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Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) Definition
Um den Leistungsanspruch und Versicherungsschutz von Mitarbeitern sicherzustellen, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter korrekt beim zuständigen Träger der Sozialversicherung an- und abzumelden. Die Weiterleitung der notwendigen Mitarbeiterdaten erfolgt im Zuge des Meldeverfahrens nach DEÜV, welches die Kommunikation zwischen Unternehmen, Krankenkassen, Rentenversicherungen sowie der Bundesagentur für Arbeit regelt. Die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung legt dabei fest, wie die sozialversicherungsrelevanten Daten der Mitarbeiter innerhalb des Betriebs erfasst und übermittelt werden müssen. Zudem wird in der Verordnung auch bestimmt, zu welcher Zeit die Meldungen zu erstellen sind. In diesem Zusammenhang wurde das Meldeverfahren zur Sozialversicherung mit 1. Januar 2017 grundlegend verändert. Die zur Meldung notwendigen Daten werden nunmehr ausschließlich verschlüsselt auf elektronischem Weg versendet.
Um den geforderten gesetzlichen Regelungen zu entsprechen, muss für jeden Mitarbeiter ein Tätigkeitsschlüssel bestimmt werden. Dieser neunstellige nummerische Code setzt sich aus unterschiedlichen Daten zusammen, wie beispielsweise:
- Schulbildung und berufliche Ausbildung
- Ausgeübte Tätigkeit
- Arbeitnehmerüberlassung
- Vertragsform
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung in der Praxis
Um den geltenden Bestimmungen gerecht zu werden, müssen die gesetzlichen Fristen für die Anmeldung und Abmeldung der Mitarbeiter eingehalten werden. Zur Meldung besitzt jedes Unternehmen eine eindeutig identifizierbare Betriebsnummer der Datenannahmestelle sowie eine Mitgliedsnummer und eine Einstufung in einen sogenannten Gefahrentarif. Der Gefahrentarif richtet sich grundsätzlich nach dem Gefährdungsrisiko, wobei für ein Unternehmen auch mehrere Gefahrentarife gelten können. Das ist auch der Grund dafür, warum ein Abteilungswechsel eines Mitarbeiters innerhalb eines Abrechnungszeitraums gemeldet werden muss. Zudem sind auch die Gründe zur An- und Abmeldung gesetzlich festgelegt und durch eine zweistellige Zahl anzugeben. Zu den Meldegründen zählen beispielsweise:
- Beschäftigungsbeginn
- Wechsel der Krankenkasse oder der Beitragsgruppe
- Sonstige Gründe
Unterbricht ein Arbeitnehmer aufgrund von Elternzeit, Mutterschutz, Pflegezeit oder eines Sabbaticals sein Arbeitsverhältnis, so muss dies ebenfalls gemeldet werden. Zudem ist auch das Ende einer Beschäftigung gemäß DEÜV meldungspflichtig. Meldegründe für eine Abmeldung sind in diesem Zusammenhang beispielsweise:
- Das Ende des Beschäftigungsverhältnisse
- Eine Arbeitsunterbrechung von mehr als einem Monat
- Die Abmeldung aufgrund des Todes des Mitarbeiters
Nach der Meldung der relevanten Daten erfolgt eine Prüfung bei der Einzugsstelle. Diese überprüft, ob die übermittelten Daten mit den vorliegenden Bestandsdaten übereinstimmen. Bei Unstimmigkeiten können die Werte in Abstimmung mit dem Arbeitgeber korrigiert werden. Das Unternehmen erhält dann eine elektronische Rückmeldung, in welcher die vorgenommenen Änderungen ersichtlich sind, wobei die Meldung nach der Korrektur weder storniert noch erneut an die Einzugsstelle übermittelt werden muss.