Question 1

Was ist ein Dienstplan?

Accepted Answer

Die Grundlage der Personaleinsatzplanung stellt der Dienstplan dar. Er gilt als Planungswerkzeug der Personalverwaltung und ist für die räumliche und zeitliche Einteilung der Arbeitnehmer zuständig. Somit kann der quantitative und qualitative Personalbedarf übersichtlich dargestellt werden, sodass keine Lücken oder Doppelbelegungen auftreten. Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen sind somit in der Lage, die Arbeitszeiten zu kontrollieren und zu überblicken. Darüber hinaus werden Urlaubszeiten, Abwesenheiten und Ruhepausen klar definiert, um im Sinne der gesetzlichen Vorgaben zu handeln. Denn die Bundesrepublik Deutschland gibt klare Regelungen für den Schutz der Arbeiter vor. 

Der Dienstplan ist jedoch nicht nur ein wichtiges Tool für Führungspersonen und Vorgesetzte, sondern auch Mitarbeiter profitieren von dem Dienstplan. So können Missverständnisse und Unklarheiten vermieden sowie eigene Wünsche berücksichtigt werden. Durch einen zeit- und ortsunabhängigen Planer können die Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten zudem immer eingesehen werden und tragen somit zur Präzision und Effektivität des Betriebs bei.

Question 2

Was beinhaltet ein Dienstplan?

Accepted Answer

Mit der Verwendung eines Dienstplans wird die Einsatzplanung verschriftlicht, kontrolliert und präsentiert. Es können verschiedene Arbeitsbereiche definiert werden, um eine bessere Übersicht zu behalten. In Krankenhäusern können somit beispielsweise die Arbeitszeiten der Krankenschwestern und Pfleger, der Ärzte, des Reinigungsteam und der Empfangsmitarbeiter separiert betrachtet werden. Darüber hinaus ist es möglich, den Dienstplan in Schichten zu untergliedern. Dementsprechend fungiert der Dienstplan als Instrument, um Aufschluss über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu geben. Darüber hinaus können auch Pausen, Ruhezeiten, Abwesenheiten und Urlaubstage implementiert werden. Die Führungskräfte, Vorgesetzten und Ersteller des Dienstplanes sind somit in der Lage, den organisatorischen Anforderungen des Personaleinsatzes gerecht zu werden und den Personalbedarf zu jedem Zeitpunkt abschätzen zu können. Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen Rahmendienstplänen, welche allgemeine und abstrakte Kriterien abbilden und konkreten Dienstplänen. Diese geben genaue, aufs Unternehmen zugeschnittene Angaben für einen Wochen- oder Monatszeitraum.

Question 3

Wie erstelle ich einen Dienstplan?

Accepted Answer

In der Regel werden Dienstpläne in Tabellenform angelegt. Das birgt den Vorteil, dass nach Tagen und Uhrzeiten untergliedert werden kann und somit ein übersichtliches und leicht lesbares Dokument zustande kommt. Es empfiehlt sich, den Dienstplan zunächst nach Arbeitsbereichen und Abteilungen aufzuteilen. So können Missverständnisse und Fehleintragungen vermieden werden. Geht der eigene Betrieb nach einem Schichtsystem vor, können diese ebenfalls ohne Probleme in die Tabelle implementiert werden. Im Anschluss daran werden die Mitarbeiter in die einzelnen Sparten eingetragen. Die Notiz sollte Vor- und Nachname, Aufgabenbereich und Qualifikationen des Angestellten beinhalten. Weiterhin ist es wichtig, dass Arbeitsbeginn und -ende klar definiert werden. 

Der Vorteil einer Software liegt darin, dass viele dieser Prozesse bereits automatisiert ablaufen. Zudem können Sollarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen und Abwesenheiten berücksichtigt werden. Bei der manuellen Eingabe werden nämlich gerne wichtige Informationen übersehen und Fehler schleichen sich ein. Zusätzlich können die Eingaben übernommen und auf dem nächsten Plan angewandt werden.

Question 4

Was muss man beim Erstellen des Dienstplans beachten?

Accepted Answer

Der Dienstplan geht auf das Weisungsrecht des Arbeitgebers § 106 Satz 1 GewO zurück, welches besagt, dass der Arbeitgeber - unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen - bestimmt, wann die geschuldete Arbeitsleistung des Angestellten zu verrichten ist. Bei der Erstellung des Dienstplans müssen allerdings Rechtsvorschriften berücksichtigt werden, welche die Interessen des Arbeitnehmers schützen sollen. So muss sich der Arbeitgeber beispielsweise an der Höchstarbeitszeit orientieren und den Angestellten Pausen, Ruhezeiten und Urlaube bewilligen. Darüber hinaus müssen auch Maßnahmen zum Schutz besonderer Personengruppen beachtet werden. Jugendliche dürfen eine bestimmte Tagesarbeitszeit und Wochenstundenanzahl nicht überschreiten. Außerdem ist der Zeitraum der zu leistenden Arbeit auf ein vorgegebenes Zeitfenster beschränkt. 

Weiterhin muss der Dienstplan leicht und verständlich dargestellt sein. Nachträgliche Modifizierungen sind deutlich hervorzuheben, um Problemen und Missverständnissen vorzubeugen. Diese und alle weiteren Eintragungen müssen vor der geltenden Meldefrist an die Mitarbeiter geschickt werden. Wichtig ist auch zu wissen, dass der Betriebsrat die Befugnis besitzt, Änderungen des Dienstplanes zu bewirken.

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