In nahezu allen Unternehmen kommt es regelmäßig vor, dass Dienstreisen zu Kunden oder auch potenziellen Kunden unternommen werden müssen. Solche Dienstreisen sind natürlich auch mit gewissen finanziellen Auslagen als Reisekosten verbunden, wie beispielsweise Übernachtungskosten und Fahrtkosten verbunden. Damit diese Kosten nicht vom Arbeitnehmer getragen werden müssen, gibt es die Abrechnung über die Spesenabrechnung.

Erfahren Sie im Artikel mehr zur Definition und Funktionsweise der Spesenabrechnung in Unternehmen.

Spesenabrechnung bei Dienstreisen

Definition: Was ist eine Spesenabrechnung?

Die Spesenabrechnung bietet im Außendienst tätigen Mitarbeitern von Unternehmen die Möglichkeit, Auslagen während einer Dienstreise nicht aus der eigenen Tasche bezahlen zu müssen. Somit ist die Spesenabrechnung ein Instrument, welches auch zur Verbesserung des Betriebsklimas in einem Unternehmen beitragen kann.

Arbeitsrecht und Spesenabrechnung

Nur dann, wenn eine Spesenabrechnung korrekt, lückenlos und vollständig erstellt wurde, werden auch sämtliche Auslagen durch den Arbeitgeber erstattet. In vielen Unternehmen sind darüber hinaus gewisse Details für korrekte Spesenabrechnungen in Betriebsvereinbarungen festgelegt. Diese Betriebsvereinbarungen lehnen sich an die jeweils gültigen Tarifverträge an, innerhalb deren gesetzlicher Vorgaben sie sich bewegen müssen.

Wer hat das Recht Spesen abzurechnen?

Spesen können sowohl angestellte Außendienstmitarbeiter von Unternehmen für dienstliche Fahrten außer Haus als auch Selbstständige abrechnen.

Angestellte Außendienstmitarbeiter, welche dienstlich außer Haus für ihr Unternehmen tätig werden, rechnen ihre Spesen in der Regel über vorgedruckte Formulare des jeweiligen Unternehmens als Spesenabrechnung ab.

Selbstständige haben darüber hinaus die Möglichkeit, ihre Spesen als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung zur Einkommenssteuer abzurechnen.

Für beide Personenkreise ist jedoch für eine korrekte Spesenabrechnung ein sorgfältig geführtes Belegmanagement Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf ohne Ablehnungen der Spesen durch das Finanzamt.

Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung dient zur Aufstellung und Auflistung sämtlicher Kosten, welche im Zusammenhang mit einer durchgeführten Dienstreise entstanden sind.

  • Beförderungskosten: Aufwendungen für Beförderungsmittel sind sämtliche Einzelkosten, welche im Rahmen einer Dienstreise als Auslagen anfallen können. Solche Auslagen können Flugtickets, Kosten für Taxifahrten, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder auch Benzinkosten bei Fahrten mit privatem Pkw sein.

Bei Verwendung von dienstlichen Fahrzeugen des Unternehmens können außerdem keine Beförderungskosten als Auslagen in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.

  • Übernachtungskosten: Auslagen für Übernachtung fallen an bei Einquartierung in einem Hotel, einer Mietwohnung oder einer sonstigen Unterkunft.
  • Verpflegungsmehraufwand: Aufwendungen bezüglich Verpflegung umfassen sämtliche Kosten für Speisen und Getränke sowohl für die Dauer der dienstlichen Abwesenheit als auch für An- und Abreisetag.
  • Nebenkosten: Aufwendungen dieser Art entstehen beispielsweise für Eintrittskarten, die für dienstlich bedingte Teilnahme an Messen oder sonstigen dienstlichen Veranstaltungen erforderlich sind. Hierzu zählen auch Kosten für Telefonate, Internetzugang und Parkgebühren.

Spesenabrechnung mit Hilfe von Pauschalen

Bei Benutzung von Privatfahrzeugen für Dienstreisen wird eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer zugrundgelegt.

Die Abrechnung über Kilometerpauschale ist eine einfache und überschaubare Methode, welche jedoch nur für Fahrten mit dem Pkw gilt. Bei Fahrten mit dem Moped oder Motorrad beträgt der Kilometerpauschalsatz für die Reisekostenabrechnung außerdem 20 Cent. Wird die Fahrtstrecke mit dem Fahrrad zurückgelegt, entfällt die Kilometerpauschale ganz. Es kann dann keine Reisekostenabrechnung erstellt werden.

Überblick zu Pauschalbeträgen

Beim Verpflegungsmehraufwand in der Spesenabrechnung müssen folgende Kriterien bezüglich der Dauer der Reise berücksichtigt werden:

  • Die Reise muss länger als 8 Stunden andauern. Beträgt die Reisezeit weniger als 8 Stunden, entfällt auch jegliche Verpflegungspauschale.
  • Bei einer dienstlichen Abwesenheit zwischen 8 Stunden und 24 Stunden beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro.
  • Bei einer dienstlichen Abwesenheit ab 24 Stunden beträgt die tägliche Verpflegungspauschale 28 Euro.
  • Beträgt die Reisedauer weniger als 8 Stunden, können trotzdem 14 Euro als Spesen abgerechnet werden, wenn die Reise in der Nacht stattfindet.

Spesenabrechnung mit Hilfe von tatsächlich entstandenen Kosten

Die tatsächlich angefallenen Kosten werden durch Eintragungen sämtlicher dienstlich gefahrener Kilometer in ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch schriftlich festgehalten. Sämtliche damit verbundenen Kosten müssen für die Spesenabrechnung genau dokumentiert werden.

Eine andere Abrechnungsmethode definiert sich über einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz. Auch bei dieser Abrechnungsmethode muss ein Fahrtenbuch geführt werden, in welchem sämtliche dienstliche Fahrten schriftlich dokumentiert werden. Hierbei werden die tatsächlich angefallenen Kosten wie Steuer, Versicherung, Benzin, Abschreibung exakt über einen Abrechnungszeitraum von stets 12 Monaten für die Reisekostenabrechnung abgerechnet.

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Welche Besonderheiten gibt es bei der Spesenabrechnung?

Bei dienstlich anstehenden Geschäftsreisen ins Ausland werden vom Gesetzgeber die Pauschalsätze für die jeweiligen Spesenabrechnungen separat für jedes Land festgelegt. Hierbei kann es mitunter sogar vorkommen, dass für manche Länder noch mal unterschiedliche Pauschalsätze für einzelne Städte festgelegt sind.

Im Internet sind diese Pauschalsätze für Spesenabrechnungen in Tabellen zusammengestellt, wobei die Kriterien nach drei Spalten in folgender Weise zusammengefasst sind:

  • Dienstliche Abwesenheit pro Kalendertag von mindestens 24 Stunden
  • Für An- und Abreisetag bei dienstlicher Abwesenheit von mehr als 8 Stunden pro Kalendertag
  • Pauschalvergütung für Übernachtungskosten

Beispielhafte Spesenabrechnung – so geht’s

Einen Überblick über die Spesenpauschalen, welche bei einer Spesenabrechnung zu beachten sind, zeigt die folgende Übersicht:

  • Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 14,00 €
  • Abwesenheit über 24 Stunden: 28,00 €
  • Übernachtungskosten: 20,00 €
  • 20 % Kürzung für Frühstück: 5,60 €
  • Kürzungen für Mittag- und Abendessen: 11,20 € jeweils

Mitarbeiter Frank tritt von Montag bis Donnerstag eine Dienstreise für seinen Arbeitgeber an. Montag ist der Anreisetag und Donnerstag der Abreisetag. Folglich werden diese beiden Tage als Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden gewertet. Die vollen Arbeitstage am Dienstag und Mittwoch werden als Abwesenheit über 24 Stunden gewertet. Gemäß der Dauer seiner Geschäftsreise sind darüber hinaus die Übernachtungskosten von 3 Nächten abzurechnen. Somit ergibt sich folgende Rechnung:

28,00 € + 56,00 € + 60,00 € = 144,00 €

Alle Angaben sind darüber hinaus als Voraussetzung für Spesen bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands zu verstehen.

Steuererklärung und Spesenabrechnung

Für den Fall, dass der Arbeitgeber nach durchgeführten Dienstreisen Mehraufwendungen für Verpflegung nicht in Form einer Reisekostenabrechnung erstattet, hat der betroffene Arbeitnehmer immer noch die Möglichkeit, solche Auslagen in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.

Entscheidend für eine erfolgreiche Erstattung dieser Werbungskosten durch das Finanzamt ist somit eine lückenlose Vorlage von Belegen über die entstandenen Mehraufwendungen.

Fazit

Die Spesenabrechnung gibt sowohl angestellten Außendienstmitarbeitern als auch Selbstständigen und Freiberuflern die Möglichkeit, ihre Reisekosten nebst Verpflegungsmehraufwand abzurechnen. Während angestellte Außendienstmitarbeiter ihre Spesenabrechnung in der Regel über vorgedruckte Formulare der jeweiligen Unternehmen abrechnen, geschieht dies bei Selbstständigen und Freiberuflern über die alljährliche Steuererklärung in Form von Werbungskosten. Somit hat ein größerer Personenkreis die Möglichkeit, bei anstehenden Dienstreisen seine Reisekosten abzurechnen und bekommt sämtliche Auslagen zurückerstattet.

Besonders bei dienstlichen Auslandsreisen sind die vom Bundesfinanzministerium als Gesetzgeber vorgegebenen Pauschalsätze für die jeweiligen Zielländer, welche angesteuert werden, zu beachten.

Insgesamt gesehen bedeutet die Spesenabrechnung für den betroffenen Personenkreis, welcher sie in Anspruch nimmt, eine vereinfachte Form der Rückerstattung von im Voraus geleisteten Auslagen für Geschäftsreisen.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.