragen rund um die Themen Entsenderecht und A1-Nachweis.
Definition: Was ist eine A1 Bescheinigung?
Die Bescheinigung A1 dient Beschäftigten auf Dienstreise im europäischen Ausland als Nachweis, dass sie in ihrem Heimatland sozialversichert ist. Auf diese Weise fallen keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge an. Besagte Bescheinigung gilt für die Dauer des Auslandseinsatzes, höchstens aber für einen Zeitraum von 24 Monaten. Sie gilt innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz.
Gut zu wissen: Arbeitnehmer, die das Bestehen einer Sozialversicherung im Einsatzland nicht vorweisen können, müssen mit Bußgeldern rechnen und unter Umständen sogar ihre Arbeit niederlegen.
Wann ist eine A1 Bescheinigung erforderlich?
Bescheinigung A1 im EU-Ausland
Benötigt wird die A1-Bescheinigung auf allen dienstlichen Einsätzen in der EU, dem EWR und der Schweiz. Dabei spielen die Art und Dauer des Einsatzes im anderen Land keine Rolle. Die A1-Nachweis-Pflicht gilt also für folgende Länder:
- Belgien
- Bulgarien
- Dänemark
- Estland
- Finnland
- Frankreich
- Griechenland
- Irland
- Island
- Italien
- Kroatien
- Lettland
- Liechtenstein
- Litauen
- Luxemburg
- Malta
- Niederlande
- Norwegen
- Österreich
- Polen
- Portugal
- Rumänien
- Schweden
- Schweiz
- Slowakei
- Slowenien
- Spanien
- Tschechien
- Ungarn
- Vereinigtes Königreich
- Zypern
Arbeiten im nicht europäischen Ausland
Hier kommt es darauf an, ob Deutschland mit dem betreffenden Statt ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat (z. B. USA oder China). In diesem Fall ist eine andere Entsendebescheinigung nötig. Diese wird von der Krankenkasse ausgestellt, an die die Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden. Personen, die ihre Beiträge nicht an eine Krankenkasse zahlen (z. B. Beamte und Selbständige), erhalten die Bescheinigung vom Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund).
Keine Entsendebescheinigungen braucht man für das „vertragslose Ausland“, also Länder wie beispielsweise Mexiko. Für Arbeitgeber heißt das, dass sie im Rahmen ihrer Melde- und Beitragspflichten selbst prüfen müssen, ob die deutschen Rechtsvorschriften bei vorübergehender Beschäftigung vorliegen. Ist er sich nicht sicher, kann er von der jeweiligen Einzugsstelle (Krankenkasse) eine Entscheidung verlangen, ob es sich um eine Entsendung handelt oder nicht. Diese Entscheidung können zum Beispiel auch Beamte einfordern beziehungsweise alle Personen, die nicht gesetzlich krankenversichert sind.
A1 Bescheinigung beantragen
Wer muss eine A1 Bescheinigung beantragen?
Der Antrag für eine A1-Bescheinigung ist vom Arbeitgeber für den jeweiligen Beschäftigen einzureichen. Er wird beim zuständigen Sozialversicherungsträger gestellt. Um welchen es sich dabei handelt, hängt von der Versicherungsart des Beschäftigten ab. Seit dem 1. Januar 2021 gilt diese Regelung auch für Beamte sowie für Beamten gleichgestellte Personen.
Wie schnell bekommt man eine A1 Bescheinigung?
Seit dem Jahr 2019 erfolgt der A1-Antrag auf elektronischem Wege. Hilfestellung erhalten Arbeitgeber dabei durch ein geeignetes Entgeltabrechnungsprogramm oder aber über die Anwendung sv.net. Auf der Webseite lassen sich Formulare wie Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einfach elektronisch übermitteln. Anschließend geht der Antrag an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, wird die A1-Bescheinigung online zugestellt.
Viele Arbeitgeber fragen sich, was zu tun ist, wenn der A1-Nachweis in kurzfristigen Fällen noch nicht ausgestellt wurde. Seit Beginn 2020 haben Arbeitgeber dann die Möglichkeit, die Antragsbestätigung ausdrucken und dem Beschäftigten mitzugeben. Dieser Antragsnachweis liegt sofort nach der Antragstellung vor und dient der Dokumentation des Antrags.
Bei Papieranträgen von Selbständigen sollte eine Kopie des aktuellen Antrags auf Ausstellung der A1-Bescheinigung mitgeführt werden. Bei einer Entsendung nach Österreich empfiehlt es sich, zusätzlich einen Nachweis über die Anmeldung zur Sozialversicherung in Deutschland mitzunehmen. Das kann auch eine frühere A1-Bescheinigung sein.
Was passiert ohne A1 Bescheinigung?
Wer prüft die A1 Bescheinigung?
Die Kontrollen finden vor allem bei Messen, Seminaren, Flughäfen oder in Hotels statt.
Die A1-Bescheinigung weist nach, dass während einer Entsendung das Sozialversicherungsrecht des Entsendelandes weiter gilt.
Wenn das Bestehen einer Sozialversicherungspflicht im Einsatzland nicht nachgewiesen werden kann, unterliegen Arbeitnehmer grundsätzlich den im Ausland geltenden Rechtsvorschriften. Arbeitgeber können beispielsweise zur zusätzlichen Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen herangezogen werden.
Unter Umständen führt der fehlende Nachweis dazu, dass der Arbeitnehmer sofort die Arbeit niederlegen muss oder erst gar nicht Zutritt zu einem Gelände erhält. Auch über die sofortige Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen wird berichtet. Einige Länder wie Frankreich und Österreich haben ihre Kontrollen massiv ausgeweitet.
In einzelnen Ländern wird der Nachweis als Teil der arbeitsrechtlichen Meldepflicht angesehen und es drohen zusätzlich Bußgelder.
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Exkurs: Regelungen im DACH-Raum
A1 Bescheinigung in Österreich
„Die Antwort lautet in diesem Fall: Grundsätzlich ja, und zwar insbesondere in Österreich aufgrund besonderer nationaler Vorgaben neben der EU-Verordnung. Hier wird die A1-Bescheinigung regelmäßig kontrolliert“, sagt Rechtsanwalt Michael R. Fausel, dessen Kanzlei Arbeitgeber in Fragen des Entsenderechts berät. (Quelle: Techniker Krankenkasse)
Laut dem österreichischen Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) muss jede Entsendung oder Überlassung bei den Behörden gemeldet werden (§ 19 LSD-BG). Außerdem ist die Bescheinigung A1 oder E101 bereitzuhalten – zusammen mit anderen Unterlagen. Bei Verstößen drohen Strafen, die sich auf 500 bis 5.000 Euro pro Arbeitnehmer belaufen, im Wiederholungsfall auf 1.000 bis 20.000 Euro (§ 26 LSD-BG).
A1 Bescheinigung in der Schweiz
Schweiz und EU haben vereinbart, dass im Bereich der sozialen Sicherheit jeweils die Rechtsvorschriften nur eines Staates gelten sollen. Welche das sind, bestimmt sich im Wesentlichen nach den Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004. Die Verordnung (EG) 987/2009 enthält ergänzende Durchführungsbestimmungen.
Grundsätzlich gelten die Rechtsvorschriften des Staates – Schweiz oder EU-Mitgliedstaat – in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen.
Die Regelungen gelten für Schweizer und Unionsbürger sowie für Flüchtlinge und Staatenlose, die in einem der Vertragsstaaten wohnen.
Anwendungsausnahmen
Entsendung zwischen Schweiz und EU
Wird ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber vorübergehend zur Arbeitsausführung in einen anderen Vertragsstaat entsandt, so ändert sich der Beschäftigungsort. Das anzuwendende Sozialversicherungsrecht ändert sich ausnahmsweise nicht, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:
- voraussichtliche Entsendedauer beträgt nicht mehr als 24 Monate
- arbeitsrechtliche Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bleibt bestehen
- nennenswerte Tätigkeit des Arbeitgebers im Niederlassungsstaat
- keine Ablösung einer anderen Person
Bescheinigung A1: So behalten Sie alles im Griff
Das Vorgehen bei der Beantragung lautet wie folgt:
- Merkblatt zum entsprechenden Land auf der Website der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (www.dvka.de) auswählen.
- Bescheinigung A1 downloaden.
- Entweder selbständig ausfüllen oder zusammen mit dem zuständigen Sozialversicherungsträger (bspw. der Krankenkasse).
- Das ausgefüllte Formular weiterleiten an die gesetzliche Krankenkasse der/des Versicherten oder, an die gesetzliche Rentenversicherung, wenn keine gesetzliche Krankenversicherung vorliegt.
- Hinweis: Rechtzeitig mit dem Sozialversicherungsträger in Verbindung setzen und die Dauer der Bearbeitungszeit erfragen!
Wichtig: Die Beantragung der A1-Bescheinigung darf seit dem 01. Juli 2019 grundsätzlich nur noch in elektronischer Form erfolgen.
