Dienstplan erstellen – einfach und online

 

Mit Papershift online den Dienstplan erstellen & Arbeitszeiten erfassen

Jetzt kostenlos starten Live Demo vereinbaren

Jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

 

Dienstpläne online erstellen: So einfach geht’s

Erfahre in diesem Video wie man die Dienstplanung in 5 Minuten erledigt

Bereiche definieren

Mit Papershift erstellen Sie Schichtpläne für Ihren gesamten Betrieb. Damit Sie immer den Überblick behalten, definieren Sie in Papershift zunächst Ihre vorhandenen Arbeitsbereiche. Später fügen Sie diesen Mitarbeiter und Schichten hinzu – die Erstellung des Schichtplans kann beginnen.

Damit alles übersichtlich bleibt, haben Sie nicht nur die Möglichkeit sich alle Arbeitsbereiche anzuschauen – Sie können auch jederzeit in die Detailansicht eines Arbeitsbereichs wechseln.

Dienstplan erstellen dann Wochenansicht ausgeben

Schichten und Bedarfe anlegen

Die Grundlage beim Erstellen eines Dienstplans sind immer die Bedarfe. Mit dem Erstellen von Schichten definiert man wie Bedarfe in den jeweiligen Arbeitsbereichen an den verschiedenen Tagen aussehen. Zusätzlich können ganz einfach Zusatzinformationen hinterlegt werden, die den Mitarbeitern als Info zur Verfügung stehen.

Video: Schichten erstellen

Jetzt kostenlose Online Demo ansehen

In einem 15 Minuten Online Seminar zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen mit Papershift abbilden.




Kostenlose Demo ansehen

Bedarf an Mitarbeitern

Die Anzahl an Mitarbeiter die in der Schicht benötigt werden

Wiederholungen

Schichtwiederholungen hinterlegen

Notizen

Jeder Schicht Notizen hinzufügen

Schlagworte

Schichten mehr Kontext geben mit Schlagworten

Dienstplan mit Mitarbeitern belegen

Sobald die Bedarfe über die Schichten erstellt wurden, müssen nun Mitarbeiter auf diese Schichten belegt werden. Dafür werden die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter benötigt, welche über eine Vielzahl an Möglichkeiten abgefragt werden können.

Die Papershift Dienstplan-App bietet zudem die Möglichkeit Mitarbeiter einfach die Abläufe zu integrieren.

Video: Dienstplan belegen

Dienstplan erstellen

Dienstplan veröffentlichen

Am Ende bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie den Dienstplan herunterladen und Ihren Mitarbeitern per Ausdruck zur Verfügung stellen oder ob Sie Ihre Mitarbeiter einfach in das Papershift-System einladen. So können Ihre Mitarbeiter jederzeit und von überall auf den aktuellen Schichtplan zugreifen. In Papershift gibt es viele verschieden Möglichkeiten den Dienstplan zu versenden. Die Zeiten, in denen Sie Dienstpläne mit Excel erstellten und sich in mühevoller Kleinstarbeit Ihre eigene Dienstplanvorlage basteln mussten sind nun hoffentlich vorbei. Viel Spaß beim Erstellen Ihres Dienstplans mit Papershift.

Jetzt kostenlos starten

Mit Dienstplan erstellen vorlage

Mitarbeiter integrieren

Laden Sie Mitarbeiter ins System ein und erleichtern Sie die Kommunikation


Schichtbewerbungen erlauben

Bewerbungen auf offene Schichten

Video: Schichtbewerbungen

Verfügbarkeiten abfragen

Verfügbarkeiten von Mitarbeitern

Video: Verfügbarkeiten

Rollierende Modelle

Rollierende Arbeitszeitmodelle

Video: Arbeitszeitmodelle

Selbsteinteiler erlauben

Sich selbst einteilen

Video: Selbsteinteiler

Eigene Arbeitzeiten erlauben

Arbeitszeit selbst wählen

Video: Selbsteinteiler

Abwesenheiten anlegen

Urlaube von Mitarbeitern

Video: Abwesenheiten

Tausende Nutzer vertrauen Papershift
  • ABB
  • ALDI
  • Subway

Häufig gestellte Fragen zum Dienstplan erstellen

Was ist ein Dienstplan?

Die Grundlage der Personaleinsatzplanung stellt der Dienstplan dar. Er gilt als Planungswerkzeug der Personalverwaltung und ist für die räumliche und zeitliche Einteilung der Arbeitnehmer zuständig. Somit kann der quantitative und qualitative Personalbedarf übersichtlich dargestellt werden, sodass keine Lücken oder Doppelbelegungen auftreten. Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen sind somit in der Lage, die Arbeitszeiten zu kontrollieren und zu überblicken. Darüber hinaus werden Urlaubszeiten, Abwesenheiten und Ruhepausen klar definiert, um im Sinne der gesetzlichen Vorgaben zu handeln. Denn die Bundesrepublik Deutschland gibt klare Regelungen für den Schutz der Arbeiter vor.

Der Dienstplan ist jedoch nicht nur ein wichtiges Tool für Führungspersonen und Vorgesetzte, sondern auch Mitarbeiter profitieren von dem Dienstplan. So können Missverständnisse und Unklarheiten vermieden werden und eigene Wünsche berücksichtigt werden. Durch einen zeit- und ortsunabhängigen Planer können die Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten zudem immer eingesehen werden und tragen somit zur Präzision und Effektivität des Betriebs bei.

Was beinhaltet ein Dienstplan?

Mit der Verwendung eines Dienstplans wird die Einsatzplanung verschriftlicht, kontrolliert und präsentiert. Es können verschiedene Arbeitsbereiche definiert werden, um eine bessere Übersicht zu behalten.

In Krankenhäusern können somit beispielsweise die Arbeitszeiten der Krankenschwestern und Pfleger, der Ärzte, des Putztrupps und der Empfangsmitarbeiter separiert betrachtet werden. Darüber hinaus ist es möglich, den Dienstplan in Schichten zu untergliedern. Dementsprechend fungiert der Dienstplan als Instrument, um Aufschluss über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu geben. Darüber hinaus können jedoch auch Pausen, Ruhezeiten, Abwesenheiten und Urlaubstage implementiert werden. Die Führungskräfte, Vorgesetzten und Ersteller des Dienstplanes sind somit in der Lage, den organisatorischen Anforderungen des Personaleinsatzes gerecht zu werden und den Personalbedarf zu jedem Zeitpunkt abschätzen zu können.

Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen Rahmendienstplänen, welche allgemeine und abstrakte Kriterien abbilden und konkreten Dienstplänen. Diese geben genaue, aufs Unternehmen zugeschnittene Angaben für einen Wochen- oder Monatszeitraum.

Wie erstelle ich einen Dienstplan?

In der Regel werden Dienstpläne in Tabellenform angelegt. Das birgt den Vorteil, dass nach Tagen und Uhrzeiten untergliedert werden kann und somit ein übersichtliches und leicht lesbares Dokument zustande kommt. Es empfiehlt sich, den Dienstplan zunächst nach Arbeitsbereichen und Abteilungen aufzuteilen. So können Missverständnisse und Fehleintragungen vermieden werden. Geht der eigene Betrieb nach einem Schichtsystem vor, können diese ebenfalls ohne Probleme in die Tabelle implementiert werden. Im Anschluss daran werden die Mitarbeiter in die einzelnen Sparten eingetragen. Die Notiz sollte Vor- und Nachname, Aufgabenbereich und Qualifikationen des Angestellten beinhalten. Weiterhin ist es wichtig, dass Arbeitsbeginn und -ende klar definiert werden.

Der Vorteil einer Software liegt darin, dass viele dieser Prozesse bereits automatisiert ablaufen. Zudem können Sollarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen und Abwesenheiten berücksichtigt werden. Bei der manuellen Eingabe werden nämlich gerne wichtige Informationen übersehen und Fehler schleichen sich ein. Zudem können die Eingaben übernommen werden und auf dem nächsten Plan angewandt werden.

Was muss man beim Erstellen des Dienstplans beachten?

Der Dienstplan geht auf das Weisungsrecht des Arbeitgebers § 106 Satz 1 GewO zurück, welches besagt, dass der Arbeitgeber – unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen – bestimmt, wann die geschuldete Arbeitsleistung des Angestellten zu verrichten ist.

Bei der Erstellung des Dienstplans müssen allerdings Rechtsvorschriften berücksichtigt werden, welche die Interessen des Arbeitnehmers schützen sollen. So muss sich der Arbeitgeber beispielsweise an der Höchstarbeitszeit orientieren und den Angestellten Pausen, Ruhezeiten und Urlaube bewilligen. Darüber hinaus müssen auch Maßnahmen zum Schutz besonderer Personengruppen beachtet werden. Jugendliche dürfen eine bestimmte Tagesarbeitszeit und Wochenstundenanzahl nicht überschreiten. Außerdem ist der Zeitraum der zu leistenden Arbeit auf ein vorgegebenes Zeitfenster beschränkt.

Weiterhin muss der Dienstplan leicht und verständlich dargestellt sein. Nachträgliche Modifizierungen sind deutlich hervorzuheben, um Problemen und Missverständnissen vorzubeugen. Diese und alle weiteren Eintragungen müssen vor der geltenden Meldefrist an die Mitarbeiter geschickt werden. Wichtig ist auch zu wissen, dass der Betriebsrat die Befugnis besitzt, Änderungen des Dienstplanes zu bewirken.

Wir helfen Ihnen beim Einstieg

Nehmen Sie unseren zahlreich hervorgehobenen Support in Anspruch und überzeugen Sie sich selbst. Gemeinsam mit Ihnen stellen wir Papershift so für Sie ein, dass Ihr Anwendungsfall perfekt gelöst wird und Ihre Prozesse möglichst automatisiert laufen.

  • Michael ist Ansprechpartner für den Bereich Produktmanagement bei Papershift
    Michael

    Produktmanager

  • Doris ist Ansprechpartnerin für den Bereich Buchhaltung bei Papershift
    Doris

    Buchhaltung

  • Florian ist Ansprechpartner für den Bereich Technik & Entwicklung bei Papershift
    Florian

    Technischer Leiter

  • Sandra ist Ansprechpartnerin für den Bereich Support bei Papershift
    Sandra

    Support Managerin

Schreiben Sie uns an [email protected]
oder vereinbaren Sie gleich einen Termin für eine Livedemo

Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

Nie wieder Zeit mit Excel Tabellen verschwenden. Den Dienstplan einfach online erstellen.

14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

Lesen Sie hier mehr zu:

Zeiterfassung, Urlaubsplaner

Papershift GmbH Workforce Management Software hat 4,55 von 5 Sternen 153 Bewertungen auf ProvenExpert.com